Равнозначность электронного документа

Главная / Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов

В настоящее время развитие цифровых технологий и высокие скорости в любой сфере деятельности вышли на новый уровень, все больше в повседневной жизни используются, в том числе, электронные документы, а документы на бумажном носителе постепенно уходят в прошлое. Это в том числе связано с удобством использования электронных документов. Использование цифровых технологий в нотариальной деятельности позволило значительно упростить жизнь гражданам, у которых появилась срочная необходимость передать в ту или иную точку Российской Федерации доверенность, согласие, другие виды документов. Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов регулируется статьями 103.8 и 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Нотариальное действие по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, т.е. создание электронных документов на основании представленных бумажных документов заключается в следующем: заявитель предоставляет нотариусу документ на бумажном носителе, нотариус удостоверяется в подлинности представленного бумажного документа, сканирует документ в соответствии с требованиями к формату электронного документа, установленными Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой, и подписывает документ квалифицированной электронной подписью нотариуса. Изготовленный таким образом нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом. Полученный файл можно использовать непосредственно в электронном виде, либо при необходимости получатель электронного документа, в любой точке Российской Федерации вправе обратиться к любому нотариусу любого субъекта Российской Федерации для создания документа на бумажном носителе на основании представленного электронного документа.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Для совершения такого рода нотариального действия заявителю необходимо предоставить нотариусу электронный документ, который должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, нотариус проверит действительность квалифицированной электронной подписи лица, подписавшего электронный документ и изготовит документ на бумажном носителе, который будет иметь ту же юридическую силу, что и электронный документ.

Самые распространенные случаи, когда необходима подобная экстренная передача юридически значимого документа, связаны с выездом ребенка за границу с одним из родителей, с оформлением сделки купли-продажи недвижимости, оформлением согласия супругов на распоряжение имуществом, нажитым в период брака, а также в деятельности юридических лиц. Стоит отметить: не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Записаться

Список документов, необходимых для удостоверения электронных и бумажных документов

Заявитель – физическое лицо гражданин РФ/ИП:

  • паспорт/+ перевод паспорта, в случае если заявитель является иностранным гражданином;
  • документы, подтверждающие легальное пребывание на территории РФ иностранного гражданина (виза, регистрация, вид на жительство и др.);
  • если иностранный гражданин не владеет русским языком, то необходимо пригласить переводчика, который сможет выполнить устный перевод документов с русского языка на язык, понятный иностранному гражданину + паспорт переводчика и его диплом с приложением.

Заявитель – российское юридическое лицо:

  • Устав в действующей редакции, зарегистрированный ИФНС + изменения в устав;
  • Документы (решение участника, протокол собрания участников) о назначении руководителя на должность;
  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН), Свидетельство о государственной регистрации, выданное МРП, если юридическое лицо зарегистрировано до 01.07.2002 г., Лист записи ЕГРЮЛ, выданный при регистрации общества при создании, а также при внесении в ЕГРЮЛ сведений о руководителе;
  • действующее свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
  • печать общества;
  • паспорт руководителя общества.

Заявитель – представитель, действующий на основании доверенности:

  • паспорт;
  • доверенность, с полномочиями на представление интересов в нотариальной конторе вопросам удостоверения равнозначности документов.

Заявитель – иностранное юридическое лицо:

  • Устав организации;
  • документ, подтверждающий полномочия руководителя организации (решение или протокол общего собрания участников/акционеров организации о назначении на должность), если договор подписывает руководитель;
  • выписка из торгового реестра страны, в которой зарегистрирована организация;
  • Документы должны быть легализованы, переведены на русский язык, а подпись переводчика нотариально заверена.

Тарифы

Стоимость удостоверения равнозначности документов (нотариальный тариф + УПТХ (в рублях))

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу и наоборот, (за каждую страницу)

50 руб. + 100 руб. за 1 страницу документа

Электронный документ может быть признан полностью равнозначным бумажному, однако для этого необходимо его удостоверить. Сделать это может нотариус, об этом прямо говорит статья 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате.

Процедура особенно интересна тем лицам, у которых отсутствует собственная электронная подпись или требуется заверить документы для передачи электронных копий доказательств. Тождественность электронного документа, заверенного данным способом, считается бесспорной.

Что означает удостоверение равнозначности электронного документа?

Исходя из смысла статьи 103.8 Основ законодательства о нотариате, удостоверение равнозначности электронного документа бумажному означает заверение факта полного соответствия текста и смысла бумажной копии и ее версии, используемой на компьютере или ином устройстве, предназначенном для обработки информации (планшете, смартфоне и так далее)

По смыслу процедура схожа с заверением копии на бумаге, разница лишь в носителе информации.

Документ (точнее, его копия, что была удостоверена данным способом) может быть использован в последующей работе, например, применяться в качестве доказательства в суде или предоставляться контрагентам. Удостоверение означает, что:

  • Содержание представленной нотариусу бумаги полностью соответствует содержанию электронной копии;
  • Личность лица, предоставившего документ, подтверждена.

Удостоверение осуществляется с помощью создания электронного образа бумаги. Чаще всего это файл в формате pdf, а именно – отсканированная копия. Нотариус лишь указывает, что этот файл – полная копия представленного ему документа, никакие изменения в него не вносились.

Когда необходимо удостоверять?

Изготовление заверенной нотариусом электронной копии документа может потребоваться в ряде ситуаций:

  • Передача контрагентам, при условии удаленного нахождения;
  • Передача в суд в качестве доказательства, если обращение производится посредством сайта или через электронную почту;
  • В иных ситуациях, когда вторая сторона находится на большом расстоянии и требуется подтверждение подлинности копии бумаги.

Существуют и иные варианты. Например, можно отправить бумагу почтой или курьерской службой. Но это выйдет дороже и гораздо дольше. Поэтому заверенная электронная копия – самый оптимальный вариант. К тому же, если вся переписка и деловое общение ведутся посредством электронных способов связи, использование бумажного документа – менее удобный для сторон вариант.

Какие документы необходимы для удостоверения?

Нотариус будет изготавливать электронные копии документов только в случае предоставления ему полного пакета необходимых бумаг. Перечень может отличаться в зависимости от ситуации.

Рис.1 Документы для нотариуса

Физические лица должны предоставить:

  • Документ, который удостоверит личность, то есть, паспорт или бумагу, заменяющую его;
  • Документ, который необходимо перевести в электронный формат.

Если лицо является иностранцем, то потребуется нотариально заверенный перевод документа, удостоверяющего личность, а также бумага, подтверждающая его легальное нахождение на территории РФ (рабочая виза, РВП и так далее).

Юридическое лицо, зарегистрированное в России, предоставляет:

  • Копию действующего Устава, а также вносимые в него изменения;
  • Бумаги, указывающие на назначение руководящего лица;
  • Регистрационные документы (ОГРН, лист записи ЕГРЮЛ);
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН организации);
  • Документ, подтверждающий личность руководителя.

Если от организации выступает лицо по доверенности, то также потребуется его паспорт. Доверенность может быть выдана фирмой или заверена нотариусом. Если за услугой обращается иностранная организация, то ей нужно предоставить:

  • Устав фирмы;
  • Документ, подтверждающий полномочия руководителя;
  • Выписку из реестра государства, где производилась регистрация организации;
  • Документ, подтверждающий личность лица, обратившегося за услугой.

Все бумаги должны быть переведены на русский язык. Перевод заверяется нотариально. В противном случае нотариус не сможет сделать необходимые действия.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Этапы процедуры удостоверения

Удостоверение документа производится в несколько этапов:

  1. Подготовка документа. Стоит помнить, что Основы Законодательства о Нотариате содержат некоторые исключения. Нельзя заверить таким образом сделки, заключенные в простой письменной форме и документы, которые подтверждают личность (статья 103.8).
  2. Передача документа нотариусу.
  3. Перевод документа в электронный формат. Нотариус сканирует бумагу и создает необходимый файл на компьютере.
  4. Подписание документа усиленной квалифицированной надписью нотариуса.
  5. Передача файла заказчику на любом доступном носителе. На данный момент чаще всего используются флэш-накопители. Также возможна передача через электронную почту.

Формат передаваемого документ должен соответствовать Приказу Минюста № 155 от 29.06.2015.

Равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе при условии его заверения нотариусом подтверждается действующим законодательством. Это существенно упрощает процедуру последующей работы, позволяет направлять заверенные копии контрагентам, в суды и различные государственные органы. Данный метод все чаще используется на практике и позволяет сэкономить не только время, но и финансы. Если вас заинтересовала возможность настроить безбумажный документооборот в вашей организации, свяжитесь с экспертами по ЭДО, оставив заявку на сайте или по телефону.