Реестр Excel

Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Договор о материальной ответственности

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel – «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • предмет соглашения;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.

Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

Что было нужно: Форма Excel для создания (заполнения) документов Word по шаблону. Автоматизированная форма Excel для создания документов Word по шаблону с формулами и макросами. Форма (журнал) учета (регистрации) договоров в Excel с возможностью сохранения и распечатывания в договоров и актов в Word.

Нашел решение: бесплатный Макрос на основе шаблонов в формате Word, который по заданному списку значений в Excel формирует необходимое количество вордовских документов. Особенности: 1) учет договоров в журнальной форме, 2) возможность однократным введением данных заполнять несколько документов (бланка заказа, договора, акта выполненных работ (услуг)), 3) возможность сохранения указанных документов в отдельный файл, 4) возможность изменения программы под себя своими силами, 4) быстрота работы, 5) небольшой объем и относительная простота, 6) скачать бесплатно, 7) и еще много плюсов.

Как известно, конец года и начало следующего – горячая пора для любого юридического лица и индивидуального предпринимателя, в том числе, и по причине составления (корректировки) бухгалтерских отчетов, КУДиР (книг учета доходов и расходов), налоговых деклараций и т.д.

Для их правильного (полноценного) составления нужна целая куча различных документов: договоров, журналов, актов приемки-сдачи, других, в том числе, первичных документов. Если в год 10-20 таких документов, то составить их не проблема. Ну, а если их 300-400…

Полагаю, что многие согласятся с тем, что для ИП, трата времени на составление большого количества документов, на прямую не относящихся к сфере его деятельности, – непозволительная роскошь.

Заметьте, говорю конкретно про ИП, применяющего упрощенную систему налогообложения (УСН). Для субъектов хозяйствования, применяющих другие системы налогообложения, работы будет, несомненно, побольше.

Варианта выхода из такой ситуации виделось два:
1. Нанять бухгалтера и поручить ему ведение всех указанных вопросов. Вариант отличный. Но затратный по деньгам. Соответственно, отложил его на попозже.
2. Заниматься ведением самостоятельно. Да, малозатратно по деньгам, но драгоценное время будет убегать очень быстро. Да, да. Именно убегать, испаряться, истекать. Если не автоматизировать процесс. Хотя бы, частично.

И так, как понимаете, выбрал второй вариант. И вот, снова дилемма – как автоматизировать процесс. Здесь виделось одно решение – нужна программа для учета договоров или что-то подобное. В интернете таких программ великое множество. И платные, и бесплатные, и платно-бесплатные, и условно-бесплатные, и скачать torrent, и скачать без торрента и т.д. за несколько дней подобрать оптимальную так и не смог. Причины: либо много лишней информации или функций, либо отсутствие элементарных функций, либо проги просто не работали.

Это при том, что слишком сложная программа и не нужна была. Основные требования: 1) учет договоров в журнальной форме, 2) возможность однократным введение данных заполнять несколько документов (бланка заказа, договора, акта выполненных работ (услуг)), 3)возможность сохранения указанных документов в отдельный файл, 4) возможность изменения программы под себя своими силами, 4)быстрота работы, 5)небольшой объем и относительная простота.

Тут меня осенило (в смысле пришла хорошая мысль, а не загулял на праздники). Ведь я совсем забыл о классном приложении Microsoft Excel*.
*Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS, а также Android, iOS и Windows Phone.

Учитывая просто огромные возможности Microsoft Excel (99% из которых для меня до недавнего момента оставались загадкой – это небольшое самобичевание), я верил, что найду нужное решение именно при его помощи.

Теперь мой поисковый запрос сводился к следующему: «Форма (журнал) учета договоров в Excel с возможностью сохранения и распечатывания в договоров и актов в Word». Поиск выдал несколько довольно неплохих результатов, в том числе и для Беларуси, и специально для упрощенки. Один из них, хоть и платный, вполне меня устраивал. Но, как оказалось, все доработки и изменения указанной формы под себя также были платными. Соответственно, от покупки отказался.

Зато мой запрос стал более понятным даже для меня: «автоматизированная форма Excel для создания документов Word по шаблону с формулами и макросами». В последствии запрос еще более изменился: «Форма Excel для создания документов Word по шаблону».

Помог Яндекс.Поиск и я нарвался на сайт, где автор не только абсолютно бесплатно выложил Макрос для автоматизации создания документов Word по шаблону, но и помогает в нем разобраться. Спасибо!

Форму (журнал) регистрации договоров в Excel я адаптировал под себя. Добавил несколько надстроек и формул в excel. Небольшие изменения внес и в сам макрос.

И так, 3-4 дня ушло на поиски, 1 день настройка, 2-3 дня набивал данные на 481 заказчика. Даже представить не могу, сколько ушло бы времени на внесение данных без макроса.