Правила составления штатного расписания в бюджетном учреждении
Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.
Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.
Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении штатки;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма документа
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).
Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.
Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как вносить изменения
Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
ВАЖНО! Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Одним из обязательных документов любой организации является штатное расписание. Оно применяется для оформления структуры и штатной численности сотрудников организации, содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Давайте вспомним правила составления этого документа и внесения в него изменений.
Штатное расписание – документ, который довольно часто требуют контролеры из трудовой инспекции, ФСС, ФНС. Между тем в Трудовом кодексе нет ни одной статьи, посвященной ему: можно найти лишь упоминания в ст. 15 и 57, согласно которым трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы.
Штатное расписание не является локальным нормативным актом, но в некоторых случаях все же становится таковым. Например, это может произойти, когда в организации не разработано положение об оплате труда и штатное расписание – единственный документ, определяющий размеры окладов и надбавок. Ведь согласно ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, устанавливаются в том числе локальным нормативным актом. Значит, при отсутствии такового роль нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в компании, играет штатное расписание.
Моменты, которые необходимо учитывать при разработке штатных расписаний для отдельных видов организаций, названы в Единых рекомендациях по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2017 год (утверждены Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 23.12.2016, протокол N 11). Например, для учреждений сферы культуры (библиотеки, фильмофонды, зоопарки, музеи и др.) можно использовать рекомендации, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 30.12.2014 N 2479.
Как правило, для составления штатного расписания организации используют унифицированную форму Т-3, утвержденную Постановлением N 1*(1). Вместе с тем для отдельных категорий учреждений предусмотрена иная форма. Например, порядок составления штатного расписания и его примерная форма для учреждений здравоохранения определены Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 N 16 «О введении форм штатных расписаний учреждений здравоохранения».
К сведению. Штатные расписания учреждений здравоохранения формируются с учетом номенклатуры должностей медицинских работников и фармацевтических работников, утвержденной Приказом Минздрава РФ от 20.12.2012 N 1183н.
Для образовательных организаций единой формы штатного расписания не утверждено. Связано это с тем, что они в силу ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» самостоятельны в формировании своей структуры. А потому учреждения системы образования используют формы штатных расписаний, утвержденные нормативными актами субъектов РФ. Так, Приказом минобразования Московской области от 15.05.2009 N 1114 утверждены типовые штатные расписания государственных образовательных учреждений московской области и муниципальных образовательных учреждений в Московской области в части реализации ими основных общеобразовательных программ.
Обратите внимание! Форма штатного расписания предусматривает внесение должностей, профессий и (или) специальностей и не предполагает внесения в него фамилий работников, занимающих конкретные должности, ведь основная цель этого документа – определение структуры, штатной численности и размера зарплаты. А каким конкретно работником занята должность из штатного расписания, отражается в штатной расстановке.
Отметим, что автономные учреждения вправе добавлять строки и графы в унифицированную форму, а вот удалять – нет. Указанное положение закреплено Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
На вопрос, кто составляет штатное расписание, дадим следующий ответ. Считаем, что это задание можно поручить любому сотруднику учреждения, обязанности которого так или иначе пересекаются с кадровой документацией, – бухгалтер, заместитель руководителя, кадровик и т.д.
Сроков утверждения штатного расписания законами не установлено. Первое штатное расписание составляется до момента набора сотрудников. До того, как штат полностью наберется, некоторые должности могут оставаться вакантными. Страшного в этом ничего нет. Как отмечено в п. 10 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», Трудовой кодекс не содержит норм, обязывающих работодателя заполнять вакантные должности или работы немедленно по мере их возникновения.
Вопрос: Необходимо ли составлять штатное расписание в филиале или представительстве учреждения?
Филиалы и представительства – это, по сути, такие же структурные подразделения организации, как отдел, сектор или бюро. И чаще всего головной организацией составляется одно штатное расписание, а надлежащим образом заверенную копию данного расписания направляют в филиал или представительство. Однако иногда руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет прописано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является.
Разработанное штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя. Реквизиты этого приказа (дата и номер) заносят в шапку формы Т-3. Об этом говорится в Постановлении N 1.
Вопрос: Нужно ли при приеме сотрудников на работу ознакамливать их со штатным расписанием?
Действительно, в силу ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, но не со штатным расписанием.
Роструд в Письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 разъяснил, что штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан ознакамливать с ним работника при приеме на работу.
Если информация из него понадобится работнику, работодатель в целях выполнения требований о передаче персональных данных (ст. 88 ТК РФ) может сделать выписку из штатного расписания, содержащую сведения только о должности и зарплате этого конкретного работника.
Правила заполнения расписания
В первую очередь в форме Т-3 заполняется шапка документа, в которую вносятся следующие сведения:
— наименование организации – указывается в точном соответствии с учредительными документами;
— код по ОКПО – прописывается согласно информационному письму органа государственной статистики;
— номер документа. При первичном составлении штатному расписанию присваивается номер «1», а в дальнейшем применяется сквозная нумерация;
— дата составления указывается текущая;
— в строке «На период» проставляются период действия штатного расписания и дата его ввода в действие. Если штатное расписание не ограничивается каким-либо сроком, необходимо указать лишь дату ввода в действие;
— в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже прописывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Затем можно перейти к заполнению табличной части формы: в ней нужно заполнить графы с 1-й по 10-ю. В принципе, сложностей возникнуть не должно, но все-таки обратим внимание на некоторые графы.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»
Согласно ст. 57 ТК РФ если в силу кодекса или иных федеральных законов с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов. При определении наименования должностей в таком случае нужно использовать:
– ОК 016-94 «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367);
– ОК 010-2014 (МСКЗ-08) «Общероссийский классификатор занятий» (утвержден Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст);
– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37);
– единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
– профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).Если работа в учреждении не связана с вредными условиями труда или предоставлением гарантий и компенсаций, наименования должностей руководство может определять по своему усмотрению.
Должности указываются в именительном падеже без сокращений (например, «заместитель начальника отдела», «заведующий кафедрой»).
Графа 4 «Количество штатных единиц»
При заполнении данной графы нужно указать количество штатных единиц, в том числе по должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы. В последнем случае количество прописывается в соответствующих долях, например 0,25, 0,5, 1,75.
Кроме того, можно заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения штатного расписания. Это позволит в дальнейшем принимать работников, не внося в расписание изменений. Однако тогда придется ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей. Таково правило п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Минтруд тоже неоднократно говорил о данной необходимости в своих письмах (см., например, Письмо от 25.10.2017 N 14-1/В-953).
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»
В этой графе указывается в рублевом исчислении месячная зарплата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
До сих пор некоторые работодатели устанавливают «вилку окладов». Таким образом они регулируют оплату труда новичков, платя на испытательном сроке меньшую сумму. Однако если инспектор ГИТ увидит «вилку», он сочтет это нарушением принципа равной платы за труд равной ценности и может назначить штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Вопрос: Как заполнить графу 5, если работникам установлена сдельная система оплаты труда?
Действительно, у некоторых работников, например, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов работы. В таком случае в графе 10 «Примечание» целесообразно указать «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и далее привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, ее размер за конкретную норму выработки. Графа 5 в данном случае останется незаполненной.
Вопрос: Какой размер оклада проставлять в штатном расписании, если по должности предусмотрено 0,5 ставки, – половину оклада или целый?
В графе «Тарифная ставка (оклад)» штатного расписания по должности, по которой предусмотрена неполная штатная единица (0,5), указывается сумма полного оклада по должности.
Графы 6-8 «Надбавки, руб.»
Здесь показываются доплаты и надбавки компенсационного характера, стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ («северные» надбавки, надбавки за особые условия труда и др.), а также установленные работодателем (за сложность, связанные с режимом работы и т.д.).
Графа 9 «Всего в месяц, руб.»
Указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма прописывается либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и пр.). Если оклад установлен в рублях, а надбавки – в процентах или коэффициентах, в данной графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, их устанавливающие.
Заполняя эту графу, обратите внимание на получившуюся сумму: она не может быть меньше МРОТ (ст. 133 ТК РФ) или же минимального размера заработной платы, установленной в конкретном субъекте РФ (ст. 133.1 ТК РФ). Напомним, что с 01.01.2017 МРОТ составляет 7 800 руб.
Строка «Итого» формы Т-3 заполняется по графам 4 и 9. Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую сторону (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.).
Как внести изменения в штатное расписание?
Этот вопрос волнует многих, поскольку во время работы возникает необходимость переименовать должность или структурное подразделение, ввести новый (или исключить старый) отдел или штатную единицу, изменить размеры окладов или надбавок и пр.
Корректировка штатного расписания в отношении наименований должностей в настоящее время особенно актуальна, поскольку в работу учреждений активно внедряются профстандарты. А мы помним, что, если в организации имеются должности, работа по которым связана с вредными условиями труда или предоставлением гарантий и компенсаций, их наименования должны соответствовать наименованиям, указанным в профстандарте.
Трудовым кодексом не регламентированы способы и форма изменения штатной структуры, так что работодатель самостоятельно определяет способ корректировки штатного расписания. На практике это делается различными способами:
— в виде утверждения нового штатного расписания;
— путем издания приказа о внесении изменений.
Судебная практика признает оба способа (см., например, Определение Московского городского суда от 17.05.2017 N 4г-3541/2017).
Если изменения масштабные, удобнее утвердить новое расписание, чтобы не заглядывать в другие документы, а сразу видеть новую структуру, должности и др. Приказ о внесении изменений издается в любом случае. Затем издается приказ об утверждении нового штатного расписания, причем следует указать дату, с которой новое расписание вступает в действие.
Обратите внимание! Если из штатного расписания исключаются структурные подразделения или штатные единицы, необходимо инициировать процедуру сокращения численности или штата работников, определенную ст. 180 ТК РФ. Однако если исключаются вакантные должности, то и процедуру соблюдать не нужно.
Когда сокращаются должности, занятые работниками, нужно уведомить работников персонально и под подпись о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. При этом изменения или новое штатное расписание вступают в силу не ранее двух месяцев с момента уведомления.
Изменение размеров окладов тоже относится к изменениям штатного расписания, о которых необходимо уведомить работников. Если работники согласны на такие изменения, заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ). Если же не согласны, рекомендуем соблюдать процедуру, установленную в ст. 74 ТК РФ, – изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.
Сколько хранить документ?
Обычно штатное расписание хранится в отделе кадров или ином подразделении, ответственном за внесение в него изменений и дополнений.
Относительно сроков хранения скажем следующее. Согласно пп. «а» п. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, штатное расписание должно храниться в организации постоянно.
Проекты штатных расписаний должны храниться 5 лет (п. 72 Перечня), переписка по разработке и изменению – 3 года после утверждения (п. 73 Перечня). А вот штатные расстановки – 75 лет (п. 74 Перечня).
Ответственность работодателя
Отсутствие штатного расписания расценивается контролерами как нарушение трудового законодательства, и автономное учреждение может быть привлечено к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа от 30 000 до 50 000 руб. Если указанное административное правонарушение совершается учреждением, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное правонарушение, это влечет административную ответственность по ч. 2 ст. 5.27 в виде наложения штрафа от 50 000 до 70 000 руб.
В заключение
Подводя итог, обратим внимание на основные моменты. Штатное расписание должно быть в любой организации: оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и размере оплаты труда – оклада и надбавок. Утверждается оно приказом и хранится в учреждении постоянно. Оно может быть затребовано контролирующими органами, а его отсутствие грозит учреждению административными штрафами.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Т. Шадрина,
эксперт журнала «Автономные учреждения:
бухгалтерский учет и налогообложение»
Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь 2017 г., с. 61-70.
Метки: штатное расписание
Штатное
расписание – организационно-распорядительный документ, который содержит
сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований
должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому
наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок). Штатное
расписание является одним из локальных нормативных актов, определяющих трудовой
распорядок для работников организации.
Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, который содержит сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок). Штатное расписание является одним из локальных нормативных актов, определяющих трудовой распорядок для работников организации.
Поскольку в соответствии со ст. 1 и 19 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовой договор заключается по должностям, специальностям, профессиям и квалификации согласно штатному расписанию для соблюдения законодательства в организациях любых организационно-правовых форм независимо от того, применяет наниматель Единую тарифную сетку или нет, должно быть утверждено штатное расписание.
В настоящее время в Республике Беларусь отсутствует утвержденная унифицированная форма штатного расписания, действующее законодательство не содержит и специальных требований к порядку разработки и содержанию штатного расписания.
В соответствии со ст. 43 Закона Республики Беларусь «О предприятиях» предприятие самостоятельно утверждает структуру и штаты. Организационная структура любой организации разрабатывается с точки зрения экономической целесообразности и, как правило, включает производственную (исполнительную) структуру и структуру аппарата управления. Организационная структура и штаты утверждаются приказом нанимателя. Для того чтобы организационная структура и штатная численность, а также штатное расписание были экономически обоснованными, их утверждению должна предшествовать следующая работа:
-расчет количества рабочих мест и численности работников (трудоемкости) с учетом норм труда и планируемого объема работ (услуг). Согласно ст. 87 Трудового кодекса Республики Беларусь установление, замена и пересмотр норм труда производится нанимателем. Нормирование труда является важнейшим фактором организации производства и повышения его эффективности. Нормы труда служат для объективной оценки трудового вклада работника, полного использования производственных возможностей предприятия, организационно-техническим условиям на рабочих местах;
-определение наименования профессий рабочих и должностей служащих, их квалификации с учетом распределения работ по рабочим местам и расстановки работников, а также тарификация работ. Наименования должностей служащих и профессий рабочих, установление им квалификационных разрядов, категорий должны соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих». Подчеркиваем необходимость указывать в штатном расписании наименование должностей (профессий) в точном соответствии с квалификационными справочниками (ст. 19 и 61 Трудового кодекса). При приеме на работу в трудовую книжку работника вносятся соответствующие записи, в числе которых наименование должности (профессии), квалификационный разряд, класс, категория. Неправильное их наименование является не только нарушением законодательства, но и в будущем может иметь негативные для работника последствия (например, при оформлении льготной пенсии);
-распределение обязанностей между руководителем организации и его заместителями (утверждается приказом), разработка и утверждение положений о структурных подразделениях организации (отделов, цехов, участков), разработка и утверждение должностных инструкций;
-разработка и утверждение положения (условий) оплаты труда работников организации;
— расчет месячных должностных окладов (ставок), расчет фонда заработной платы с учетом планируемого объема работ (услуг) и численности работников.
Штатное расписание, как правило, составляется на календарный год. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости. Исключение и/или введение в штатное расписание соответствующих штатных единиц производится после издания приказа нанимателя.
Сектор трудовых отношений управления по труду, занятости и социальной защите Смолевичского райисполкома.
Информацию читайте в номере 179 – 182 от 08.08.2015 г.
Одним из документов, необходимых для решения кадровых вопросов на предприятии, является штатное расписание. В то же на многих предприятиях возникает вопрос относительно порядка его составления. Об этих и о других вопросах, возникающих на практике, пойдет речь в данной статье.
Екатерина СКРИПКИНА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
ХКУ
— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.
КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.
Классификатор профессий
— Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2005 г. № 375.
Постановление № 228
— постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений».
Письмо № 162
— письмо Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07.
Что представляет собой штатное расписание?
Согласно разъяснениям Минтруда, предоставленным в
письме № 162, «штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников». Штатное расписание представляет собой перечень должностей на предприятии с указанием их количества и размеров должностных окладов.
На основании штатного расписания, Правил внутреннего трудового распорядка, а также должностных (рабочих) инструкций руководитель предприятия принимает решения по кадровым вопросам, в частности относительно приема граждан на работу, перевода работников на другую работу, установления должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификацией).
Кадровая служба, в свою очередь, руководствуясь штатным расписанием, осуществляет набор персонала, оформляет необходимые кадровые документы, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения по поводу его улучшения, в установленном порядке подготавливает информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.
Обязательно ли составлять штатное расписание?
В соответствии со
ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Как видим, данная норма ХКУ предоставляет предприятию свободу в принятии решения относительно составления штатного расписания, но вместе с тем указывает на его необходимость.
Предприятие определяет формы и системы оплаты труда, ориентируясь на минимальные государственные гарантии, генеральное и отраслевые соглашения, устанавливает схемы должностных окладов, условия применения и размеры надбавок, доплат, премий, указывая все это в коллективном договоре. Но в коллективном договоре не отражается соответствие должностей и должностных окладов. Такое соответствие можно установить, составив и утвердив штатное расписание.
Относительно вопроса о необходимости составления штатного расписания Минтруда разъясняет в
письме № 162.
Так, по мнению Минтруда, с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии
является обязательным. Его отсутствие считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, а именно: наложение штрафа на должностных лиц от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 255 до 850 ннмдг).
Какие правила нужно соблюдать при составлении штатного расписания?
Штатное расписание разрабатывается на основе внутренних организационно-нормативных документов, таких как организационная структура и численность, Положение по оплате труда.
Что касается наименования структурных подразделений, то для коммерческих предприятий нет каких-либо ограничений в их определении. Как правило, структурные подразделения делятся на группы: административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.), производственные подразделения, обслуживающие подразделения (хозяйственный отдел, отдел охраны и т. п.).
А вот при указании наименования должности в штатном расписании необходимо учитывать требования нормативно-правовых актов, в частности руководствоваться
Классификатором профессий. Названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе профессий. В штатном расписании должны быть утверждены все возможные на предприятии должности, т. е. утверждаются как должности основных работников, так и должности, на которые принимаются совместители.
В штатном расписание следует указывать и
вакантные должности, поскольку на основании этого документа планируется необходимая численность работников
Обращаем внимание, что создание названия должности путем объединения двух названий должностей, если на самом деле имеет место совмещение профессий, является нарушением порядка, установленного
Классификатором профессий. В таком случае в штатное расписание должны быть введены две должности, а работник, который их совмещает, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей). Это не касается двойных должностей, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка и т. п.
Наименования профессий рабочих в штатном расписании необходимо указывать в точном соответствии с едиными тарифно-квалификационными справочниками (ЕТКС), обратив особое внимание на профессии, включенные в Списки № 1 и № 2 производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на льготную пенсию.
Следует учитывать, что должность, указанная в штатном расписании, на которую принят работник, заносится в его трудовую книжку. При этом согласно
п. 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения от 29.07.93 г. № 58 сведения о наименовании работы, профессии или должности вносятся в соответствии с Классификатором профессий.
Вопрос соответствия наименования должности
Классификатору профессий очень важен и принципиален особенно для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Записи в их трудовых книжках обязательно должны соответствовать еще и Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (далее — Списки). В случае если наименование одной и той же профессии или должности в Классификаторе профессий и Списках не совпадает, целесообразно указывать наименование профессии или должности, указанное в Списках.
При составлении штатного расписания используется такое понятие, как «штатная единица», под которым понимается определенная должность в каждом из структурных подразделений предприятия. В зависимости от потребностей предприятия по той или иной должности предусматривается 1; 0,5 и менее штатной единицы. 0,5 и менее штатной единицы устанавливается, как правило, работникам-совместителям. Это означает, что, например, работник, принятый на 0,5 штатной единицы, работает 50 % рабочего времени и получает половину полного оклада, соответствующего данной должности.
Надо отметить, что при подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью содержания планируемой численности персонала. При этом наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).
Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и количества выпускаемых изделий.
Для расчета численности вспомогательных рабочих применяются нормы обслуживания, которые зависят от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.
Численность специалистов и служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделений.
Относительно установления окладов отметим следующее. В коллективном договоре устанавливается схема должностных окладов. Она содержит по каждой должности так называемую вилку должностного оклада (его максимальный и минимальный размер). А в штатном расписании устанавливается оклад для каждого работника в отдельности.
При этом следует иметь в виду, что размер заработной платы зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его работы и хозяйственной деятельности предприятия (ч. 2 ст. 1 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).
Кроме того, при составлении штатного расписания нужно помнить, что
должностной оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не может быть меньше законодательно установленного размера минимальной заработной платы*. Напомним, что в 2008 году установлены следующие размеры минимальной заработной платы: январь — март — 515 грн., апрель — сентябрь — 525 грн., октябрь — ноябрь — 545 грн., декабрь — 605 грн. При этом, в случае если работника принимают на работу, например в сентябре 2008 года, на 0,5 ставки, месячная заработная плата такого работника должна составлять не менее 262,50 грн. (525 грн. х 0,5). Обращаем внимание: в минимальную заработную плату не включаются доплаты, надбавки и другие поощрительные и компенсационные выплаты.
* При установлении окладов (тарифных ставок) следует также принять во внимание положения Генерального соглашения между Кабмином, всеукраинскими объединениями организаций работодателей и предпринимателей и всеукраинскими профсоюзами и профобъединениями на 2008 — 2009 годы (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 6). Об этом см. подробнее в статье «Новое Генсоглашение — новые обязанности для работодателя» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 28, а также в письме Минтруда от 04.07.2008 г. № 435/13/84-08 и комментарии к нему // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 68, с. 13.
В штатном расписании могут устанавливаться
надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы оплаты труда и должны иметь постоянный характер. Перечень возможных доплат и надбавок к тарифным ставкам (должностным окладам, окладам) приведен в п.п. 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Доплаты и надбавки могут быть установлены в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) или в фиксированной сумме. В первом случае при изменении размера должностного оклада (тарифной ставки) размер доплаты или надбавки будет соответственно изменяться, а во втором случае сумма доплаты (надбавки) остается постоянной независимо от изменения должностного оклада (тарифной ставки).
По какой форме должно быть составлено штатное расписание?
На сегодняшний день типовой формы штатного расписания
нет. Исключение составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых постановлением № 228 определено, что типовая форма штатного расписания утверждается Министерством финансов Украины. Форма штатного расписания для бюджетных учреждений и организаций утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.
Предприятия и организации других форм собственности вправе составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в
письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.
Штатное расписание должно содержать такие составляющие, как гриф утверждения, заголовок и текст. Кроме того, в штатное расписание вносят такие сведения: наименование структурного подразделения, перечень должностей, количество штатных единиц, размер (суммы) должностных окладов и надбавок, месячный фонд оплаты труда.
Целесообразно составлять штатное расписание таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.
Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда можно составлять таким образом. В случае если в штатном расписании нужно утвердить одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, то по каждой штатной единице в отдельной строке указывается профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад). Если в пределах структурного подразделения для одинаковых должностей установлены одинаковые оклады, в одной строке устанавливаются количество штатных единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).
Для работников со сдельной оплатой труда в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые рассчитываются по определенным методикам на основании Положения об оплате труда и других документов, касающихся оплаты труда.
Кто составляет и утверждает штатное расписание?
Ответ на данный вопрос зависит от структуры предприятия. Так, если на предприятии создан отдел организации труда и заработной платы, именно такой отдел готовит проект штатного расписания предприятия и согласовывает его с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и руководителем. Если отдела организации труда и заработной платы на предприятии нет, разработкой указанного документа занимается кадровая служба (отдел кадров). На маленьких предприятиях обязанности по подготовке штатного расписания возлагаются на отдельного специалиста (например, бухгалтера).
Утверждается штатное расписание в начале года руководителем предприятия путем издания приказа о его утверждении.
Действует утвержденный документ в течение календарного года.
Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров для целей набора работников и составления соответствующих отчетов и в бухгалтерию для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.
В случае если возникает необходимость введения новых штатных единиц, выведения штатных единиц, изменения размера оплаты труда (оклада) или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.), в штатное расписание
могут вноситься изменения. В принципе количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничены. В то же время целесообразно при разработке штатного расписания учитывать перспективы развития предприятия, чтобы не пришлось вносить в него изменения ежемесячно.
При внесении изменений необходимо учитывать нормы
ст. 32 и 103 КЗоТ, согласно которым об изменениях существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов, наименования должностей и др.) в сторону ухудшения собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца до вступления в силу таких изменений.
Если изменения незначительны, то об их внесении в штатное расписание издается приказ, содержащий основание для таких действий. При этом штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не переделывать.
В случае, когда на протяжении календарного года структура предприятия изменяется существенно, а также изменяются должностные оклады, вводятся новые должности, целесообразно издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В данной ситуации штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается директором (руководителем) предприятия на момент внесения этих изменений.
Приведем образец приказа об утверждении штатного расписания предприятия и образец штатного расписания.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Шанс» ПРИКАЗ
Об утверждении штатного расписания С целью установления соответствия должностей на предприятии с должностными окладами ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание ООО «Шанс» и ввести его в действие с 1 января 2008 года (прилагается).
|
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ООО «Шанс» на 2008 год Вводится с 01.01.2008 г.
|
Добавить комментарий