Приказ на назначение ответственного лица

Содержание

Как возложить обязанности

Назначение ответственных лиц производится приказами работодателя. Форма приказа о назначении ответственного лица свободная.

Ответственность лиц устанавливается работодателем за конкретное направление деятельности в рамках подразделения или всего предприятия. Например, работники могут быть назначены ответственными за:

  • охрану труда;
  • пожарную и электробезопасность;
  • сохранность материальных ценностей (материальная ответственность) и т. д.

Работодатель ограничен в выборе ответственных лиц по направлениям профессиональной деятельности. Это ограничение обусловлено требованиями законодательства. Например, ответственным за охрану труда на предприятии может быть исключительно работник, который:

  • прошел обучение по соответствующей программе;
  • подтвердил свои знания на квалификационном экзамене и получил документ государственного образца (диплом);
  • соответствует профессиональному стандарту специалиста по охране труда.

Аналогичная ситуация с пожарной и электротехнической безопасностью.

Пример приказа о назначении ответственного лица за электротехническую безопасность предприятия

Скачать

Материальная ответственность

В отличие от иных видов, матответственность может быть распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).

Образец формы приказа о назначении материально ответственного лица

Скачать

Любая материальная ответственность устанавливается договором (индивидуально заключенным с работником либо коллективным). Перечень должностей (работ) сотрудников, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. В этот перечень включены:

  • кассиры и работники, работающие с наличными деньгами;
  • сотрудники, в том числе руководящего состава, осуществляющие депозитарную деятельность, и др.

Руководители организации и их заместители, а также главные бухгалтеры могут нести полную материальную ответственность, положения о которой могут быть прописаны в их трудовых договорах.

Образец приказа о материально ответственных лицах

Скачать

Под материальной ответственностью работника подразумевается его обязанность возместить работодателю ущерб, который сотрудник нанес организации вследствие своих виновных действий (или бездействия).

Материальная ответственность возлагается на работника в полном объеме (статья 243 ТК РФ) в случае:

  • недостачи ценностей, полученных на основании письменного договора или по разовому документу;
  • умышленного причинения вреда;
  • причинения вреда в состоянии опьянения;
  • совершения преступления или административного проступка, установленных приговором суда или соответствующим государственным органом;
  • разглашения конфиденциальных сведений;
  • причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (после окончания рабочего времени).

Это значит, что даже если работник уволится или сядет в тюрьму за свои виновные действия, он все равно будет должен возместить работодателю тот ущерб, который он ему нанес.

До взыскания ущерба с конкретного сотрудника работодатель обязан организовать и провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба. Для проведения такой проверки работодатель должен создать специальную комиссию, в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося. В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.

Как написать приказ о назначении ответственного лица

Поэтапно:

  1. Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.
  2. Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.
  3. Желательно согласовать проект приказа с юристами.
  4. Подписать приказ о назначении ответственных лиц у генерального директора.
  5. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Типовой проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Скачать

Материальная ответственность не может быть применена к работнику, если ущерб был нанесен по причине:

  • непреодолимой силы (стихийные природные действия);
  • естественного риска (наличие производства не гарантирует наличия сбыта готовой продукции);
  • необходимости или обороны (например пришлось сломать стол, чтобы подпереть дверь в случае нападения);
  • ненадлежащих условий хранения имущества по вине работодателя (продукты хранились в неисправном холодильнике).

Кроме того, работодатель имеет право отказаться полностью или частично от взыскания ущерба с виновного работника (статья 240 ТК РФ). Порядок и условия отказа от взыскания ущерба должны быть определены договором или иным нормативным документом работодателя, например уставом организации.

Внесение изменений в документы

В случае увольнения одного работника или его замены на другого работодатель должен подготовить документы о смене материально ответственного лица.

Образец приказа о смене материально ответственного лица

Скачать

Однако это еще не все. При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ, а именно акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, будет невозможно доказать вину ответственного лица.

Форма акта о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение

Скачать

Охрана труда и безопасность в любой организации – одно из основных условий ее нормальной и бесперебойной работы. Чтобы правила по охране труда соблюдались в полном объеме, назначается ответственный за это сотрудник, для чего выпускается соответствующий приказ.

Что входит в понятие «охрана труда»

Под этим термином понимается целый комплекс мер, направленных на безопасную трудовую деятельность персонала предприятия, охрану здоровья и жизни работников. В частности это подготовка специальной документации, а также фактическое осуществление всех необходимых действий (например, установка пожарной и охранной сигнализации, предоставление специальных средств защиты, установка режима труда и отдыха, обеспечение персонала лечебно-профилактическим питанием и т.д.).

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица по охране труда .docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица по охране труда .doc

На кого чаще всего возлагается ответственность

Обычно ответственным по охране труда назначается сотрудник, имеющий нужные знания, опыт и прошедший специальную подготовку. Если такового на предприятии нет, то кто-либо из работников отправляется на обучение и после его прохождения приступает к данным обязанностям.

Следует отметить, что не все организации должны вводить в штатное расписание должность ответственного за охрану труда. Но такой специалист должен наличествовать в тех компаниях, штат которых превышает 100 человек (если речь идет о производственных фирмах) или 200 человек (если деятельность предприятия осуществляется в любой другой области). Иногда за охраной труда следит целый отдел или служба, состоящая из нескольких работников.

Чем должен заниматься ответственный за безопасность сотрудник

Перечень обязанностей работника предприятия, назначенного ответственным за охрану труда в разных компаниях может различаться.

Но, как правило, это ознакомление персонала организации с соответствующими инструкциями, проверка работы оповещающих систем, а также технических устройств и оборудования, различного рода конструкций, представляющих определенную опасность, контроль за соблюдением защитных мер на производственных линиях, своевременное направление работников на медицинские осмотры и освидетельствования и прочие мероприятия.

В каком формате делать приказ о назначении ответственного

Приказ о назначении ответственного за охрану труда можно писать в произвольной форме – унифицированного его бланка сейчас нет. Не касается это только государственных учреждений, где есть свои стандартные шаблоны документов и тех коммерческих организаций, представители которых не поленились разработать собственный образец приказа и утвердить его в учетной политике. При этом формат документа обязательно должен быть также отражен в локально-нормативных актах компании.

Чему уделить внимание при оформлении

Никаких особенностей оформление документа практически не имеет, что обозначает, что его можно делать как печатным, так и рукописным, используя под него обычный лист бумаги или фирменный бланк с реквизитами компании. Приказ пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости размножается, и все копии визируется надлежащим образом.

Кто должен расписаться в документе

В приказе должно быть несколько подписей. В первую очередь – директора компании, поскольку все подобные распоряжения выпускаются от его имени (если руководителя нет на месте, приказ может подписать сотрудник, временно его замещающий).

Кроме того, в документе должны стоять автографы работников, которых непосредственно касается приказ, а также тех лиц, которые назначены ответственными за его исполнение.

Надо сказать, что если в документе не будет подписей директора или работников, в отношении которых он издан, его легко можно будет оспорить в дальнейшем в судебной инстанции, именно поэтому этот пункт должен соблюдаться неукоснительно.

Как регистрировать и учитывать документ

Документы, исходящие от руководства фирмы должны быть обязательно учтены. Для этого обычно применяется специальный журнал, куда вносится название приказа, его номер и дата издания. Он обычно находится в ведении юриста, секретаря, специалиста кадрового отдела или иного сотрудника из ближайшего окружения руководителя фирмы. Журнал не только позволяет зафиксировать сам факт создания распорядительного акта, но и при необходимости без проблем его найти.

Правила и нормы по хранению

Готовый, составленный и подписанный приказ нужно вложить в папку вместе с другими такими же бумагами. Здесь он должен храниться в соответствии с нормами, установленными для таких документов внутренней локально-нормативной документацией фирмы или же подзаконными актами, не меньше трех лет. После истечение этого срока бланк можно уничтожить (также с соблюдение специальной процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного по охране труда

Если перед вами поставлена задача по созданию приказа о назначении ответственного за охрану труда сотрудника, посмотрите его пример и возьмите на заметку рекомендации и комментарии к нему.

  1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (полное или сокращенное – значения не имеет), затем напишите название документа, поставьте его номер и дату составления. Далее начинайте формулировать основной блок.
  2. Сначала дайте обоснование распоряжению, т.е. обозначьте причину, в связи с которой оно пишется, затем внесите ссылки на номера и даты законодательных актов или внутренних документов компании, которые имеют к данному приказу непосредственное отношение.
  3. Ниже, после слова «приказываю» включите должность и ФИО работника, который назначается ответственным за охрану труда, а также того человека, который будет исполнять эти обязанности в период его отсутствия на работе.
  4. После этого укажите требование об ознакомлении данных лиц с должностной инструкцией ответственного и впишите сведения о сотруднике предприятия, который обязан проконтролировать выполнение этого начальственного распоряжения.
  5. В заключение соберите все необходимые подписи.

Образцы приказов:

Приказ о прекращении деятельности обособленного подразделенияСкачайте образецПриказ о сокращении численности сотрудниковСкачайте образецПриказ о внесении изменений в штатное расписаниеСкачайте образецПриказ об утверждении штатного расписанияСкачайте образецПриказ об утверждении графика сменностиСкачайте образецПриказ о выделении рабочих мест для инвалидовСкачайте образецПриказ об организации и ведении воинского учетаСкачайте образец

Какие распоряжения относятся к приказам по основной деятельности и почему их выделяют в отдельную группу

В законодательстве нет четких рекомендаций по поводу того, по каким критериям следует относить деловые бумаги к группе приказов по основной деятельности (ПОД). В связи с этим, у работников отдела кадров и службы ДОУ иногда возникают проблемы с классификацией документов. Чтобы разобраться с этим вопросом, рассмотри два метода, которые использует на практике сотрудники этих служб:

  1. Метод исключения. Cостоит в том, что при классификации сразу исключаются бумаги, явным образом помеченные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.
  2. Метод разделения по смыслу приказа. Рассмотрим его на примере. Допустим, издается бумага о привлечении к работе в выходной день двух сотрудников — Кузнецова и Токарева. По смыслу приказа ясно, что она касается только двух сотрудников, а не всего коллектива. Таким образом, это приказ по личному составу. Если же издается бумага об объявлении субботнего дня рабочим для всех сотрудников, т.е. она касается всего коллектива, то это ПОД.

Перечень самых распространенных приказов по основной деятельности

Можно составить перечень самых распространенных ПОД, который значительно облегчит процесс классификации издаваемых документов. Итак, ПОД однозначно являются следующие приказы о:

  • утверждении штатного расписания и внесения изменений в этой расписание;
  • утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
  • создании структурных подразделений, а также их ликвидации и реорганизации;
  • инвентаризации имущества;
  • организации проведения расследования несчастного случая;
  • установлении режима рабочего дня;
  • утверждении локальных нормативных актов компании.

Шпаргалка для секретаря: какие приказы по основной деятельности бухгалтерские, а какие — управленческие

Воспользоваться шпаргалкой в журнале

Примеры приказов по основной деятельности могут быть дополнены в соответствии со спецификой работы службы ДОУ каждой конкретной компании.

При ответе на вопрос, что относится к приказам по основной деятельности, нужно учитывать, что их, как правило, издают в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач. В отличие от приказов по административно-хозяйственной деятельности, назначение которых решать оперативные вопросы.

В приказе по ОД речь всегда идет об организации в целом, даже если в нем упоминают ответственных лиц и дают поручения конкретным работникам. Поэтому, например, приказ о назначении должностного лица, ответственного за выполнение какого-то отдельного поручения также относится к ПОД, несмотря на то, что касается одного конкретного работника.

Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Скачайте образец

Поэтому в перечень приказов по основной деятельности однозначно можно отнести распоряжения, которые определяют:

  • полномочия и ответственность должностных лиц;
  • производственно-хозяйственная деятельность;
  • финансирование и кредитование;
  • организационная структура и штатное расписание;
  • регламенты и процедуры;
  • режимы работы организации;
  • вопросы охраны труда и техники безопасности.

Принцип классификации приказов утверждается внутренней инструкцией для работников отдела ДОУ, позволяющая систематизировать процесс дифференциации деловых бумаг на группы.

Как оформить приказ по основной деятельности

Такие приказы содержат управленческие решения, поэтому, как правило, их подготовкой занимаются те структурные подразделения, которые и будут впоследствии заниматься их исполнением.

Приказ по основной деятельности оформляют с учетом требований нового ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандартом определена форма приказа по основной деятельности, дан перечень обязательных реквизитов и схема их расположения на бланке.

Для заполнения обязательны следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • основной текст;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Все документы, которые упоминаются в тексте приказа, оформляют как приложения. В этом случае обязательно заполняют поле «Приложения».

Приказ по основной деятельности: образец

Скачайте образец полностью

Содержательная часть ПОД состоит из двух блоков: преамбулы и распорядительной части:

  1. Преамбула содержит изложение оснований для издания документа.
  2. Распорядительная часть содержит конкретные указания и сроки исполнения.

Тот же ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит информацию о порядке размещения реквизитов на бланке. Информация представлена в виде типовых образцов, на основе которых могут быть разработаны бланки приказов по основной деятельности. Использование таких бланков не только сокращает время оформление приказа, но и позволяет свести к минимуму ошибки, часто допускаемые исполнителями при заполнении обязательных реквизитов.

Обратите внимание!

В номере документа можно сразу указать на его принадлежность к ПОД. Делается это следующим образом: сразу после номера через дефис или косую черту можно указать литеры — «ОД».

Приказ по основной деятельности подписывает руководитель организации или иное должностное лицо, официально наделенное такими полномочиями, например, на время отсутствия директора.

Как регистрировать и как хранить приказы по основной деятельности

После того, как ПОД подписан руководителем, его нужно зарегистрировать в специальном журнале учета и присвоить уникальный регистрационный номер. Как правило, для регистрации приказов разного вида используются отдельные регистрационные книги.

Форма такого журнала законодательством не установлена, но, исходя из соображений максимальной информативности записей в нем, рекомендуем включить в журнал такие графы:

  • регистрационный номер:
  • дату, когда приказ был подписан;
  • название и краткое описание приказа;
  • информация о сотруднике, ответственном за разработку проекта документа;
  • в случае необходимости — примечания.

Согласно общепринятой практике срок использования книги или журнала составляет один год, после чего он передается в архив. С началом нового календарного года заводится новая книга, а нумерация в ней начинается заново.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Скачайте журнал и возьмите в работу

Текущее хранение оригиналов приказов по основной деятельности осуществляется в отделе делопроизводства или у сотрудника, назначенным ответственным. Копии передаются в те подразделения, которых касается содержание этих распорядительных документов. После того, как приказ становится неактуальным в начале следующего года его подшивают в дело и передают на архивное хранение.

Архивное хранение документов организации регламентируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

В соответствии со статьей 19 этого нормативного акта, приказы по основной деятельности относятся к категории документов постоянного хранения. Это означает, что хранить их компания обязана до момента своей ликвидации, а после этого — передать в городской архив.

Итог

Приказы по основной деятельности — особый вид распорядительных документов, которыми формулируются управленческие решения, касающиеся организационных, стратегических вопросов. Для их учета и регистрации используются специальные журналы.