Профессиональный стандарт секретаря руководителя

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей.

СЕКРЕТАРЬ — это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Международная ассоциация секретарей

Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов

Но профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

машинистки;

секретаря-машинистки;

секретаря руководителя;

секретаря-стенографистки;

администратора;

ученый секретарь.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

Секретарь в коммерческой организации

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.

Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета.

Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5-8. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).

В последние годы в условиях новых экономических и социальных реалий стали формироваться интегрированные требования к секретарям. Фактически многие работодатели начинают предъявлять к работникам требования международных профессиональных стандартов. Основой профессиональных стандартов в Европе и США является стандарт ИСО-9000 — на нем базируются системы управления качеством, в центре которых стоит сертифицированный работник.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями как секретарь на телефоне‚ секретарь-reception‚ секретарь офиса‚ секретарь-референт‚ секретарь делопроизводитель‚ офис-менеджер‚ секретарь переводчик‚ помощник руководителя‚ руководитель секретариата.

Правовое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью должностной инструкции. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Функции»;

3) «Должностные обязанности»;

4) «Права»;

5) «Ответственность».

Необходимо также отметить‚ что эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Также важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

С 1 июля 2016 года в России начинают действовать правила обязательного применения профессиональных стандартов работодателями. Что такое профессиональный стандарт? Какие изменения несет в себе данное нововведение для работников служб ДОУ, секретариата и делопроизводителей? Чем обусловлена необходимость повышать профессиональную квалификацию сотрудников? На эти вопросы отвечает куратор направлений «Делопроизводство» и «Секретариат» ведущей тренинговой компании «Консультационный центр по Делопроизводству и архиву «Профи-Карьера» Сосновая Анна.

UBO.RU: Чем обусловлена важная роль эффективной работы с документами в компании?

Анна Сосновая: Делопроизводство – это отдельный серьезный участок работы, и от того, насколько качественно организована работа с документами, во многом зависит и порядок внутри компании.

Сегодня документы – это важная составляющая деятельности организации.

Грамотная организация работы с документами позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления, избежать дублирующие и повторные операции в подготовке и обработке документов, обеспечить равномерное поступление документов в организацию, повысить качество подготовки документов, оптимизировать штат компании и др.

Важную роль управления документами подтверждает тот факт, что одним из первых профессиональных стандартов Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н был принят профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

UBO.RU: Что такое профессиональный стандарт ?

А.С.: Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, навыков, знаний и умений, которые необходимы работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.

С 1 июля 2016 года в силу вступают нормы Федерального закона от 02.05.2015 № 122-ФЗ о введении профессиональных стандартов. Первыми, для кого профессиональные стандарты станут обязательными, будут бюджетные организации. До 2020 года частные компании также перейдут на обязательное внедрение в организации профессиональных стандартов.

Использование профессиональных стандартов позволяет:

Работодателям:

■ повышать производительность, улучшать качество производства (продуктов) и услуг и тем самым не только поддерживать, но и усиливать свою конкурентоспособность;

■ снижать затраты на подбор кадров и проведение внутрикорпоративного обучения, т.к. сотрудники уже обладают определенной совокупностью знаний и навыков, достаточных для эффективного выполнения своих задач.

Работникам:

■ определять умения и знания, необходимые для конкретной профессии;

■ более точно оценивать потребности и возможности в профессиональной подготовке;

■ определять и реализовывать четкие и ясные пути карьерного роста;

■ повышать свою мобильность в рамках национальной экономики.

UBO.RU: Есть ли различия в требованиях, предъявляемых стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» к секретарям-администраторам, делопроизводителям, секретарям и помощникам руководителя?

А.С.: Безусловно, знания, умения, квалификация, необходимые для секретарей-администраторов, делопроизводителей, секретарей и помощников руководителя, разнятся. Чем сложнее и разнообразнее задачи, выполняемые в рамках трудовых функций, тем выше уровень квалификации. Секретари-администраторы выполняют трудовые функции по приему, распределению звонков, организации работы с посетителями, осуществляют координирующие и обеспечивающие функции. Трудовые действия, умения, знания и навыки, необходимые для эффективного выполнения данных функций, соответствуют самому низкому уровню квалификации в рамках должностной иерархии по профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» — третьему. Всего в рамках этого профессионального стандарта 3 уровня – третий, пятый и шестой. Обобщенно трудовая функция секретаря-администратора звучит как организационное обеспечение деятельности организации.
Делопроизводители, в рамках своей должности и пятого, более высокого уровня квалификации, выполняют функции по организации работы с документами, текущего хранения документов, обработки дел для последующего хранения. Обобщенно делопроизводители выполняют функцию по документационному обеспечению деятельности организации.
Шестой уровень квалификации соответствует должностям секретаря руководителя и помощника руководителя. Так как личные помощники выполняют большое множество задач, являются «правой рукой» руководителя, то и требования к образованию и обучению, трудовые действия, умения и знания, предъявляемые к кандидатам на данные должности, достаточно обширны. Секретарь руководителя выполняет обобщенную трудовую функцию по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации, а помощник руководителя – по информационно- аналитической и организационно- административной поддержке деятельности руководителя организации.

UBO.RU: Предъявляет ли профстандарт требования к образованию работников?

А.С.: Профессиональный стандарт предъявляет также требования к образованию и обучению и опыту практической работы. Эти требования отличаются друг от друга в силу различных по количеству и сложности функций и задач, которые выполняют занимающие данную должность сотрудники.

К примеру, к практическому опыту работы помощника руководителя, выполняющего информационно — аналитическую и организационно — административную поддержку деятельности руководителя организации, предъявляется требование не менее 3х лет.

Поэтому всем сотрудникам вышеперечисленных должностей необходимо постоянно повышать свою квалификацию, развивать свои компетенции и навыки для эффективного выполнения своих должностных обязанностей.

UBO.RU: Какие возможности для обучения сотрудников есть у Центра Делового Развития «Профи-Карьера»?

А.С.: За 15 лет успешной работы на российском рынке образования мы накопили ценный опыт проведения как открытого, так и корпоративного обучения сотрудников различных уровней.

Относительно форм обучения,нашим центром проводятся открытые и корпоративные семинары и тренинги, курсы повышения квалификации, профессиональная переподготовка и дистанционное обучение.

В 2015 году нами был успешно запущен проект дистанционного обучения делопроизводству, который позволяет развивать свои компетенции и получать необходимые теоретические знания, не отрываясь от работы. Это отличная возможность повысить свой профессионализм и квалификацию не только для тех,у кого нет возможности приехать на открытое обучение в Москву, но и для тех, кто ценит свое время и деньги. Дистанционное обучение реализовано на многофункциональной платформе, дающей возможность с любого компьютера, мобильного устройства или планшета получить доступ к пособиям, презентациям, видеоматериалам курса, а также, пройти тестирование и получать ответы на свои вопросы от преподавателей-кураторов.

UBO.RU: Расскажите о курсах повышения квалификации в «Профи-Карьера» для секретарей-администраторов, делопроизводителей, секретарей-помощников руководителей и работников архива

А.С.: Повышение квалификации — это необходимый подготовительный этап успешного прохождения сертификации на соответствие профессиональному стандарту, получения квалификационного сертификата и вхождения в Национальный реестр сертифицированных специалистов Минтруда России.

Все программы курсов повышения квалификации нашего центра разработаны в соответствии с профессиональным стандартом, о котором я говорила ранее. То есть, в рамках курсов слушатели развивают те навыки, компетенции и умения, которых от них требует профстандарт.

Мы сотрудничаем с ведущими экспертами – практиками в области делопроизводства, архивного дела, секретариата, деловой переписки, глубокие теоретические знания и колоссальный опыт которых успешно помогают повышать квалификацию сотрудникам в сфере управления документами.

Чтобы быть эффективным, обучение должно быть разнообразным. Поэтому в рамках курса мы чередуем теоретические семинары с практикумами, выездными занятиями в архивах, а также выдаем профессиональные периодические издания.

Курсы обучения построены по модульному принципу: каждый желающий может самостоятельно выбирать содержание и сроки обучения, исходя из своих профессиональных потребностей и пожеланий.

У нас действует накопительная система повышения квалификации, которая базируется на суммировании результатов усвоения модулей. Это значит, что, приняв участие в одном семинаре (1-2 дня), участник может вернуться к нам вновь и «доучиться» по интересующей его теме, чтобы получить удостоверение о повышении квалификации (от 3х дней обучения — 40 академических часов по очно-заочной форме) или Диплом о профессиональной переподготовке от 500 академических часов (по очно-заочной форме обучения).

Ознакомиться с программой курса повышения квалификации можно

UBO.RU: Как мы поняли, профстандарты в дальнейшем будут обязательны к применению для всех специальностей. Следующий вопрос волнует многих работников. Что бы Вы посоветовали , чтобы максимально соответствовать требованиям Профстандартов и идти «в ногу со временем»?

А.С.: Наиболее успешной стратегией является рассмотрение профессионального стандарта как вашей карьерной лестницы. Зная требования, предъявляемые к специалистам, на соответствие занимаемой должности легко спланировать свое обучение и развитие для максимального соответствия занимаемой должности и успешного прохождения сертификации на соответствие занимаемой должности. Предлагаем рассматривать профстандарт не как угрозу вашей карьере, а как отличную возможность спланировать свой карьерный путь развития по должностной лестнице, прицельно развивая те навыки и умения, которые необходимы для достижения желаемого карьерного развития и роста. Желаем Всем успеха и самореализации!

Центр делового развития «Профи-Карьера»

Телефоны: 8 (495) 150-18-17
E-mail: написать письмо
Веб-сайт:

просмотров: 39380

Активные дискуссии

Кому помогают тренинги личностного роста?
(последний ответ: 15.01.2017 19:29)
Двадцать человек, одна степень
(последний ответ: 28.12.2016 16:55)
Диплом MBA: «круче » не бывает
(последний ответ: 28.12.2016 16:46)

Выставки и конференции

Образование через всю жизнь
10.11.2020 — 12.11.2020, Челябинск
Уфимский международный салон образования
18.11.2020 — 21.11.2020, Уфа, ул. Менделеева, 158, ВДНХ-ЭКСПО
Выставка «Образование и карьера»
21.01.2021 — 24.01.2021, Пермь, ТВЦ «Пермская ярмарка»

Интервью

Интервью с директором ИБДА РАНХиГС, президентом Российской ассоциации бизнес-образования, профессором С.П. Мясоедовым
22.10.2019 | Читать интервью

Интервью с проректором ИБДА РАНХиГС, президентом Российской ассоциации бизнес-образования, профессором Сергеем Мясоедовым
19.03.2019 | Читать интервью

Интервью с преподавателем Центра «ПРОФИ-КАРЬЕРА» Анной Сосновой
12.02.2019 | Читать интервью

Интервью с исполнительным директором Московской международной высшей школы менеджмента МИРБИС Еленой Переверзевой
19.04.2018 | Читать интервью

Обновления

Все выставки и конференции

Все интервью

Все форумы

Данная страница разработана в рамках проекта Основы секретарского дела: КОПИЛКА

Нормирование труда секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ — объект и результат управленческого труда.

Любой труд сегодня совершенствуется путем внедрения машин. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Но машина предъявляет к обрабатываемым ею предметам жесткие требования. В отношении документов это требования к их формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и работе с ними.

Нормативно-методические документы разрабатывают специальные учреждения, которым это поручается. Над тем, КАК правильно выполнить ту или иную операцию, работают целые коллективы за рубежом. Особенно много в этом направлении сделано в Соединенных Штатах Америки. Нормативно-методические документы по организации труда в сфере управления учитывают как традиционный ручной труд, так и современные автоматизированные технологии.

Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа.

К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся;

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991;
  • Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. -М., 1994;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования к оформлению документов».
  • Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988;
  • Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный);
  • Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан).

Стандарт распространяется на документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

  • федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления;
  • предприятий, организаций и их объединений независимо от орванизационно-правовой формы и вида деятельности (ГОСТ Р 6.30-2003).

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь:

  • Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.07.98 № 123-ФЗ).
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н);

Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д.

Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды работ.

Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Секретарь может воспользоваться следующими актами:

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).-М., 1995;

— Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988;

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М., 1993;

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1991.

Последний нормативный документ нужен в том случае, если на секретаря-референта фирмы возложены и обязанности оформления кадровой документации.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Что же можно найти в указанных выше документах?

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210×297 мм, напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) -через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) — через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

I группа — печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа — печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.

III группа-неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Например:

Нормы времени и нормы выработки при печатании с применением диктофона

Нормы времени на одну страницу — в минутах Нормы выработки — в страницах за смену

Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину, с одной стороны, включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере-с другой).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.

Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены прежде всего работы, связанные с документами, «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления» содержат такие важные для секретаря разделы, как «Секретарско-референтские работы», где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию:

  • прием посетителей;
  • ведение телефонных переговоров;
  • вызов абонента к руководителю;
  • организация связи руководителя с необходимыми лицами;
  • получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;
  • устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;
  • вызов участников совещания по телефону;
  • заказ пропуска по телефону.

Не менее интересен для секретаря раздел «Документирование коллегиальной деятельности». Секретарь найдет в нем все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания.

Во всех названных документах не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

Например, раздел «Секретарско-референтские работы».

«Содержание работы: Организация работы руководителя, прием посетителей, подготовка совещаний, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль распоряжений руководителя, обеспечение справочно-информационного обслуживания, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ».

Такое раскрытие видов работ позволяет использовать нормативы времени какоснову при составлении должностной инструкции.

Для секретарей-референтов, в обязанности которых включена и кадровая функция, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров» являются незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, так как здесь подробно раскрыто их содержание.

Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную подготовку секретарей, особенно та часть нормативов времени, в которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно выполнить или оформить те виды операций, которые им мало знакомы или вызывают у них затруднения.

Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов.

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.

Электронная библиотека Библиотекарь.ру

Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ . Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря – сделать все, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

СОВЕТ. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать. Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте.

500 советов секретарю

Организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта.

«Общие положения»

В этом разделе должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение — непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

«Функции и задачи секретаря-референта»

Здесь необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например:прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.

«Ответственность секретаря-референта»

Тут следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и» ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

  • ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;
  • обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);
  • при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

  • информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);
  • подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;
  • оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;
  • регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;
  • ведение протокола или стенограммы совещания;
  • подбор материалов для руководителя;
  • выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;
  • оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

Организация служб делопроизводства

Авторы

Стукова Евгения

Тарасенко Екатерина