Согласование документа

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

аав аалто ава аваль авва авлос авост авось авто автогол автол автолы ага агав агат аглывать агол аласы алат алга ало алоа алов алость алс аль альва альвы альт аоста асва асот асота асс асса асы асыть ась ата атас атва атлас атласов ато атс ваал вааль ваальс вава ваг вага вал валга вальгота вальс вас васа васал васса вассал ват вата ватола ввс ввысь вглавь вглот влага влагать влас власов власть власы влтава вол волга волго волога волос волоса волость волосы волот волоть вольво вольс вольт вольта вольтов вольтова вос восслать воссылать вось вот вотола воты воть всасывать всвал всласть всовать всосать вта вталь вто вывал выг вылгать вылов выль выслать высловь высосать высота высь вытва выть гав гава гавас гавот гал гала галаты гало галс галь гальот гальс гас гасать гасс гат гатва гаты гать гвалт глав глава глас гласс глоса глосса глоссо глот глысва гоа гол голо голова головы голос голота голь гос госала гост гость гота готов готы гто лава лаво лаг лагос лао лаоаг лаос лас ласа ласовать лассо ласт ласта ласты лат лата латы лгать лоа лов ловать ловь лог логата лого логос лоос лоса лосо лосось лост лось лот лота лотва лото лотос лотыга лтг лыва лыгать лысьва льва львов льга льгов льгота льготы оаг оао оас овал ово овсы овы огаста оглы ого огоста ола олова олт олтос ольга оол оса осасывать осв осла осло ослы ослывать осов осос ососать осот осота осса ост остов остол ость осы ось отава отвага отвал отглас отла отлов отлог ото отол отоса отс отсос оть саатлы сава савва сага саго сал салат сало салы салыга сальта сальто сао сасово сат сато сатс свал сват сватов сватово сволота слава слаг слагать сласть слать слова слово слог слота слыгать слыть сов сова совать совы соглас согласовать сол солгать соло солоть соль сольваты сосать сослагать сослать состав состоль сосьва сот соты соть ссовывать ссылать ста став стало сталь стас стасов стасова ствол стг сто стог стоглав стол столыгво столь стыл сыва сыгать сылва сысола сыта сыто сыть тааль тавао таволга таг тагалы тагас тал тала талас талассо талса талсы талы таль тасос тасс тассо тваль тла тло тоала тово тога того тогол тол тола толос толь тоо тоса тосол тсс тыл гата тыва лаас свс гаста гсо сгс сальса тагос талос стогов гвс валь гот ластово сас тгв аст стс автово ств вылва лоовы асв льоса вольгаст вала лоо сото сос тос солы авга асаль сгв аса оос агатов альтов гото тгаса сагал салов стаал ссв агос ласьва альо валов вото ослос гольс гаал гтс алта стола альс лта олава атв сават властов слот саваль ала свл алас гсс оль ольо лав аоа лгт тольва альоса састаго тосос алатос ловьос вальга агост ольса альсо толоса олост сагас огасса олот сальт госоль гатова отос тольос авв госса солтыс агосто восс алва овоа салга вав салоа толга агатово галово лывово лыга гаст сваг всс агс власово асоса свг всо вольва савов вогт лавс сово саво тао агоста ассаго ассо алы

Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.

Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.

Что такое лист согласования?

Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:

• Слово «согласовано” или «отказано”, либо «согласовано с замечаниями”.
• Должность, подпись согласовавшего лица, расшифровку подписи.
• Дату.
• Комментарии, если они требуются.

Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.

Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.

Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).

Алгоритм согласования документов на предприятии

Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).

Стандартный алгоритм согласования такой:

• Автор создаёт проект документа по своей инициативе или заданию руководства.
• Он рассылается всем лицам, от которых требуется утверждение.
• Автор ждёт, когда каждое из согласующих лиц пришлёт ему свою резолюцию, возможные правки.
• Получив всё это, автор вносит изменения, вновь направляет проект согласующим лицам.

Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:

1. На одобрение отправляется только полностью готовый, надлежащим образом оформленный документ. Это помогает избежать неизбежных многочисленных замечаний, доработок.
2. Автор (инициатор) является ответственным за всю процедуру утверждения. Он обязан прилагать усилия, чтобы завершить её как можно скорее.
3. Каждый согласующий вносит лишь те корректировки, которые соответствуют его экспертной области.

Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.

Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?

BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.

Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.

Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.

Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.

Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.

Попробуйте Low-code BPM-систему на базе платформы Comindware Business Application Platform для управления согласованием. Для начала вы можете выстроить простейшую схему одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов и 1 бизнес-аналитик. Далее есть возможность постепенно усложнять схему процесса, добавляя новых согласующих и этапы, а также масштабировать решение на другие бизнес-процессы.

Закажите демо, чтобы увидеть, как это работает.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Вопрос

Как происходит внешнее и внутреннее согласование документов в СЭД? Используется лист согласования или создаются новые версии документа?

Ответ

Ни одна организация не обходиться без процессов согласования. Сюда относится не только рассмотрение и оценка документа, но это и инструмент, который позволяет обеспечить управляемость процессами в организации.

Целью согласования документов является повышение качества документов, решений и управленческих процессов. Отсюда и необходимость выстраивания процесса согласования четко и прозрачно. В результате согласования мы получаем визирование документа всеми заинтересованными лицами, а его итогом является подписание руководителем согласованного документа.

Чаще всего согласованию подлежат документы, затрагивающие зоны ответственности разных подразделений, например финансовой службы, юридической службы, и т.д.

Представители этих служб преимущественно должны согласовывать разделы документа, относящиеся именно к их зоне ответственности.

В результате согласования документов бывает три вида резолюций, а именно на документе может стоять отметка «согласовано», «требуется доработка», это относится к внутренним и исходящим документам, или может стоять отметка «согласовано с замечаниями», это относится к согласованию внешних документов, реже для внутренних. Также может быть резолюция в виде «отказано».

Нас интересуют первые два варианта, потому что в случае отказа процесс согласования можно сказать, что завершается. Если же документ вернулся с резолюцией «требуется доработка» или «согласовано с замечаниями», то возникает необходимость фиксации возникших замечаний.

Одними из наиболее распространенных способов отображения замечаний в документе является оформление листа согласования и фиксация в нем замечаний, а также создание новой версии документа и внесение в документ правок.

Противопоставлять друг другу данные способы нельзя. Это связано с тем, что каждый из них применяется на определенном этапе согласования и в определенной ситуации. Пересечение этих способов возможно только при отображении замечаний к документу. Можно рассмотреть особенности использования обоих способов.

Согласование документа

Создание новой версии и внесение замечаний в документ

Каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл (в новую версию документа), согласовать документ или отклонить его, а также может добавить новые файлы, все это они могут сделать в режиме рецензирования. При этом информация, которая была внесена каждым из согласующих, будет сохранена.

Сократить время на согласование и исключить необходимость получения уведомления об освобождении документа дает возможность режим одновременной работы.

Плюсами данного способа является то, что согласующий может внести замечания непосредственно в сам согласуемый документ, он видит версии документа и замечания, которые были созданы другими участниками процесса, при повторном согласовании согласующий также видит, каким образом были устранены его замечания и видит сами замечания. Также плюсы данного способа в том, что имеется возможность подписать свою версию документа электронной подписью, чтоб позволит гарантировать ее неизменность.

Но не обошлось и без минусов, которые заключаются в том, что инициатору задачи необходимо объединять замечания согласующих из разных версий в один документ, а также минус в том, что данный способ применяется только для документов, которые были созданы внутри организации. Документы, которые поступили от других организация, к сожалению, редактировать невозможно.

Фиксация замечаний в листе согласования

Каждый согласующий может фиксировать свои замечания в виде комментариев в тексте переписки либо в примечании при подписании электронной подписью. После окончания согласования будет сформирован отчет «Лист согласования», в нем будет отображаться не только информация о лицах, которые подписали документ электронной подписью, но также будут отображены и комментарии согласующих.

Плюсы данного способа в том, что автору документа не нужно сводить замечания в одном месте, это будет сделано автоматически при формировании отчета «Лист согласования». Также данный способ применим не только для внутренних, но и для внешних документов, и согласуемый документ не изменяется при согласовании.

Несмотря на все плюсы, данный способ обладает и своими минусами, к которым можно отнести то, что если замечаний к документу достаточно много, то их будет неудобно фиксировать в отчете «Лист согласования».

Подписание документа

Если же у согласующих нет замечаний или если их успешно устранили, то согласующий должен завизировать документ электронной подписью. Для принятия окончательного решения руководителями, которые подписывают документы, необходимы визы согласования в документах.

СЭД протоколирует всю работу с документом и сохранит в системе историю всех изменений, которые были произведены пользователями, в т. ч. и информацию о том, кто их пользователей внес визу в документ.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то возможен следующий порядок работы. Сначала на основании виз, внесенных в документ в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам документ. Затем уполномоченный сотрудник проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а потом заверяет лист согласования и распечатанный документ. После этого распечатанный и заверенный документ передается руководителю на подпись вместе с распечатанным и заверенным листом согласования. В систему электронного документооборота вносится отметка об этом событии после того, как документ был подписан на бумажном носителе. Таким образом, в качестве вывода, можно отметить, что при согласовании внутренних документов, все-таки, наиболее удобным является создание новой версии документа. Количество создаваемых версий при согласовании может быть обусловлено различными факторами. К таким факторам можно отнести то, что если согласующих немного, а срок согласования большой и риск внесения согласующим изменений в документ отсутствует, то будет достаточно одной версии документа на каждый круг согласования. Все изменения вносятся в документ в виде примечаний или в режиме правки. Еще один фактор состоит в том, что если согласующих много, а срок согласования является ограниченным и есть риск того, что согласующий внесет в документ изменения, то каждому согласующему следует создать свою версию документа и подписывать ее электронной подписью.

При согласовании внешних документов, создание версий обычно не используется, потому что это усложняет процесс, если согласующих больше чем один. Все замечания лучше фиксировать в листе согласования, и в дальнейшем можно будет на их основе создать протокол разногласий. При этом исходный документ остается неизменным.

Некоторые компании в качестве оптимального варианта и выхода для многостороннего согласования документа в последнее время стали использовать специальные системы, которые позволяют вносить правки и примечания нескольким внешним согласующим в один документ, расположенный в универсальном облачном хранилище (например, Google Docs).

В итоге, мы пришли к выводу о том, что необходимо стремиться к единообразию способов фиксации замечаний и отображения факта согласования при выстраивании процесса согласования. Это нужно для того чтобы инициатор и согласующие не думали о том, каким образом нужно это делать в зависимости от вида документа. Это также критично и для руководителя, подписывающего документ на основании виз согласующих.

Пять полезных документов для секретаря и делопроизводителя компании

• Отчёт о проделанной работе
• Шаблон благодарственного письма
• Основные требования к оформлению документов по ГОСТ-2016
• Обязательные реквизиты документов
• Образец служебной записки

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется лист согласования?

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.

Подробнее о том, как правильно согласовывать документы, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Другая ситуация, когда требуется лист согласования — заключение договоров. Обычно проект договора разрабатывает исполнитель. Он предоставляет другой стороне не окончательный вариант документа, а его проект, которые называют «рамочным» или «типовым» договором.

Скачайте документы по теме:

Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д. В таких ситуациях лист согласования — незаменимый инструмент по совершенствованию договора. Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.

Типы листов согласования

Листы согласования бывают:

• универсальные;
• индивидуальные.

Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

После согласования со всеми сотрудниками, секретарь вносит в проект договора все необходимые правки и передает договор на рассмотрение второй стороне. Когда соглашение с контрагентом достигнуто, руководитель компании подписывает договор, документ регистрируется и передается на исполнение.

Подробно по процедуре согласования рассказывается в статье «Как правильно согласовать проект документа» в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Кто должен согласовывать документ?

Проект документа готовится по резолюции руководителя. Он должен быть согласован со всеми сотрудниками компании, указанными в резолюции. Проекты служебных документов направляют на согласование всем подразделениям, участвующим в реализации решений, принятых в документе.

Этапы согласования:

1. Автор (составитель).
2. Руководитель отдела, отвечающего за разработку проекта.
3. Заместитель генерального директора, координирующий работу отдела.
4. Руководители отделов, заинтересованные в принятии решений, которые содержатся в тексте документа. Эти руководители объективно оценивают проект и ставят визы согласования. Все замечания и визы фиксируются в итоговом листе согласования.

Лист согласования представляет собой таблицу следующего вида:

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования, то нужно внести всех должностных лиц, которые могут участвовать в согласовании проекта документа. Первыми должны идти те лица, которые утверждают проект любого документа:

• Руководитель структурного подразделения. Его виза дает старт согласованию любого проекта.
• Главный бухгалтер отвечает за финансовое обеспечение проекта.
• Начальник отдела кадров следит за соблюдением норм трудового законодательства.
• Начальник службы безопасности проверяет благонадежность контрагента, с которым заключается соглашение.
• Начальник юридического отдела проверяет чистоту сделки и соответствие ее нормам законодательства.
• Технический директор или начальник производства контролирует соответствие деловой бумаги профилю деятельности компании.

О новых технологиях согласования документов читайте в статье «Переводим согласование документов в электронный вид». в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

На заметку

Конкретный состав лиц, согласующих документы, каждая организация определяет самостоятельно.

Служба ДОУ или секретарь проверяют итоговое оформление проекта, следят за соблюдением авторами стилистических норм, правил орфографии и пунктуации. Секретарь или делопроизводитель отвечают за правильное оформление виз согласования всех отделов, участвующих в разработке проекта. Когда собраны все визы и составлен лист согласования, процесс считается завершенным. После этого документ передается на подпись генеральному директору.

Перечень документов, которые нужно согласовывать, а также перечень решений, которые выносятся по проекту, закрепите в Положении о ДОУ. В этом же Положении утвердите форму листа согласования.

Еще по этой теме:

• «Оформляем документы по-новому. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016»

Как оформляется лист согласования?

1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно новому стандарту внутреннее согласование будет оформляться визой. Виза состоит из следующих элементов:

• должность визирующего;
• подпись визирующего;
• расшифровка подписи;
• дата согласования.

Рис. 2. Образец визы

Если к документу есть замечания, то виза согласования выглядит следующим образом:

Рис. 3. Образец визы с замечаниями

Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания. Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился. Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:

• порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, ФИО и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

К содержанию и оформлению листа согласования не предъявляется особых требований. Он составляется на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия. Главное требование к листу — наличие всех согласующих виз и подписей. Удостоверять документ с помощью оттиска печати компании не требуется.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования, остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.

Рис. 4. Образец листа согласования к приказу

Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:

Рис. 5. Образец листа согласования договора

Вывод

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.