Трудовая книжка где хранится

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Где и как хранить трудовые книжки

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Итоги

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

• Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
• Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

• на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
• на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

• Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
• Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
• Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

Правовое регулирование вопроса

Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, бланки книжек и вкладышей должны храниться как бланки строгой отчётности.

Требования к месту хранения БСО (бланков строгой отчетности) определены Положением о наличных денежных расчётах, утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359.

Пунктом 16 Положения установлено, что БСО должны находиться в металлических шкафах, сейфах и/или оборудованных специально для этих целей помещениях. Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

• охрана или охранная сигнализация;
• решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
• исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ежемесячно ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчёт о количестве бланков книжек и вкладышей в них. Испорченные бланки подлежат уничтожению с оформлением соответствующего комиссионного акта.

Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника. Из ст. ст. 66, 80 и других Трудового кодекса, Правил ведения и хранения вытекает, что в период работы книжка должна находиться по основному месту занятости человека, но никаких конкретных требований к организации хранения не установлено. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам.

Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя, ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.

Пункт 45 Правил прямо устанавливает ответственность работодателя за организацию работы по хранению документа. Нарушение правил хранения влечёт административную ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, а при определённых обстоятельствах и уголовную (при неправомерном отказе выдать книжку работнику, при необеспечении сохранности, повлекшим утрату книжек и существенное нарушение прав и интересов работников и пр.).

Выдача трудовых книжек на руки

Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать заверенную копию документа или выписку из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.

Работодатель выдаёт книжку:

1. В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения пенсии, если трудовые отношения продолжаются). Работник обязан в трёхдневный срок с момента возврата ему книжки из органа соцобеспечения передать её работодателю ( ст. 62 Трудового кодекса).
2. При увольнении независимо от основания в последний день работы (ст. 80 Трудового кодекса).

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Неполученные трудовые книжки, в том числе в случае смерти сотрудника, хранятся у работодателя до востребования (в случае смерти получить документ имеют право родственники умершего). Общий срок архивного хранения составляет 50 лет. Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

Каждый человек, поступивший на службу или устроившийся на работу заводит специальный документ, в котором отражается история и последовательность должностей и мест работы – трудовая книжка. Это очень важный документ, который имеет юридическое значение, поэтому относиться к нему нужно с полной ответственностью, ведь восстанавливать его достаточно сложно.

Наверняка Вы задавались вопросом, где хранится трудовая книжка работника по закону, кто несет за нее ответственность, каким законом регулируется этот вопрос, об этом и многом другом Вы сможете узнать в данной статье.

Что такое трудовая книжка

Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.

В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.

В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной. В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.

Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.

Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд. Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.

Кто хранит

Обязанность хранения книжки в сейфе или ином устройстве, равно как и оформление, ведение документа, возлагается на сотрудников отдела кадров. Его состав и масштабы зависят прежде всего от размеров фирмы. Если фирма небольшая, или это индивидуальный предприниматель, то как правило с книжками работает бухгалтер или секретарь.

Если фирма крупная, то в отделе кадров есть уполномоченный специалист. В случае смены сотрудника, ответственного за трудовые книжки, подписывается акт приема и передачи. Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.

ВНИМАНИЕ! Процесс назначения сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек происходит на основании Приказа, изданного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приказ составляется в свободной форме.

Места и порядок хранения

В России действует целое Постановление Правительства, посвященное трудовым книжкам и порядку обращения с ними. В том числе, оно регулирует, где должны храниться трудовые книжки работников. Так, п. 42 регламентирует, что вкладыши из книжки относятся к бланкам строгой отчетности.

В связи с этим, местами хранения документа должны быть такие помещения или устройства, которые могут обеспечить безопасность, сохранность и целостность книжки, не допустить факты фальсификации, изъятия.

ВНИМАНИЕ! Сама оформленная книжка не является бланком строгой отчетности по закону. Но, она организация или предприниматель обязаны отвести сейф из металла, отдельный шкаф, специальное помещение, которые могли бы исключить возможность доступа третьих лиц к бумагам.

Работодатель самостоятельно может определить место хранения, но условие соблюдения безопасности является основным. В связи с этим, нет определенных требований к сейфу для хранения трудовых, если такое устройство и используется, то на общих принципах своего действия. В процессе хранения именно книжек никаких особенностей нет.

Процесс получения работодателем книжки начинается с момента трудоустройства гражданина, она должна быть взята сотрудниками отдела кадров. Затем происходит оформление и прием человека на работу, начинается трудовая деятельность с параллельным хранением трудовых книжек в организации.

По установленным правилами документ возвращается обладателю. Как хранить книжку на период трудоустройства? В большинстве случае сотрудники убирают ее в отведенное для этого место, либо установку. Достают только в случае необходимости внесения записи или выдачи документа.

Большую часть времени он должен оставаться изолированным, ни в коем случае нельзя допускать посторонних к книжкам и информации, содержащейся в них.

Сроки

Сколько документ находится у работодателя? Ровно на протяжении всего периода трудовой деятельности человека. Есть некоторые краткосрочные исключения, когда книжка может быть отдана, но об этом речь пойдет далее.

По окончании трудовых правоотношений, то есть при увольнении, документ выдается только на руки обладателю. В том случае, если наступила смерть работника, то под расписку документ могут забрать родственники.

В том случае, ели сотрудник был уволен, он должен как можно быстрее забрать документ с прежнего места работы. Сотрудники откладывают такую книжку в сторону от других и дают человеку 3 месяца на выполнение требования. Если книжку не забрали, то соблюдаются следующие действия:

1. В самом документе делается отметка о том, что трудовой у работника нет, он ее не забрал в срок, предусмотренный законом.
2. В карточке личного учета, которая была заведена на сотрудника ранее делается запись о том, что документ не на руках обладателя, та же запись оставляется в регистрационном журнале.
3. В личное дело вкладываются документы, подтверждающие попытки работодателя вернуть трудовую сотруднику.

По происшествии 3 месяцев, трудовая книжка признается невостребованной и подлежит хранению вместе со всеми документами, только в отдельной пачке. Может ли сотрудник забрать ее? Разумеется, он должен ее забрать с предприятия.

Обратите внимание! Книжки, признанные невостребованными, хранятся на протяжении 2 лет в отделе кадров, затем передаются в архив на хранение не менее 50 лет.

Можно ли получить документ на руки

В некоторых случаях-исключениях, допускается передавать документ на руки собственнику. Во всех иных ситуациях гражданин имеет право запросить заверенную копию документа, либо выписку из него. Органы государственной власти не уполномочены запрашивать оригиналы документа, поэтому если Вам он нужен, то копией вполне можно обойтись.

Работодатель может выдать документ, если:

1. Работнику нужно обязательное социальное обеспечение, например назначении пенсии при условии, что трудовые отношения не прекращены. В таком случае сотрудник пишет заявление, забирать трудовую и обязывается вернуть ее в течение 3 дней. Этот срок исчисляется с момента получения книжки из органа социального обеспечения.
2. При увольнении, о чем ранее было указано.

Как видите, вариантов не так уж много, это связано с важностью трудовой книжки, а так же с возможной ответственность работодателя за нарушение правил хранения.

Весь процесс передвижения трудовой книги фиксируется в книге (журнале) учета. В ней делается отметка о том, когда документ поступил в предприятие; кто, когда и зачем его забирал, реквизиты; когда был уволен человек.

Ответственность за сохранность

Ввиду того, что все данные о местах и продолжительности работы человека сосредотачиваются в трудовой книжке, в случае ее утери возможность восстановления усложняется. В настоящее время нет общей базы, в которой бы хранилась вся информация о каждом работнике РФ, поэтому утрата книжки – достаточно проблемный вопрос, который желательно избежать.

Если человек является безработным и официально не трудоустроен, то он сам отвечает за целостность документа. На протяжении всего трудоустройства ответственным за сохранность становится работодатель.

ВАЖНО! Статьей 13.25 КоАП РФ предусматривается ответственность за нарушение правил по хранению и учету трудовых книжек. Может быть наложен штраф от 200 000 до 300 000 рублей на организации, на должностные лица от 2 500 до 5 000 рублей.

В отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность, например при отказе работнику в выдаче документа, при несоблюдении установленных правил, которое повлекло утрату.

Действия работодателя при утере

Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:

1. Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат. В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.
2. Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.

В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него. Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте.

Что делать работнику

Зачастую у нас не получается правильно хранить документы, поэтому они теряются или портятся. Что делать человеку в случае, если книжка была потеряна?

Необходимо в первую очередь обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата. В течение 15 дней он оформляется и заполняется.

В него вносятся данные о стаже работника у данного работодателя, сведения о наградах и поощрениях, указывается общий стаж в годах, месяцах и днях.

Если трудовая книжка или вкладыш к ней были испорчены, либо стали непригодными для использования, нужно так же обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата. В него переносится вся информация, зафиксированная в предыдущем экземпляре.

Трудовая книжка, это важнейший документ, в котором содержится вся информация о местах работы, продолжительности трудоустройства и наградах человека. Помимо этого, по ней часто сверяется общий стаж и назначается пенсия. В связи с этим, требуется бережное отношение к данному документу.

На период трудоустройства человека он хранится в отведенном для этого месте у работодателя, если человек безработный – книжка у него.

ВНИМАНИЕ! Неисполнение требований, заложенных законодательством может являться основанием для привлечения к административной или уголовной ответственности. Относитесь бережно к своим документам, храните их и помните, что процесс восстановления достаточно сложный.