Приказ на командировку

Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.

Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

📌 Реклама

Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:

Скачать образец приказа о направлении в командировку

Скачать бланк приказа о направлении в командировку

Скачать образец служебного задания

Скачать бланк служебного задания

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя

Скачать бланк приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

ВАЖНО!

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Командировка директора

Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9. Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.

На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Для чего нужно

Организации и ИП, которые начали работать в 2015 году и позже, вероятнее всего, даже не знают, что такое командировочное удостоверение, зачем оно нужно и как выглядит. Это неудивительно, поскольку в начале 2015 года законодательство в этой сфере поменялось: постановление правительства №1595 от 29.12.2014 отменило командировочные удостоверения и служебные задания, журналы регистрации командировок. Благодаря новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства №749 от 13.10.2008), подтвердить нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче.

Уже более 5 лет оформление рабочих поездок упрощено: для обоснования командировки необходимо письменное решение руководителя организации, а основанием для изменения командировочного удостоверения является приказ (распоряжение), который вносит поправки в первоначальный. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки.

Поскольку законодательство позволяет компаниям самостоятельно решать, нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2020 году, многие организации продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:

  • подтверждать факт нахождения сотрудника в рабочей поездке;
  • отражать точные даты прибытия и убытия;
  • подтверждать расходы и начисление суточных.

Какую форму использовать

Каждый работодатель самостоятельно решает, обязательно или нет командировочное удостоверение для направления работника в поездку, и определяет, какой бланк для этого использовать. Многие компании продолжают применять унифицированный бланк Т-10, утвержденный постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Он помогает официально зафиксировать факт, цель и обоснованность командировки. До недавнего времени эта форма была обязательной, и делопроизводители продолжают пользоваться стандартным бланком по привычке, опасаясь столкнуться с трудностями при подтверждении командировок. Но унифицированная форма Т-10 носит рекомендательный характер, поэтому компания вправе разработать собственную форму, упростить или дополнить рекомендованный бланк.

В любом случае, если в организации решено использовать для внутреннего документооборота удостоверения (неважно, стандартной или разработанной самостоятельно формы), этот факт необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно проинформировать сотрудников, кто пользуется командировочным удостоверением, обязательно ли его предъявлять вместе с документами, подтверждающими расходы, как его правильно заполнять и проверять перед сдачей, какие наступят последствия за отказ соблюдать внутренние правила.

ВАЖНО! В связи с активным переходом на электронный документооборот в организациях интересуются, можно ли предъявлять командировочное удостоверение в электронном виде и как все правильно оформить в таком случае. На наш взгляд, такой документ следует оформлять на бумаге, иначе с заполнением у принимающих сторон могут возникнуть сложности. Если же контролировать факт нахождения работника по определенному адресу необходимо, но хочется избежать оформления бумаг, присмотритесь к мобильным приложениям с такими функциями. Они станут достойной заменой необязательным сейчас командировочным удостоверениям.

Правила оформления и заполнения

Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

  • название компании-работодателя;
  • номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
  • информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
  • место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
  • цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

  • дат начала и окончания поездки;
  • номера документа, подтверждающего личность сотрудника.

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:

  • дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
  • должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
  • дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
  • должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
  • дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
  • дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2020 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.

Пример заполнения формы Т-10

В ведении руководителя решать, является ли командировочное удостоверение финансовым документом, кому и как заполнять бланк, утвержденный в конкретной организации. Но обычно ответственными за заполнение назначают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии или секретарей.

Ошибки в документе исправляют, зачеркивая неверные сведения и внося правильные. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ действителен.

Вот только что мы комментировали письмо Минфина России от 13.04.17 № 03-15-06/22143, где чиновники напомнили, что суточные не облагаются страховыми взносами только в пределах норм из п. 3 ст. 217 НК РФ — не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Однако есть ещё один вид суточных!
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых производится в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведённые работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
В письме Минфина России от 14.04.17 № 03-04-06/22286 чиновники были вынуждены признать, что в такой ситуации у них нет оснований облагать «сверхнормативные» суточные ни НДФЛ, ни обязательными страховыми взносами.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет место в пути, или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. А ведь ограничения по размеру суточных распространяются именно на командировки!
С учётом норм ст. ст. 168.1 и 166 ТК РФ положения п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения в пределах 700 рублей сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются.
В свою очередь, в п. 2 ст. 422 НК РФ установлено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за её пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные в п. 3 ст. 217 НК РФ. Соответственно, и здесь норматив для командировок не относится к разъездной работе.
Письмо Минфина России от 14.04.17 № 03-04-06/22286