Счет фактура в электронном виде

Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам

Возможность использовать электронные документы появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии. К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов. К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски. Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения — еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.
Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.
Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.
Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

  1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
  2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте).
  3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
  4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
  5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.

К сведению

Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты.
— Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Кроме того, мы, безусловно, сократим как прямые, так и косвенные издержки документооборота, — оценил перспективы внедрения ЭДО директор по ИТ ОАО «Кировский завод» Сергей Кулабухов.

Ирина Цыганкова,
Налоговый менеджер группы косвенного налогообложения PwC

«Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью. Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный. Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции. Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами. Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.»

А.Н. Михайловский,ведущий специалист методологии налогового учета ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк», аудитор

Большую часть времени сотруднику бухгалтерии приходится тратить на работу с документами — обработку первичной документации, регистрацию счетов-фактур, изучение договоров и регистров налогового и бухгалтерского учета. Добавим к этому внутреннюю документацию — служебные записки, заявки, требования на выдачу товаров или иного имущества со склада, авансовые отчеты и прочие ежедневные бумажные трудности. Таким образом, рабочий стол налогового или бухгалтерского специалиста постоянно завален кипами бумаг. Избавиться от этого, конечно, нельзя. Работа с документами, по сути, и есть основное занятие бухгалтерии или налогового отела. Но эту гору документов можно существенно сократить, если часть документов будет использоваться не на бумажных носителях. Для этого нужно разобраться, что специалист может оставить в электронном виде, а что должен хранить только на бумажных носителях. Причем это касается не только первичных учетных документов, но и счетов-фактур, договоров, а также внутренних документов организации.

📌 Реклама Отключить

Что можно хранить в электронном виде

Конечно, хранить в электронном виде все документы труда не составляет. «Входящие» сканируются, затем подшиваются в папки, а электронная версия помещается в электронный архив. Собственные документы помещаются в архив изначально при составлении. Полностью перевести бухгалтерию на метод сканирования всей первичной документации слишком дорого. Необходимо иметь под рукой не только компьютер и сканер, но и мощный сервер, программу электронного документооборота, необходим системный администратор и так далее. Однако пользоваться отдельными достижениями безбумажных технологий под силу даже небольшой или небогатой фирме. Главный плюс, известный каждому, кто имеет дело с бумагами, — они перестанут теряться и найти нужный документ не составит труда.

При этом скорость обработки документов существенно бы возросла. Если бы не один нюанс: именно так поступали бы все фирмы и предприниматели. К сожалению, далеко не все электронные документы имеют юридическую силу. В случае если при налоговой проверке под рукой не окажется бумажного оригинала, у предприятия начнутся проблемы.

📌 Реклама Отключить

Иной вариант — отчетность. Как раз ее получать на безбумажных носителях представители налогового ведомства не против. Например, во многие инспекции без дискеты с данными программы «Баланс–2» вообще можно не приходить. Подтверждение тому — целый ряд нормативных актов.

1. Федеральный закон от 28.12.2001 г. № 180-ФЗ дополнил статью 80 Налогового кодекса пунктом о том, что налоговую отчетность можно сдавать не только лично в руки инспекторам, но и передавать ее по электронной почте.

2. Закон от 28.03.02 г. № 32-ФЗ предоставил такую же возможность и для бухгалтерской отчетности.

Приказами МНС от 02.02.02 г. № БГ–3–32/169 и от 10.12.02 г. № БГ–3–32/705 предоставлены методические рекомендации по этим вопрросам.

Эти положения не удивительны, подобным образом госструктуры хотят облегчить себе работу.

Что касается «первички», дело до конца не доведено. Законодательство, связанное с легитимностью электронных документов и архивов, сейчас представлено только одним законом. Это закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Вместе с тем законов об электронном документе и об электронной коммерции на данный момент нет. Поэтому полностью перейти на электронный документооборот на сегодняшний день, к сожалению, нельзя.

📌 Реклама Отключить

Счет-фактура — главная проблема

Счету-фактуре в этом плане «не повезло» гораздо больше, чем остальным документам. Споры и разъяснения по вопросу его хранения в электронном виде идут постоянно. Сергей Шаталов в сентябре прошлого года указывал, что на основании электронного счета-фактуры можно будет применять вычет по НДС в самом ближайшем времени. По его словам, основную информацию о движении НДС будут предоставлять банки. Для этого платежное поручение будет дополнено специальным полем. Наступил 2006 год, прошло еще полгода, но никаких продвижений до сих пор не наблюдается.

В то же время многие фирмы новость о введении электронных счетов-фактур уже восприняли как руководство к действию. Оно и понятно. Ведь это гораздо удобнее, чем работать с бумагами. Да и закон № 1-ФЗ говорит, что «…цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Получается, что электронный вид документа не нарушает действующего законодательства. Получить электронно-цифровую подпись можно в удостоверяющем центре. В частности, у того же оператора связи, с которым организация работает в области передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию. Да и печати не требуется. Однако не все так просто.

📌 Реклама Отключить

Чего греха таить, отсутствие печати на счете-фактуре позволяет выписать ее самостоятельно, если нерадивый контрагент никак не может ее прислать или составить правильно. В статье 169 Налогового кодекса сказано, что счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Наличие печати на счете-фактуре не обязательно, значит, можно сделать вывод, что хранить их у себя на бумажных носителях не нужно.

Тем не менее налоговые инспекторы это делать запрещают. В своем письме от 17.05.2005 г. № ММ–6–03/404 со ссылкой на письмо ФНС России от 14.02.2005 г. № 03–1–03/210/11 они приводят следующие доводы. Кодексом налогоплательщику не предоставлено права выставления в электронном виде счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Поэтому фирма или предприниматель не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по­ставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Также инспекторы неоднократно указывали, что в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановления от 11.05.06 № 283), предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.

📌 Реклама Отключить

Налоговые инспекторы также отмечали, что действие закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, определяющего правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (п. 2 ст. 1 указанного закона). Счет-фактура же применяется в налоговых правоотношениях, регулируемых Налоговым кодексом. А права предоставления в электронном виде счетов-фактур налогоплательщику кодексом не дано.

К тому же, согласно пункту 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Естественно, это принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должен храниться в архиве.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, хранить в электронном виде счет-фактуру можно, но при этом в установленные сроки бумажный оригинал придется подшить в Журналы. Согласитесь, весь смысл электронного документа теряется.

Минфин пришел на помощь

Казалось бы, вопрос с электронными счетами-фактурами пока закрыт. Об использовании в работе безбумажных первичных учетных документов также речи пока не идет. Ни один инспектор не признает расходом операцию, накладную или акт по которой фирма получила по интернет-каналам.

Нельзя так нельзя. Довод организации, что Налоговый кодекс не уточняет, какой именно подписью должен быть завизирован документ (а значит, подпись можно использовать любую) арбитражные судьи пока не рассматривали. В итоге получается, что фирма или предприниматель может пользоваться такой подписью при подписании договоров, вести расчеты с банком и отчитываться по налогам и бухгалтерскому учету. Но вместе с тем оформить счет-фактуру или накладную таким образом не получится.

📌 Реклама Отключить

С недавнего времени разъяснение налоговых вопросов стало относиться к компетенции Минфина России. По наболевшему вопросу, в каком виде можно хранить первичные документы, сотрудники финансового ведомства недавно выпустили письмо от 19.05.2006 г. № 02–14–13/1297. Ответ адресуется бюджетным учреждениям, но его выводы будут интересны и коммерческим организациям.

В письме указывается, что хранить «первичку» в электронном виде можно. При этом ведение бюджетного учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться при условии соблюдения федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. При этом чиновники напомнили руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

Возникает вопрос: каким образом соблюдать для электронного документа требования «бумажных» вариантов? Например, печать. Как ее ставить в электронном документе? С подписью ответственных лиц аналогичная проблема. Хотя Минфин России в своем письме от 26.05.04 г. № 04–02–05/2/28 указал, что, в соответствии с пунктом 1 статьи 4 закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

📌 Реклама Отключить

— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

— подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

То есть электронную подпись финансовое ведомство использовать разрешает. Позицию налоговых инспекторов по поводу электронной подписи мы подробно описали выше. При этом в разрез с письмом Минфина России они не пойдут, так как финансовое ведомство само указало в письмах на то, что электронные документы не должны противоречить законодательству о первичных учетных документах. А уж доказать «несоответствие» инспекторам не составит труда. Со счетами-фактурами ситуация не менее туманная. Налоговая служба достаточно убедительно привела аргументы, что законодательство к электронному виду данного документа не подходит. Таким образом, Минфин, в отличие от налоговых инспекторов, вполне признает использование электронной подписи для первичных документов. Но при этом очень важно отметить — его сотрудники ничего не говорят о легитимности самих электронных документов. В итоге получается замкнутый круг. Электронный документ использовать можно, если он не противоречит законодательству. Противоречие данного вида документа нормативным актам налоговые инспекторы вполне могут доказать. Да еще сотрудники и налогового, и финансового ведомств не забывают напомнить руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

📌 Реклама Отключить

В итоге и компьютер, и Интернет облегчают работу только налоговым инспекторам. В организации же в электронном виде безболезненно можно вести только внутренний документооборот. А вопрос по использованию исключительно электронных форм первичных документов и счетов-фактур по-прежнему остается открытым.

При рассылке контрагентам по электронной почте из 1С:Бухгалтерия документов — счетов на оплату, товарных накладных, счетов-фактур — постоянно автоматически прикрепляется ZIP-архив электронного счета на оплату. Для чего он нужен?

Электронный счет на оплату содержит данные в универсальном формате обмена XML для загрузки счета в базу контрагента. Он формируется автоматически из списка документов Реализация (акты, накладные): раздел Продажи — Продажи — Реализации (акты, накладные) по кнопке «письмо» при установке флажка Счет на оплату в списке доступных печатных форм документа.

ZIP-архив электронного счета на оплату формируется независимо от выставления или снятия флажка Упаковать в архив (.ZIP) в настройке Формата вложений.

Это связано с тем, что ZIP-архив электронного счета на оплату — не файл печатной формы Счет на оплату покупателю, сжатый архиватором ZIP, а специально подготовленный пакет данных в универсальном формате обмена XML, состоящий из нескольких файлов. ZIP-архив электронного счета на оплату предназначен для автоматической загрузки информации в базу контрагента при получении электронного письма с указанными данными.

Пошаговая инструкция загрузки электронного счета на оплату в базу контрагента:

  1. Откройте список документов поступлений: раздел Покупки — Покупки — Поступления (акты, накладные).
  2. Определитесь с вариантом загрузки данных:
    • Из электронной почты;
    • Из файла.

    Для загрузки Из электронной почты:

    • должна быть настроена учетная запись на получение сообщений в программе: раздел Администрирование — Настройки программы — Органайзер;
    • пользователь, загружающий электронный счет на оплату, должен иметь Полные права или права Работа с электронной почтой: Бухгалтерия предприятия.

    Загрузка Из файла требует только наличия ZIP-архива электронного счета на оплату, сохраненного из полученного письма на диск компьютера или флешку.

    ZIP-архив электронного счета на оплату не следует разархивировать.

    Выберите вариант Из файла и нажмите кнопку Загрузить.

  3. Укажите в форме выбора файла ZIP-архив электронного счета на оплату и нажмите кнопку Открыть.
  4. Проверьте информацию счета на оплату и нажмите кнопку Выполнить.В форме Загрузка документа из файла:
    • для записи нового документа — установите переключатель Загрузить новый документ;
    • для внесения изменений в существующий документ — переведите переключатель в положение Перезаполнить существующий.
  5. Выполните сопоставление номенклатуры счета на оплату в окне Сопоставление номенклатуры.

Данные для сопоставления указаны в ссылке Найдено в моей базе.

Если ни одно из предложенных сопоставлений не подходит, создайте новую номенклатуру по ссылке Создать номенклатуру.

Закончите сопоставление номенклатуры нажатием кнопки Сохранить и закрыть.

Результат загрузки ZIP-архива электронного счета на оплату в 1C:

На основании загруженного из ZIP-архива электронного счета на оплату документа Счет от поставщика, легко создать документ Поступление (акт, накладная) по кнопке Создать на основании — Поступление (акт, накладная).

Пользователи, которые работают в 1С с Клиент-банком, на основании Счета на оплату поставщику легко могут создать документ Платежное поручение в банк по кнопке Создать на основании — Платежное поручение.

Скачать расширение конфигурации Исключение ZIP-архива электронного счета на оплату из списка отправляемых документов

БухЭксперт8 рекомендует использовать ZIP-архив электронного счета на оплату для автоматической загрузки данных в программу.

См. также:

  • Настройка отправки электронных писем
  • Подключение Расширения конфигурации «Исключение ZIP-архива электронного счета на оплату из списка отправляемых документов

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как открыть xml файл в читаемом виде

Основная трудность, с которой сталкиваются многие пользователи исходного сетевого языка — правильное открытие его документов.

Существует целый ряд программ, поддерживающих работу с ним. Но даже они не исключают вероятность ошибок.

Рисунок 1. Внешний вид ярлыка файлов расширения .xml

В этой статье мы расскажем как таковых избежать и сохранить его структуру.

Формат xml — что это такое

Расширяемый язык разметки, он же eXtensible Markup Language, один из самых часто используемых в интернете. Его назначение — описание документов и частичное описание поведения утилит, которые его читают.

Он имеет широкую область применения:

  • позволяет свободно расширять разметку под потребности и задачи для её использования;

  • является основой для создания новых видов — YML, OpenXML, FB2;

  • распространён в документообороте.

Чем открыть файл хмл

Основные операции для любых программируемых данных — их изменение и просмотр. Поэтому вопрос, чем открыть их в читаемом виде, как никогда актуален.

Рисунок 2.Внешний вид интерфейса приложения notepad++ с открытым .xml файлом

Отобразить содержимое поможет простой блокнот — AkelPad, notepad или notepad++, установленный на ПК, или один из веб-браузеров при наличии специального плагина. Но правильным будет открывать формат в контексте того сервиса или той программы, для которых он был создан (Рисунок 2).

Открыть файл xml онлайн

Остановимся на самом простом способе. Как уже было отмечено, для комфортного просмотра в браузере нужен отдельный плагин. Это XML Viewer (Рисунок 3).

Рисунок 3. Пример открытого .xml файла в окне браузера с помощью плагина XML Viewr

Чтобы открыть файл онлайн, запустите обозреватель и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O (в английской раскладке). Для MacOS — введите Command+O. Затем выберите необходимый объект и нажмите Enter.

Чем открыть файл xml на компьютере (Виндовс)

Для этих целей подходят все современные текстовые редакторы.

Примечание: Если у вас установлен windows 10, документ будет автоматически открываться в окне браузера назначенного по умолчанию, в Microsoft Edge.

Эту опцию легко перенастроить в контекстном меню, используя пункт «открыть с помощью», или в постоянных настройках — «свойства»\»общие»\»изменить»\»ок».

Чем ещё можно открыть xml на компьютере?

  1. Текстовый редактор Word. Новые версии легко преобразуют список данных в читаемую структуру.
  2. Microsoft Office Excel. Информация будет организована в виде таблицы. Минус — очень медленная загрузка (Рисунок 4).
  3. Блокнот Notepad. Быстро читает даже тяжёлые документы. Его функционал можно увеличить за счёт дополнений.

Рисунок 4. Рабочий интерфейс приложения Microsoft Office Excel с открытым .xml файлом

Как открыть xml файл в excel

Это самое распространённое приложение. Разберём на примере пошаговой инструкции, как открыть xml файл с его помощью.

  • Используйте стандартную команду. Если у вас версия 2007 года, то нажмите кнопку Microsoft Office, а затем — «открыть».

  • Укажите путь к нужному элементу во всплывающем окне, выберите его и откройте для просмотра.

Как открыть файл хмл на Linux

На Linux встречается два типа расширения — привычный нам вид и OpenXML. Они доступны для чтения и редактирования в одном из пакетов офисных программ — LibreOffice и OpenOffice.

Примечание: Просмотреть исходные элементы в данной среде можно тем же образом, что и на любой другой операционной системе.

Открытие файла xml MacOS

Один из вариантов чтения объекта был упомянут выше. Это просмотр в окне интернет-обозревателя.

Рисунок 5. Пример открытого файла в приложении LibreOffice

Для открытия непосредственно на MacOS есть MS Excell и текстовые редакторы из пакетов OpenOffice и LibreOffice (Рисунок 5).

Чем открыть файл xml на андроид

Формат поддерживается практически всеми современными устройствами.

Первое из короткого списка приложений, чем открыть файл xml на андроид — это Axel (XML Editor\Viewer). Его используют для создания, редактирования и чтения данных этого типа.

На втором месте бывший Андроид Офис, он же OfficePro.

Он поддерживает:

  1. MS Word — doc, docx, rtf, xml;

  2. MS Excel — xls, xlsx;

  3. MS PowerPoint — ppt, pptx;

  4. текстовики и CSV.

Какой программой открыть файл xml

Кроме уже перечисленного ПО, для чтения и внесения изменений, используют онлайн-редакторы, платные и бесплатные программные комплексы.

  • Oxygen XML Editor;

  • XML Marker;

  • EditiX Lite Version.

Список программ

  • MS Office, XML Notepad 2007 – OS Windows;

  • LibreOffice, OpenOffice – универсальны для любых дистрибутивов;

  • MS Excell — MacOS.

Как проверить xml файл на ошибки

Сложная структура расширяемого языка разметки подразумевает наличие определённых несоответствий при его открытии в виде электронной таблицы. Поэтому часто задаваемый вопрос, как проверить xml файл на ошибки, требует отдельного внимания.

Они возникают при невозможности выполнения проверки информации на соответствие карте данных документа. Для получения их описания, нажмите кнопку «сведения» в открывшемся диалоговом окне.

Ниже приведены объяснения частых несоответствий.

  1. Ошибка проверки схемы. При выборе в свойствах карты опции «проверка данных на соответствие схеме при импорте и экспорте». Они были только импортированы, но не прошли саму проверку.

  2. Импорт некоторых данных в виде текста. Чтобы снова воспользоваться ими для вычислений, их надо преобразовать в цифры и даты. Используйте соответствующие типы для каждого из значений. К примеру, для выполнения функции «год» необходим тип «дата».

  3. Ошибка разбора формата. Средство синтаксического анализа не может прочесть выбранный объект. Проверьте документ на правильность и логичность его построения.

  4. Невозможно найти карту соответствующую указанным данным. Проблема возникает из-за одновременного импорта сразу нескольких объектов. Вначале импортируйте схему для того который отмечен в строке заголовка вашего окна, а потом выполняйте его импорт.

  5. Не изменяется размер таблицы. Она дополняется новой информацией только снизу. Под ней может находится элемент, который мешает менять её размер. К примеру, рисунок или ещё одна таблица, препятствующая расширению. Измените их расположение на листе.

Программа для открытия xml файлов: скачать бесплатно

Скачать бесплатно программу редактор OpenOffice (for Windows) или OpenOffice (For Mac OS) для открытия этих файлов вы можете на нашем сайте, или с официального ресурса.

С 1 января УПД и счета‑фактуры можно выставлять только в новом формате

Что меняется

До 1 января 2020 года электронные первичные документы, формы УПД и счета-фактуры можно создавать по двум форматам:

1 января 2020 года приказ 155 утратит силу, создавать счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате. В старом формате они не будут соответствовать требованиям закона (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года. В 2023 году приёмные комплексы перестанут обрабатывать электронные счета-фактуры и УПД со счётом-фактурой в старом формате. Вы сможете представить только печатную форму документа.

Что нового в формате

Изменения, связанные с маркировкой

В электронных формах УПД по новому формату можно зафиксировать коды товара. Для прослеживаемой импортной продукции выделены поля под регистрационный номер партии товара и его количество.

В одном документе могут быть либо прослеживаемые, либо маркируемые товары, так как в названии файла указывается соответствующий префикс.

Изменения, связанные с закупками

Федеральное казначейство санкционирует все расходы получателей бюджетных средств. Чтобы отслеживать оплату по закупкам, в документах указывается, в частности, информация по контракту.

В формате по приказу 155 это был только идентификатор госконтракта (таблица 5.9). В новом формате УПД появился новый блок (таблица 5.10), куда заносятся дата и номер госконтракта, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства и другие реквизиты.

Изменения, влияющие на обработку документов

С первичными документами в новом формате проще работать пользователям ЭДО и контролирующим органам. Участники сделки могут договориться о структуре информационных полей и заполнять документы по этой структуре. Стало удобнее отражать дату оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Характеристику, сорт, артикул и код товара вынесли в отдельные поля — теперь система ЭДО может автоматически обработать эти данные.

Все изменения в формате и требования по заполнению отражены в приказе 820.

Как перейти на новый формат

Изменения формата УПД поддерживают операторы ЭДО и разработчики учётных систем. Чтобы работать в актуальном формате, пользователям нужно до 1 января 2020 года установить обновления.

Если вы обмениваетесь документами через Контур.Диадок, то ваши шаги будут зависеть от варианта интеграции.

Как перейти на новый формат в Диадоке

Чем пользуетесь Что делать
Модуль для 1С Скачайте обновление, нажав кнопку в интерфейсе модуля
Интеграция через API или коннектор Следуйте рекомендациям
Веб-версия Обменивайтесь документами, как обычно. Всё уже настроено

Если вы работаете в другой системе ЭДО и ещё не установили обновление, уточните у оператора, как это сделать.