Расчет среднесписочная численность работников

Для расчета налогов и статистики используется среднестатистическая численность работников, сокращенно — ССЧ. По своей сути ССЧ — это среднее количество работников организации за определенный период. В основном расчетным периодом служит календарный год. Форма сдачи отчетности по ССЧ утверждена Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@.

Чтобы правильно посчитать ССЧ, нужно знать, сколько сотрудников в компании и каков характер их занятости. Порядок расчета ССЧ утвержден Приказом Росстата № 772 от 22 ноября 2017 г.

Как считать среднесписочную численность работников

ССЧ по итогу года считается по формуле: ССЧ год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) / 12.

Для расчета ССЧ сотрудников за месяц сложите их ежедневное списочное количество и разделите полученное значение на количество календарных дней в конкретном месяце. При этом не забывайте, что в выходные и праздники ССЧ приравняется к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.

При расчете ССЧ следуйте правилам: сотрудник, работающий по трудовому договору, — это целая единица, даже если фактически он находится на больничном, в командировке или работает не полный день; в ССЧ не включаются работники, трудящиеся по договору ГПХ, принятые по совместительству, а также совладельцы компании, которым не платится в фирме зарплата. Сотрудники, не отработавшие полное рабочее время, считаются пропорционально времени, которые они отработали.

Пример. В ООО «Полис» следующие показатели ССЧ помесячно:

ССЧ по итогу года = (1 + 1 + 3 + 3 + 5 + 7 + 7 + 5 + 4 + 4 + 4 + 4) / 12 = 48 / 12 = 4.

Важно! С начала 2018 года все сотрудники, которые находятся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, но продолжают работать неполный день или на дому, при этом сохраняя право на получение соцпособия, должны включаться в расчет ССЧ (п. 79.1 указаний Росстата №772).

ССЧ работников на неполном времени = ∑ (Отработанные за день часы работника / нормативную часовую продолжительность рабочего дня * число отработанных дней) / количество рабочих дней в месяце.

Пример. В ООО «Берег» три сотрудника в октябре работали неполные рабочие сутки:

• один из них работал по 2 часа в день в течение 21 рабочего дня. Он учитывается ежедневно как 0,25 человека (2 часа отработал/ 8 часов по норме);
• три работника отработали по 4 часа в день 15 и 10 рабочих дней. Они учитываются за как 0,5 человека (4/8).

ССЧ не полностью занятых работников = (0,25 x 21 + 0,5 x 15 + 0,5 x 10) / 22 рабочих дня в октябре = 0,81. Это значение компания учтет при определении ССЧ работников

Если сотрудник работает неполный день, и это полагается ему по закону, учитывайте его как сотрудника с полной занятостью.

Некоторые сотрудники не включаются в ССЧ:

• женщины, которые были в отпуске в связи с беременностью и родами;
• лица, которые были в отпуске по усыновлению новорожденного непосредственно из роддома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• работники, обучающиеся в учреждениях Министерства образования и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты, а также собирающиеся поступать в эти учреждения;
• работники, находившиеся в отпуске без содержания во время сдачи вступительных экзаменов.

Когда сдавать ССЧ

Подробно о датах сдачи сведений о ССЧ сотрудников указано в п.3 ст. 80 НК РФ и разъяснено письмами ФНС № 25-3-05/512 от 09.07.2007 и № ЧД-6-25/535 от 09.07.2007. Организации сдают отчет:

• после своего открытия или реорганизации сдают ССЧ до 20 числа в том месяце, который следует за месяцем регистрации или реорганизации компании;
• ежегодно подают сведения о ССЧ до 20 января за закончившийся календарный год;
• по случаю ликвидации компании не позднее официальной даты закрытия.

Индивидуальные предприниматели:

• ИП, у которых трудоустроены сотрудники, наряду со всеми организациями подают сведения о ССЧ до 20 января за закончившийся календарный год;
• при завершении предпринимательской деятельности не позднее даты официального закрытия ИП;
• ИП не сдают отчет по случаю своей регистрации, а также отчет ССЧ по итогу года, если нет сотрудников.

Штрафы по ССЧ

Если вы предоставите отчет о ССЧ организации не вовремя, вам грозит штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ (п.1 ст. 126 НК РФ). Директора компании как должностное лицо тоже привлекут к административной ответственности за задержку отчета или предоставление искаженных данных в соответствии ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ и наложат штраф от 300 до 500 рублей.

Ведите учет по сотрудникам и сдавайте отчеты по ССЧ в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения учета, расчета зарплаты и пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Экономика горной промышленности

Для учета, анализа и планирования численности состава персо­нала он подразделяется на явочный и списочный составы, а так­же на условно-переменный и условно-постоянный составы.

Число работников, которые ежедневно выходят (или должны выходить) на работу в дни и смены работы предприятия, носит на­звание явочного состава.

Число работников, состоящих в списках штата предприятия, на­зывается списочным составом.

Деление работающих на явочный и списочный составы вызыва­ется тем обстоятельством, что не все работники, числящиеся в штате предприятия по списку, ежедневно выходят на работу, поскольку часть из них может находиться в служебных командировках или в отпуске, иметь день отдыха, выполнять государственные и общест­венные обязанности, болеть или отсутствовать по другим причинам.

Списочный состав всегда больше явочного, т. к. учитывает и вышедших на работу, и отсутствующих работников.

Отношение списочного состава работников к явочному составу называется коэффициентом списочного состава.

Величины коэффициентов списочного состава определяются для всех групп рабочих и для горных мастеров. Для прочих ИТР, служа­щих, МОП и учеников они не определяются и не рассчитываются.

Коэффициент списочного состава может быть фактическим — ^сп. ф, определенным по данным за отчетный период, и плановым — ксп. п> величина которого определяется на перспективный календар­ный период.

Величина коэффициента списочного состава по отчетным дан­ным кСП ф определяется из соотношения списочного состава работ­ников Чсп к их явочному числу Чяв. Она фиксирует сложившееся фактическое соотношение этих величин.

Однако при планировании численности работников предприятия на плановый перспективный период необходимо знать плановую величину коэффициента списочного состава работников предпри­ятия, поскольку, рассчитав потребный плановый явочный их состав, без наличия планового коэффициента списочного состава нельзя определить общую списочную численность работников, необходи­мую предприятию на планируемый календарный период.

Величина планового коэффициента списочного состава работ­ников определяется по формуле

(11.4)

кси п = РРП*/ РРР

где РРП — годовой режим работы предприятия, дни; РРР — годовой режим работы работника, дни. •

Годовой режим работы предприятия. Число дней работы предприятия в течение года зависит от числа рабочих дней в неде­лю, наличия перерывов в работе по праздничным дням и другим причинам.

Число рабочих дней предприятия в течение года может быть равным 365 — в случае, если предприятие работает непрерывно в течение всего года; 354 — если предприятие не работает лишь в праздничные дни; 302 (365 — 11 — 52) — если предприятие не рабо­тает по воскресеньям и по праздничным дням. Могут быть и другие варианты годовых режимов работы.

Для горных предприятий наиболее употребительными являются режим работы с одним выходным днем в неделю и нерабочими праздничными днями — 302 рабочих дня в год и непрерывный ре­жим работы с числом рабочих дней в году — 354 (365 — 1 1), где 11 — число праздничных дней в году.

Годовой режим работы работников. Число рабочих дней в году для различных категорий работников предприятия различно. Оно зависит от установленной для них длительности оплачиваемо­го отпуска.

Число рабочих дней рабочего (горного мастера) в году РРР мо­жет быть определено по формуле

Под годовым режимом работы предприятия и работника понимается количе­ство рабочих дней в году.

где 365 — число календарных дней в году; ппр — число праздничных нерабочих дней в году; яв — число выходных дней в течение года; потп — установленная длительность отпуска в течение года для ра­ботников конкретной группы, рабочие дни ; кп — коэффициент вы­ходов на работу, учитывающий невыходы рабочих по различным причинам. Его величина устанавливается предприятием на основе анализа фактических данных.

Количество рабочих дней в году у рабочих (горных мастеров) при их работе с двумя выходными днями в неделю будет следующим.

При коэффициенте выходов къ = 0,96:

□ при продолжительности отпуска в 18 рабочих дней (вклю­чая субботы):

РРР = (365 — 522 -11- 18 + 3)0,96 = 225,6 рабочих дней в году;

□ при продолжительности отпуска в 24 рабочих дня (включая субботы):

РРР = (365 — 52-2 — 11 — 24 н — 4)0,96 = 220,8 рабочих дней в году;

□ при продолжительности отпуска в 36 рабочих дней (вклю­чая субботы):

РРР = (365 — 52-2 — 11-36 + 6)0,96 = 21 1,2 рабочих дней в году.

Для рабочих и горных мастеров с другой продолжительностью отпуска число рабочих дней в году определяется аналогичными расчетами.

Величина коэффициента выходов должна рассчитываться каж­дым предприятием на основе анализа своих реальных статистиче­ских данных ретроспективного периода с учетом реализации орга­низационно-технических и других мер, намеченных в планируемом периоде.

Списочный состав персонала предприятия не является постоян­ной величиной, т. к. ежедневно кто-то увольняется, кого-то прини­мают на работу. Поэтому для определения средней численности списочного состава персонала за определенный календарный пери­од рассчитывается его средняя величина.

Среднемесячная списочная численность персонала определяется делением суммы списочной численности за каждый день этого ме­сяца (включая выходные и праздничные дни) на календарное число дней в данном месяце.

Среднемесячная явочная численность принимается равной сум­ме выходов рабочих за все рабочие дни анализируемого месяца, деленной на число дней работы предприятия в данном месяце.

Среднегодовая численность, как явочная, так и списочная, опре­деляется делением суммы среднемесячной численности за все ме­сяцы года на число месяцев в году.

Фактическая величина коэффициента списочного состава опре­деляется и используется для анализа степени обеспеченности пред­приятия работниками и оценки уровня их использования. Его ве­личина может определяться и анализироваться как для предпри­ятия в целом, так и для отдельных групп рабочих и горных масте­ров.

Величины планового коэффициента списочного состава для от­дельных групп рабочих (горных мастеров) при работе горно-добы­вающих предприятий 302 и 354 дней в году с различной длитель­ностью отпуска работников и величиной коэффициента выходов, равной 0,96 , приведены в табл. 11.5.

Для рабочих и горных мастеров, имеющих другую длительность отпуска, величины коэффициентов списочного состава определя­ются аналогичным способом.

Величина этого коэффициента принята в соответствии с его директивным уровнем, установленным бывшим Министерством угольной промышленности.

Зная потребную явочную численность рабочих и горных мас­теров, длительность установленного им отпуска и соответствую­щие им плановые коэффициенты списочного состава, мы можем определить списочный состав всего персонала предприятия, не­обходимый для обеспечения его нормальной работы в плановом периоде.

Общая численность работников предприятия определяется по формуле

чсп. п = 1чя, А»,> (11.6)

/=!

где Чяв, — явочная численность /-й группы работников, имеющих одинаковую продолжительность отпуска и величину коэффициента списочного состава, чел.; /ссп, — коэффициент списочного состава у /-й группы работников.

Явочный состав рабочих, находящихся на повременной системе оплаты труда, определяется по действующим нормативам и рас­становке по рабочим местам. Явочная численность рабочих-сдель — щиков определяется по соответствующим выполняемым ими объе­мам работ и нормам выработки с учетом планируемой степени их перевыполнения.

Численность ИТР, служащих и других категорий работников определяется в соответствии с действующим штатным расписани­ем и утвержденным планом по труду.

Пример

Расчет списочной численности работников предприятия на планируемый год.

На планируемый год рассчитана явочная численность работников. Она состав­ляет 1070 чел. Эта численность работников разбита на группы с одинаковой про-

Таблицгэ 11.6 Исходные данные Решение № п/п Явочная числен­ность, чел. Групповые значения коэффициента списоч­ного состава Расчет списочной чис­ленности, чел. 1,34 1,37 1,43 1,50 1,57 1,0 Итого

должитсльностью установленного для них отпуска и с одинаковыми величинами коэффициента списочного состава.

Все исходные данные указаны во второй и третьей колонках приведенной таб­лицы.

Необходимо определить:

1. Общую списочную численность работников на планируемый год.

2. Среднюю по предприятию величину списочного состава.

Решение

Расчет списочной численности приведен в 4-й колонке табл. 11.6

Как следует из приведенных данных, списочная численность работников на планируемый год составит 1486 чел.

Средняя величина коэффициента списочного состава по предприятию

Аспс= 1486:1070= 1,39.

Подразделение численного состава работников предприятия на условно-переменный и условно-постоянный составы осуществ­ляется в зависимости от характера изменения численности этих групп при изменении объема производства продукции предприятия в единицу календарного периода.

Условно-переменный состав — это та часть персонала предпри­ятия, численность которого при прочих равных условиях изменяет­ся практически прямо пропорционально изменению объема произ­водства. К этой части персонала относятся в основном рабочие, работающие на условиях сдельной оплаты труда (машинисты экс­каваторов, бульдозеров, бурильных и других машин на открытых горных работах, водители автосамосвалов, горнорабочие очистных и подготовительных забоев шахт и др.).

Условно-постоянный состав — это та часть персонала пред­приятия, численность которого при прочих равных условиях прак­тически не зависит от изменения объема добычи полезного иско­паемого в единицу времени.

К этой группе работников относятся: машинисты подъемных машин, водоотливов, вентиляторных и компрессорных установок, дежурные и ремонтные электрослесари, электрики, операторы, ра­ботники, занятые на поверхности шахты, механических мастер­ских, складского хозяйства, административно-управленческий пер­сонал, работники охраны и прочие повременно оплачиваемые ра­ботники промышленно-производственного персонала горного пред­приятия.

Доля численности условно-постоянного персонала составляет в горной промышленности 50-70 % в зависимости от способа добы­чи и организации производства и труда.

Слово «условно» добавляется к этим двум группам работников потому, что под влиянием изменения объема производства в еди­ницу времени как численность переменного состава не изменяется в строго прямой пропорции, так и численность постоянного соста­ва не остается совершенно неизменной.

Принимая изменение численности переменного состава работ­ников в прямой пропорции к изменению объема производства, мы несколько завышаем численность этой группы персонала. С другой стороны, принимая численность постоянного состава неизменной, мы несколько снижаем численность этой группы.

Однако, поскольку результатом этих расчетов является измене­ние общей численности персонала, то в сумме эти допущенные на­ми частные погрешности взаимно компенсируются и практически могут не учитываться.

Общее изменение численности персонала под влиянием измене­ния объема производства в единицу времени, определяется по формуле

(11.7)

Изменение трудоемкости* изготовления единицы продукции оп­ределяется по формуле

ак + в

ч ЮОк у

т = т

1 е2 1 е!

где Ч| и Ч2 — численность персонала соответственно при базовом и планируемом объеме производства, чел.; а — доля условно-пере — менного состава работников в общей их численности, %; в — доля условно-постоянного состава работников в общей их численности, %; к — коэффициент изменения объема производства в единицу времени; Tei и Те2 — трудоемкость изготовления единицы продук­ции соответственно в базовом и планируемом периодах, чел-смен, чел-мес, чел-лет на 1000 т добычи.

Пример

В текущем году шахта обеспечивает добычу 650 тыс. т угля в год, имея сред­негодовую списочную численность промыш л енно-производственного персонала

Трудоемкость — это показатель, оценивающий затраты труда на единицу про­екции.

2100 чел. Доля условно-переменного состава составляет 45 % от общей численно­сти работников. Доля условно-постоянного состава — 55 %. На следующий плани­руемый год объем производства возрастет на 20 %.

Определить необходимую списочную численность персонала предприятия на планируемый год, трудоемкость добычи и ее изменение в планируемом году по сравнению с базовым.

Решение

1. Численность персонала в планируемом году:

45*1,2 + 55^

Ч2 =2100

= 2289 чел.

2. Трудоемкость добычи в базовом году:

Тс] ==2100:650 = 3,231 чел-лет на 1000 т добычи.

3. Трудоемкость добычи в плановом году: 45-1,2 + 55′

Тс2 = 3,231

= 2,934 чел-лет на 1000 т добычи.

100-1,2

4. ДТС = 3,231 — 2,934 = 0,297 чел-лет на 1000 т добычи, или 9,2 %.

Деление численности персонала на условно-переменный и ус­ловно-постоянный составы используется для анализа и планирова­ния численности работников предприятия в случае, если изменение объема производства в единицу времени происходит при прочих равных условиях (при неизменности применяемой техники и тех­нологии производства, а также режима работы предприятия). В случае, когда изменение объема производства в единицу времени происходит за счет изменившихся условий, приведенные выше за­кономерности изменения численности и трудоемкости будут на­рушены.

В этом случае изменение численного состава персонала пред­приятия следует определять в два этапа. На первом этапе необхо­димо выявить изменение численности только за счет изменения объема добычи, считая, что это изменение произошло при прочих равных условиях. На втором этапе расчетов необходимо опреде­лить изменение численности за счет изменения техники и техноло­гии производства либо режима работы предприятия. Суммарное влияние всех этих факторов, оцененное на двух этапах расчетов, даст возможность определить ожидаемое общее изменение числен­ности персонала.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 30 июля 2020 г.

Организации и ИП с работниками должны представлять в свою налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников. Как же рассчитывается среднесписочная численность (ССЧ)?

Среднесписочная численность работников: нюансы

Прежде чем рассказать непосредственно о расчете среднесписочной численности, остановимся на важных нюансах этого расчета.

Так, при расчете ССЧ необходимо учитывать только тех работников, для которых вы – основной работодатель. То есть внешние совместители в расчете среднесписочной численности работников не учитываются, так же, как и те, с кем заключены ГПД. Что же касается внутреннего совместителя, то такой работник учитываются как один человек (п. 78 Указаний, утв. Приказом Росстата от 27.11.2019 N 711 (далее — Указания))

Среднесписочная численность работников за год: как рассчитать

Среднесписочная численность работников за год определяется путем сложения среднесписочной численности работников за каждый месяц отчетного года и деления полученной суммы на 12 (п. 79.7 Указаний).

Среднесписочная численность работников: как рассчитать за месяц

Среднесписочная численность работников за месяц определяется по следующей формуле:

ССЧ за месяц = ССЧ полностью занятых работников за месяц + Средняя численность не полностью занятых работников за месяц

Имейте в виду, что если работник трудится неполное время в силу законодательства, то этого работника нужно учитывать как полностью занятого (п. 79.3 Указаний). Если же сотрудник работает неполное время по соглашению с работодателем, то этого работника нужно учитывать при расчете средней численности не полностью занятых работников.

Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц

ССЧ полностью занятых работников за месяц определяется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца (включая праздничные (нерабочие) и выходные дни) и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (п. 76 Указаний).

Например, списочная численность работников с 1 по 20 июля — 40 человек, а с 21 по 31 июля — 45 человек. Соответственно, ССЧ полностью занятых работников за июль составляет с учетом округления 42 чел. ((40 чел. х 20 дн. + 45 чел. х 11 дн.) / 31 дн.) (п. 79.4 Указаний).

В списочную численность включаются все полностью занятые работники, числящиеся у вас на конкретный день месяца. Исключение составляют работники, находящиеся (п. 79.1 Указаний):

• в отпуске по беременности и родам;
• в отпуске по уходу за ребенком (при условии, что во время такого отпуска работник не трудился неполный день);
• в неоплачиваемом учебном отпуске.

Списочная численность работников за выходной или нерабочий праздничный день равна списочной численности работников за предшествующий рабочий день (п. 76 Указаний). При наличии двух или более выходных или нерабочих праздничных дней подряд списочная численность работников за каждый из этих дней принимается равной списочной численности работников за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным дням.

Если последний рабочий день увольняемого работника выпадает на пятницу, то уже с субботы этот работник исключается из расчета среднесписочной численности.

Средняя численность не полностью занятых работников за месяц

Этот показатель определяется по формуле:

Средняя численность не полностью занятых работников за месяц = Общее количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц / Количество рабочих часов в месяце по производственному календарю

Дни, когда работник находился в отпуске и на больничном, включаются в число отработанных дней. В этом случае за каждый день отпуска/больничного учитывается столько же часов, сколько работник трудился в день, предшествующий отпуску/больничному.

Сведения о среднесписочной численности работников-2020

Начиная с 2021 года сведения о среднесписочной численности подаются в ИФНС в составе расчета по страховым взносам (абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ в ред., действующ. с 01.01.2021). Соответственно, сведения о среднесписочной численности работников за 2020 год отдельным документом представлять не нужно – они войдут в РСВ, который нужно будет подать не позднее 01.02.2021 (30 января – суббота).

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 16 ноября 2018 г.

Сведения о среднесписочной численности (ССЧ) работников по итогам каждого календарного года должны сдавать все организации, а также ИП, которые в течение отчетного года заключили хотя бы один трудовой договор в качестве работодателя. За 2018 год представить сведения в ИФНС нужно не позднее 21.01.2019 (п. 3 ст. 80 НК РФ) по утвержденной форме (Приложение к Приказу ФНС от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@).

Непредставление сведений об ССЧ в инспекцию влечет наложение штрафа в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Напомним, что от показателя среднесписочной численности зависит то, как организация (ИП) обязана сдавать отчетность по налогам и взносам – в электронном виде или на бумаге. Так, к примеру, налоговые декларации нужно сдавать только электронным способом при ССЧ более 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Но для деклараций по НДС предусмотрено исключение: плательщики НДС сдают их «электронно» всегда, независимо от числа работников (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Порядок расчета среднесписочной численности

Среднесписочная численность работников считается по правилам, установленным Росстатом. В соответствии с ними в расчет включаются только те лица, с которыми у организации (ИП) заключены трудовые договоры (а не гражданско-правовые) и для которых данная организация (ИП) – основное место работы. Внешние совместители при подсчете не учитываются (п. 77, пп. «а», «б» п. 78 Указаний, утв. Приказом Росстата от 22.11.2017 N 772).

ССЧ можно посчитать за любой период: месяц, квартал, год. Cчитается она как среднее арифметическое на основании данных о количестве работников за каждый день. Но по особым правилам учитываются сотрудники, занятые не полный рабочий день.

Начинается расчет со среднесписочной численности за месяц. Для полностью занятых работников она определяется так (п. 76 Указаний):

ССЧ полностью занятых работников за месяц = (Количество работников на 1 число месяца + Количество работников на 2 число месяца + … + Количество работников на последнее число месяца) / Число дней в месяце.

Количество работников за выходной или праздничный день берется равным количеству за предшествующий рабочий день.

Когда вы посчитали ССЧ за каждый месяц, то можете определить ССЧ за год:

ССЧ полностью занятых работников за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) / 12 месяцев (п. 79.7 Указаний).

Порядок расчета ССЧ, если в штате есть не полностью занятые работники

Если у вас есть работники, которые трудятся неполный рабочий день, то их среднесписочная численность за месяц считается по формуле (п. 79.3 Указаний):

ССЧ не полностью занятых работников за месяц = Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц / (Нормальная продолжительность рабочего дня в часах х Количество рабочих дней в месяце).

Далее полученные значения за каждый месяц складываются с соответствующими значениями ССЧ полностью занятых работников. И исходя из этих сумм уже считается ССЧ за год.

Примеры расчета ССЧ