Реквизит печать проставляется

Применение круглой печати — право, а не обязанность организаций

При наличии печати ее оттиск должен быть на документах

Помимо законов об ООО и АО изменения были внесены также в ряд нормативных актов, ранее предусматривавших обязательное удостоверение документов печатью организации. Теперь печать проставляется исключительно при ее наличии (то есть при указании на наличие печати в уставе организации) в следующих документах:

• акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ);
• доверенность, выдаваемая организацией представителю (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»);
• журнал учета проверок (ч. 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении контроля (надзора) и муниципального контроля»;
• двойное складское свидетельство (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ);
• копии учредительных документов, представляемых в регистрирующий орган (п. 4 ст. 16 Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»;
• копия извещения об уплате авансового платежа акциза при реализации этилового спирта (пп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничениях потребления (распития) алкогольной продукции»);
• выписки по счету депо и закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25 Федерального закона от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»);
• решения об эмиссии ценных бумаг, сертификаты эмиссионной ценной бумаги; решения о выпуске российских депозитарных расписок (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3 Федерального закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»);
• документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица, а также документы, представляемые претендентами на покупку имущества (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества»);
• доверенность от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа), копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению о включении в реестр уполномоченных экономических операторов; отчетность о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операциях; выписки из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов (ч. 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177, п. 1 ст. 184 Федерального закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ») (эти изменения действуют с 18.05.2015);
• доверенность, прилагаемая к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; доверенность, выдаваемая в целях получения аккредитации участников электронного аукциона; заявка на участие в закрытом аукционе (ст. 51, 61, 88 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).

Если организация решила отказаться от использования печати, целесообразно исключить информацию о ней и из устава, хотя законом и не предусмотрена такая обязанность. Представляется, что если в уставе организации упоминается печать, а в перечисленных документах ее оттиск отсутствует, это может стать предметом для споров и претензий со стороны различных контролирующих органов.

Напоминаем: как и прежде, на оформляемых организацией бланках первичной учетной документации, не содержащих пометки «М.П.», печать проставлять необязательно (оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 13 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34-н). Это же касается и заключаемых договоров. Скреплять их печатью не запрещено, но необязательно (см. постановление ФАС Московского округа от 22.03.2012 № А40-62363/11-71-291, постановление ФАС Московского округа от 23.12.2010 № КГ-А40/13774-10, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.01.2013 № А28-3218/2012).

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск — изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;
• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
• порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

Оттиск печати (реквизит 25)

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 16

Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подпи­ си должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценнос­ тей: гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поруче­ нии; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и ква­ лификацию: в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дип­ ломе, свидетельстве, аттестационном листе и др.

Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.

Печати бывают двух видов:

гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организа­ циях);

простая печать.

Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного гер­ ба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. Поря­ док воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050) и постановлением Правитель­ ства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядо­ чении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Феде­ рального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском язы­ ке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспро­ изводится название организации или структурной организации (управ­ ление делами, канцелярия и др.).

Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена пе­ чать (например, «для телеграмм»).

Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.

Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изго­ товления больших тиражей копий официальных документов, при опе­ чатывании пакетов, бандеролей и др.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распоря­ дительных документах должна захватывать часть наименования долж­ ности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, пе­ чать ставится в строго определенном месте, например в платежном по­ ручении.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Копии документов часто используются в управленческой деятельно­ сти. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а осталь­ ные не имеют личной подписи в реквизите 22 «Подпись». Копии, необ­ ходимые для ознакомления с документом в других структурных подраз­ делениях организации, подчиненных организаций, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле орга­ низации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путем факсимильного копирования, долж­ но быть заверение ее соответствия подлиннику. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус. Но те копии органи­ зационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путем проставления ниже реквизита 22 «Под­ пись»:

заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положе­ ния табулятора;

наименования должности лица, заверившего копию, личной подпи­ си, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указы­ вают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого по­ ложения табулятора;

даты заверения, проставленной под наименованием должности. Например:

Верно

Начальник канцелярии личная подпись А. А. Архарова 18.12.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской

печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интере­ сов в суде — заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации дол­ жны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т. е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэто­ му обращаются к тому, кто работал над проектом документа, — к испол­ нителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обрат­ ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу простав­ ляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:

Чадаева 400 00 74

или

Чадаева Алла Петровна 400 00 74

ГОСТ Р 6.30-2003 включает в состав этого реквизита только ука­ занную информацию, но в организациях может добавляться информа­ ция о количестве экземпляров и их распределении, если документ тре­ бует особого учета, например:

Савина Наталья Евгеньевна 406 50 28

экз. 1 — в адресат экз. 2- в дело 03-15

экз. 3 — в Управление персоналом

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, ко­ торые нужно подшивать в дело для последующего хранения и исполь­ зования в справочных целях.

В состав реквизита входят:

ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его ис­ полнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении;

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполнен­ ный документ;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки.

Например:

Исполнено письмом

от 15.12.2000 №745/01-13

В дело 01-03

личная подпись 16.12.2000 или

Вопрос по телефону решен положительно с начальником отдела кадров 30.11.2000

В дело 05-15

личная подпись 01.12.2000

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе докумен­ та в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30- 2003, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16×94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напеча­ танным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

Рекомендуемые страницы:
Воспользуйтесь поиском по сайту: