Ставится ли на актах печать

До недавнего времени печать была гарантией подлинности документа, придавала ему легитимность. Все изменилось с момента принятия Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Закон № 82-ФЗ), который фактически лишил печать ее «властной» функции. Тем не менее вопросы о том, когда можно не использовать печать, а когда она все необходима, остаются. Попробуем разобраться в проблеме и дать актуальные данные по практике использования (неиспользования) печати в документообороте.

Итак, прошло уже почти два года с момента издания Закон № 82-ФЗ, который наделал много шума, породил огромное количество споров и недоразумений и, как утверждают знающие люди, был принят лишь в угоду рейтингам зарубежных компаний и агентств, которые нужны не столько реальной экономике, сколько для положительной оценки работы отдельных руководителей. Конечно, есть в этом и современная тенденция, ведь активными темпами развивается электронно-цифровая подпись, специальные бланки, голограммы, и уже отсутствует стопроцентная гарантия подлинности документа при наличии на нем печати, учитывая современное развитие техники.

Подобные тенденции были и ранее. Например, часть первая Гражданского кодекса РФ, по сути, установила преимущество подписи над печатью, произошел революционный отказ от печати на счетах-фактурах, исключено упоминание о печати как об обязательном реквизите на первичных документах в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ).

Тем не менее, до сих пор глобального или бесспорного характера ни предыдущие, ни рассматриваемые изменения не принесли. Как пример, эти новшества предназначены лишь для конкретных организационно-правовых форм юридических лиц.

К сведению

Печать — это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-с). Печать также определена как устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу (п. 2.1 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст).

Что привнесли новации в гражданское законодательство

Закон № 82-ФЗ внес изменение в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО) и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) указав, что общество не должно, а вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации, при этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Далее следует, что Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Такие случаи могут затронуть не каждую организацию, однако и в них нужно разобраться.

Закон № 82-ФЗ никак не регулирует требования в отношении печатей, ранее установленные местным законодательством субъектов и муниципальных образований. Соответственно, если местное законодательство требует проставления печати организации на каких-либо документах, то организация не сможет отказаться от ее использования.

Кроме того, закон № 82-ФЗ не коснулся:

— некоммерческих организаций (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»);

— государственных, муниципальных унитарных предприятий (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»);

— жилищных накопительных кооперативов (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 № 215-ФЗ «О жилищных накопительных кооперативах»).

А это значит, что названные организации по-прежнему должны иметь и использовать печать. Кроме того, хозяйственные общества, занимающиеся образовательной деятельностью, также оказываются вне регулирования Закона № 82-ФЗ.

Но лед тронулся: недавно были изданы приказы Минтруда России от 31.10.16 № 588н, 589н, которыми отменена обязательная печать в трудовых книжках.

Как оформить отказ от печати

Как было сказано выше, при отказе от печати, общество должно это оговорить в уставе особо (см. также письмо Минфина России от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575).

Например, в уставе можно указать: «Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества. Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества».

Сразу отметим, что в случае отказа от печати, партнеры (контрагенты, государственные органы, другие структуры), как правило, могут запрашивать:

—распечатку Закона № 82-ФЗ;

—устав организации;

—выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;

—информационные письма от генерального директора о неприменении обществом печати.

Когда печать не требуется

На данный момент наличие печати уже не требуется:

— на акте о несчастном случае, составленном по форме № Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73;

— на доверенности для представительства компании в суде (ст. 10, 11 Закона № 82-ФЗ).

Такая доверенность может выдаваться лишь за подписью руководителя компании (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Вместе с тем в п. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ установлено, что доверенность от имени организации должна быть скреплена печатью этой организации (для представительства по некоторым делам, рассматриваемым в судах общей юрисдикции (например, по делам об оспаривании нормативных и ненормативных актов).

На доверенности, выдаваемой представителю организации в налоговых правоотношениях, на участие в исполнительном производстве также печать не требуется.

— на журнале учета проверок (форма утв. приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141).

При представлении документов в рамках налоговой проверки на бумажном носителе в виде копий их следует заверить (п. 2 ст. 93 НК РФ). Законодательство о налогах и сборах, а также нормативные правовые акты, изданные на его основе и во исполнение, не содержат предписания заверять печатью копии документов, представляемых по требованию налогового органа (письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

— на отчетности по страховым взносам (до 2017 г. — п. 2, 5.13 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР, п. 2, 5.16 Порядка заполнения формы 4 — ФСС, утвержденной приказом ФСС России от 26.02.2015 № 59, Информация ФСС России от 10.06.2015, приказ ФСС России от 20.07.2015 № 304; с 2017 г. — приказ ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@ «Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка его заполнения, а также формата представления расчета по страховым взносам в электронной форме» — в отношении Расчета по страховым взносом. В данном документе вообще нет упоминания слов «печать», «М.П.». Также абз. 5 п. 2, п. 5.16 «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения» (4-ФСС), утв. приказом ФСС России от 26.09.2016 № 381).

— на трудовом договоре (ст. 57, 61 ТК РФ);

— на гражданско-правовом договоре, если только в нем самом не сказано, что договор и изменения к нему скрепляются печатью (п. 1 ст. 160 ГК РФ);

— на листке нетрудоспособности. Несмотря на то, что на бланке листка нетрудоспособности предусмотрено отдельное поле для печати, ставить ее или нет решает работодатель в добровольном порядке, равно как и на тех бланках и документах, формы которых и порядок их заполнения не приведены в соответствие с изменившимся законодательством.

— на банковской карточке.

Если организация, использующая печать ранее, приняла решение отказаться от печати в дальнейшем, карточку с образцами подписей и оттиска печати следует менять (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).

Хозяйственный договор: с печатью или без?

Много вопросов по-прежнему вызывает отсутствие печати на договорах. Правомерно ли это?

Скрепление договоров печатью считается дополнительным требованием к их форме и зависит от решения сторон, а значит, если в договоре нет на это указания, печать не обязательна (ст. 160 ГК РФ, постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.08.2012 по делу № А72-10860/2011, от 13.03.2015 № 11АП-1325/2015, АС Уральского округа от 25.02.2015 № Ф09-8593/14 по делу № А07-16164/2014).

Отсутствие печати не влияет на действительность договора (постановление АС Уральского округа от 11.08.2014 № Ф09-4639/14 по делу № А47-13015/2013). Однако если стороны установили соответствующее условие, отсутствие печати в договоре (дополнительных соглашениях к нему) будет означать несоблюдение письменной формы сделки, что повлечет за собой запрет на использование свидетельских показаний в подтверждение сделки и ее условий, но не лишает права приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Печать на первичных документах

Еще более дискуссионный вопрос возникает по поводу наличия печати на первичных учетных документах.

Оттиск печати не поименован в числе обязательных реквизитов первичного учетного документа, приведенных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Это значит, его наличие в первичном документе не является обязательным (письма Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@). Следовательно, документ, составленный по установленной форме, но без заверения печатью, подтверждает факт хозяйственной жизни. Такой документ подтверждает и данные налогового учета в том числе потому, что Налоговым кодексом РФ обязанность заверять первичные документы печатью в целях налогообложения не предусмотрена.

Тем не менее обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, которые установлены уполномоченными органами на основании других федеральных законов. Некоторые из них предусматривают наличие печати.

В других ситуациях организация, не имеющая печати, может составить документ без нее. Дело в том, что обязанность использовать печать устанавливается только федеральным законом (п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 5 ст. 2 Закона об ООО). Положения подзаконных нормативных актов имеют меньшую юридическую силу по сравнению с нормами федеральных законов. Это следует из основных принципов иерархии нормативных правовых актов, закрепленных в ст. 76, ч. 3 ст. 90, ст. 115 Конституции РФ, п. 1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009.

Таким образом, при надлежащем заполнении в первичном учетном документе всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, отсутствие оттиска печати (печатей) организации (организаций) не является основанием для отказа в признании соответствующих затрат в составе расходов по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@). Если наличие печати предусмотрено их формами, определенными руководителем организации, на первичных документах печать надо ставить (ч. 2, 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390), иначе могут последовать претензии налоговых органов, особенно в совокупности с другими недочетами (например, отсутствие расшифровки подписи либо подписание документа неустановленным лицом).

К документам по унифицированным формам, где есть реквизит «М.П.», следует относиться с осторожностью. Налоговые органы могут отказать в признании расходов, подтвержденных данными документами, если на них отсутствует печать (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187, постановление ФАС Дальневосточного округа от 14.11.2012 № Ф03-4749/2012).

Есть и другое мнение: обозначение «М.П.» не свидетельствует о согласовании условия об обязательном скреплении сделки печатью, так как некоторые контрагенты толкуют данное обозначение как «место подписи» (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2011 № 17АП-12896/2010-АК по делу № А60-29185/2010).

А вот на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган среди прочих документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в Россию с территории государства — члена названного союза, печать необходимо ставить (подп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»). Копии же извещения об уплате авансового платежа акциза, копии извещения об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по алкогольной или спиртосодержащей продукции должны быть заверены подписью руководителя организации.

Решение о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг, решение о выпуске российских депозитарных расписок может содержать лишь подпись лица, осуществляющего функции исполнительного органа эмитента (Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»).

В случае если от имени участника открытого конкурса действует иное лицо, заявка на участие в открытом конкурсе должна содержать доверенность, заверенную печатью участника открытого конкурса и подписанную руководителем (подп. «в» п. 1 ч. 2 ст. 51 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).

Таким образом, как показывает практика применения Закона № 82-ФЗ, он в большей части носит формальный и далеко не универсальный характер.

Положение о печати

Тем хозяйствующим субъектам, кто до сих пор не может решиться (или позволить себе) отказаться от печати, можно предложить разработать положения о порядке использования печати в организации либо усовершенствовать уже существующее. Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, гербовой), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено «Для документов», «Отдел кадров», «Для производственной документации» и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен, поэтому, если регламентация работы с печатями в компании уже существовала, целесообразно внести в него изменения.

В положении важно определить назначение оттиска печати на том или ином документе, то есть зачем проставляется оттиск печати, на каких документах и подписях каких должностных лиц. Для разработки регламентирующих документов в обществе необходимо руководствоваться ГОСТ 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) и Методические рекомендации о внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Росархивом).

В этом разделе мы попытаемся разобраться, что такое факсимиле. Факсимиле, или как его еще называют, подпись факсимиле – это точная копия подписи, сделанная в виде печати или штампа, и предназначена для упрощения и уменьшения времени работы с документами. Можно сказать, что факсимиле – это маленький помощник для среднего и крупного бизнеса. Ведь наверно часто Вам приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда руководителю необходимо проставлять свою подпись на большом количестве документов. А он в нужный момент занят или отсутствует на рабочем месте. Для решения такого рода проблем мы можем предложить выход: изготовить у нас факсимиле подписи начальника, а затем внутренним приказом разрешить доверенным людям пользоваться ею. Для Вашего удобства, мы разместили внизу страницы ссылки на примеры приказа использования такой подписи и инструкцию к нему.

Факсимиле можно заказать через сайт: ⇒ ⇐

В нашей стране на вопрос где можно использовать факсимиле нельзя дать однозначного ответа. Наша компания изготавливала копию подписи для фирм, которые в дальнейшем использовали ее для подписания актов и счетов. Даже крупная фирма по продаже стильных украшений BoBiju использует факсимиле для подписи актов и счетов кампании.

Наша фирма может быстро и качественно изготовить копию Вашей подписи. Для этого перейдите по ссылке заказать факсимиле и нажмите кнопку купить. Заполните поля заказа, а после выбора оплаты, нажмите кнопку прикрепить картинку и выберите отсканированное изображение Вашей подписи. Также можно просто отправить изображение подписи по электронной почте: shtampu@gmail.com. Большая просьба не забывать указывать номер телефона, по которому мы сможем с Вами связаться и уточнить возникшие, в процессе изготовления факсимиле, вопросы.

Посмотреть пример указа про использование факсимиле

Посмотреть пример инструкции про порядок использования факсимиле

27 августа 2019

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Наука юриспруденция пестрит сложными словечками, при произношении которых ломается язык.

Если в жизни вам уже приходилось сталкиваться с большим объёмом документации, то вы могли неоднократно слышать термин «факсимиле».

Что это такое? Где применяется? В этой статье вы не только познакомитесь с новым словом, но и узнаете, как в будущем избежать проблем, связанных с использованием факсимиле.

Факсимиле — это превращение оригинала в копию

Латинская фраза «fac simile», от которой в русском языке появилось новое слово, переводится так: «делай подобное».

Заниматься факсимилированием – значит, в точности воспроизводить оригинал, а факсимиле – это результат такого процесса, готовая копия.

В 90-е годы и начале нулевых, когда в большинстве семей не было принтеров, дети размножали одну и ту же раскраску много раз с помощью копировальной бумаги. А родители радовались экономии денег.

В древние времена для создания копий рисунков применялся метод литографирования. Сначала плоскую печатную форму обрабатывали специальной краской, а затем под сильным давлением переносили изображение на бумагу.

Факсимиле – это изготовление копий только графических элементов:

1. букв, цифр, слов, предложений и целых рукописей;
2. условных знаков: символов, меток, личных подписей;
3. рисунков и чертежей.

К факсимилированию, например, не относятся запись оригинального музыкального произведения на CD-диск или создание макета (уменьшенной копии) архитектурного сооружения.

А теперь справочная информация о произношении термина.

В слове факсИмиле ударение падает на второй слог.

Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)

Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.

Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.

Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.

Сегодня изготовление факсимиле подписи заказывают у полиграфических организаций. Последние применяют фотополимерную технологию. Негатив распечатывают лазерным принтером на матовой плёнке, обрабатывают затемнителем, наносят полимер и засвечивают в специальной камере, пока копия не затвердеет.

Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы

Теоретически гражданское законодательство приравнивает факсимиле к личной подписи. Но есть одна проблемка. Использовать факсимильную печать разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций крайне мало.

Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставить в договорах штампики вместо подписей.

Тогда вначале им придётся составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.

Иначе в случае конфликта суд не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.

Факсимиле нельзя заменять собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, которые влекут финансовые последствия:

1. платёжных поручениях;
2. банковских чеках;
3. счетах-фактурах (что это такое?);
4. товарных накладных;
5. актах приёмки работ;
6. налоговых декларациях.

При оформлении трудовых отношений и выдаче доверенности руководителю также придётся поставить личный автограф.

На практике выходит, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: приказов, циркуляров, наград (грамот, благодарностей).

И то нужно издать отдельный документ с возложением прав хранения и проставления оттиска на конкретное лицо.

Что такое факсимильная связь (факс)

Действующее законодательство разрешает заключать договор посредством обмена документами по факсимильной связи.

Что это значит? Во многих частных организациях и госучреждениях есть факс – это телефон с функцией отправки документов. Технологии не стоят на месте. Уже появились аппараты, которые передают копию не только на другой факс, но и в память ПК.

Факсимильная связь – это обмен графической информацией через телефонную линию.

Процесс делится на следующие этапы.

1. Оригинал (любой плоский объект с графикой) загружается в аппарат.
2. Факс считывает информацию, делит на блоки, сканирует, кодирует и отправляет.
3. Сигнал поступает на принимающий аппарат, который расшифровывает код и распечатывает копию.

По факсу возможна передача печатных текстов, рукописей, чертежей, рисунков. Дорогостоящие аппараты с высоким разрешением отлично воспроизводят фотографии.

Краткое резюме

Таким образом, факсимиле – это полезное изобретение человечества. Благодаря ему стало возможным распространение информации среди широкого круга людей, восстановление древних рукописей и рисунков.

Факсимильная печать упрощает работу занятым лицам: бизнесменам, руководителям госпредприятий и чиновникам. Однако перед её использованием желательно ознакомиться с законодательными ограничениями, чтобы в будущем не возникло проблем с налоговой и судом.

Автор статьи: Белоусова Наталья

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Использую для заработка