Путевой лист это первичный документ

Путевой лист: быть или не быть?

И. Дубовик

Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение» № 1/2016

Данный вопрос возникает у бухгалтеров государственных (муниципальных) учреждений, которые организуют свой документооборот в рамках Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В нем нет упоминания о путевых листах, что вовсе не означает, что названные учреждения вправе отказаться от применения этого важного для владельцев транспортных средств документа. В статье приведены соответствующие аргументы, а также рассказано о нюансах заполнения и применения путевых листов на практике.

Нормы бюджетного законодательства

В предшественнике Приказа Минфина РФ № 52н был приведен перечень применяемых учреждениями путевых листов. Это, в свою очередь, согласовывалось с нормами методологических инструкций № 162н, 174н, 183н, которые действительны по сей день и в которых четко сказано, что для списания в расход всех видов топлива применяется путевой лист. Причем в инструкциях есть коды по ОКУД, которые отсылают к Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, утверждающему унифицированные формы первичной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.

Данный документ в связи с нормами обновленного Закона о бухгалтерском учете с 2013 года не является обязательным к применению для коммерческих организаций, которые самостоятельно разрабатывают и утверждают формы путевых листов, включая в них обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Что касается некоммерческих организаций, они продолжают применять унифицированную «первичку», которая для государственного сектора экономики разрабатывается на основании норм Бюджетного кодекса. Как раз принятым в его исполнение подзаконным актом и является Приказ Минфина РФ № 52н.

Возникает коллизия законодательства. В методологических инструкциях № 162н, 174н, 183н есть указания по применению путевого листа, а в Приказе Минфина РФ № 52н – нет. Хотя именно последний документ в организации документооборота имеет приоритет перед методологическими правовыми актами. Это говорит о том, что бухгалтерам учреждений финансовое ведомство фактически предоставило право разработать свой путевой лист для списания топлива. Но он нужен не только для данных целей, так что лучше пока воспользоваться проверенными временем формами, тем более что они предусмотрены в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

«Транспортное» законодательство

Базовым документом, регулирующим перевозки грузов и пассажиров посредством автомобильного транспорта, является Устав автомобильного транспорта, имеющий статус федерального закона. В нем сказано, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на автотранспорт (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Путевой лист используется при предъявлении и приеме груза для перевозки, в нем отмечаются время подачи транспортного средства, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (п. 5 ст. 11 Устава автомобильного транспорта). Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортных средств служат отметки в транспортных накладных или в путевых листах о времени прибытия и убытия транспортных средств (п. 6, 8 ст. 35 Устава автомобильного транспорта). Обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности участников дорожного движения, удостоверяются актами или отметками в транспортных накладных, путевых листах (п. 1 ст. 38 Устава автомобильного транспорта).

Сведения о контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния автотранспорта при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации (п. 29 приложения 1 к Правилам обеспечения безопасности перево­зок пассажиров и грузов). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).

Как видим, учреждению, эксплуатирующему автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов, без путевого листа не обойтись не только в силу норм бюджетных методологических актов,
но и на основании требований транспортного законодательства.

Учреждение – не перевозчик пассажиров и грузов!

Так может справедливо заметить читатель, добавив к этому, что Устав автомобильного транспорта регулирует деятельность профессиональных перевозчиков и не распространяется на тех, кто эксплуатирует транспорт для собственных нужд. Однако есть другие документы, которые тоже обязывают использующие автомобили учреждения выписывать путевые листы. Обратимся к Определению ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529. Как следует из материалов дела, юридическое лицо эксплуатировало легковые и грузовые автомобили по дорогам общего пользования, а его сотрудники являлись участниками дорожного движения.

В связи с этим организация обязана была обеспечивать безопасность перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом, а именно соблюдать порядок заполнения путевых листов, включать в них обязательные реквизиты и производить ежедневный послерейсовый контроль технического состояния транспортных средств. Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения
безопасности перевозок автомобильным транспортом.

Данный вывод обоснован нормами ч. 1 ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения, положениями п. 1.2 Правил дорожного движения, в силу которых пассажиром является лицо (кроме водителя), находящееся в транспортном средстве (на нем), а также лицо, которое входит в транспортное средство (садится на него) или выходит из транспортного средства (сходит с него). В установленных случаях водитель механического транспортного средства должен иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать для проверки путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). В итоге высшая судебная инстанция согласилась с предписанием, вынесенным организации государственной инспекцией безопасности дорожного движения, обеспечить наличие обязательных реквизитов и правильное заполнение путевых листов. Полагаем, аргументов достаточно, чтобы читатель признал важность составления путевых листов.

Нужен ли путевой лист на личный автомобиль?

Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то надобность в оформлении путевого листа не возникает, поскольку это предусмотрено названными выше нормативными актами только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости и есть соответствующая договоренность между работником и работодателем, то данный документ не помешает. Как указано в Письме Минфина РФ от 11.06.2014 № 03‑04‑05/28243, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Названный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Напомним, что к ним относятся:

• оплата (полностью или частично) товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, в интересах налогоплательщика;
• полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой работодателем.

Если личный автомобиль сотрудника используется в связи со служебной необходимостью, это делается в интересах не работника, а работодателя, и говорить о получении дохода в натуральной форме здесь нельзя. Однако нужно еще подтвердить служебный характер использования сотрудником личного авто, и путевой лист как раз является тем документом, который вполне может это сделать.

Отчасти в пользу такой позиции свидетельствует Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39406, в котором дан положительный ответ на вопрос о подтверждении в целях налога на прибыль компенсируемых расходов водителей на использование личного транспорта в служебных целях. Путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ № 152, бухгалтер вправе использовать для подтверждения расходов для налогового учета.

Хотя все сказанное больше касается налогообложения, служебный характер расходов, произведенных при эксплуатации личного транспорта в интересах работодателя, требует подтверждения и для целей бухгалтерского учета. Можно обратиться к Постановлению Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 и утвержденным им правилам выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях, в которых говорится, что гражданским служащим полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Выплата компенсации за использование личных автомобилей производится отдельно от возмещения поименованных расходов. Для обоснования первых (фактических) затрат как раз может пригодиться путевой лист.

Является ли путевой лист первичным документом?

С одной стороны, можно сразу дать отрицательный ответ, ведь путевой лист исключен из Приказа Минфина РФ № 52н, которым установлены формы первичных учетных документов для государственных (муниципальных) учреждений.К тому же первичный документ предназначен для подтверждения хозяйственной операции, измеряемой в денежном выражении. Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя, и он удостоверяет не хозяйственную операцию, а именно перевозку пассажиров (Постановление ФАС УО от 12.03.2014 № Ф09-1057/14). То есть у этих документов даже разное предназначение.

С другой стороны, есть аргументы и в защиту иной позиции. Обязательные реквизиты первичного учетного документа названы в п. 7 Инструкции № 157н. Один из них – величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Употребление союза «или» говорит о том, что первичный документ не обязательно должен содержать стоимостную оценку, может быть и только натуральный показатель, характеризующий операцию. В путевом листе отражаются информация о марке транспортного средства, государственный номерной знак, величина пробега, время и продолжительность работы (см. Приказ Минтранса РФ № 152). Хотя обязательные реквизиты первичного документа и путевого листа не совпадают (в последнем нет информации о государственных и муниципальных платежах), в п. 7 Инструкции № 157н сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам. Бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 78, как раз являются такими унифицированными формами, а значит, они могут считаться «первичкой».

В итоге есть аргументы за и против признания путевого листа первичным учетным документом. При этом «транспортный» документ нужен не только водителю, который обязан соблюдать требования правовых актов в сфере дорожного движения, но и бухгалтеру. Ему данные заполненного путевого листа позволят установить, кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, подтвердить количество километров, пройденных при осуществлении соответствующего вида деятельности, необходимое для определения расходов на ГСМ и иных расходов на ремонт и содержание транспорта (Постановление ФАС ПО от 11.03.2014 № А65-11354/2013).

Что нужно знать об оформлении путевого листа

Практика показывает, что все организации и учреждения – собственники (владельцы) ТС уделяют внимание заполнению данного документа. Унифицированная форма статведомства достаточно объемна и громоздка, поэтому Минтранс Приказом № 152 и утвердил минимальный перечень сведений для самостоятельно разрабатываемых учреждениями путевых листов, которые могут быть проще унифицированного бланка. Но последний документ привычнее и к тому же рекомендован государственным (муниципальным) учреждениям методологическими инструкциями по учету.

При проверке путевых листов могут быть выявлены следующие недочеты в оформлении (см. Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2014 № А35-10736/2013):

• не указаны дата (число, месяц, год) и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки, дата и время его заезда на эту стоянку;
• отсутствуют дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения послерейсового медицинского осмотра водителя;
• показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку не заверены штампом или подписями с отражением инициалов и фамилий уполномоченных лиц.

Может быть выявлен факт отсутствия должного контроля наличия самих путевых листов у водителей.

Заполненные не должным образом путевые листы считаются предпосылками или своего рода сигналами для ревизоров, указывающими на наличие иных нарушений. Так, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, дает право сделать вывод, что осмотры просто не проводятся, что объясняет, в свою очередь, отсутствие соответствующих отметок в путевом листе. Причем штрафуют в подобных случаях не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности. Это может привести к неблагоприятным последствиям для субъекта, эксплуатирующего автомобиль, в том числе для водителя, создать угрозу жизни и здоровью других людей. Отсутствие дорожно-транспортных происшествий не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности правонарушения и о возможности уменьшения штрафа.

Нужен ли путевой лист при расчетах топливными картами?

Бытует мнение, что путевой лист используется при расчетах с водителями посредством наличных денег, выданных в подотчет, а если расчеты производятся по топливным картам, то можно обойтись и без данного транспортного документа, но это не так. Дело в том, что приобретение ГСМ за наличные деньги или по топливным картам определяет только порядок проведения расчетов (наличный или безналичный) и не влияет на правила оприходования и списания топлива сообразно пробегу транспортного средства, что подтверждает Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@.

Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя конкретное количество товара (постановления ФАС ПО от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22). Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам прописывается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее и реестр операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам неправомерен. Хотя вывод сделан в части налогообложения, методологические документы по бухгалтерскому учету тоже требуют наличия путевого листа для списания в расходы всех видов топлива независимо от формы расчетов (наличная или безналичная).

Отметим: если бухгалтер использует унифицированную форму, ему нужно знать, что в разделе путевого листа «Движение горючего» техник или начальник гаража обязан указать не только количество горючего, но и серии, номера талонов на топливо (п. 10.1 Порядка изготовления, учета, заполнения и обработки путевого листа грузового автомобиля). Топливные карты – это, конечно, не талоны на топливо, но отметки об указанных картах в путевом листе сделать не помешает. Таким образом, он может быть использован как документ по контролю за движением топливных карт.

* * *

В итоге, несмотря на исключение путевого листа из списка первичной учетной документации, применяемой государственными (муниципальными) учреждениями, он продолжает оставаться необходимым документом при эксплуатации транспортных средств, в том числе используемых для собственных нужд. Бухгалтер учреждения вправе выбрать, какую форму использовать: унифицированную из Постановления Госкомстата РФ № 78 или самостоятельно разработанную по Приказу Минтранса РФ № 152. Автор отдает предпочтение в пользу первой, так как она многофункциональна и имеет более широкую сферу применения при эксплуатации автомобиля.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н. Утратил силу.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Утверждены Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7.

Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.11.1993 № 1090.

Приложение 7 к Инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минтранса РСФСР № 10/998 от 30.11.1983 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно.

В комментируемом Определении ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 коллегия судей отказалась передавать данное дело на рассмотрение в Президиум ВАС, тем самым оставив в силе Постановление ФАС ПО от 21.05.2013 № А55-23291/2012, принятое не в пользу налогоплательщика.

Отметим, что предметом спора стал отказ налогового органа принять в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов, поскольку в путевых листах отсутствовало подробное описание мест следования автомобиля.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается, соответственно, прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем прибылью признаются доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Расходы, в свою очередь, должны быть обоснованны и документально подтверждены, а также направлены на получение дохода – это следует из ч. 1 ст. 252 НК РФ.

📌 Реклама Отключить

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относит расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного транспорта и иных его видов), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

📌 Реклама Отключить

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма (форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля») которого была утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Так как с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, организации должны утвердить в учетной политике самостоятельно разработанные формы, в которых должны содержаться следующие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):

📌 Реклама Отключить

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, следует учитывать, что Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Согласно п. 3 разд. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

📌 Реклама Отключить

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Поясним, что сведения о транспортном средстве включают в себя (п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

1) тип и модель транспортного средства (если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом – модель прицепа, полуприцепа);

2) государственный регистрационный знак;

3) показания одометра (количество полных километров пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и при его заезде в гараж (депо);

4) дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

В то же время при заполнении путевого листа нельзя забывать о разделе, отражающем информацию о маршруте следования автомобиля, несмотря на то что из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов следует, что маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.

📌 Реклама Отключить

В Письме Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 говорится, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ № 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Кроме того, в Письме УФНС по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 отмечено, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

📌 Реклама Отключить

Согласно Письму Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании было возможно судить об обоснованности произведенного расхода. В письме указано, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не говорит о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Другими словами, если путевой лист не содержит в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, то названный факт не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Данный вывод налоговиков подтверждается и судебной практикой. Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 04.05.2012 № А27-10606/2011 суд установил, что представленные организацией путевые листы не содержат информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня. Транспортные средства использовались работниками вне рабочего времени. При этом указано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях, обоснованности расходов организации по горюче-смазочным материалам. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

📌 Реклама Отключить

В Постановлении ФАС СЗО от 28.03.2011 № А66-2808/2010 отмечено, что основанием для списания горюче-смазочных материалов является надлежащим образом оформленный путевой лист. Путевые листы также подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Однако относительно документального подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы имеется и другая арбитражная практика. Но следует учитывать, что налоговые органы при проверках обязаны учитывать сложившуюся арбитражную практику и особенно решения ВАС. Таким образом, теперь при проверках налоговые органы будут исключать из состава расходов затраты на горюче-смазочные материалы в случае предоставления на проверку путевых листов без подробного заполнения маршрута следования автомобиля.

📌 Реклама Отключить

В Постановлении ФАС СКО от 14.05.2012 № А25-1314/2011 суд опроверг мнение налогового органа о том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля не позволяет говорить об использовании автомобиля в служебных целях сотрудниками организации. Путевой лист, в котором отсутствует информация о маршруте следования автомобиля и почтового адреса пункта назначения, не подтверждает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом в обоснование своего вывода суд указал, что в представленных организацией путевых листах имеются все обязательные реквизиты (номер, дата путевого листа, наименование организации, марка автомобиля, государственный знак, отметки о его технической исправности, фамилия и инициалы водителя, задание водителю, в том числе подразделение (лицо), в распоряжение которого выделен автомобиль, адрес подачи с наименованием пункта по району, время выезда, время возвращения время простоев, отметка о сдаче автомобиля, наименование и количество используемого топлива, показания спидометра, указаны населенные пункты района, куда заезжал автомобиль, конечным пунктом является пункт, в котором осуществлялась подача автомобиля и совершен выезд, подведены результаты работы автомобиля за смену, имеются подписи). Получается, что данные сведения подтверждают использование автомобиля в производственных целях и количество израсходованного горючего. Отмечено, что доказательства обратного инспекция не представила.

📌 Реклама Отключить

В Постановлении ФАС ВСО от 01.02.2011 № А33-13602/2008 рассмотрена следующая ситуация. По мнению ИФНС, путевые листы, не содержащие информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и ее адреса, не позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях и не могут являться подтверждением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Однако суд пришел к выводу, что позиция ИФНС неправомерна в связи с отсутствием легального нормативного определения понятий «место отправления» и «место назначения» и что в силу ст. 3 НК РФ довод ИФНС о документальном неподтверждении расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, подлежит отклонению.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.08.2010 № 09АП-15769/2010-АК судом отмечено, что помимо путевых листов расходы на горюче-смазочные материалы подтверждаются авансовыми отчетами и кассовыми чеками, то есть отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов, в связи с чем у инспекции отсутствовали основания для отказа в принятии спорных расходов.

📌 Реклама Отключить

А в Постановлении ФАС ПО от 14.05.2008 № А06-1544/07-13 и вовсе указано, что наличие путевого листа необязательно. Иными словами, утверждение налогового органа, что для включения в расходы сумм, затраченных на покупку горюче-смазочных материалов для арендованного транспорта, необходимо наличие путевых листов, не основано на законе и правомерно признано несостоятельным. При этом отмечено, что действующее налоговое законодательство не предусматривает наличие путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку горюче-смазочных материалов. Понесенные расходы подтверждены налогоплательщиком первичными документами (кассовыми чеками, в которых отражено наименование товара, его количество и цена).

Несмотря на рассмотренную нами практику, считаем, что реквизиты «место отправления», «место назначения» в путевом листе должны присутствовать. Кроме того, согласно разъяснениям Росстата, изложенным в Письме от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, в части описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, делается запись по всем пунктам следования автомобиля. Это связано с тем, что информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля.

📌 Реклама Отключить

Напомним: конкретных рекомендаций о том, что должно содержаться в графах «место отправления», «место назначения», ни один нормативно-правовой акт не содержит. Указание конкретного адреса тоже не является обязательным, но наличие такой информации сможет уберечь организацию от возможных претензий со стороны налоговых органов.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.