Смета на проведение выставки

admin
Окт 31, 2019

Смета на проведение выставки

Стоимость участия в выставке. Составление бюджета[1]

Общие положения

Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами, часто непосильными для предприятия малого и среднего бизнеса. Учитывая это, многие государства мира активно поддерживают выставочную деятельность своих предприятий внутри страны, а тем более — за рубежом.

Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. Необходим подробный анализ расходов по основным статьям с учетом отличий, определяемых особенностями различных выставочных мероприятий. Этот анализ должен стать основой для составления графика работ по подготовке и проведению выставки и контроля за их исполнением. По окончании работы выставки (примерно через 6 месяцев) можно сделать выводы об эффективности участия в ней, сравнив уровень произведенных затрат с результатами реальных коммерческих контрактов.

Конечную стоимость участия можно вывести, если умножить сумму затрат по аренде площади стандартного стенда на коэффициент 8-12. Величина этого коэффициента зависит от тематики, задач экспонента и характера экспонатов, а также от участия в сопровождающих выставку мероприятиях. При аренде небольшого стенда, например, в 20 кв. м, конечная стоимость участия составит от 17 до 24 тыс. долл. Хотя этот результат может порою отличаться от реальной суммы затрат, он дает базовый ориентир стоимости участия.

Последствия роста стоимости участия в выставках

Предприятия вынуждены увеличивать сумму затрат на свою выставочную деятельность под влиянием таких факторов, как:

* «обязанность» принимать участие во все возрастающем количестве мероприятий;
* необходимость повышения затрат на рекламу;
* рост затрат на аренду стенда, составивший за последнее десятилетие примерно 50%.

Протесты экспонентов вызывают организаторы выставочных мероприятий, которые увеличивают цены под влиянием роста стоимости жизни, но ссылаются при этом на улучшающееся качество услуг, предоставляемых участникам и посетителям мероприятий. Посетители, со своей стороны, реагируя на увеличение количества мероприятий и расходов на поездки и проживание, значительно сокращают время своего пребывания на мероприятиях (для 60% посетителей пребывание ограничивается одним днем). Вследствие этого уменьшается число посещаемых стендов, которые избираются посетителями заранее. Так, на ярмарках промышленной продукции четверть деловых посетителей посещает не более 5 экспонентов. «Внеплановые» посещения занимают в среднем 29% суммарного времени пребывания посетителей на таких мероприятиях. Это уменьшает привлекательность торговых выставок как «мест случайных встреч».

Кратковременность пребывания посетителей и минимальное свободное «внеплановое» время вынуждают экспонентов нести дополнительные затраты на рекламу и связи с общественностью, чтобы обеспечить свое включение в число посещаемых стендов. Следствиями роста затрат на участие в крупных выставках стало увеличение количества выставочных мероприятий регионального масштаба в ущерб выставкам национальным, а в некоторых случаях — даже международным.

Можно согласиться с утверждением профессионалов, что в текущем десятилетии фактор стоимости и технический прогресс в области коммуникаций вызовут серьезные изменения как в топологии ярмарок и выставок, так и в методике их организации.

Составление сметы

Смета планируемых затрат составляется после определения целей участия в выставке. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение поставленных целей.

Смета должна быть составлена как можно более подробно менеджером, ответственным за организацию участия в мероприятии. Для торговых ярмарок и выставок не существует разделения издержек на эластичные и неэластичные. Здесь все взаимосвязано: дешевое оформление стенда сведет на нет удачное место в выставочном зале; практичный стенд может «похоронить» достопримечательные экспонаты; неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке; экономия на рекламе и связях с общественностью не позволит заключить новые контакты; а плохая упаковка и отправка создаст угрозу работе на стенде и т.д.

Стоимостные факторы

Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т.д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.

В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. Статьи затрат и их структура подробно представлены в табл. 5.2. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.

Анализ расходов

Предполагаемые по смете

I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период:

1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет).
2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке:

— зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории;
— косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями.
3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами.
4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке.
5. Проведение рекламной кампании.
6. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ

II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках:

1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади:
- — аренда выставочных площадей внутри павильонов;
- — аренда открытых площадок вне павильонов; Прочие расходы

ВСЕГО ПО АРЕНДЕ

2. Расходы по стенду:
- — проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.;
- — изготовление стенда:
- — стеновые элементы,
- — подготовка пола,
- — материалы для изготовления/покраски,
- — осветительные устройства. Прочие расходы

ВСЕГО ПО СТЕНДУ

3. Расходы по оборудованию стенда:
- — обстановка:
- — покупка мебели/утвари,
- — аренда мебели/утвари,
- — оборудование кухни/гардероба;
- — оборудование склада;
- — декоративное оформление;
- — покупка канцтоваров;
- — аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;
- — установка стационарных телефонов. Прочие расходы

ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА

4. Расходы по строительству стенда:

— распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера;
— демонтаж/упаковка;
— хранение;
— электро- и энергообеспечение;
— сантехника;
— кондиционеры (спец.). Прочие расходы

ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА

III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя):

1. Плата за аренду стенда.
2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда:
- — дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем;
- — аренда или покупка дополнительной мебели/утвари;
- — оборудование кухни/гардероба;
- — оборудование склада;
- — декоративное оформление;
- — покупка канцтоваров;
- — аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;
- — установка стационарных телефонов. Прочие расходы

ВСЕГО ПО СТЕНДУ

IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия:

1. Плата за участие — аренду площадей (учтена в п.1 или II).
2. Внесение дополнительных сведений в каталог.
3. Внесение данных в информационные системы.
4. Регистрационный взнос.
5. Удостоверения участников выставки (дополнительные).
6. Пропуска для парковки (дополнительные).
7. Прочие расходы ВСЕГО

V. Расходы по экспозиции:

1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов — экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации.
2. Упаковка.
3. Таможенная очистка.
4. Распаковка/запаковка.

5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки.
6. Хранение упаковочных материалов.
7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде.
8. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ

VI. Транспортировка-страхование:

1. Экспонаты и устройства для их демонстрации.
2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда.
3. Рекламные материалы.
4. Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ

VII. Эксплуатационные расходы:

1. Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде).
2. Телефонная связь.
3. Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие.
4. Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д.
5. Охрана экспозиции на стенде.
6. Уборка внутри стенда.
7. Удаление отходов со стенда.
8. Аренда автомашин.
9. Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V.
10. Оплата услуг — процент за обслуживание (чаевые).
11. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ

VIII. Расходы по содержанию персонала:

1. Основной персонал.
— визовое оформление,
— стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.),
— проживание в гостинице,
— суточные (командировочные) и доплаты.
2. Вспомогательный персонал:
- — переводчики,
- — обслуживающий персонал,
- — прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.).
3. Форменная одежда (покупка, аренда).
4. Обучение:
- — основного персонала,

— обслуживающего персонала.
5. Медицинское страхование.
6. Ненормированное питание, если оно не входит в суточные.
7. Дорожные расходы (в городе проведения выставки).
8. Расходы на обеспечение отдыха.
9. Представительские расходы.
10. Прочие расходы.

ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА

IX. Реклама/связи с общественностью:

1. Рекламные расходы
1) . рекламные материалы (проспекты и пр.),
2) . почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.),
3) . рекламные сувениры,
4) . публикации в прессе,
5) . реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама),
6) . пропуска для посетителей,
7) . рекламные внешние щиты, растяжки в городе,
8) . плакаты — аренда мест для размещения внутри выставочных помещений,
9) . фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки,
10) . оплата прав на трансляцию музыкальных передач,
11) . Прочие расходы.
2. Расходы по связям с общественностью:
1) . пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов,
2) . сувениры для прессы,
3) . фотоматериалы для распространения,
4) . приглашения для журналистов,
5) . интервью/приемы, угощения,
6) . Прочие расходы.

ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

X. Расходы по приему посетителей:

1. Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч.
2. Обслуживание.
3. Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Комментариев нет В Статьи

Смета на проведение выставки

Стоимость участия в выставке. Составление бюджета[1]

Интересные темы:

Добавить комментарий