Приходный ордер на материалы

Приходный ордер по форме М-4

Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.

Кто оформляет приходный ордер

Поскольку непосредственный прием поступающих товаров происходит на складе, то и заполнением документа занимается работник склада – кладовщик или его начальник, т.е. лицо материально-ответственное. Приходный ордер является документальным подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей от одной стороны договора к другой.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приходного ордера по форме М-4 .docСкачать образец заполнения приходного ордера по форме М-4 .doc

Основные правила по заполнению формы М-4

С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.

Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.

При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.

По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.

После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.

Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.

Инструкция по заполнению приходного ордера

Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.

Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4

Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.

Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.

Заполнение второй таблицы формы М-4

Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции. Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.

После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.

Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).

Заполнение оборотной стороны формы М-4

На обратной стороне документа подводится итог по приходу: общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.

В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2016 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.

Приходный ордер М-4

Обновление: 28 апреля 2017 г.

По общему правилу все хозяйственные операции в организации должны оформляться первичными документами.

При поступлении в организацию материалов от поставщиков в бухгалтерском документообороте применяется типовая межотраслевая форма приходный ордер М-4.

Порядок документального оформления формы М-4

Согласно методическим указаниям по ведению бухгалтерского учета материально-производственных запасов для поступления материалов, поступающих в организацию от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер М-4. Форма М-4 является унифицированной формой первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а.

Приходный ордер М-4 составляет материально ответственное лицо в момент поступления товарно-материальных ценностей на склад организации, а также полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия. Документ оформляется в одном экземпляре и содержит фактическое количество поступивших ценностей. Если в товарной накладной на поступление товарно-материальных ценностей содержится несколько наименований продукции, разрешается оформление одного приходного ордера М-4. При поступлении на склад однородных грузов от одного поставщика в течение суток допускается составление формы М-4 в целом за день.

Форма приходного ордера М-4 заполняется вручную или с помощью автоматизированной программы складского учета, например 1С.

Скачать бланк приходного ордера М-4

Пошаговая инструкция по заполнению приходного ордера М-4

1. Приходный ордер на поступление товарно-материальных ценностей имеет свой порядковый номер и дату составления.
2. «Организация» — заполняется наименование предприятия с указанием юридического адреса и контактного номера телефона.
3. «Структурное подразделение» — отдел предприятия, получивший товарно-материальные ценности.
4. В табличной части отражаются:

• Дата поступления ТМЦ;
• Код вида операции;
• Наименование склада;
• Наименование и код поставщика из классификатора кодов поставщиков (если данный справочник в организации не ведется, то в графе «Код» ставится прочерк);
• Страховая компания при условии страхования груза (если ТМЦ не были застрахованы, ставится прочерк);
• Корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета;
• Номера сопроводительного и платежного документов.

5. Графа 1 содержит наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей.

6. Графа 2- номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.

7. Графы 3, 4 «Единица измерения» являются отражением единиц измерения ТМЦ.

8. В графах 5, 6 «Количество» отражается количество ТМЦ в соответствии с товарно-сопроводительными документами и фактическим наличием при поступлении.

9. Графа 7 «Цена» — стоимость одной единицы ТМЦ без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

10. Графа 8 — сумма без учета НДС для всех ТМЦ данной строки.

11. Графа 9 — сумма НДС товарно-материальных ценностей для всего количества по строке.

12. Графа 10 — общая сумма, включающая, в том числе, НДС для всего количества ТМЦ по строке.

13. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при наличии в ТМЦ содержания камней и драгоценных материалов. К таким материалам прилагается специальный паспорт;

14. Графа 12 – порядковый номер по складской картотеке из карточек учета материалов.

В конце таблицы приходного ордера М-4 подбиваются итоговые суммы, в пустых графах ставятся прочерки. Оформляется приходный ордер М-4 подписями лица, принявшего товарно-материальные ценности на склад, и лица, которое поставило данные материалы. Оформленный по всем правилам документ передается в бухгалтерию предприятия.

Доставленные на склад материалы подвергают количественной и качественной проверке путем пересчета, взвешивания, замера, осмотра внешнего вида, определения размеров, испытания механических свойств, анализа химического состава и т. д. Затем составляется приходный ордер или акт о приемке материалов. Приходный ордер (табл. IV. 1) как способ документального оформления поступления материалов применяется тогда, когда материал не требует технической приемки (экспертизы), а его количество ассортимент и качество целиком совпадают с данными сопроводительных документов. Приемный акт составляется в случае, когда по условиям договора на поставку необходима техническая экспертиза или лабораторное испытание качества поступивших материалов или же когда приемка обнаружила количественное или качественное расхождение между данными сопроводительных документов и фактически поступившими материалами недостачу, порчу н т. д., а также в случае отсутствия сопроводительных документов. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий поставщику. Поэтому он должен быть подписан наряду с членами приемочной комиссии представителем поставщика или незаинтересованной организации.  

Приходный ордер № 263 15 марта 198. .. г.  
Учет поступления, расходования и наличия материалов ведет непосредственно материально ответственное лицо. На основании оформленных первичных документов (приходных ордеров, актов о приеме материалов, лимитно-заборных карт, расходных требований и т. д.) кладовщик в хронологическом порядке записывает операции по приходу и расходу материалов в карточки складского учета, указывая в них порядковые (с начала года) номера записей и остаток материала после каждой операции.  
Если количество и качество прибывшего материала не соответствует данным сопроводительного документа, а также поступившего в испорченной упаковке или без счетов-фактур поставщиков, то составляются коммерческие акты. На основании этих актов отдел снабжения строительной организации предъявляет к поставщикам претензии (рекламации). Если материал от поставщика принят, то заведующий складом или кладовщик выписывает приходный ордер или приемный акт. Поступившие на склад строительные материалы записываются в приходные материальные книги. В них показывается поступление, выдача и остаток материалов на складе.  
В настоящее время в строительных организациях в основном применяют механизированный учет материалов. Он позволяет ускорить обработку первичной документации и получить более полную информацию об их поступлении и расходовании. При организации машинного учета материальных ценностей все первичные документы (счета поставщиков, приходные ордера, требования, лимитно-заборные карты и др.) направляются в машино-счетное бюро (МСБ) и на машино-счетные станции (МСС). В МСБ и МСС эти документы проверяются, регистрируются и обрабатываются на счетно-клавишных, счетно-перфорационных или электронно-вычислительных машинах (ЭВМ).  
При количественной приемке проверяют соответствие количества поступающих материальных ценностей указанному в документах. Если сопроводительные документы отсутствуют, груз принимают по фактическому его наличию и составляют соответствующие акты.. При этом заведующий складом или кладовщик подсчитывает материальные ценности, взвешивает их, обмеряет и оформляет приходный ордер. При недостаче материальных ценностей составляют приемный акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику не позднее 10 дней после приемки груза.  
Поступление и выдача денег из кассы должны быть оформлены приходными и расходными ордерами. Суммы операций записываются в ордера не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписываются главным бухгалтером, а расходные — руководителем организации и главным бухгалтером (или уполномоченными ими лицами).  
Склад вносит полученные товары в приходные ордера или другие приходные документы и делает необходимые записи в соответствующей складской карточке (карточке складского учета) в графе Принято . Документы о получении товара передаются в отдел снабжения и в бухгалтерию. В ОМТС будет отмечено, что заказ выполнен, а в бухгалтерии документы о получении товара будут сверены со счетом поставщика, с тем чтобы оплату произвести только за те товары, которые были действительно получены. Счет от поставщика обычно сдается через несколько дней после получения товаров, и бухгалтерия использует данные этого счета, чтобы оценить каждый из видов материалов. Затем записи о поступивших товарах вносятся в соответствующую графу накопительной ведомости, где отражаются данные о запасах. Пример такой ведомости представлен на рис. 3.3.  

Приходный ордер (ф. № М-4) — используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.  
При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.  
Материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.  
Ответы 1. 2. 3. 4. Доверенность. Приходный ордер. Лимитно-заборная карта. Требование-накладная.  
Поступление материалов на склад покупателя оформляется Приходным ордером (ф. № М-4) ордер используется и при поступлении материалов из переработки. Выписывается ордер материально ответственным лицом в одном экземпляре. Бланки приходных ордеров передаются на склад в заранее пронумерованном виде бухгалтерией организации.  
Основанием для корреспонденции счетов по передаче имущества являются авизо об оприходовании имущества товарищем, ведущим общие дела, или первичные учетные документы о получении имущества (копии накладных, квитанций к приходному ордеру и др.).  
Приходный ордер (ф. № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.  
Для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, применяются процедуры  
От различных физических и юридических лиц по приходным ордерам.  
В качестве источников информации используются договоры на поставку товарно-материальных ценностей договоры подряда договоры на оказание услуг письма-запросы на поставку товарно-материальных ценностей счета и счета-фактуры поставщиков акты выполненных работ приходные документы (приходные накладные, приемные акты, приходные ордера).  
Подтверждение применяется для установления фактической передачи и приема вкладов в совместную деятельность, уставные капиталы других организаций и т.п. Прием вкладов может подтверждаться различными накладными авизо квитанциями к приходным ордерам и т.д.  

Форма № М-4 Приходный ордер используется для оформления учета запасов, поступивших на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде. Приходные ордера составляются в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.  
Однострочные приходные ордера выписываются на каждый номенклатурный номер запасов, а потому к одному счету поставщика может быть выписано несколько приходных ордеров. При большой номенклатуре поступления запасов такая работа весьма трудоемка и приводит к увеличению количества первичных документов, поэтому целесообразнее применять многострочные приходные ордера, особенно при использовании ЭВМ.  
Ежедневно вся исходная информация о движении материалов, полученная по данным первичных документов (приходных ордеров, накладных-требований, лимитно-заборных карт и т.п.), отражается в карточках сортового учета с выведением остатка по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных кладовщик своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения.  
К таким документам предъявляются особые условия хранения. Они должны храниться в сейфах, металлических шкафах. В учете их получение должно оформляться приходными ордерами с указанием наименований бланков, их номеров и количества.  
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки учета основных средств, приходные ордера и пр.  
Работник склада представил в бухгалтерию приходный ордер на поступивший груз.  
Приходный ордер и платежное требование  
Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).  
Для каждого поступившего материала указывается количество, цена материала выбирается из справочника, рассчитывается сумма поступивших материалов и сумма НДС. Кнопка Печать выводит Приходный ордер (форма М4). При сохранении документа формируются проводки вида  
Для отражения прочих затрат по приобретению материалов в журнале документов для Приходного ордера выполняется команда меню Действия > Ввод на основании. Выбирается документ Дополнительные расходы на приобретение, с помощью которого формируются проводки для дополнительных затрат. Для каждой проводки выбирается корреспондирующий счет, указывается аналитика, сумма затрат, включающая НДС. При проведении документа формируются проводки вида  
Дополнительные расходы на приобретение материалов увеличивают первоначальную стоимость и среднюю стоимость материалов для их списания. Если документ Приходный ордер содержит несколько строк, дополнительные расходы распределяются следующим образом  
Вычисляется суммарная стоимость без НДС всех материалов, поступивших по документу Приходный ордер.  
Первичный учет поступления сырья и материалов на предприятиях ведут на основе товарно-сопроводительных документов, приемных актов, приходных ордеров и др. Наряду с этим на складах предприятий учитывают и оформляют расход сырья и материалов при отпуске их на производство или на сторону. Расход документально оформляют на лимитных картах, заборных книжках, складских карточках, разовых требованиях и прочее. Причем материальные ресурсы на складах предприятий учитывают по их видам и сорто-типоразмерам. Движение материальных ресурсов, в свою очередь, фиксирует бухгалтерия предприятия в синтетических счетах по группам ресурсов, а также в субсчетах дифференцированно по статьям затрат и видам продукции или работ, на производство которых использовались материалы.  
Более прост порядок документального оформления поступления материалов от одногородних (местных) поставщиков. В таких случаях материалы принимают обычно непосредственно на складе поставщика. Принятые материалы приходуются складом предприятия-получателя на основании счета-фактуры или какого-либо-другого документа поставщика путем составления приходного ордера.  
На основании акцептованных счетов-фактур1 и приходных документов склада (приемных актов, приходных ордеров и т. п.) определяется фактурная стоимость2 по видам материалов, поступивших на склад от поставщиков, которая записывается на указанных счетах бухгалтерского учета следующим образом  
Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику.  
Факт поступления материалов на склад регистрируется в Журнале учйта поступающих грузов (ф. № М-1), который ведется в отделе снабжения или в бухгалтерии организации. Журнал предназначен для обеспечения контроля за поступлением и оприходованием материалов. Записи в нем производят на основании данных транспортных и отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке ценностей. В журнале отмечают номера документов, дату поступления груза, факт оплаты счетов, полный или частичный отказ от акцепта и др. (последнее указывают в графе примечание ) отмечают запросьгпо  
Период включения в себестоимость продукции (работ, услуг) для целей ьа-логообложения оплаты материальных ценностей (работ, услуг) не соответствует датам, указанным в оправдательных документах (накладным, счетам-фактурам, актам, товарным чекам, КЕИ-танциям к приходным ордерам)