Принцип 20

Для многих помощников руководителей и секретарей день кажется чередой бесконечных дел. Как разобраться в том, какие из них на самом деле дают максимальную отдачу при небольшом усилии, а какие почти не приносят результата?

Для многих помощников руководителей и секретарей день кажется чередой бесконечных дел. Как разобраться в том, какие из них на самом деле дают максимальную отдачу при небольшом усилии, а какие почти не приносят результата?

Когда жизнь входит в «наезженную колею», мы порой перестаем замечать то, что находится за пределами нашего внимания. Нам начинает казаться, что ничего нельзя, да и не нужно менять. Однако это не всегда так. Повысить эффективность работы можно только если поменять какие-то (часто незначительные) вещи, которые мы привыкли делать определенным образом, на другие, более эффективные.

Что такое закон Парето?

Закон или принцип Парето, он же принцип 20/80, основан на работах экономиста и социолога Вильфредо Парето. Этот закон формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». Присмотритесь к своему гардеробу. Наверняка у вас есть любимая одежда, которую вы «затаскали до дыр»? И есть одежда, которую надевали в лучшем случае 1-2 раза, а также некоторые вещи, которые вы используете время от времени? Это тоже следствие закона Парето. 80% времени мы носим… всего лишь 20% своих вещей.

Не следует относиться к этому правилу как к догме. Иногда распределение бывает другим: 30/70 или даже 40/60. Однако и забывать про закон Парето не стоит, лучше научиться его правильно использовать.

Если применить принцип 80/20 к ежедневной работе, то оказывается, что только 20% работы дает 80% результата. Однако это не означает, что можно не делать оставшиеся 80% работы. Но если грамотно расставить приоритеты и выстроить правильный порядок, в котором будут выполняться дела, это поможет как сэкономить время, так и избежать различных неприятностей.

Есть еще один полезный закон – правило Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно произойдет». Если у вас нет времени – велика вероятность того, что вам поручат еще одно срочное и важное дело. Вот почему самые «горящие» дела желательно выполнять в первую очередь (еще лучше, если вы привыкнете делать это заранее, не допуская авралов).

Как правило, людям бывает сложно заставить себя сделать важное дело, особенно если оно сложное, неприятное, новое и т.д. В таких ситуациях человек старается его отложить на потом, при этом рискуя, что «потом» кроме этого дела появятся еще и другие. Здесь может помочь так называемый «метод лягушки». Приучите себя делать неприятные и сложные дела… в первую очередь, как если бы вам пришлось съесть живую лягушку.

Можно целый день ходить вокруг нее, а можно сразу проглотить (естественно, не стоит буквально понимать название этого метода – лягушек в нашей культуре есть живьем не принято).

Когда вы откладываете дело на потом (это называется красивым словом «прокрастинация»), вы напрасно расходуете свою энергию, так как постоянно думаете о том, что не сделали серьезное дело. Речь идет о тех случаях, когда мы ленимся, а не когда откладывание связано с производственной необходимостью (т.е. вы в это время выполняете другие более важные и срочные дела). В голове постоянно звенит «звоночек», напоминая, что вас еще ждет очень сложное и часто неприятное задание. Таким образом мы все больше и больше устаем, злимся, испытываем различные непродуктивные эмоции… вместо того, чтобы взять и сделать дело, а потом расслабиться, занявшись чем-то простым и приятным (это – более правильная и эффективная стратегия).

Вы можете задать вопрос: что будет, если вы сделаете сложное дело и устанете?

Да, это вполне может произойти. Но гораздо хуже, если вы начнете выполнять непростое дело в конце рабочего дня, тогда вы точно будете уже уставшей. Возможно, вам понадобится помощь коллег, а их может уже не оказаться на рабочем месте. Просто приучите себя к определенной дисциплине – если надо сделать дело, не стоит долго раскачиваться и собираться, нужно просто взять и сделать.

Более подробно о том, как применить закон Парето в работе, как проанализировать свою работу по закону Парето, а также о следствиях закона Парето вы можете узнать в №3 2015 журнала .

В этой статье мы говорили о том, как применить закон Парето для повышения эффективности своей работы. Закон Парето похож на правило рычага – с помощью небольших усилий получается очень значительный результат. Однако специфика работы секретаря и помощника руководителя накладывает на его действие определенные ограничения. Почаще выполняйте наше практическое задание – это поможет вам натренировать свою интуицию и научиться предвидеть возможные проблемы еще до их появления. Желаем вам успехов в работе!

Инна Иголкина, психолог, бизнес-тренер, преп. Школы помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов

Richard Koch

The 80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less

© 1998, 2008 by Richard Koch. Originally Published in the U.K. by Nicholas Brealey Publishing

© Епимахов О., перевод на русский язык, 2011

© Оформление. ООО «Издательство «Э», 2016

* * *

Отзывы о книге

«Принцип 80/20 – это образ жизни, ориентированной на получение результатов. Читайте эту книгу и используйте ее».

Тим Феррис, автор книги «4-часовая рабочая неделя»

«Распределение времени заключается не в том, чтобы организовать повседневные дела, а в том, чтобы организовать самые важные дела и избавиться от неважных. Кох заработал миллионы на бестселлере, основанном всего на одной идее – доказать, что этот подход работает».

GQ,»25 лучших книг о бизнесе по версии журнала GQ»

«Поздравляю! Принцип 80/20 – это нечто потрясающее!»

Эл Райс, автор бестселлера «Концентрация и месторасположение»

«Здесь содержатся идеи, которые способны изменить вашу жизнь».

Альманах The Good Book Guide

«Кох является ярым приверженцем Принципа 80/20. Прочитайте его книгу, и вы тоже станете его приверженцем».

Эндрю Кэмпбелл, Центр стратегического менеджмента «Эшридж»

«Проницательная и интересная, эта увлекательная книга помогает людям не прожить свою жизнь впустую».

Профессор Теодор Зельдин, Колледж Св. Антония, Оксфорд

«Мы даем этому шедевру в стиле Дали 5 звезд… это отличный коллаж великолепно написанной прозы… эта книга многократно окупает свою стоимость».

The Weston Review, Тампа-Бей, Флорида

Эта книга поможет найти ответы на следующие вопросы:

Что такое Принцип 80/20 – см. Часть 1

Где прячется ваш главный ресурс – см. Часть 1

Как работать меньше, а зарабатывать больше – см. Часть 1

Почему упорный труд не обязательно ведет к успеху – см. Часть 1

Наука поиска самых выгодных решений – см. Часть 2

Как отследить лишние расходы – см. Часть 2

Как удержать ключевых клиентов – см. Часть 2

Контролируйте свой бизнес на всех этапах – см. Часть 2

10 способов потерять время зря (и 10 способов этого не сделать) – см. Часть 3

10 золотых правил успеха в карьере – см. Часть 3

Как выгодно инвестировать свои средства – см. Часть 3

Простые привычки счастья на каждый день – см. Часть 3

Принцип 80/20 в личной жизни – см. Часть 4

Предисловие ко второму изданию

Я написал эту книгу в Южной Африке в 1996 году и приехал в Лондон летом 1997-го, чтобы раскрутить ее. Помню, как ходил по радиостанциям и телестудиям, надеясь, что в последний момент меня поставят в эфир. Однако никто, похоже, не проявил особого интереса к находкам, сделанным на исходе XIX века неизвестным итальянским экономистом. «О, – простонала одна тогдашняя знаменитость на одном ток-шоу, – что вы вообще здесь делаете, если не сами придумали эту идею?» Мне хотелось бы сказать о влиянии святого апостола Павла и авторов Евангелия на популяризацию идей некоего Иисуса из Назарета, который иначе остался бы неизвестным. Я хотел бы сказать это – но тогда не нашелся, что ответить.

Я возвратился в Кейптаун совершенно подавленный. А затем произошло небольшое чудо. Британский издатель, который одобрил эту работу, человек, известный своей способностью видеть не только позитив, отправил мне по факсу сообщение, в котором говорил, что, несмотря на фиаско пиар-кампании, моя книга «продавалась очень хорошо». На самом деле она разошлась по всему миру тиражом более 700 000 экземпляров и была переведена на 24 языка.

Спустя столетие после того, как Вильфредо Парето заметил последовательно односторонние отношения между затратами и отдачей, и спустя десятилетие после того, как эта книга дала иное толкование принципу Парето, думаю, уже можно сказать, что этот принцип выдержал испытание временем.

Я получил многочисленные отзывы от читателей и рецензентов, в массе своей положительные. Во всем мире большое количество людей – возможно, сотни тысяч – посчитали, что этот принцип полезен как в работе и карьере, так и в жизни в целом.

У Принципа 80/20 есть два практически противоположных позитивных аспекта. С одной стороны, это статистическое наблюдение, подтвержденная модель: основательная, количественная, надежная, устойчивая. Этот принцип нравится тем, кто хочет получить от жизни больше, обогнать толпу, увеличить прибыль или уменьшить усилия или затраты в погоне за выгодой, серьезно повысить эффективность, определяемую как производное от затрат, поделенных на результат. Если мы сможем выявить несколько случаев, когда разница между полученными результатами и затраченными усилиями существенно превышает обычную разницу между этими двумя компонентами, то сможем существенно повысить эффективность любого дела. Этот принцип позволяет повышать свою эффективность, не прибегая к тирании сверхурочной работы.

С другой стороны, у этого принципа есть и совершенно другая сторона – мягкая, мистическая, сверхъестественная, почти волшебная: всегда появляются одни и те же цифровые соотношения, связанные не с эффективностью, а со всем, что делает нашу жизнь полноценной. Ощущение того, что мы связаны друг с другом и со Вселенной каким-то таинственным законом, который можно использовать и который способен изменить нашу жизнь, вызывает удивление и благоговение.

Оглядываясь назад, я думаю, что моя книга получила такой отклик потому, что расширила область применения этого принципа. Ранее он был известен бизнесу, который использовал его для повышения эффективности работы. Но, насколько мне известно, этот принцип никогда ранее не использовался для улучшения качества и насыщенности жизни. Только позже я полностью понял двойную природу этого принципа – удивительную, но прекрасную напряженность между двумя его сторонами: жесткой эффективностью и мягким улучшением жизни.

Конечно, не все приняли мою интерпретацию принципа Парето. Меня удивило множество споров, которые вызвала книга. У нее были и свои ярые сторонники, и огромное количество людей, написавших мне, что книга изменила не только профессиональную жизнь – но их жизнь в целом. Однако было множество людей, которым не понравилось распространение этого принципа на более «мягкую» сторону жизни – и они сказали мне об этом ясно и красноречиво! Эти возражения ошеломили, но затем я поблагодарил моих противников. Они заставили меня более глубоко задуматься о принципе и, как я надеюсь, достичь большего понимания его двойной природы.

Что нового в этом издании?

Для начала я хочу сказать, что убрал из книги заключительную главу «Возвращение к прогрессу». Эта была явно неудачная попытка применить Принцип 80/20 к обществу и политике. Если любая другая часть книги вызвала и положительные, и отрицательные комментарии, эта глава, похоже, упала на совершенно бесплодную почву. Единственная ее часть, которую я сохранил, – это заключение, которое представляет собой призыв к активным действиям, обращенный ко всем людям.

Я заменил его совершенно новой главой – «Инь и Ян Принципа». В ней я освещаю основные темы обзоров, разговоров, простых и электронных писем, появившихся за десять лет после выхода первого издания книги; подробно описываю и группирую лучшие критические отзывы о принципе. Полагаю, это выводит на новый уровень осознания и понимания силы этого принципа.

Мне остается поблагодарить всех, кто принимал участие в серьезном обсуждении Принципа 80/20. Пусть это обсуждение продолжается и дальше – и спасибо вам всем большое. Возможно, я повлиял на вашу жизнь – но и вы повлияли на мою, и за это я вам очень благодарен.

Ричард Кох richardkoch@btinternet.com Эстепона, Испания, февраль 2007

Рэп, посвященный Принципу 80/20

А известно ли вам, что есть превосходная рэп-песня о Принципе 80/20, которую написал несравненный Ваятт Мо «Парень Джексон»? Если хотите, можете послушать ее на сайте www.the8020principle.com – ее продолжительность три минуты, как и у любой популярной песни. Вот ее слова, сопровождаемые кратким изложением главного послания этой книги:

Ричард Кох – бизнесмен,

Показал нам истину,

Написал об этом книгу, ставшую хитом,

Это круто, это мощно, а еще законно.

80/20 Принцип обучает,

Вдохновляет, потрясает,

И поэтому садись и вникай в музон,

Ведь, прослушав, ты увидишь свет.

Принцип 80/20 – ключ к успеху,

Принцип 80/20, достигни его,

Принцип 80/20 – ключ к успеху,

Принцип 80/20, достигни большего.

Так что же такое Принцип 80/20? Он утверждает, что большинство результатов проистекает из очень небольшого количества причин или усилий.

Принцип 80/20 – ключ к успеху,

Принцип 80/20, достигни его,

Принцип 80/20 – ключ к успеху,

Принцип 80/20, достигни большего.

В буквальном смысле это означает, что 80 % того, что мы делаем на работе, производится за 20 % времени. Поэтому практически для всех целей большая часть того, что мы делаем, в значительной степени неважна. А это противоречит тому, чего мы ожидаем.

Таким образом, Принцип 80/20 утверждает, что существует изначальный дисбаланс между причинами и результатами, затратами и полученным продуктом, усилиями и вознаграждением. За точку отсчета такого дисбаланса принимается соотношение 80/20. Как правило, 80 % результата проистекает из 20 % затрат. 80 % последствий вытекают из 20 % причин. Или 80 % результатов проистекают из 20 % усилий. В бизнесе принцип 80/20 многократно подтверждался: на 20 % товаров обычно приходится приблизительно 80 % продаж. То же верно и в отношении 20 % клиентов: 20 % товаров или клиентов так же обычно приносят организации 80 % прибыли.

Принцип 80/20 – ключ к успеху,

Принцип 80/20, достигни его,

Принцип 80/20 – ключ к успеху,

Принцип 80/20, достигни большего.

Часть 1Вступление

Вселенная неоднородна!

Что означает Принцип 80/20? То, что в любой статистической совокупности одни факторы, как правило, более значимы, чем другие. За точку отсчета или за основу принимается то, что 80 % результатов или получаемого конечного продукта являются следствием всего лишь 20 % причин.

Отличной иллюстрацией этого является наша повседневная речь. Сэр Исаак Питмэн, изобретатель стенографии, обнаружил, что ⅔ нашей речи состоит всего из 700 общеупотребительных слов. Питмэн увидел, что вместе со своими производными эти 700 слов составляют 80 % нашей лексики. Таким образом, 80 % времени мы используем менее 1 % всех слов языка (Новое оксфордское издание «Малого оксфордского словаря английского языка» содержит более полумиллиона слов). Такое соотношение можно назвать Принципом 80/1. Далее: поскольку наша речь на 99 % состоит менее чем из 20 % слов, можно назвать это соотношением 99/20.

Действие Принципа 80/20 прекрасно видно и на примере киноиндустрии. Недавние исследования показали, что 1,3 % кинофильмов собирают 80 % «кассы», что практически равно соотношению 80/1 (см. с. 41).

Принцип 80/20 не является некой магической формулой. Иногда соотношение между результатами и вызвавшими их причинами бывает ближе к 70/30, чем к 80/20 или 80/1. Но очень редко случается так, чтобы 50 % причин отвечали за 50 % результатов. Вселенная предсказуемо несбалансированна, и лишь очень немногие вещи в ней действительно важны.

По-настоящему эффективные люди и успешные организации используют немногие действительно важные силы – и заставляют их работать на себя.

Продолжайте чтение этой книги, чтобы узнать, как сделать то же самое.

Знакомство с Принципом 80/20

В течение очень долгого времени закон Парето , словно каменная глыба неизвестного происхождения, загромождал экономический пейзаж; это был эмпирический закон, не поддающийся объяснению.

Джозеф Стейндл

Каждый разумный человек, каждая организация, каждая социальная группа и общественный строй могут и должны использовать (Принцип 80/20) в своей повседневной жизни. Он позволит достигать больших результатов, прилагая меньше усилий. Принцип 80/20 может помочь человеку увеличить эффективность своих действий и стать более счастливым. Этот принцип может многократно увеличить рентабельность любого предприятия и эффективность работы организации. С его помощью можно повысить качество общественных услуг и увеличить их объем, одновременно снизив расходы на них. Эта книга написана автором, исходя из горячего убеждения (подтвержденного личным опытом, в том числе в бизнесе) в том, что данный принцип является одним из лучших способов выдерживать и преодолевать огромные нагрузки современной жизни.

Так что же такое Принцип 80/20?

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Это означает, что 80 % сделанного на работе вы достигаете в течение 20 % рабочего времени. То есть получается, что ⅘ приложенных вами усилий – большая их часть – по сути, неважны. Это идет вразрез с тем, чего обычно ожидают люди.

Таким образом, Принцип 80/20 утверждает, что существует изначальный дисбаланс между причинами и результатами, затратами и полученным продуктом, усилиями и вознаграждением. За точку отсчета для такого дисбаланса принимается соотношение 80/20: 20 % вложенных средств ответственны за 80 % отдачи; 80 % следствий проистекают из 20 % причин; 20 % усилий дают 80 % результатов. Эти типичные соотношения показаны на рисунке 1.

Множество примеров употребления Принципа 80/20 мы находим и в сфере бизнеса. На 20 % товаров обычно приходится приблизительно 80 % продаж; то же самое верно и в отношении 20 % клиентов. 20 % товаров или клиентов, как правило, приносят организации 80 % прибыли.

Рис. 1. Принцип 80/20

20 % ВЛОЖЕННЫХ СРЕДСТВ ОТВЕТСТВЕННЫ ЗА 80 % ОТДАЧИ;

80 % СЛЕДСТВИЙ ПРОИСТЕКАЮТ ИЗ 20 % ПРИЧИН;

20 % УСИЛИЙ ДАЮТ 80 % РЕЗУЛЬТАТОВ.

В обществе 20 % преступников совершают 80 % всех преступлений. 20 % автомобилистов вызывают 80 % несчастных случаев на дорогах. 20 % тех, кто женится, составляют 80 % разводящихся (те, кто постоянно вступают в новые браки и постоянно разводятся, искажают статистику разводов). 20 % детей получают 80 % доступного образования.

Если говорить о жилище, то 20 % ваших ковров скорее всего имеют износ 80 %. 20 % вашей одежды вы носите 80 % времени. А если в вашем доме есть сигнализация, 80 % ее ложных срабатываний будут вызваны 20 % возможных причин.

Двигатель внутреннего сгорания является отличным примером работы Принципа 80/20. 80 % энергии в нем тратится вхолостую, и только 20 % добирается до колес; и эти 20 % усилий дают 100-процентный результат!

Открытие Парето: систематическая и предсказуемая несбалансированность

Структура, лежащая в основе Принципа 80/20, была обнаружена более 100 лет назад, в 1897 году итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848–1923). С тех пор его открытие называли по-разному: принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом дисбаланса; в данной книге мы будем именовать его Принципом 80/20. Подспудно влияя на многих преуспевающих людей, особенно на бизнесменов, энтузиастов-компьютерщиков, специалистов отделов технического контроля, принцип способствовал формированию современного мира. Тем не менее он остается одной из величайших тайн нашего времени. И даже те немногие, кто о нем наслышан, кто знает и применяет его, используют лишь небольшую долю его мощи.

Так что же обнаружил Вильфредо Парето? Так случилось, что он искал закономерности в распределении богатства и доходов в Англии XIX века.

Вильфредо Парето выяснил, что большая часть доходов и материальных ценностей принадлежит меньшинству людей.

Возможно, в этом не было ничего удивительного. Однако он обнаружил еще два факта, которые посчитал крайне важными. Первым был тот, что существует неизменное математическое соотношение между количеством людей (в процентах от общей численности рассматриваемого населения) и долей богатства или дохода, которые у них есть. Проще говоря, если известно, что 20 % населения владеют 80 % материальных ценностей, можно с уверенностью сказать, что 10 % населения имеют приблизительно 65 % материальных ценностей, а 5 % населения – 50 %. Главное здесь – не процентное соотношение, а то, что распределение богатства среди населения предсказуемо несбалансированно.

Другой находкой Парето, восхитившей его, было то, что данная структура дисбаланса оставалась неизменной для данных, относящихся к различным периодам времени и различным странам. Смотрел ли он на данные по Англии за любой период ее истории или на статистику других стран за разные периоды времени, выяснялось, что с математической точностью повторяется именно эта структура.

Что это было – странное совпадение или нечто, имеющее огромное значение для экономики и общества? Актуальна ли была эта структура применительно к данным, имеющим отношение не только к богатству или доходам? Парето был блестящим новатором, поскольку до него никто не рассматривал две группы взаимосвязанных данных – в данном случае распределение доходов или богатств и число людей, получающих доход или владеющих собственностью, – и не сравнивал процентные соотношения между этими группами данных. (В настоящее время этот метод используется повсеместно и приводит к крупным достижениям в бизнесе и экономике.)

К сожалению, хотя Парето и осознавал важность и масштабность своего открытия, ему не удалось объяснить его. Он прибегал к серии замечательных, но бессвязных социологических теорий, придававших большое значение роли элиты, которые в конце его жизни были присвоены фашистами Муссолини. В течение целого поколения значение Принципа 80/20 оставалось недооцененным. Несмотря на то, что некоторые экономисты, особенно американские, осознавали важность этого принципа, лишь после Второй мировой войны два новатора одновременно, независимо друг от друга, начали по-настоящему раскрывать возможности Принципа 80/20.

1949: принцип наименьшего усилия Зипфа

Одним из новаторов был профессор филологии из Гарварда Джордж К. Зипф. В 1949 году он открыл принцип наименьшего усилия, который, в сущности, представлял собой заново открытый и детально проработанный принцип Парето. Принцип Зипфа гласил, что ресурсы (люди, товары, время, знания или любые другие производственные факторы) самоорганизуются так, чтобы свести к минимуму работу, и, таким образом, приблизительно 20–30 % любого ресурса производят 70–80 % деятельности, связанной с этим ресурсом.

Для того чтобы продемонстрировать неизменную повторяемость этой структуры дисбаланса, профессор Зипф использовал статистику народонаселения, книги, филологию и промышленные показатели. Например, проанализировал статистику всех браков, заключенных в 1931 году в 20 кварталах города Филадельфия, и показал, что 70 % браков было заключено между людьми, проживавшими друг от друга на расстоянии, равном не больше 30 % протяженности этой территории.

У беспорядка на наших рабочих столах тоже есть свое научное объяснение: чем чаще мы пользуемся какими-то вещами, тем ближе к нам они находятся.

Ну, умные секретарши уже давным-давно поняли, что часто используемые бумаги подшивать не надо!

1951: правило Юрана о немногом, действительно важном. Экономический подъем в Японии

Другим первооткрывателем Принципа 80/20 был американский инженер румынского происхождения Йосиф Мозес Юран (родился в 1904 году); этот человек стоял у истоков революции качества 1950–1990 годов. Юран сделал то, что он попеременно называл принципом Парето, или принципом немногого, имеющего решающее значение.

В 1924 году Юран поступил в качестве инженера по организации производства на работу в компанию Western Electric, производственное подразделение корпорации Bell Telephone System. Впоследствии он стал одним из первых в мире консультантов по качеству.

Ему пришла в голову великолепная идея использовать Принцип 80/20 наряду с другими статистическими методами – чтобы исключить брак и повысить надежность и качество промышленных и потребительских товаров. В своей новаторской книге «Руководство по контролю за качеством», изданной впервые в 1951 году, Юран вовсю расхваливал Принцип 80/20:

Экономист Парето обнаружил, что материальные ценности распределяются неравномерно (то же самое Юран наблюдал и в отношении потерь качества продукции). Можно найти и другие сферы, в которых наблюдается подобное – распределение количества преступлений среди преступников, распределение количества несчастных случаев во время технологических процессов повышенной опасности, и т. д. Принцип неравномерного распределения Парето применим к распределению материальных ценностей и распределению потерь качества.

Ни один из крупных американских промышленников не заинтересовался теориями Юрана. В 1953 году его пригласили с лекциями в Японию, и здесь он нашел восприимчивую аудиторию. Юран остался в Японии и начал работать с несколькими японскими корпорациями, занимаясь повышением качества выпускаемых ими потребительских товаров. И лишь после 1970 года, когда японская угроза американской промышленности стала очевидной, Запад стал воспринимать Юрана всерьез – и тот вернулся в США, для того чтобы сделать для американской промышленности то, что он сделал для японской.

В основе революции качества японской промышленности лежал Принцип 80/20.

​ ​ ​

Итальянский экономист Вильфредо Парето однажды заметил, что 20% гороха, посаженного в его саду, дают 80% урожая. Это позволило ему сформулировать правило про 20% усилий, дающих 80% результата. Использовать принцип 20/80 можно не только в работе, но и в других областях жизни.

Эту статью можно не только прочитать, но и послушать. Если вам так удобнее — включайте подкаст.

Это популярный способ оценки эффективности и оптимизации деятельности в различных отраслях промышленности и бизнеса.

Компании часто замечают, что 80% своей прибыли они получают от 20% клиентов; что 20% торговых представителей закрывают 80% продаж и что на 20% ценности приходится 80% издержек. То же со временем: 80% производительности занимает 20% времени, 80% прибыли приносят 20% сотрудников. Примеры можно приводить и дальше.

Конечно, цифры не всегда именно 20/80. Может быть и 76/24, и 83/17, но соотношение четыре к одному прослеживается всегда.

Принцип 20/80 широко используется в бизнесе, но его можно применять и в повседневной жизни. В первую очередь в работе.

На какие задачи вы тратите 80% времени? На электронную почту? Мессенджеры? Помните, что это приносит всего 20% пользы, и сосредоточьтесь на действительно важных делах. А какая часть трудовой деятельности приносит вам 80% заработка, востребованность со стороны начальства и уважение коллег?

Попробуйте ответить также на следующие вопросы. Они кажутся сложными, но только потому, что вы никогда раньше не пробовали этого подсчитать.

• Какие 20% вещей имеют для вас максимальную ценность (80% и выше)?
• На что вы тратите 20% своего времени, получая при этом 80% счастья?
• Кто из вашего окружения делает вас максимально счастливым?
• Какие 20% одежды вы носите 80% времени?
• Что входит в те 20% продуктов и блюд, которые составляют 80% вашего рациона?

Ответили? А теперь подумайте, как вы можете улучшить эти сферы жизни.

Например, если окажется, что 80% времени вы проводите с теми, кто доставляет вам удовольствие только на 20%, то стоит изменить круг общения.

Если 80% времени вы тратите, к примеру, на интернет, но удовольствия при этом получаете всего 20%, подумайте, чем вы занимаетесь в Сети? Может, стоит изменить деятельность или сократить время пребывания за компьютером.

Если 80% вещей вы используете лишь на 20%, выбросите или продайте их. То же самое с одеждой.

Проанализировав по принципу 20/80 свой рацион, вы поймёте, насколько здоровое у вас питание. Если 80% времени вы едите жирную пищу, то не пора ли сесть на диету? Пересмотрите пропорции, чтобы не совсем полезная еда занимала на вашем столе лишь 20%.

Рациональный закон Парето применим даже к сфере любви, на первый взгляд совершенно нерациональной. Какие 20% поступков провоцируют 80% проблем в ваших отношениях? О чём были те 20% разговоров, которые сделали вас с партнёром ближе на 80%?

Большинство из нас никогда не смотрели на отношения под таким углом, и это может быть очень полезным.

Каждый аспект жизни имеет свой КПД.

При помощи принципа 20/80 можно не только оценить эффективность жизни, но и взять её под контроль. Принять на себя ответственность и улучшить те сферы, где есть проблемы.

Разумеется, закон Парето не панацея. Не следует возводить его в ранг жизненного кредо и взвешивать по этому принципу абсолютно всё. Но правило 20/80 — отличный инструмент, чтобы привнести в свою жизнь что-то новое.

Подумайте, что вы могли бы изменить в своей жизни, основываясь на принципе 20/80?

В 1906 году итальянский экономист Вильфредо Парето вывел математическую формулу для описания неравномерного распределения богатства в своей родной стране: по его наблюдениям 20% людей владели 80% богатства. В конце 1940-х годов Джозеф М. Джуран сослался на правило 20/80, назвав его «Принципом Парето”. Иногда его называют Законом Парето, и он оказался весьма полезен для эффективного менеджмента.

После того, как Парето суммировал свои наблюдения и вывел формулу, другие исследователи неоднократно сообщали о сходных феноменах в различных областях. Джозеф Джуран, пионер в управлении качеством, в 30-40-е годы, работая в США, писал об универсальном принципе «важного мало, обычного много ”. Получается, что он применил наблюдения Парето об экономике к более широкому спектру явлений, а название «Принцип Парето” закрепилось, возможно, только потому, что оно звучало лучше, чем «Принцип Джурана”.

Что это значит?

Правило 20/80 означает, что любое меньшинство (20%) важно, а большинство (80%) – обычно. В случае Парето речь шла о том, что 20% людей владели 80% благ. В ранних работах Джурана замечено, что 20% неполадок вызывает 80% проблем. Менеджеры проектов знают, что 20% работы (первые и последние 10%) «съедают” 80% времени и ресурсов. Правило 20/80 можно применить практически к чему угодно, от науки об управлении до законов физического мира.

Вы знаете, что 20% ваших запасов занимают 80% складского пространства, а 80% запасов приходит от 20% поставщиков. Таким же образом 80% ваших продаж происходят благодаря 20% из ваших продавцов. 20% вашего персонала создают 80% проблем, но другие 20% сотрудников обеспечат 80% продуктивности. Это работает в обе стороны.

Как это может вам помочь?

Ценность Принципа Парето для менеджера заключается в том, что он напоминает: стоит фокусироваться только на 20% важного. Из всех дел, что вы делаете в течение дня, только 20% действительно важны. Эти 20% создают 80% ваших результатов. Выявите эти дела и сосредоточьтесь на них. Если что-то выпадает из расписания, если вы явно что-то не успеваете и не сделаете – удостоверьтесь, что оно не входит в эти 20%.

Среди теорий управления существует и такая, которая предлагает трактовку Принципа Парето в виде «Звёздного менеджмента”. Сторонники этой теории рассуждают: раз 20% людей создают 80% результата, стоит сконцентрировать свои ресурсы на управлении этими 20% «звёзд”. Но в этой теории упускается из виду, что 80% вашего времени следовало бы проводить, делая что-то стоящее. Помочь сделать из хорошего лучшее – это более стоящая трата времени, чем помочь отличному сделаться великолепным. Применяйте Принцип Парето ко всему, что вы делаете, но делайте это с умом.

И что делать?

Принцип Парето, Правило 80/20, может служить ежедневным напоминанием о том, что стоит сосредоточить 80% вашего времени и энергии на 20% действительно важных дел. Не просто работайте с толком, но работайте с толком над стоящими вещами!

Критика принципа
Как и любой интеллектуальный продукт, принцип Парето подвергался и подвергается критике, в основном, со стороны математиков. Практическим путем ими было доказано, что выведенное итальянцем соотношение является лишь его эмпирически наблюдением и может колебаться в различных пределах (30/70, 40/60).
Кроме того, на конечные результаты влияют множество факторов, оценить каждый из которых не представляется возможным. То есть, нельзя с уверенностью утверждать, что воздействие каждого из них равняется оной пятой, а совокупная эффективность – 80 %. В этом заключается основной недостаток закона.
Таким образом, выведенное соотношение не может считаться аксиомой. При этом суть закона неизменна – малая часть влияет на итог в большей степени, чем большая.
Сферы использования
Ввиду того, что Парето ввел свой закон после ознакомления с тем, как семьи владеют капиталом, наиболее оптимальной сферой его применения будет считаться финансовая. После его применения становится ясно не только то, каким образом использовать финансовые и человеческие активы, но и на что акцентировать особое внимание при построении и расширении бизнеса для максимизации прибыли. Так, определенный товар или услуга более востребованы у покупателей и приносят больше денег, чем другие.
Впрочем, не стоит забывать следующее:
Клиенты любят разнообразие и широкий ассортимент;
Рыночная среда достаточно изменчива, виду чего востребованной может стать та продукция, которая, до определенного момента, продавалась плохо. Поэтому узкая направленность бизнеса достаточно рискованна.
В других сферах закон может применяться в той или иной мере, но тезис «меньшее дает большее» остается актуальным.