Учет и списание ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам — пример алгоритма такого списания вы найдете в статье — должно быть корректно организовано в любой компании. Рассмотрим особенности такого списания подробнее.

Для кого путевой лист обязателен?

Списание стоимости ГСМ в расходы, как и в случае с любыми другими активами, должно осуществляться на основании оправдательных документов. Наиболее распространенный документ — акт о списании ГСМ.

Для документального обоснования затрат компании к такому акту прикладывают первичку, как правило, в виде путевых листов (ПЛ).

Путевой лист фиксирует количество километров, которые прошел автомобиль работника в рамках рабочей смены (или служебного задания), и объем затраченного при этом топлива, исходя из нормативных показателей или фактических измерений.

ВНИМАНИЕ! ПЛ не являются основанием для списания ГСМ в расходы.

Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:

• данные по тахографу;
• данные по ГЛОНАСС и GPS.

При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.

ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).

При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам. Если ПЛ не применяются, то оптимально подтверждение расхода бензина отчетами обозначенных выше автоматических средств учета пробега (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Порядок расчета расходов по ГСМ

Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.

Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).

Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.

Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).

Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.

Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.

Пример расчета расходов: применяем нормативные правила

Списание расходов на ГСМ с применением путевого листа на основе нормативного подхода предполагает:

1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.

Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

• Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
• D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).

Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.

Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период. Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.

2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.

Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).

3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п. 7 распоряжения АМ-23-Р.

Пример расчета списания ГСМ по путевым листам с ее использованием будет выглядеть так:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где S — пробег, отраженный в путевом листе.

В нашем случае показатель Qн составит:

Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 + 0,01 × 10) = 7,48 л.

Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.

Как списывать ГСМ по фактическим показателям правильно?

В данном случае применяется очень простая формула:

РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) + Т(выд) − Т(ост),

где:

Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;

Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.

Пример

В ООО «Сапфир» есть служебный автомобиль марки «Лада Калина». В компании применяется метод списания материалов по средней себестоимости (ССТ). ССТ бензина составила 40 руб.

В ПЛ указаны следующие показатели:

Остаток бензина в баке: 5 л.

Выдано: 20 л.

Остаток при возвращении: 10 л.

Расход (факт) = 15 литров (5 л + 20 л − 10 л).

Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).

Бухгалтер ООО «Сапфир» сформировал справку-расчет, приложил к ней ПЛ, инициировал собрание комиссии, которая утвердила акт списания ГСМ. На основании данного акта бухгалтер зафиксировал в бухрегистрах запись:

Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.

Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:

• в основном производстве — счет 20;
• во вспомогательном — 23;
• в общем производстве — 25;
• в административных целях — 26;
• в торговле — 44.

Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.

Списание ГСМ по путевым листам в налоговом учете

В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:

• в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р. Правила списания ГСМ по путевым листам в случае превышения фактических расходов топлива над нормативными должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя.

Итоги

Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства. В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
1. Учет автотранспорта

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы — Автотранспорт»):

В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности:
— отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа),
— сортировка по различным признакам,
— изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта,
— формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel,
— открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»).
Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» — «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» — «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С (только для Лайтик-Автопредприятие).

Карточка автотранспорта имеет вид:

Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную.
В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.
В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер — 100 символов).
Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

2. Учет клиентов и объектов

Список клиентов и объектов открывается из меню «Режимы — Справочник клиентов и объектов».

В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
— на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, телефоны, доп.информация.
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.
3. Учет маршрутов

Список маршрутов открывается из меню «Режимы — Справочник маршрутов».

В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся названия маршрутов (с контролем уникальности по названию маршрута).
В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника «Клиенты и объекты».
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.
4. Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы — Путевые листы»).

Режимы работы в журнале путевых листов:

— отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»),
— установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»),
— быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год),
— отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
— отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
— добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
— формирование реестра путевых листов (кнопка «Реестр») в Excel,
— отбор путевых листов по маршруту,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.

В форме путевого листа заполняются реквизиты:
— дата,
-номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную,
— водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши),
— количество отработанных часов, тариф (руб./час – устанавливается автоматически при выборе водителя и может быть изменен), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифа на количество отработанных часов),
— маршрут,
— пробег для каждого из объектов маршрута (пробег по любому объекту можно исключить из расчета суммарного пробега по маршруту),
— регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона,
— показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически),
— данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).

Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.
Поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).
Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».
Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.
Кнокой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

Для печати путевого листа в формате Excel (по кнопке «Печать») используются шаблоны путевых листов, расположенные в каталоге программы. Перечень шаблонов и выводимых реквизитов путевых листов приведен в меню «Сервис» — «Настройка печати путевых листов». Для подготовки собственного шаблона поместите в каталог программы файл Excel с соответствующим именем, внесите в его ячейки в нужных местах наименования шаблонов реквизитов путевого листа, начинающихся со служебного символа #.

5. Учет сотрудников (водителей)

Список сотрудников открывается из меню «Режимы — Справочник сотрудников».

Доступные режимы:

— добавление (только в версии Лайтик-Автопредприятие),
— удаление с контролем ссылок на водителя в путевых листах (только в версии Лайтик-Автопредприятие),
— поиск,
— сортировка,
— печать,
— выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

Вводимые реквизиты:

— фамилия, имя, отчество,
— адрес,
— телефоны,
— дата рождения,
— № удостоверения,
— часовой тариф для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час),
— паспортные данные,
— дата приема,
— дата увольнения,
— дополнительная информация (до 250 символов). 6. Отчеты

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

— вид топлива,
— вид транспорта,
— автомобиль,
— сотрудник (водитель),
— маршрут (в отчете по пробегу),
— объект (в отчете по пробегу),

Степень детализации отчетов:

— за период в целом,
— по видам транспорта,
— по автомобилям,
— по путевым листам,
— по сотрудникам(водителям),
— по маршрутам (в отчете по пробегу),
— по объектам (в отчете по пробегу),
— по периодам (год, квартал, месяц).

Анализируемые параметры для отчетов:

• Ведомость остатков, выдачи и расхода топлива:
• Получено, л
• Расход топлива фактический, л
• Сдано, л
• Расход по норме, л
• Экономия, л
• Перерасход, л
• Отчет о пробеге, работе автотранспорта и среднем расходе топлива:
• Пробег, км
• Длительность простоя с включенным двигателем, час
• Длительность работы отопителя, час
• Объем транспортной работы, т*км
• Пробег с грузом, км
• Количество ездок с грузом за смену
• Длительность работы специального оборудования, час
• Длительность работы битумного насоса, час
• Длительность работы гудронатора, час
• Длительность работы подогревателя цистерны, час
• Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
• Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
• Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
• Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
• Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
• Расход топлива, л
• Средний расход топлива, л/100км
• Отчет об отработанном времени и заработной плате водителей:
• Отработано часов
• Заработная плата, руб.

7. Сервис

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:

• Основные настройки программы:
• Название организации
• Адрес организации
• Телефоны
• Основной регион
• Основной тип автомобиля
• Дата подтверждения записи путевых листов
• Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
• Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
• Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)

• Настройку печати путевых листов:
• Названия файлов-шаблонов путевых листов (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
• Наименования шаблонов реквизитов путевых листов

· Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.

o Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».

8. Просмотр нормативной базы

Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».

9. Просмотр справочной информации

Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:

— Примеры расчета расхода топлива,
— Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
— Нормы эксплуатационного пробега шин,
— Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

• Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
• Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

• документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
• утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум две цели:

• обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
• осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Порядок заполнения и обязательных реквизитов путевых листов утвержден приказом Минтранса от 18.09.2008 №152. Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Самостоятельно разработанный бланк путевого листа обязательно должен содержать реквизиты, утв в приказе Минтранса №152. Данный нормативный акт недавно был обновлен. Подробнее про изменения мы рассказывали .

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

• оформляется на определенное авто;
• описывает выполняемое им задание;
• содержит указание на вид используемого топлива;
• отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
• указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли оформлять путевые листы на несколько дней? Можно ли самостоятельно разработать бланк путевого листа? Как оформить путевой лист, если работники используют в служебных целях свои автомобили? Всё о порядке оформления путевых листов в различных ситуациях расскажет Путеводитель «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе, чтобы узнать рекомендации экспертов.

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте .

***

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Акценты этой статьи:

• какие первичные документы надо оформить в случае приобретения горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) с оплатой наличными или с помощью платежной карточки по ведомостям, талонам и топливным карточкам;
• по каким нормам следует списывать ГСМ.

Деятельность практически каждого предприятия так или иначе связана с эксплуатацией автомобилей, а значит, с приобретением и использованием ГСМ. Поэтому бухгалтер должен четко понимать, как документально оформляется приобретение, использование и списание ГСМ, а также знать все нюансы бухгалтерского учета и налогообложения операций, связанных с движением ГСМ на предприятии. Об этом и пойдет речь в данной консультации.

Терминология

Термин «горюче-смазочные материалы» не имеет законодательного определения. Горючим называется топливо, используемое для двигателей внутреннего сгорания, а термин «топливо» является общим понятием, которым обозначают вещество, используемое для получения тепловой энергии (письмо Госпотребстандарта от 31.07.09 г. № 7855-1-5/19). Горючее (бензин, дизтопливо и др.), а также различные технические виды масла, смазки, тормозная жидкость, различные присадки, относятся к нефтепродуктам (ДСТУ 3437-96 «Нефтепродукты»).

Варианты приобретения ГСМ

Правила приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов регулируются Инструкцией, утвержденной приказом Минтоплива и энергетики, Минэкономики, Минтранса и связи, Госкомитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.08 г. № 281/171/578/155 (далее – Инструкция № 281).

Пунктом 10.3 Инструкции № 281 предусмотрены следующие варианты отпуска нефтепродуктов:

• за наличные денежные средства;
• по платежным карточкам;
• по ведомостям;
• по талонам.

Рассмотрим каждый из вариантов приобретения и учета ГСМ подробно.

Приобретение ГСМ в розницу

Общие правила розничной продажи ГСМ

Розничная торговля нефтепродуктами регулируется Законом от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее – Закон № 265) и Правилами, утвержденными постановлением КМУ от 20.12.97 г. № 1442 (далее – Правила № 1442).

Продажа потребителям нефтепродуктов в розницу осуществляется через АЗС. Нефтепродукты в мелкой расфасовке (кроме бензина, дизельного топлива, сжиженного углеводородного газа) можно продавать также через специализированные магазины, продающие товары хозяйственного обихода.

Расчеты за проданные нефтепродукты осуществляются наличными и/или в безналичной форме (с применением платежных карточек, талонов, ведомостей на отпуск нефтепродуктов и т. п.) в установленном законодательством порядке – с обязательной выдачей потребителю расчетного документа по установленной форме на полную сумму проведенной операции, который подтверждает факт покупки товара (пп. 10.3.1, 10.3.4 Инструкции № 281; п. 10 Правил № 1442).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34396-0

Применяйте РРО! Как видите, продажа нефтепродуктов в розницу подпадает под действие ст. 2 и 3 Закона № 265 о применении РРО при осуществлении расчетных операций в сфере торговли.

Отметим, что АЗС используют специализированные РРО, соответствующие Техническим требованиям к специализированным электронным контрольно-кассовым аппаратам для автозаправочных станций, утвержденным в приложении 7 к протокольному решению Государственной комиссии по вопросам внедрения электронных систем и средств контроля и управления товарным и денежным обращением от 27.06.02 г. № 13. Такие РРО обеспечивают отпуск горючего из топливо-раздаточной колонки в едином цикле с печатью фискального кассового чека, содержащего все необходимые данные о наименовании товара, количестве, цене и стоимости горючего, сумме НДС.

Документальное оформление приобретения ГСМ

Работник предприятия может заплатить за горючее, которым заправляет автомобиль предприятия, наличными, полученными под отчет или – напрямую с корпоративной платежной карточки (далее – КПК). Если работник рассчитается на заправке своими деньгами, предприятие вправе возместить ему расходы после утверждения авансового отчета.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34396-1

Напоминаем! Выдача наличных под отчет оформляется расходным кассовым ордером и записью в кассовой книге.

Если для покупки горючего деньги перечисляются на КПК, тогда подтверждением этой операции будет выписка с текущего счета и квитанция платежного терминала. В то же время подотчетное лицо может снять деньги в банкомате и рассчитаться наличными. В этом случае документом, подтверждающим выполнение операции, помимо выписки банка является также чек банкомата.

Подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет), в сроки, установленные пп. 170.9.2, 170.9.3 Налогового кодекса (далее – НК). Если работник не израсходовал всю подотчетную сумму, он возвращает остаток денег в кассу предприятия.

Бухгалтерский и налоговый учет

Учет ГСМ ведется на субсчете 203 «Топливо»: по дебету отражается приобретение (на основании чеков РРО), по кредитору – списание на расходы в пределах установленных норм (20, 23, 28, 91-94), а в части перерасхода – на дебет субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Учет расчетов с подотчетным лицом ведется на одноименном субсчете 372:

• по дебету отражается выдача подотчетных сумм в корреспонденции с Кт 301 – при выдаче наличных под отчет, с Кт 311 – при перечислении средств на КПК;
• по кредиту – закрытие задолженности подотчетного лица Отчетом (Дт 203 – Кт 372).

Для целей налога на прибыль корректировка финрезультата при операциям с ГСМ нормами НК не предусмотрена. Поэтому все налогоплательщики отражают такие операции в налоговом учете по бухгалтерским правилам.

Приобретая ГСМ, покупатель отражает налоговый кредит по НДС на дату первого события – на основании зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной (далее – НН), выданной АЗС, или фискального чека РРО (п. 198.2, 201.11 НК).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34396-2

Внимание! На основании чека РРО можно отразить налоговый кредит в сумме НДС не более 40 грн в день (т. е. общая сумма по одному или нескольким чекам РРО за день для целей налогового кредита не должна превышать 240 грн с НДС).

В это условие еще как-то вписываются мелкие покупки ГСМ. А что делать, если сумма приобретений за наличные превышает 240 грн с НДС в день? Тогда предприятию придется запрашивать НН у поставщика ГСМ, а это может быть проблематично. Поэтому стоит использовать другие способы приобретения ГСМ.

Приобретение ГСМ по ведомостям

Ведомость оформляется, когда ГСМ закупаются по безналичному расчету (как правило, по предоплате) на основании договора между поставщиком и потребителем (пп. 10.3.2.1 Инструкции № 281, п. 10 Правил № 1442).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34396-3

Совет. В договоре приведите список заправляемых автомобилей.

В бухучете ГСМ, приобретенные по ведомостям, приходуются в общем порядке на субсчете 203. Перечисление оплаты поставщику отражается корреспонденцией Дт 631 – Кт 311.

Документальное оформление

В ведомости на отпуск нефтепродуктов по форме № 16-ПН (приложение 16 к Инструкции № 281) АЗС фиксирует: госномер автомобиля, номер путевого листа, количество отпущенного нефтепродукта в литрах (словами), Ф. И. О. водителя, который ставит рядом свою подпись.

По каждому предприятию ведется отдельная ведомость.

По окончании месяца поставщик (пп. 10.3.2 Инструкции № 281):

• составляет на основании ведомостей по форме № 16-НП сводные ведомости-счета по каждому потребителю в разрезе марок ГСМ, где указывает количество и общую стоимость (включая НДС) отпущенных нефтепродуктов;
• не позже пятого числа месяца, следующего за отчетным, проводит сверку расчетов с потребителями за отпущенные нефтепродукты.

На основании сводной ведомости-счета покупатель производит окончательный безналичный расчет за месяц.

Согласно п. 10 Правил № 1442, при каждой заправке по ведомости водителю выдается чек РРО, который сдается в бухгалтерию и является основанием для оприходования ГСМ. Для контроля чеки РРО можно прикрепить к сводной ведомости, полученной от АЗС за месяц.

Отсутствие чеков РРО может привести к проблемам при налоговой проверке (ведь тогда оприходование ГСМ не подтверждено первичными документами).

Что делать, если, например, чеки РРО случайно потерялись?

В таком случае рекомендуем предприятию получить от поставщика расходную накладную на отпущенные за месяц ГСМ.

Приобретение ГСМ по талонам

Талон – это специальный документ, приобретенный по условиям и отпускной цене обусловленного номинала, подтверждающий право его владельца на получение на АЗС фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки, которые на нем обозначены (п. 3 Инструкции № 281).

То есть талон не является расчетным или платежным документом.

Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент. При этом талон должен обязательно иметь серийный и порядковый номера (пп. 10.3.3.1 Инструкции № 281).

ГСМ реализуются по талонам на основании договоров между поставщиком и потребителем – по безналичному расчету (п. 10 Правил № 1442). Как правило, на условиях предоплаты.

В договоре целесообразно зафиксировать марку и вид нефтепродуктов, их стоимость, привести перечень АЗС, где можно «отоварить» талоны, а также указать момент перехода права собственности на товар, условия и срок действия талонов.

Если договором не предусмотрен возврат не отоваренных в срок талонов (или их обмен на новые), то покупателю стоит закупать их в количестве, не превышающем потребность в ГСМ на период действия талонов.

Поставщики ГСМ могут выпускать талоны на ГСМ разного «номинала» (5 л, 10 л, 15 л, 20 л и т. д.) и в разной форме. АЗС, принадлежащая поставщику талонов, в случае предъявления водителем (доверенным лицом предприятия-покупателя) талона заправляет автомобиль ГСМ указанной на талоне марки и в указанном объеме.

Переход права собственности на ГСМ

Покупатель перечисляет аванс поставщику в размере стоимости талонов, а поставщик передает талоны покупателю по накладной или по акту приемки-передачи.

На практике применяются два варианта перехода к покупателю права собственности на ГСМ:

• вариант 1 – в момент заправки транспорта. Тогда документальным подтверждением получения ГСМ является чек РРО. Можно также получить от поставщика накладную на фактически полученное количество ГСМ за месяц;
• вариант 2 – в момент передачи талонов покупателю. В этом случае на оплаченное количество ГСМ поставщик оформляет расходную накладную. При этом ГСМ физически остается на АЗС (на ответственном хранении). Это может быть оформлено так: покупатель (поклажедатель) на основании выписанной им расходной накладной передает горючее поставщику (хранителю) на ответственное хранение. В договоре желательно указать, что стоимость услуг хранения включена в цену ГСМ, поэтому отдельному возмещению покупателем не подлежит. Возможен и вариант, когда поставка ГСМ происходит на условиях EXW (франко-завод), то есть в момент, когда продавец предоставляет ГСМ покупателю на своих площадях (складах), роль которых выполняют перечисленные в договоре АЗС. В этом случае в договоре может быть указано, что право собственности переходит к покупателю в момент подписания расходной накладной на выдачу ГСМ.

Для учета талонов рекомендуем вести ведомость или журнал произвольной формы. К этому учетному регистру можно прикреплять поступающие в бухгалтерию чеки РРО по отоваренным талонам.

Приобретение ГСМ по топливным карточкам

Приобретение ГСМ по карточкам похоже на приобретение по талонам.

Топливная карточка представляет собой пластиковую или картонную карточку, которая подтверждает право получения на АЗС горючего лицом, которое его приобретает, но не удостоверяет физическую передачу горючего. Топливные карточки могут быть денежными (на определенную стоимость заправки) или литражными (на определенный объем заправки).

Наибольшее распространение на практике получили литражные карточки. Это, как правило, разовые карточки, на счету которых находится определенное количество литров определенного вида топлива. Вид топлива и номинал пополнения указан на карточке. Наиболее популярными являются номиналы 10 л, 15 л, 20 л, 30 л и 40 л и более.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34396-4

На заметку! Преимущества топливных карточек: фиксированная (на дату покупки) цена на горючее; нет необходимости выдавать наличные водителям.

В договор на продажу горючего с помощью топливных карточек, как правило, включают условия о том, что:

• товар отпускается на условиях 100%-ной предоплаты;
• товар хранится поставщиком в течение установленного срока действия карточки, а стоимость хранения включается в цену товара;
• карточка является доверительным документом и основанием для выдачи (заправки) на АЗС указанного объема и марки горючего, после чего все обязательства сторон по погашенным карточкам считаются выполненными;
• право собственности на товар переходит к покупателю, например, в момент оплаты товара/получения товара на АЗС.

Расходная накладная в этом случае сразу выписывается на горючее, которое хранится на АЗС и отпускается предъявителю топливной карточки по мере необходимости. То есть условия договора с покупателем – такие же, как и для поставки горючего по талонам (см. выше).

Предприятию-покупателю следует организовать учет топливных карточек, например, в журнале. В нем нужно записывать информацию по каждой карточке: Ф. И. О. водителя (доверенного лица), дату получения и выдачи, а также номинал карточки.

По общему правилу учет нефтепродуктов, твердого топлива, смазочных материалов, а также оплаченных талонов и топливных карточек на нефтепродукты и газ ведется на субсчете 203. При этом целесообразно ввести к нему следующие аналитические субсчета:

• 2031 «ГСМ на складе»;
• 2032 «ГСМ на АЗС (талоны, топливные карточки)»;
• 2033 «ГСМ в баке автомобилей».

Передача топлива на ответственное хранение АЗС отражается проводкой Дт 2032 – Кт 2031. Такой вариант учета применяют, когда право собственности на товар переходит в момент оформления расходной накладной на всю партию топлива и покупатель передает ГСМ на ответственное хранение АЗС.

Если же право собственности на товар переходит в момент фактической заправки автомобиля на АЗС, тогда рекомендуем вести учет оплаченного топлива на забалансовом счете 06 «Гарантии и обеспечения полученные». И только при фактическом получении учитывать топливо на субсчете 203 и списывать со счета 06. Такой учет применяется обычно и при использовании топливных карточек с денежной схемой работы.

Теперь об учете самих топливных карточек. Если карточка остается в собственности поставщика ГСМ, то покупатель ведет только аналитический учет таких карточек. Если же она переходит в собственность покупателя, тогда карточки отражаются:

• на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» – если срок ее службы не превышает года (независимо от стоимости), и списывается на расходы в начале периода ее использования;
• на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» – если срок ее службы более года, а стоимость не превышает установленного предприятием стоимостного критерия, который разграничивает основные средства и МНМА.

Для целей налога на прибыль корректировки финрезультата по операциям приобретения ГСМ не предусмотрены нормами НК.

Покупатель включает в налоговый кредит отчетного периода суммы НДС, уплаченные (начисленные) в составе стоимости ГСМ на общих основаниях . Основанием для этого является НН, зарегистрированная в ЕРНН (п. 198.1, 198.6 НК). Если топливо, отпущенное по топливным карточкам, оплачивается наличными деньгами, тогда основанием для отражения налогового кредита может служить фискальный чек РРО (п. 201.11 НК).

Пример. Учет операций с топливными карточками

Предприятие приобрело у поставщика топливные карточки. По условиям договора покупатель перечисляет на такую карточку деньги и может заправляться на АЗС по фактическим ценам, которые действуют на АЗС в момент заправки. Право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки. Карточка была пополнена на 5 400 грн (в т. ч. НДС 20 % – 900 грн) и передана водителю для заправки автомобиля.

Учет этих операций ведется так:

(грн)

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34396-5

№ п/п		Первичные документы	Бухгалтерский учет
			Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
1	Перечислена предоплата за бензин	Платежное поручение	371	311	5 400
2	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	644	900
3	Получена топливная карточка	Акт приемки-передачи	061	–	5 400
4	Передана топливная карточка водителю	Ведомость	062	061	5 400
5	Заправлен автомобиль на АЗС по топливной карточке	Чеки РРО, чек POS-терминала	2033	631	1 350
6	Закрыты расчеты по НДС		644	631	270
7	Списана стоимость бензина с забалансового субсчета		–	062	1 620
8	Произведен зачет задолженностей по счетам	Бухгалтерская справка	631	371	1 620

Списание ГСМ: нормы и документальное оформление

Типовые формы списания ГСМ не утверждены. Рекомендуем предприятию самостоятельно разработать и утвердить приказом форму такого документа (например, это может быть акт на списание ГСМ). В такой форме должны быть все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV. Фактический расход ГСМ можно подтвердить, например, путевыми листами (в т. ч. разработанными самостоятельно) или системой учета контроля за работой автомобиля.

По каким нормам списывать ГСМ и что будет, если списать ГСМ по фактическому расходу?

Эти вопросы возникают, как правило, с оглядкой на налогообложение соответствующих хозяйственных операций.

Прямого требования о применении норм расхода ГСМ НК не содержит. Однако само предприятие заинтересовано в том, чтобы топливо использовалось рационально. Как правило, СХ применяют Нормы расходов топлива и смазочных материалов для автотранспорта, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43).

Отметим, что Нормы № 43 являются актом нормативно-технического характера и в соответствии с пп. «е» п. 5 Положения, утвержденного постановлением КМУ от 28.12.92 г. № 731, не подлежат государственной регистрации в Минюсте, то есть действуют без таковой (письмо Минюста от 28.02.14 г. № 1112-0-4-14/10.1, письмо Мининфраструктуры от 13.03.14 г. № 2534/25/10-14). И несмотря на то, что данные нормы не являются нормативно-правовым актом, обязательным для всех СХ, которые эксплуатируют автомобили, все же большинство госорганов придерживаются мнения о необходимости их применения. И этим мнением не стоит пренебрегать.

Конкретные значения нормативных затрат топлива устанавливаются предприятиями в зависимости от фактических потребностей, но не выше предельно допустимых значений в зависимости от условий эксплуатации автомобилей. Данные фактического расхода топлива могут использоваться:

• для обоснования конкретных значений корректировочных коэффициентов при расчете норматива затрат топлива в определенных условиях эксплуатации;
• выявления причин перерасхода топлива (например, причиной могут быть превышение скорости, простои в городских «пробках», аг-рессивный стиль вождения, технические неисправности автомобиля);
• поиска резервов экономии за счет экономичных методов вождения, рационального выбора маршрута и т. д.

Мининфраструктуры обосновывает целесообразность применения Норм № 43 всеми СХ в письме от 21.02.17 г. № 1441/18/10-17. В частности, по мнению министерства, неиспользование этих Норм приводит к необоснованному завышению стоимости транспортных услуг, уклонению СХ от налогообложения, нецелевому использованию топлива (когда собственные комиссии предприятий на основании произвольно взятых данных утверждали завышенные нормы списания топлива). В заключительной части письма министерство поддерживает требования налоговиков об обязательности списания ГСМ по Нормам № 43.

Как поступать, если для некоторых модификаций автомобилей или новых (современных) моделей автомобилей в Нормах № 43 нормы расхода ГСМ не установлены?

Тогда в зависимости от ситуации на основании Норм № 43 предприятие использует:

• базовые линейные нормы расхода ГСМ (пп. 2.1.1);
• скорректированные базовые нормы (пп. 2.1.2–2.1.4);
• временные индивидуальные нормы расхода топлива, разработанные Институтом Мининфраструктуры – ГП «ГосавтотрансНИИпроект» по заявке завода-изготовителя или самого предприятия – собственника автомобиля (пп. 2.1.5);
• нормы расхода, установленные заводом-изготовителем, а если таких нет (что сомнительно) – тогда временные нормы расхода, установленные комиссией предприятия (п. 2.2 Норм 43).

Надо понимать, что самостоятельно установленные предприятием нормы расхода попадут в фокус внимания налоговиков при проверке. Перерасход топлива по сравнению с показателями из Норм № 43 может быть расценен как нехозяйственное использование топлива. И тогда возможны негативные налоговые последствия по НДС и НДФЛ, а именно:

• если ГСМ, по которым был отражен налоговый кредит, не были использованы в налогооблагаемых операциях – плательщик НДС должен начислить налоговые обязательства по этому налогу на основании пп. «г» п. 198.5 НК;
• если перерасход ГСМ возник по вине работника, а предприятие не взыскивает с него сумму перерасхода – то для работника это будет дополнительное благо (пп. 164.2.17 НК). А значит, работодателю необходимо будет удержать НДФЛ и военный сбор из дохода работника. При этом база налогообложения определяется с применением натурального коэффициента (п. 164.5 НК).

И только в отношении налогообложения прибыли негативных налоговых последствий нет: НК не предусмотрена корректировка финрезультата до налогообложения на сумму превышения расходов топлива над линейной нормой, установленной Нормами № 43 (ОИР, категория 109.03).

С этим согласны и суды. Например, ВАСУ в определении от 16.02.16 г. по делу № 809/1074/15 (К/800/49593/15) подчеркнул, что Нормы № 43 не носят императивного характера для обществ с ограниченной ответственностью, и действующее налоговое законодательство не содержит оговорок о невозможности включения в расходы и налоговый кредит фактических расходов на топливо, превышающих нормы, установленные данным документом.

Следовательно, предприятие в принципе может включать в расходы стоимость списанного топлива по самостоятельно установленным нормам. Вот только подойти к обоснованию самостоятельно установленных норм списания ГСМ (когда это действительно требуется) и их документальному оформлению следует тщательно.

Расчет норм расхода топлива на основании контрольных замеров топлива при разных режимах работы автомобиля, а также условия и порядок применения корректирующих коэффициентов могут быть утверждены приказом по предприятию, зафиксированы в локальном акте, например в Положении об эксплуатации транспортных средств. В этом случае сверхнормативный расход топлива позволит избежать негативных налоговых последствий (в частности, в отношении удержания НДФЛ – см. Индивидуальную налоговую консультацию от 17.07.19 г. № 3318/6/99-99-15-02-02-15; решение Харьковского окружного административного суда от 20.01.19 г. по делу № 520/10111/18, рег. № 79661707).

Выводы

1. В зависимости от способа приобретения ГСМ бухгалтеру потребуются разные первичные документы для учета ГСМ. Однако в любом варианте приобретения ГСМ (кроме безналичной оплаты через банк при оптовых закупках) АЗС обязана предоставить покупателю фискальный кассовый чек РРО.
2. Списание топлива целесообразно осуществлять на основании Норм № 43, чтобы избежать негативных налоговых последствий при проверках. Применение предприятием самостоятельно установленных норм расхода топлива должно быть обосновано тщательно произведенными расчетами и зафиксировано в локальном акте предприятия.