Прием иностранной делегации

Единый порядок организации приема иностранных граждан – официальных лиц и делегаций иностранных государств, зарубежных и международных организаций (далее – ИГОЛИД) в НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург установлен соответствующим Положением, введенным в действие приказом директора НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург от 05.03.2020 №8.3.6.2-08/0503-03 (приказ от 25.10.2011 №8.3.6.2-08/33 «Об организации приема иностранных граждан в НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург» утратил силу с 05.03.2020).

Положение о порядке организации приема иностранных граждан — официальных лиц и делегаций иностранных государств и международных организаций в Санкт-Петербургском филиале федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (DOCX, 28 Кб)

В соответствии с Положением для организации приема ИГОЛИД структурному подразделению-инициатору приема необходимо:
1. Определить координатора приема, место проведения приема, составить проект программы приема, получить список ИГОЛИД с паспортными данными

2. Подготовить и направить в СДОУ на имя директора НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург служебную записку за подписью руководителя структурного подразделения-инициатора с запросом согласования приема ИГОЛИД (приложение 1 к Положению) — не позднее 10 рабочих дней до даты приема ИГОЛИД

Приложение 1 — СЗ согласование приема ИГОЛИД (DOCX, 18 Кб)

NB! В лист согласования служебной записки в обязательном порядке включается заместитель директора, курирующий международную деятельность (Хомяков М.Б.), а в его отсутствие — начальник Управления по международным связям (Крылова О.И.). В лист рассылки служебной записки в обязательном порядке включаются начальник (Крылова О.И.) и заместитель начальника (Платонов К.С.) Управления по международным связям.

3. После получения положительной резолюции директора НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург на служебной записке подготовить (приложение 2 к Положению) проект приказа об организации приема ИГОЛИД

Приложение 2 — приказ ИГОЛИД с приложениями и уведомлением (DOCX, 25 Кб)

Приказ об организации приема ИГОЛИД должен включать:

  • пункт о назначении должностного лица, ответственного за организацию приема делегации (декан или руководитель структурного подразделения-инициатора), а также пункт о назначении координатора приема из числа работников факультета / стурктурного подразделения-инициатора
  • Приложение 1: Программа приема ИГОЛИД с указанием даты, времени и места (адрес корпуса, аудитория) проведения приема, состава иностранной делегации и участников приема со стороны НИУ ВШЭ (форма приложения утверждена Положением)
  • Приложение 2: План мероприятий по подготовке и проведению приема ИГОЛИД (форма приложения утверждена Положением)
  • Приложение 3: Смета расходов на организацию приема ИГОЛИД (при необходимости)
  • Приложение 4: Уведомление о предстоящем приеме ИГОЛИД в НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург; в качестве подписанта указывать заместителя директора М.Б. Хомякова или должностное лицо, исполняющее его обязанности на время отсутствия

4. Не позднее 7 рабочих дней до приема ИГОЛИДзапустить проект приказа о приеме ИГОЛИД на согласование в СДОУ.
В лист согласования проекта приказа помимо других должностных лиц в обязательном порядке должны быть включены:

— ведущий специалист Управления по международным связям (Белова Ю.М.) — первым номером в списке согласования!
— декан / руководитель структурного подразделения-инициатора
— начальник Общего отдела (Черкашина Е.В.)
— заместитель директора филиала, курирующий международную деятельность (Хомяков М.Б.)
— при наличии сметы расходов – начальник Планово-экономического отдела (Алешин Д.А.) и Главный бухгалтер (Киселева Е.В.)

В лист рассылки приказа помимо других должностных лиц в обязательном порядке должны быть включены:
— заместитель директора, курирующий вопросы безопасности и режима (Цветков А.А.)
— начальник Управления по международным связям (О.И. Крылова) или заместитель начальника УМС (К.С. Платонов)
— начальник Отдела безопасности и режима (Притворов В.А.)
— начальник Управления маркетинговых коммуникаций (Лыжина Е.В.)

5. Рекомендуется также в рабочем порядке (по email) согласовать все аспекты приема делегации (материальное и техническое сопровождение, сувенирная и презентационная продукция, фоторепортаж, освещение в СМИ, допуск в здание и т.п.) с соответствующими структурными подразделениями НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург

6. В течение 7 каленадрных дней после завершения приема ИГОЛИД координатор приема должен направить по корпоративной электронной почте на электронный адрес заместителя директора М.Б. Хомякова с копией начальнику Управления по международным связям О.И. Крыловой отчет по итогам приема, оформленный в соответствии с Приложением 4 к Положению

Приложение 4 — отчет о приеме ИГОЛИД (DOCX, 19 Кб)

На любые вопросы по организации визитов иностранных делегаций ответит ведущий специалист Центра международного сотрудничества Управления по международным связям Юлия Михайловна Белова.

Профессиональное училище № 71

Реферат

на тему:

«Прием иностранной делегации»

Проверила: мастер группы 103

Пожникова Н.М

Выполнила: учащаяся группы 103

Меркулова Н.Н.

Челябинск 2008

Введение

  1. Приглашение ………………………………………………………………..4

  2. Регистрация ………………………………………………………………….5

  3. Встреча в аэропорту …………………………………………………………6

  4. Гостиница …………………………………………………………………….8

  5. Переговоры…………………………………………………………………..10

  6. Программа пребывания……………………………………………………..14

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Подготовка встречи делегации в крупных компаниях занимается протокольный отдел. В некоторых фирмах создается специальный оргкомитет. Но обычно протокольной отдел и оргкомитет заменяет офис – менеджер или секретарь.

В этой ситуации перед офис – менеджерами и секретарями встает ряд вопросов о том. Как правильно подготовиться к приему делегаций на фирме. Как подготовиться помещение для переговоров? Как приготовить и подать чай и кофе участникам переговоров?…

В некоторых фирмах заведен четкий порядок работы с зарубежными партнерами. Приему делегации предшествует переписка. Секретарь по определенному образцу составляет письмо – приглашение. Партнеры извещают о своей готовности к приезду примерно за месяц. За это время согласовывается дата, время прибытия, должность партнеров. В ответ принимающей стороне направляется письмо сотрудничестве.

Приглашение

Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:

  • Фамилию и имя

  • Число, месяц и год рождения

  • Пол, гражданство . номер паспорта

  • Цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.)

  • Маршрут следования

  • Дату въезда и выезда из страны

  • Наименование принимающей организации

  • Фамилию и должность лица, подписавшего соглашения

Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получении я визы.

Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.

Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:

  • Письмо – запрос на визу от иностранной фирмы.

  • Российскую визовую анкету.

  • 3 фото 4×5 см.

  • Полученное приглашение.

  • Паспорт.

В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

Регистрация

Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».

Свой паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течении 3 дней, исключая праздничные и выходные дни.

От регистрации освобождаются:

  • Лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей.

  • Лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей.

  • Лица, прибывшие на сток до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней.

  • Лица, не достигшие 18 летнего возраста.

  • Лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации.

  • Иностранные туристы, совершающие круизы.

Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев.

Встреча в аэропорту (на вокзале)

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Прото­кол встречи предусматривает соблю­дение ряда правил.

На встречу, делегации следует вы­езжать в таком составе, который соот­ветствует статусу приезжающих гос­тей. Однако протокол разрешает, что­бы в процедуре встречи вместо перво­го лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопро­вождают 2—3 члена принимающей де­легации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и назы­вает свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречаю­щий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служеб­ным положением. Но если в их сос­таве есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной деле­гации называет своих спутников. Да­мам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цве­ты вручают в целлофановой упаков­ке). После короткой процедуры вза­имных приветствий гости, в сопро­вождении встречающих, в автомоби­лях направляются в гостиницу.

Главный гость и главный встреча­ющий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главно­му гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины откры­вает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занима­ет место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с пра­вой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую двер­цу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркует­ся так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иност­ранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, да­мам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схе­ме, по которой происходила рассад­ка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем нахо­дится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место

читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.

Гостиница

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организа­ции (протокольный отдел, управле­ние делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожи­дается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня но­мера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласо­вания, и к моменту приезда делега­ции все необходимые платежи уже должны быть произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руково­дителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представи­тель протокольного отдела или адми­нистративно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти поло­женные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с прог­раммой.

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей деле­гации в соответствии с общеприня­той практикой наносит визит вежли­вости руководителю принимающей организации. Визит вежливости яв­ляется протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказыва­ются, если есть необходимость, до­полнительные просьбы и пожелания.

Рассмотрим протокол визита веж­ливости.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей деле­гации, сопровождаемого переводчи­ком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сот­рудник протокольного отдела и про­вожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностран­цев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола пример­но на середину кабинета. Перевод­чик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это по­четное место. Хозяин кабинета зани­мает кресло слева от дивана. В ре­зультате, как и полагается по этике­ту, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на ди­ван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в та­ком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, пригла­шают сесть даму, а по левую руку — гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почет­ных гостей сидя за своим письмен­ным столом или во главе стола для за­седаний. Такое расположение собе­седников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирова­ния в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых воп­росов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже че­рез 5-7 минут секретарь может по­дать угощение: чай, кофе, прохлади­тельные напитки, конфеты (в короб­ке), печенье, фрукты Спиртные на­питки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, мо­жет быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гос­тю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей ка­бинета. Дальше, до выхода из зда­ния, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Переговоры

Переговоры имеют целью найти приемлемое решение взаимо актуаль­ной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завер­шиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подго­товлены организационно и по содер­жанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подго­товки, обе стороны анализируют проблему, интересы участников в ее разрешении; формируется общий подход и собственная позиция на пе­реговорах; определяются их возмож­ные результаты. Готовятся докумен­ты (заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов), переводятся на рабочий язык пере­говоров. Составляется досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Собираются официальные справки, рекламные проспекты, пресса, ана­литические материалы о фирме-партнере. А также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

Второй этап — собственно ход пе­реговоров.

Третий — анализ достигнутых ре­зультатов.

В данной статье основное внима­ние будет уделено организационно-протокольной стороне переговоров.

По взаимной договоренности оп­ределяется время, место, регламент переговоров. При этом окончатель­ное решение предоставляется приг­лашенной стороне. Местом перего­воров могут быть служебное поме­щение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендует­ся в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше време­ни, то переговоры проводятся с пе­рерывом.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, не­шумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигура­ции (круглый, квадратный, прямоу­гольный) и размера. Уделяется вни­мание оформлению помещения. На столе переговоров могут быть распо­ложены государственные флаги (флажки) стран-участниц. По прото­колу, одновременно выставляемые флаги (флажки) разных стран долж­ны быть одинакового размера и раз­мещены на одном уровне. Зал может быть украшен цветами. На столе раскладывают блокноты, листы бу­маги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов бумаг, кроме переговорных.

Если на столе для переговоров стоят пепельницы, курить нельзя. В таком случае полагается подготовить помещение для курения.

Должно быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).

Телефоны, пейджеры, сотовая связь в период переговоров не должны мешать работе. На входной двери должна быть табличка о переговорах с просьбой не входить. Обстановка переговоров должна быть спокойной и конфиденциальной.

На стол переговоров еще до начала ставят бутылки с минеральной водой, стаканы или фужеры, на один-два больше числа участник.

В перерыве подается угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты, т.п. Желательно еду организовать в отдельном помещении. Если такой возможности нет, угощение вносят в зал заседания. Персонально обслуживаются только руководители делегаций, остальные участники обслуживают себя сами. Алкогольные напитки могут быть предложены только после завершения переговоров и подписания протоколов.

Обслуживание переговоров иностранной делегацией производят только секретарь руководителя и сотрудницы учреждения. Официанты и буфетчики не привлекаются

Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.

После прибытия делегации гос­тей происходит процедура офици­ального представления. Руководите­ли делегаций обмениваются визит­ными карточками.

Для удобства ведения перегово­ров заранее готовится «Протоколь­ный список присутствующих» с ука­занием фамилии, имени (для росси­ян и отчества), должности, места ра­боты членов делегаций.

После того как произошло предс­тавление, руководитель принимаю­щей делегации приглашает всех за стол переговоров.

Рассадка за столом двусторонних переговоров в составе делегации мо­жет быть проведена с использовани­ем одного из следующих вариантов:

1. Главы делегаций располагаются на первых местах во главе прямоу­гольного стола, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом — за­меститель и члены делегаций в соот­ветствии с должностным рангом (по убывающей).

2. Главы делегаций занимают мес­та в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них располагаются замес­тители, по левую — переводчики. Ос­тальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в со­ответствии с должностным рангом.

3. Делегации располагаются за круглым столом по схеме варианта №2.

Если двусторонние переговоры происходят «с глазу на глаз» между «хозяином кабинета» и главным гос­тем, то для рассадки может быть ис­пользован протокол по схеме «Визи­та вежливости». Второй вариант —

«хозяин кабинета» предлагает про­вести переговоры за специальным столом и приглашает гостя сесть нап­ротив.

Некоторые вопросы, касающиеся правил поведения участников пере­говоров.

Переговоры протекают при соб­людении правил субординации. По протоколу переговоры ведут руково­дители делегаций. Остальные члены делегации вступают в разговор толь­ко по приглашению своего лидера.

Строго соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать комнату переговоров, за исключени­ем случаев, связанных с потреб­ностью в медицинской помощи.

В случае деловой необходимости делегация может попросить о пере­рыве в заседании.

Для успешного продвижения по пути переговоров члены делегации должны не только владеть профес­сиональными знаниями и навыками ведения переговоров, но и обладать серьезной подготовкой в области де­лового общения, знать принципы, нормы и правила делового этикета. К числу его главных принципов отно­сятся: принцип уважения достоин­ства личности, принцип целесооб­разности действий, принцип эстетиз­ма, принцип уважения традиций и обычаев других народов.

Участникам переговоров необхо­димо понимать ситуацию общения, находить наиболее приемлемую ли­нию поведения. Владеть правилами речевого этикета — обращения и привлечения внимания, приветствия, согласия и несогласия, одобрения и неодобрения, внесения предложения, извинения, комплимента. Использования

грамматических и лексических норм, позволяющих вести перегово­ры в дипломатической форме.

Нужно следить за содержанием и формой своей речи с учетом обще­ния через переводчика: говорить четко, точно формулировать мысль, быть немногословным. Важно слу­шать и слышать собеседника. Твер­дость в отстаивании интересов своей компании, организации должна со­четаться с уважением позиций и пот­ребностей партнеров.

Нужно быть корректным, то есть ориентироваться на нормы «прилич­ного» поведения в любых, в том числе в острых, конфликтных случаях. Необ­ходимо контролировать свои движе­ния, жесты, мимику и адекватно инте­рпретировать реакцию собеседников.

Этикет в силу своей нормативности предъявляет строгие требования к стилю самоподачи участников переговоров, в том числе к деловому стилю их одежды на переговорах.

УТВЕРЖДАЮ

«___» ______________ 0000 г

_________________________

(подпись) М.П.

ПРОГРАММА

Пребывание немецкой делегации в количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству

Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»

Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,

Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,

Хельга Редигер – переводчик.

Срок пребывания – 00 дня.

Прибытие 00.00.0000

Убытие 00.00.0000

Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич

Тел: 773 30 56

Начальник Отдела внешних сношений л.п. К.И.Баринов

Заключение

Прием иностранной делегации, проведение переговоров – сложный комплекс задач, которые необходимо решать для успеха дела. В период подготовки и ходе визита бывают задействованы многие сотрудники и даже целые структурные подразделения. Активная роль в оказании помощи своему руководителю в этом деле может принадлежать профессиональному, хорошо воспитанному и ответственному секретарю. Прием иностранной делегации в наше время очень ответственное мероприятие нужно грамотно все организовать. В моем реферате раскрыта тема полностью.

Список используемой литературы:

Организация приема делегаций иностранных и российских деловых партнеров обозначена собственным протоколом, цель которого – предоставить максимально эффективное пребывание приглашаемой стороне в соответствии с требованиями делового этикета. В компании АЭРОКЛУБ за два десятилетия работы в сегменте business travel и в частности в организации визитов делегаций, выработался высокий формат построения программ деловых встреч, праздничных мероприятий.

Услуги на уровне мировых стандартов. В России ГК Аэроклуб представляет интересы глобальной международной сети BCD Travel. Как эксклюзивный партнер и Travel Management Company, а также аккредитованная организация IATA (Международная Ассоциация Авиаперевозчиков) наша компания является гарантом профессионального уровня предоставляемых услуг по взаимодействия между делегациями из разных стран.

  • 13 000 струдников
  • 1 500 офисов
  • 110 стран мира
  • более 20 лет работы в buisiness travel

Так выглядит гарантия высокого уровня организации каждого мероприятия, реализованного силами ГК Аэроклуб.

Основные процедуры приема и обслуживания делегаций

Планирование мероприятия

Включает в себя цикл с момента переговоров, определение участников, входящих в делегацию, даты и продолжительности визита, составление сметы, визовую поддержку, выбор места проведения встречи партнеров, другое – индивидуально.

Информационное сопровождение

Этап информирования структурных подразделений, ответственных сотрудников участвующих как в процессе организации, так и находящихся в составе делегации.

Организация мероприятия

Согласование и подготовка программы делового визита, бронирование авиа- и ж/д билетов, номеров отеля, конференц-зала и коммуникаций, прочее.

Проведение приема* участников* делегации

Воплощение мероприятий, утвержденных к повестке деловой встречи, с момента трансфера из пунктов прибытия, включая культурную программу, в соответствии планируемой, проводы иностранных гостей и сопровождающих лиц по завершении периода визита.

Аналитика

Сбор, обработка данных, составление отчетов. УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ

  • Предоставление статистических и бухгалтерских отчетов
  • Содействие в заключении 2-х и 3-х сторонних договоров с поставщиками
  • Консалтинг в области сокращения расходов на деловые поездки
  • Сопровождение мильных программ авиакомпаний
  • Персональный менеджер по работе с клиентами (КАМ)
  • Обслуживание клиентов на платформе имплант/аутплант офисов

Встречи в России с иностранными делегациями

Наиболее важным условием успешного проведения деловых мероприятий по встрече делегаций из разных стран является подбор идеального места проведения мероприятия, соответствующего всем техническим, дипломатическим требованиям. Также — организация лингвистической поддержки на период визита.

Важнейшей особенностью приглашения и приема *зарубежной* делегации на территории Российской Федерации является оформление виз для частных лиц и групп.

Кроме граждан ряда стран СНГ и государств, имеющих договоренность с РФ о безвизовом режиме, который позволяет находиться в стране не более 90 суток, в течение каждого полугодия.

Какой тип визы требуется для прибытия участников в составе иностранных делегаций

В зависимости от цели и длительности пребывания в России, визы делятся на несколько видов и категорий:

  • Дипломатическая

Подразумевает наличие дип. паспорта или признания Российской стороной дип. статуса гражданина иностранного государства.

Виза для глав государств, сотрудников дип. миссий, консульств и представительств. Также членам их семей, агентам, дипломатическим курьерам и т.д.

  • Служебная

Выдается на основании служебного паспорта участникам в составе официальной иностранной делегации, членам их семей и сопровождающим их лицам.

  • Транзитная

Выдается иностранному гражданину сроком до 10 дней для транзитного проезда по территории РФ. Если в рамках организации визита, деловой встречи планируется пребывание делегации в разных городах страны в течение указанного срока, оформление этого вида въездной визы вполне приемлемо.

  • Обыкновенная виза.

Наиболее распространенный и востребованный вид въездного разрешения. Основные категории:

  1. Туристическая
  2. Деловая
  3. Частная
  4. Рабочая

Для первой неофициальной деловой поездки иностранных коллег или потенциальных компаньонов в бизнесе, достаточно оформить обычную Туристическую визу, сроком до 2-х недель пребывания на территории РФ. Данный вид визы не требует четко объяснения целей приезда, достаточно лишь предъявить бронь отеля или гостиницы.

Частная виза разрешает что срок пребывания на территории РФ до 3-х месяцев, и выдается на основании приглашения от частного лица (российского спонсора), который берет полную финансовую и моральную ответственность за пребывание иностранного гражданина в России.

Если же планируется частое посещение РФ, стоит оформить Деловую, или так называемую Бизнес-визу, сроком от 1-го до 5-ти лет.

Преимущества: неограниченные пересечения границ государства, возможность для иностранных сотрудников участвовать формально в организации проектов, в деловых переговорах.

Рабочая виза позволяет гражданам иностранных государств вести легальную коммерческую и/или производственную деятельность в России и находиться в стране на весь срок действия визы без выезда.

ГК АЭРОКЛУБ имеет аккредитацию в посольствах 15 стран, и является корпоративным партнером ФГУП «Паспортно-визовый центр». Мы готовы оказать содействие в получении въездных документов требуемой категории, включая многократные и долгосрочные визы, с нужной продолжительностью или бизнес-статусом.

ОФОРМЛЕНИЕ

  • въездных виз для участников делегации
  • приглашений для членов делегации
  • разрешений на работу

ЭТИКЕТ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖДУНАРОДНЫХ ВСТРЕЧ

Делегациям, представляющим разные страны, конфессии, национальную и корпоративную культуры соответствует организация соответствующего уровня деловых визитов.

СОВЕТ: Знание правил поведения и традиций страны, откуда прибыли деловые компаньоны, всегда приносит пользу встречающей стороне и упрощает общение, взаимопонимание с участниками делегации. Встречая зарубежных деловых потенциальных или действующих компаньонов составе официальной делегации, требуется учитывать их национальные особенности, нормы принятого негласно и открыто рекомендованного международного делового этикета

  • Воздерживаться от жестикуляции
  • Быть одетыми просто, в рамках делового стиля
  • Не критиковать мнение, убеждения, предложения участников деловых переговоров
  • Проявлять интерес к культуре зарубежных гостей
  • Избегать дискуссий о религии, политике, если иное не предусмотрено форматом делового мероприятия и повесткой дня
  • Следовать протоколу организации события

Команда профессионалов Аэроклуб, обладая многолетним опытом, имеет возможность спланировать и реализовать любое мероприятие, от встречи деловых партнеров в неофициальной обстановке, до международной конференции в любой стране мира и заседания на высшем уровне глав, с полным соблюдением всех норм дипломатического этикета.

  • Частные и корпоративные перелеты
  • Управление расходами на деловые мероприятия
  • Оформление виз и всех документов
  • VIP Обслуживание
  • Отели, трансфер, аренда транспорта

1) Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области:

а) при необходимости готовит проект поручения Губернатора Томской области, предусматривающего распределение обязанностей между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области по организации приема иностранной делегации, делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций, прибывающих в Томскую область, с определением ответственных лиц (план мероприятий);

б) информирует о готовящемся визите иностранной делегации, делегации иностранных экспертов, делегации организации иностранного государства Министерство иностранных дел Российской Федерации;

в) ведет переписку об организации предстоящего визита с посольством страны, из которой прибывает иностранная делегация, делегация иностранных экспертов, делегация организации иностранного государства, с Министерством иностранных дел Российской Федерации, с соответствующими органами государственной власти субъекта Российской Федерации, из которого прибывает делегация, делегация российских экспертов, делегация российской организации;

г) при необходимости готовит проект распоряжения Губернатора Томской области о создании рабочей группы по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) и представляет его на согласование в установленном порядке;

д) готовит заседания рабочей группы по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

е) разрабатывает совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области проект программы пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томской области, утверждаемой начальником Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области, с учетом предложений посольства иностранного государства, из которого прибывает иностранная делегация, иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), а также участвующих в приеме делегации структурных подразделений Администрации Томской области и исполнительных органов государственной власти Томской области;

ж) готовит пресс-релизы, анонсирующие визит иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), для опубликования в средствах массовой информации;

з) принимает совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области группы по подготовке визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) от направляющей делегацию стороны и ведет с ними работу по вопросам протокольного обеспечения официальных или рабочих визитов;

и) при необходимости готовит письма-заявки в структурные подразделения Администрации Томской области и исполнительные органы государственной власти Томской области, задействованные в организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций): о размещении членов делегации, бронировании гостиничных номеров и билетов; организации культурной программы; организации сопровождения делегации машинами ГИБДД и обеспечении безопасности членов делегации на территории Томской области; обеспечении делегации автотранспортом; организации питания и обеспечении буфетного обслуживания на приемах; подготовке помещений для переговоров и обеспечении их оргтехникой; подготовке для гостей сувениров и цветов; обеспечении встречи и проводов делегации в залах официальных делегаций аэропорта/вокзала, встречи на автомобиле на территории аэропорта; подготовке и тиражировании материалов о Томской области, в том числе на иностранных языках;

к) готовит и вносит на утверждение Финансово-хозяйственного управления Администрации Томской области смету расходов по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) с указанием источника финансирования по следующим позициям: транспортные услуги, в том числе аренда транспорта; аренда помещений для проведения мероприятий; услуги по организации и проведению мероприятий, в том числе услуги оператора; оплата услуг экспертов, оплата проживания членов приглашенных делегаций на территории Томской области; услуги устного последовательного или синхронного перевода, письменного перевода; приобретение сувениров и подарков с символикой Томской области, цветов, канцелярских принадлежностей для членов делегации; услуги питания (официальный прием (обед/ужин), буфетное обслуживание во время проведения мероприятий и питание членов делегации); услуги по организации встреч и проводов делегаций и отдельных лиц в аэропорту; организация культурной программы (экскурсионное обслуживание, посещение театра, концертных программ, выступление творческих коллективов); опубликование в региональных, федеральных или зарубежных средствах массовой информации материалов о Томской области; оплата расходов на проезд членов приглашенных делегаций; услуги по созданию презентационной продукции (электронные презентации, прикладное программное обеспечение, приложения для мобильных устройств); полиграфические и типографские услуги (разработка экспозиций, логотипов, дизайнерских концепций мероприятий, печатных материалов, изданий о Томской области на различных языках, а также их тиражирование), связанных с приемом делегаций;

л) утверждает дизайнерское оформление и организует приобретение сувениров для вручения иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегациям федеральных органов государственной власти и иным делегациям);

м) представляет Губернатору Томской области информационную папку, включающую следующие информационные материалы: программу пребывания делегации в Томской области; список участников приема у Губернатора Томской области с указанием занимаемых должностей; биографические данные руководителя делегации; краткую справку об иностранном государстве (субъекте Российской Федерации), из которого прибывает делегация; справку о внешнеэкономических и международных связях, состоянии сотрудничества Томской области с иностранным государством (субъектом Российской Федерации), в том числе в сферах, представляющих интерес для иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций); тему и перечень вопросов, предлагаемых для обсуждения во время официальных переговоров; материалы для выступлений; проекты документов для подписания;

н) обеспечивает официальную встречу и проводы иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в аэропорту или на вокзале, сопровождение делегации в соответствии с утвержденной программой пребывания делегации в Томской области согласно государственной протокольной практике;

о) осуществляет совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области протокольно-организационное обеспечение мероприятий, предусмотренных программой пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томской области;

п) обеспечивает организации, расположенные на территории Томской области, информацией о деловых интересах и направлениях деятельности членов делегации, представляющих зарубежные (региональные) фирмы, фонды и организации, заинтересованные в сотрудничестве;

р) при наличии договоренности с иностранными (региональными) партнерами организует проведение запланированных встреч делегации с представителями бизнеса, науки, образования, общественных организаций Томской области, привлекая при необходимости в установленном законодательством порядке для оказания соответствующих услуг организации и физических лиц;

с) готовит окончательную редакцию пресс-релизов по итогам визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) для опубликования в средствах массовой информации;

т) при необходимости готовит проект итогового документа по результатам визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томскую область, проведенных встреч, достигнутых договоренностей (проекты соглашений, меморандумов, протоколов);

у) готовит проекты поручений Губернатора Томской области, предусматривающих распределение обязанностей между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области по реализации договоренностей, достигнутых в ходе визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), с определением ответственных лиц;

ф) координирует работу всех структурных подразделений Администрации Томской области и исполнительных органов государственной власти Томской области в части организации приема иностранных делегаций (делегации субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), прибывающих в Томскую область с официальным или рабочим визитом, и исполнения поручений Губернатора Томской области по итогам их визитов;