Учет почтовых расходов

Содержание

Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)

Сущность почтовых расходов

Отражение почтовых расходов в бухучете

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Итоги

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте .

Почтовые расходы могут быть представлены:

  1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
  2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

  • Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
  • Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

  • Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
  • Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.

  1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. .

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:

  • «Участие работников в конференциях — расход по УСН?»;
  • «Как правильно списываются расходы на лицензии при УСН?»;
  • «: Как учесть коммунальные расходы?».

Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Итоги

Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете. Ю. Васильев Можно выделить несколько вариантов оплаты отправки корреспонденции бюджетными учреждениями:

– оплата почтовых услуг через подотчетное лицо;
– использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг;
– оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.

Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.

📌 Реклама Отключить

Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц

Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

📌 Реклама Отключить

Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.

📌 Реклама Отключить

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049). К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, обычно это контрольнокассовый чек, квитанции, накладные. Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные), что на практике бывает наиболее часто, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, в квитанции отражается вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

📌 Реклама Отключить

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 № 168н «Об утверждении бюджетной классификации» расходы по почтовым услугам учитываются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР.

В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых расходов отражаются следующими бухгалтерскими записями:

– выдана из кассы в подотчет сумма денежных средств на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы»

– подотчетное лицо отчиталось за произведенные расходы:

Дебет счета 401 01 211 «Расходы на услуги связи»

Дебет счетов 201 05 510 «Поступления денежных документов» (в случае приобретения подотчетным лицом марок и конвертов для отправки корреспонденции), 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

📌 Реклама Отключить

– возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы:

Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Оказание почтовых услуг с применением франкировальных машин

Почтовые услуги по отправке корреспонденции могут быть оказаны учреждениям с использованием франкировальной или маркировальной машин. По своей функциональной направленности они отличаются друг от друга незначительно. Что такое франкировальная (маркировальная) машина и каковы ее функциональные характеристики?

Франкировальная машина (маркировальная машина) – машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.

📌 Реклама Отключить

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины организация заключает с почтовым отделением договор на ее обслуживание. Однако одного договора для использования в работе франкировальной машины недостаточно. Необходимо получить разрешение на ее применение. Согласно Приказу Министерства информационных технологий и связи РФ от 29.09.2006 № 127 «Об утверждении административного регламента федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин» (далее – Административный регламент) государственная услуга по оформлению разрешения предоставляется на основании письменного заявления в территориальный орган Россвязьнадзора. Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора, на территории осуществления полномочий которого предполагается использовать франкировальную машину.

📌 Реклама Отключить

В заявлении указываются (п. 6.3 Административного регламента):

– полное наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;

– наименование модели (серии) франкировальной машины;
– место установки франкировальной машины;
– возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются:

– копия технического паспорта франкировальной машины;
– нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
– копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
– копии сертификатов соответствия;
– оттиск клише франкировальной машины.

📌 Реклама Отключить

После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления о выдаче разрешения Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается. При утрате разрешения или его порче оформляется новое.

Маркировальные машины могут:

1) суммировать произведенные организацией почтовые расходы;

2) вычитать почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Наиболее удобный для бюджетных организаций вариант (особенно при оплате почтовых расходов за счет бюджетных средств) – суммирование произведенных почтовой организацией расходов. В этом случае можно избежать уплаты авансовых платежей. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

📌 Реклама Отключить

– на сумму отправленной корреспонденции:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

– на сумму произведенной оплаты:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счетов 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи», 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма,
организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.

📌 Реклама Отключить

В этом случае в бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов будут отражаться следующими записями:

– на сумму авансового платежа:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Обратите внимание: Постановлением Правительства РФ от 23.02.2007 № 126 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п. 37 Постановления Правительства РФ от 22.02.2006 № 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год»).

📌 Реклама Отключить

Пример 1.

Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС – 543,36 руб.)
и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Начислены расходы за оказанные почтовые услуги 1 401 01 221 1 302 04 730 3 562
Произведена оплата почтовых расходов 1 302 04 830 1 304 05 221 3 562

Оплата почтовых услуг с использованием авансовой книжки

📌 Реклама Отключить

Оплата почтовых услуг может производиться не только с помощью подотчетных лиц, франкировальных (маркировальных) машин, но и с использованием авансовой книжки. Организация заключает с почтовым отделением договор, предметом которого являются расчеты за почтовые услуги с помощью авансовой книжки. Затем приобретается авансовая книжка, которая хранится не в кассе учреждения, а в почтовом отделении. Организация перечисляет денежные средства на счет почтового отделения в качестве аванса в счет последующей отправки телеграмм и писем. Сведения об оплате заносятся в авансовую книжку организации. По мере отправки корреспонденции авансовая книжка расходуется.

Практика показывает, что при оплате почтовых услуг с использованием авансовой книжки у бухгалтеров возникают затруднения в отражении операций по оплате почтовых расходов и приобретению авансовой книжки. Является ли авансовая книжка денежным документом или ее можно отразить в учете как материальный запас? Как в бухгалтерском учете отражается пополнение авансовой книжки?

📌 Реклама Отключить

По мнению автора, авансовая книжка не является денежным документом, поэтому при ее приобретении не следует использовать счет 201 05 000 «Денежные документы». Авансовая книжка – это печатная продукция, следовательно, ее приобретение, в соответствии с п. 66 Инструкции № 25н, следует отражать так:

– оприходована в учете приобретенная авансовая книжка:

Дебет счета 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит счета 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

– оплачена стоимость авансовой книжки:

Дебет счета 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»

📌 Реклама Отключить

Что касается перечисления денежных средств в оплату почтовых услуг, то на практике могут применяться следующие варианты отражения данной операции:

– перечислены денежные средства почтовому отделению:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– на сумму пополнения авансовой книжки:

Дебет счета 201 05 510 «Поступление денежных документов»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

– расход авансовой книжки:

Дебет счета 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

📌 Реклама Отключить

Кредит счета201 05 610 «Выбытие денежных документов»

– отчет подотчетного лица за отправленную корреспонденцию:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Однако последний способ отражения бухгалтерских записей не совсем верен, поскольку:

– за оказанные услуги по отправке корреспонденции отчитывается почтовое отделение, которое не является подотчетным лицом организации;

– пополнение авансовой книжки некорректно рассматривать как поступление денежных документов, поскольку фактически денежные документы не приобретаются. Авансовая книжка в данном случае – способ контроля перечисленного аванса, и его расходование;

– использование счета 302 04 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи» при оплате аванса противоречит методологии бюджетного учета, изложенной в Инструкции № 25н.

📌 Реклама Отключить

По мнению автора, в бухгалтерском учете расчеты с почтовым отделением за оказанные услуги должны отражаться следующим образом:

– перечислен аванс за почтовые услуги:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– почтовым отделением представлены счет, реестр отравленной корреспонденции, акт выполненных работ:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

– произведен зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

📌 Реклама Отключить

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Пример 2.

Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи посредством авансовой книжки, стоимость которой составляет 15 руб. Сумма зачисленных на авансовую книжку денежных средств равна 2 640 руб. (в том числе НДС – 398,14 руб.). В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 1 580 руб. (в том числе НДС – 241,02 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом

Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)

Почтовые расходы в бухгалтерском учете неизбежно возникают при осуществлении хозяйственного процесса в любой организации. Рассмотрим более подробно механизм отражения подобных расходов в бухгалтерском учете.

Сущность почтовых расходов

Отражение почтовых расходов в бухучете

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Итоги

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы.

С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия.

К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь.

Почтовые расходы могут быть представлены:

  1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
  2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение.

Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу.

Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

  • Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
  • Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

  • Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
  • Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.

  1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. здесь.

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:

Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом – Законники

Когда расходы по почтовой отправке документов связаны с оплатой определенных услуг, то затраты относят к общехозяйственным расходам, либо расходам на продажу ( статью ⇒ Счет 44: расходы на продажу. Пример, проводки).

Проводка при этом должна быть следующей: Д26 (44) К60(71) Законодательная база Законодательный акт Закон №126-ФЗ от 07.07.2003 «О связи» Статья 785 ГК РФ «Договор перевозки груза» Статья 346.

16 НК РФ «Порядок определения расходов» Оцените качество статьи.

Список таких расходов закрытый, в него в том числе входят следующие расходы:

  • Почтовые;
  • Телефонные;
  • По оплате услуг связи.

Принимать к учёту такие расходы можно только если соблюдаются перечисленные условия:

  • Расходы должны быть экономически обоснованными;
  • Расходы должны иметь документальное подтверждение;
  • Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направлена которая на получение дохода.

Под услугами связи понимают деятельность, которая направлена на приём, обработку, хранение, передачу, доставку сообщений электросвязи и почтовых отправлений. Если рассматривать общероссийский классификатор видов экономической деятельности, то курьерскую деятельность относят к услугам связи.

Нюансы почтовых расходов

Важно

Вправе ли организация учитывать в целях исчисления налога на прибыль почтовые расходы по судебным искам, подтвержденные копиями почтовых квитанций, оригиналы которых переданы в арбитражный суд? При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик — российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл. 25Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс). При этом ст. 252Кодекса предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в ст.

Кодекса) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст.

265Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Легко! учесть почтовые рассылки

Уменьшить базу по налогу на прибыль на расходы по курьерской доставке корреспонденции или на экспресс-почту можно в качестве почтовых расходов, либо в качестве иных расходов, связанных с производством и реализацией.

Обычная почтовая доставка связана с риском возникновение ситуации, когда официальное письмо теряется в процессе доставки.

Либо сроки доставки сильно поджимают, либо времени по доставке обычной корреспонденции недостаточно для конкретного письма.

В этом случае воспользоваться приходится более дорогостоящими услугами по доставке почты, например, экспресс-доставкой, отправлением первого класса, курьерской доставкой.

Важно! В случае возникновения спорных ситуаций с налоговым органом, организации потребуется доказать, что воспользоваться услугами экспресс-доставки было необходимо.

Учет расходов по экспресс-доставке документов в 2018

Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Учитывая, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируется порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.
В силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8Конституции Российской Федерации) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.

Вопрос: об учете почтовых расходов для целей налога на прибыль

Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.
Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Учет почтовых расходов в целях исчисления налога на прибыль

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Внимание

В избранноеОтправить на почту Почтовые расходы в бухгалтерском учете неизбежно возникают при осуществлении хозяйственного процесса в любой организации. Рассмотрим более подробно механизм отражения подобных расходов в бухгалтерском учете.

Сущность почтовых расходов Отражение почтовых расходов в бухучете Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы» Итоги Сущность почтовых расходов Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.
При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы.

Почтовые расходы в бухгалтерском учетенеизбежно возникают при осуществлении хозяйственного процесса в любой организации. Рассмотрим более подробно механизм отражения подобных расходов в бухгалтерском учете.

Сущность почтовых расходов

Отражение почтовых расходов в бухучете

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Итоги

Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом – земельное право – 2019

Список таких расходов закрытый, в него в том числе входят следующие расходы:

  • Почтовые,
  • Телефонные,
  • По оплате услуг связи.

Принимать к учёту такие расходы можно только если соблюдаются перечисленные условия:

  • Расходы должны быть экономически обоснованными,
  • Расходы должны иметь документальное подтверждение,
  • Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направлена которая на получение дохода.

Под услугами связи понимают деятельность, которая направлена на приём, обработку, хранение, передачу, доставку сообщений электросвязи и почтовых отправлений. Если рассматривать общероссийский классификатор видов экономической деятельности, то курьерскую деятельность относят к услугам связи.

Договор подряда процедура оформления

Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом 2019 примеры


Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

Почтовые расходы могут быть представлены: Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.

Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Что изменится в бухгалтерском и налоговом учете в 2019 году

– премии и другие стимулирующие выплаты за производственные показатели; Положительная разница облагается НДФЛ по ставке 35 процентов.

А доход от погашения облигаций НДФЛ не облагается. Новое правило установили для облигаций, эмитированных с 1 января 2019 года по 31 декабря 2020 года включительно – 8000 руб.

– за регистрацию и изменение регистрационных данных СМИ, продукция которых предназначена для распространения на всей территории России;

Новые стандарты в бухгалтерском учёте в 2019 году

Пока ситуация складывается и обстоит таким образом, что с «местного» учёта придётся убрать лимит основных средств, равен 40 тыс. рублей. В итоге новые стандарты «Основных средств» будут заменены ПБУ 6/01.

Если кто внимательно следить за этой ситуацией, тот подтвердит тот факт, что уже на протяжении целых 5 лет министерство финансов вынашивало и проектировало идею о том, что в бухгалтерской сфере исчезнет лимит.

Почтовые расходы: особенности учета (Морозова Л

Согласно п. 169 Инструкции N 157н денежные документы учитываются на счете 0 201 35 000. Пример 1. Подотчетное лицо бюджетного учреждения приобрело маркированные конверты в количестве 50 шт.

стоимостью 10 руб. каждый. 20 конвертов и денежные средства в сумме 700 руб.

были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем.

Согласно ФЗ № 168-ФЗ от 18 июля 2019 года, нулевую ставку налогообложения в 2019-2022 годах смогут применять учреждения, которые осуществляют туристско-рекреационную деятельность в регионе Дальнего Востока. Ставка 0% предусмотрена для всех статей доходов, за исключением дивидендов и доходов от ценных бумаг. С 1 января 2019 года исчисление расходов по НИОКР будет происходить по новой схеме.

Расходы в бухгалтерском и налоговом учете

• вклады в уставные капиталы других организаций, приобретение акций акционерных обществ и иных ценных бумаг не с целью перепродажи (продажи);

• по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и т п.;

• в порядке предварительной оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

• в виде авансов, задатка в счет оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

• в погашение кредита, займа, полученных организацией.

затраты документально подтверждены;

3. затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

• сумма расхода может быть определена;

Налоговый кодекс РФ

Налоговый контроль

Налоговый учет

Налоговое обязательство

©2009-2019 Центр управления финансами. Публикация материалов

разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Контакты

Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов.

Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п.

Почтовые расходы в каком случае можно учесть

Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность. С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье

«Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов»

Отражение почтовых расходов в бухучете В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  • Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов. Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Статьи журнала “Налоговый вестник”

Начинающие бухгалтеры порой задают вопрос, как сблизить бухгалтерский учет с налоговым. Чтобы избежать ошибок при сближении бухгалтерского и налогового учета, надо сначала разобраться, в чем их различие.

Статья поможет понять разницу в признании доходов, расходов, амортизации, в создании резервов. Узнать подробнее. Это требование п. Рассмотрим данный вопрос более подробно. Получайте приглашения на бесплатные занятия, анонсы статей, расписание вебинаров и онлайн-курсов. Дайджест приходит 1 раз в неделю. На отправлено письмо для подтверждения.

Вы можете изменить адрес. Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес. В Яндекс. Экстерн доступно два новых вебинара. Смотрите уроки, решайте тесты, задавайте вопросы, отслеживайте прогресс обучения. . Оставьте свой номер телефона и мы вам перезвоним.

Номер телефона. Ваше имя. Зарегистрироваться или войти. Войти на портал или Зарегистрироваться. Школа бухгалтера Школа электронных торгов Академия продуктов Контура. Моё обучение. Бухучет , Налоги.

Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур. Школа, 17 июля Согласно п.

Организациям, которым разрешено вести бухучет упрощенным способом, можно применять кассовый метод признания доходов.

Новые статьи Популярные Как правильно рассчитать отпускные. Как правильно рассчитать отпускные. Сколько платить работникам? Подтвердите электронную почту На отправлено письмо для подтверждения.

Подписка на рассылку Вы подписаны на рассылку Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес.

Что делать, если письма Школы не приходят вам? Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу.

В Mail. Для гл. Диплом о профессиональной переподготовке ак. Материалы по теме. Разбор практических ситуаций. Бесплатно для Экстерна. Советы эксперта Как избежать выездной налоговой проверки? Спасибо за ваше мнение! Скачайте мобильное приложение Контур.

Почтовые расходы в бухгалтерском учете

Расходы должны быть экономически обоснованными, Расходы должны иметь документальное подтверждение, Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направлена которая на получение дохода.

Под услугами связи понимают деятельность, которая направлена на приём, обработку, хранение, передачу, доставку сообщений электросвязи и почтовых отправлений. Если рассматривать общероссийский классификатор видов экономической деятельности, то курьерскую деятельность относят к услугам связи.

Кодекса признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Вправе ли организация учитывать в целях исчисления налога на прибыль почтовые расходы по судебным искам, подтвержденные копиями почтовых квитанций, оригиналы которых переданы в арбитражный суд? При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик – российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Несмотря на многообразие современных видов связи, традиционный способ почтовой рассылки по-прежнему пользуется большой популярностью. Казалось бы, все очень просто – стоит только купить почтовые конверты и марки и оплатить почтовые услуги.

Однако в некоторых ситуациях учет расходов на почтовые рассылки имеет свои особенности.

Бухгалтерский и налоговый учет: в чем разница?

Такие затраты Вы вправе учесть при расчете налога на прибыль. Перечисленный годовой платеж отразите на счете 76 и ежемесячно списывайте сумму за аренду на счета затрат 20,26, 44 и т. Как учесть при расчете налога на прибыль прочие расходы, связанные с производством и реализацией. К ним, в частности, относятся:.

Перечень прочих расходов открыт. Следовательно, в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль можно списать и другие затраты, связанные с производством и реализацией подп. То есть если эти расходы экономически обоснованны и документально подтверждены. Подробнее об этом см. Почтовые платежи — самый беспроблемный вид расходов на связь.

На то есть несколько причин.

Почтовые расходы при усн проводки

Евгений Сажин Пример, проводки. Под услугами связи понимают деятельность, которая направлена на приём, обработку, хранение, передачу, доставку сообщений электросвязи и почтовых отправлений. Если рассматривать общероссийский классификатор видов экономической деятельности, то курьерскую деятельность относят к услугам связи.

Начинающие бухгалтеры порой задают вопрос, как сблизить бухгалтерский учет с налоговым. Чтобы избежать ошибок при сближении бухгалтерского и налогового учета, надо сначала разобраться, в чем их различие.

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение.

Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др.

Нюансы почтовых расходов

Несмотря на многообразие современных видов связи, традиционный способ почтовой рассылки по-прежнему пользуется большой популярностью. Казалось бы, все очень просто — стоит только купить почтовые конверты и марки и оплатить почтовые услуги. Однако в некоторых ситуациях учет расходов на почтовые рассылки имеет свои особенности.

Основными предпосылками для принятия понесенных фирмой затрат в налоговые расходы являются их экономическая обоснованность, направленность на получение доходов и, конечно же, документальное подтверждение1. При выполнении данных условий расходы на почтовые и другие подобные услуги, связанные с производством и реализацией, принимаются для целей налогообложения в составе прочих расходов2. Об этом еще раз напомнили финансисты в своем недавнем письме3, касающемся затрат на оплату почтовых отправлений, направляемых в арбитражный суд.

Однако в отдельных случаях применяются другие подходы.

Рекламные рассылки

В настоящее время большое число компаний использует предварительную рассылку предложений по продажам, вкладывая в конверт рекламную информацию о товарах (например, в виде каталогов), бланки заказов и другие подобные материалы. К какому виду расходов в данной ситуации можно отнести почтовые затраты на распространение рекламных материалов? Согласно официальной позиции чиновников все будет зависеть от того, какой вид рассылки выберет компания. Если она воспользуется адресной рассылкой, то такие расходы рекламными считать нельзя. Логика контролеров такова4. Классифицировать расходы в качестве рекламных следует исходя из норм законодательства о рекламе5. Так как информация, распространяемая с помощью адресной рассылки, предназначена для конкретных лиц, то делается вывод, что этот вид рассылки не является рекламой. Кроме того, специалисты финансового и налогового ведомств настаивают6, что расходы, связанные с безвозмездной передачей каталогов и т. п., не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с пунктом 16 статьи 270 Налогового кодекса.

Заметим, что для компаний, торгующих товарами исключительно с помощью почтовых отправлений, московскими налоговиками были даны другие рекомендации7. Поскольку метод прямой почтовой рассылки (при условии, что она содержит все существенные условия договора) признается офертой8, расходы на изготовление и адресную рассылку каталогов потенциальным покупателям рекламой не являются. В этой ситуации они признаются расходами, связанными с производством и реализацией, и учитываются на основании подпунк та 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Аналогичные выводы делают и судьи арбитражных судов9.

Другое дело, когда почтовая доставка рекламных каталогов является безадресной. Например, сотрудники почты раскладывают рекламные материалы в почтовые ящики потенциальных потребителей продукции — организаций и граждан, которые расположены в районе обслуживания конкретного отделения связи. В таком случае информация предназначается для неопределенного круга лиц. Что под этим следует понимать? Федеральная антимонопольная служба России разъяснила10, что это означает отсутствие в рекламе указания о лицах, для которых реклама создана. То есть когда заранее невозможно определить всех лиц, до которых рекламная информация будет доведена. Следовательно, затраты на безадресную почтовую рассылку следует рассматривать как рекламные расходы11. Однако, поскольку они отсутствуют в перечне ненормируемых рекламных расходов, их можно учесть в размере, не превышающем одного процента от выручки от реализации.

И еще об одном моменте. Как правило, и для распространения рекламной информации, и просто для деловой переписки используются конверты с логотипом компании, которые заказывают в типографии. Официальная позиция Минфина России по вопросу учета расходов на изготовление и использование таких конвертов следующая. Если речь идет об адресной почтовой отправке партнерам, то такие конверты не признаются рекламными расходами12. Ведь их применение обусловлено обычаями делового оборота. Таким образом, в этом случае расходы на изготовление конвертов, бланков писем, независимо от наличия или отсутствия на них логотипа компании, в налоговом учете учитываются как почтовые расходы13.

Почтовые расходы, связанные с выплатой дивидендов

Акционерные общества нередко пользуются почтовыми переводами для отправки дивидендов своим акционерам. По поводу учета данного вида почтовых расходов в целях налогообложения прибыли существует 2 точки зрения. Одну из них поддерживают финансисты14. Расходы, связанные с выплатой дивидендов по почте, отдельно не поименованы в перечне принимаемых к уменьшению налога на прибыль. К тому же они не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Поскольку сами дивиденды выплачивают из чистой прибыли15, то, по мнению чиновников, за счет этого же источника должны покрываться и связанные с ними почтовые расходы.

Однако есть противоположная точка зрения, которую поддерживают суды16. По их заключению, расходы на почтовые и подобные услуги Налоговый кодекс относит к прочим расходам17, а эта норма не содержит каких-либо ограничений или исключений.

Затраты на почтовые услуги Налоговый кодекс относит к прочим расходам.

Предоставление информации акционерам

Издержки компании, связанные с предоставлением информации акционерам, включаются во внереализационные расходы при расчете налога на прибыль18. Возникает вопрос: можно ли учесть для целей налогообложения прибыли расходы на почтовую рассылку извещений акционерам о проведении общего собрания акционеров, цель которого — принятие решения о выплате дивидендов? Известна отрицательная позиция чиновников относительно принятия расходов, связанных как с выплатой дивидендов, так и с объявлением об их выплате19.

Однако акционерное общество обязано в установленные законодательством сроки информировать своих акционеров о проведении общего собрания20. Причем в Законе N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» прямо указано, что сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть направлено каждому лицу, имеющему право на участие в нем, заказным письмом (если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме). Следовательно, в тех случаях, когда сообщение отправляется по почте, компания несет экономически оп равданные расходы, связанные с покупкой конвертов, бумаги, услугами почты. И их можно учесть как внереализационные расходы.

Я.Я. Хомец,
советник государственной гражданской службы РФ II класса

Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи в случае их оплаты наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности. Положением о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) установлено, что организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, могут разрабатывать новые БСО самостоятельно. Причем это можно делать уже сейчас в том случае, если такие бланки ранее не были утверждены в установленном порядке. Что касается почтовых услуг, то для них в качестве БСО были разработаны квитанции: форма N1 «Квитанция о приеме почтовых отправлений» и форма N 5 «Квитанция о приеме разного рода платы» (утв. приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н). В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства РФ N 359 такие бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 года N 171, могут применяться до 1 декабря 2008 года. В дальнейшем почтовые отделения должны будут использовать разработанные ими и изготовленные типографским способом бланки строгой отчетности. При этом следует учитывать, что этот бланк должен содержать все обязательные реквизиты, указанные в пункте 3 положения. Утверждать такие БСО в федеральных органах исполнительной власти согласно положению не требуется.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость приобретенных для деловой переписки конвертов, бланков, марок, а также почтовых услуг учитывают как управленческие расходы (для торговой фирмы — издержки обращения). При этом списание на счета затрат (счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу») бухгалтер сделает только после использования конвертов и марок, то есть после подтверждения факта почтового отправления. Марки учитывают отдельно в качестве самостоятельных активов, только если компания приобретает их по отдельной накладной. В этом случае их следует до списания на расходы отражать на субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса». Если марки наклеивает почта, то фирма просто оплачивает услугу почты и отражает общую сумму почтовых расходов на счете 26 или 44.

Расходы на почтовую рассылку рекламных материалов включают в состав коммерческих расходов. Рассмотрим бухгалтерский учет этого вида почтовых расходов на примере.

Пример
Компания получила из типографии, оприходовала и оплатила заказанные ею каталоги, содержащие информацию рекламного характера о товарах, ценах и условиях их продажи. В том же месяце часть тиража в размере 30% фирма распространила путем адресной почтовой рассылки своим клиентам. А оставшиеся 70% — путем безадресной почтовой доставки. Стоимость услуг почты составила 3540 руб. (в т. ч. НДС — 540 руб.) для адресной рассылки и 5900 руб. (в т. ч. НДС — 900 руб.) — для безадресной. Выручка компании за этот месяц составила 1 020 000 руб. без НДС. Других рекламных расходов за этот период не было.
Как мы сказали выше, почтовые расходы на безадресную рассылку рекламных каталогов признаются нормируемыми рекламными расходами. Рассчитаем значение норматива:
1 020 000 руб. * 1% = 10 200 руб.
Величина норматива превышает затраты на безадресную рассылку, следовательно, их можно учесть в полном объеме:
5900 — 900 = 5000 руб.
Бухгалтер компании отразит почтовые расходы в учете так:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 9440 руб. (3540 + 5900) — оплачены услуги по рассылке каталога;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 1440 руб. (900 + 540) — отражен НДС, предъявленный отделением связи.
Проводки по безадресной рассылке.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
— 5000 руб. (5900 — 900) — стоимость почтовых услуг по безадресной рассылке каталогов отнесена на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 900 руб. — принят к вычету НДС по услугам почтовой связи.
Проводки по адресной рассылке.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
— 3000 руб. (3540 — 540) — стоимость почтовых услуг по адресной рассылке каталогов отнесена на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — списан НДС со стоимости почтовых услуг по адресной рассылке.
Поскольку компания приняла решение не принимать в налоговом учете расходы на распространение адресной почтовой рассылки рекламных материалов, то бухгалтер должен отразить постоянные налоговые обязательства в размере 24% от стоимости почтовых услуг (3000 руб. * 24% = 720 руб.), а также от суммы НДС (540 руб. * 24% = 129,60 руб).

Расходы на почтовую рассылку рекламных материалов включают в бухучете в состав коммерческих расходов

Земская почта

Сеть почтовых учреждений государственной службы в Российской империи в XIX веке была сравнительно слабо развита. Почтовое ведомство обязано было распределять корреспонденцию только на расстоянии в 15 верст от обеих сторон почтового тракта (преимущественно железной дороги и речного пути). Громадные пространства оставались лишенными почтового обслуживания.
После Земской реформы 1864 года местные органы начали решать эту проблему, создавая собственную регулярную почту. Организованная земскими управами почта доставляла корреспонденцию из государственных почтовых отделений по всему уезду, во все места за пределами 15-верстного пространства. Для земской почты правительством был установлен ряд ограничений. Например, ей запрещалось использовать дороги, по которым следовала государственная почта, и разрешалось их пересекать лишь с проселка на проселок. Вскоре уездные земства получили разрешение выпускать собственные марки. Обязательным условием их выпуска было отличие от государственных. Но мнимые минусы рождали явные плюсы. Земские выпуски выглядели привлекательнее в сравнении с монотонным однообразием марок государственной почты. Насколько важной была миссия этих марок, можно судить по тому, что территория их хождения превышала площадь всех европейских государств, вместе взятых. Полный набор земских марок, выпуск которых был прекращен в 1917 году, составлял более 3000 основных номеров с разновидностями.
В начале XX века деятельность земской почты пошла на убыль: к 1900 году она сократилась наполовину, а к 1914 году поддерживалась всего в 35 уездах. Земские почтовые службы, как и другие земские учреждения, были ликвидированы в начале 1918 года — после установления Советской власти.
Подготовила Ирина Калинина

Автор статьи:
Е.А. Аралова,
аудитор

1 ст. 252 НК РФ

2 подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ

3 письмо Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77

4 письмо ФНС России от 11.02.2005 N 02-1-08/24@

5 Федеральный закон от 18.07.1995 N 108-ФЗ (см. также Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ)

6 письма Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/390, от 18.01.2006 N 03-03-02/13, УФНС России по г. Москве от 16.03.2005 N 20-08/16391

7 письмо УФНС России по г. Москве от 18.08.2006 N 20-12/74671

8 ст. 435 ГК РФ

9 Пост. ФАС МО от 04.08.2005 N КА-А40/7346-05

10 письмо ФАС России от 05.04.2007 N АЦ/4624

11 п. 4 ст. 264 НК РФ

12 письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/801

13 письмо Минфина России от 02.11.2006 N 03-03-04/2/228

14 19 письмо Минфина России от 22.09.2005 N 03-03-04/1/222

15 п. 2 ст. 42 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ

Учет почтовых расходов

Гудова Т., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

На какие подстатьи КОСГУ следует относить расходы по пересылке почтовой корреспонденции? Как отразить в учете поступление маркированных и немаркированных конвертов? Какой код контрагента применяется для отражения расчетов с «Почтой России»? На эти и другие вопросы ответим в консультации.

Код контрагента при расчетах с «Почтой России»

При отражении в бухгалтерском учете таких расчетов следует правильно указать подстатью КОСГУ, соответствующую правовому статусу контрагента. В целях применения Порядка № 209н различают следующие группы контрагентов:

  • участники бюджетного процесса;

  • государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения;

  • финансовые и нефинансовые организации государственного сектора;

  • иные нефинансовые организации;

  • иные финансовые организации;

  • некоммерческие организации и физические лица – производители товаров, работ, услуг;

  • физические лица;

  • наднациональные организации и правительства иностранных государств;

  • нерезиденты.

При отнесении организации «Почта России» к соответствующей группе контрагентов необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/103065. В нем сообщается, что во исполнение Федерального закона от 29.06.2018 № 171-ФЗ 01.10.2019 завершена реорганизация федерального государственного унитарного предприятия «Почта России». В Единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о создании акционерного общества «Почта России» путем реорганизации в форме преобразования.

Согласно п. 9.5, 10.4 Порядка № 209н и Руководству по применению КОСГУ, направленному Письмом Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/102939государственные унитарные предприятия относятся к организациям государственного сектора, а акционерные общества и прочие организации, занимающиеся производством товаров и оказанием нефинансовых услуг, выполнением работ, – к иным нефинансовым организациям.

С учетом изложенного, а также положений абз. 3 п. 10 Порядка формирования информации по статистике государственных финансов, утвержденного Приказом Минфина РФ от 30.11.2016 № 221н, в целях обеспечения правильного ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления и представления бюджетной (бухгалтерской) отчетности в части отражения бухгалтерских операций по увеличению (уменьшению) дебиторской (кредиторской) задолженности с контрагентом АО «Почта России» необходимо применять соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей КОСГУ.

В 2019 году учет велся по подстатьям:

  • 563 (663) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора»;

  • 733 (833) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора».

Начиная с 01.01.2020 применяются подстатьи:

  • 564 (664) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями»;

  • 734 (834) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями».

Приобретение конвертов и марок, пересылка почтовых отправлений

Расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков следует отражать по коду вида расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (п. 10.2.1 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н). На эту же подстатью относятся расходы на пересылку почтовых отправлений, включая расходы на упаковку почтового отправления (например, оплата пересылки заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма).

Для справки: почтовые отправления – это адресованные письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры.

В силу ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, являются государственными знаками почтовой оплаты.

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н). Они хранятся в кассе учреждения.

Пример 1.

Подотчетное лицо бюджетного учреждения культуры приобрело маркированные конверты в количестве 100 шт. стоимостью 15 руб. каждый. 10 конвертов и денежные средства в сумме 300 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету прилагались реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на оплату пересылки заказных писем в сумме 280 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств в размере 20 руб. возвращен в кассу.

Все операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение маркированных конвертов и пересылку заказных писем отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету приобретенные маркированные конверты* (100 шт. x 15 руб.)

4 201 35 510

4 208 21 667

1 500

Выданы секретарю для отправки корреспонденции из кассы:

– маркированные конверты* (10 шт. x 15 руб.)

4 208 21 567

4 201 35 610

– денежные средства для оплаты пересылки заказных писем

4 208 21 567

4 201 34 610
Увеличение забалансового счета 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

Приняты к учету расходы в сумме:

– стоимости отправленных маркированных конвертов

4 109 80 221

4 208 21 667

– оплаты пересылки заказных писем

4 109 80 221

4 208 21 667

Возвращен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы

4 201 34 510
Уменьшение забалансового счета 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

4 208 21 667

* Прием в кассу и выдача из кассы маркированных конвертов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием «Фондовый». Такие ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами (п. 170 Инструкции № 157н).

Следует отметить, что реестр заказной почтовой корреспонденции печатается сотрудниками почтовых отделений при отправке заказных писем юридическими лицами. В случае если письма отправляются адресатам простым способом, расходы на их приобретение могут быть отражены на основании отчета об израсходованных конвертах, который составляется, как правило, в конце месяца лицом, ответственным за почтовые отправления. При этом такой документ должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Немаркированные конверты.

Такие конверты денежными документами не признаются и подлежат учету как прочая печатная продукция в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 99, 118 Инструкции № 157н). Расходы на приобретение немаркированных конвертов следует отражать по коду вида расходов 244 в увязке с подстатьей КОСГУ:

  • 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» – если они приобретаются в целях награждения (дарения) (подарочные конверты);

  • 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» – если они приобретаются в иных целях.

Пример 2.

Автономное учреждение культуры закупило у «Почты России» за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 100 немаркированных конвертов общей стоимостью 300 руб. и марки на сумму 600 руб. Все они были выданы подотчетному лицу для почтовых отправлений. Израсходованные марки и конверты списаны на основании составленного в конце месяца отчета об осуществлении почтовых отправлений. Расходы на их приобретение отнесены к общехозяйственным.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступили от поставщика:

– почтовые марки

2 201 35 510

2 302 21 734

– немаркированные конверты

2 105 36 346

2 302 34 734

Оплачены поставщику поставленные:

– почтовые марки

2 302 21 834

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

– конверты без марок

2 302 34 834

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)

Выданы почтовые марки подотчетному лицу

2 208 21 567

2 201 35 610

Списаны израсходованные:

– почтовые марки

2 109 80 221

2 208 21 667

– конверты

2 109 80 272

2 105 36 446

Аренда абонентского ящика

Для получения писем, бандеролей, подписных изданий многие организации арендуют абонентский ящик, устанавливаемый непосредственно в почтовых отделениях. Это дает ряд преимуществ, в частности, можно:

  • объединить несколько почтовых адресов в один (например, если фактический и юридический адреса не совпадают);

  • получить специальный короткий адрес для организации (например: 191027, Санкт-Петербург, а/я 19 или 101000, Москва, «ТЮЗ»);

  • использовать любое (например, ближайшее) почтовое отделение для аренды абонентского ящика.

За аренду (абонирование) почтовых ящиков (ячеек) с пользователей взимается абонентская плата.

Если учреждение хочет арендовать абонентский ящик, оно может обратиться в любое почтовое отделение. В отделе доставки необходимо заполнить заявление на аренду. Заявку можно оформить и в онлайн-режиме (на сайте «Почты России»).

При наличии свободного почтового ящика с отделением почтовой связи заключается договор. Как правило, номер договора совпадает с номером ячейки.

После подписания договора учреждение вносит плату за пользование абонентским ящиком, которая обычно берется сразу за длительный промежуток времени. Этот срок определяется сторонами договора, но, как правило, составляет не менее года. Сумма абонентской платы за аренду ящика может меняться.

После подписания договора и перечисления абонентской платы учреждению выдаются ключи от абонентской ячейки.

Согласно п. 10.2.1 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками отражается по коду вида расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (см. также письма Минфина РФ от 26.12.2014 № 02-05-10/67888, 02-05-10/67890).

Поскольку абонентская плата за пользование почтовым ящиком берется сразу за большой промежуток времени, в бухгалтерском учете она будет отражена как предоплата. Расходы на абонирование почтового ящика принимаются к учету ежемесячно на основании акта оказанных услуг по предоставлению почтовым отделением абонентского почтового ящика.

Пример 3.

Казенное учреждение культуры заключило на год договор на абонирование ячейки в почтовом отделении. Годовая абонентская плата за пользование ячейкой составила 1 800 руб. (150 руб. в месяц).

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Внесена годовая абонентская плата за пользование абонентской ячейкой

1 206 21 564

1 304 05 221

1 800

Отражены расходы на абонирование почтовой ячейки на основании полученного акта оказанных услуг (ежемесячно)

1 401 20 221

1 302 21 734

Зачтена ранее перечисленная предоплата

1 302 21 834

1 206 21 664

Расходы на приобретение и установку почтовых ящиков, осуществляемые за счет средств учреждения, не относятся к расходам на услуги связи, а являются затратами учреждения на приобретение и установку основного средства.

Использование франкировальных машин для пересылки писем

Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью наклейки почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов.

К сведению: франкировальная машина – это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Сначала с одной стороны франкировальной машины загружаются конверты с почтовым адресом получателя, потом вводится информация об отправлениях – вес, класс отправлений, а с другой стороны выходят конверты с уже нанесенными знаками почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость проставления обратного адреса вручную или использования фирменных конвертов.

Такая машина позволяет сэкономить значительное количество времени. Корреспонденция оформляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).

Порядок применения франкировальных машин утвержден Приказом Минкомсвязи РФ от 08.08.2016 № 368. Согласно такому порядку организации могут применять данный аппарат после заключения соответствующего договора с организацией федеральной почтовой связи. Применение франкировальной машины при отсутствии договора не допускается.

Этим же порядком установлены требования к самой франкировальной машине. В случае несоответствий, допущенных пользователем при ее применении, указанным требованиям организация федеральной почтовой связи не осуществляет прием и пересылку отфранкированных почтовых отправлений до устранения несоответствий.

К сведению: разрешение на применение франкировальных машин выдается Роскомнадзором. Административный регламент по выдаче таких разрешений утвержден Приказом Роскомнадзора от 17.06.2019 № 189.

Франкировальная машина имеет специальный счетчик, по показанию которого и оплачиваются почтовые услуги.

Расходы, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от своего экономического содержания в предмете договора.

Расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции с использованием франкировальной машины, в том числе услуг по проставлению оттиска клише франкировальной машины на отправляемой корреспонденции, относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а расходы на техническое обслуживание франкировальной машины, обеспечивающее ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т. п.), – по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Почтовый перевод денежных средств

Почтовый перевод денежных средств – услуга организаций федеральной почтовой связи по приему, обработке, перевозке (передаче), доставке (вручению) денежных средств с использованием сетей почтовой и электрической связи (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Даже после распространения денежных переводов с использованием банковских карт до сих пор встречаются случаи, когда этот перевод осуществляется через почту на почтовый адрес получателя. Учреждения могут переводить таким способом суммы алиментов, удерживаемых из заработной платы сотрудника на основании исполнительного листа.

За пересылку денежных средств почтовое отделение взимает плату (комиссию).

В соответствии с п. 3 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» перевод алиментов осуществляется за счет должника.

Следовательно, в данном случае расходы на уплату комиссии за почтовый перевод денежных средств оплачиваются по той статье (подстатье) КОСГУ, за счет которой осуществляется выплата заработной платы (иного вознаграждения) работнику-должнику. Иными словами, сумма удержанных алиментов увеличивается на сумму почтового сбора (комиссии).

Учреждение, в котором работает должник, обязано перевести алименты взыскателю в трехдневный срок со дня осуществления выплат должнику.

Пример 4.

На основании исполнительного листа бюджетное учреждение культуры ежемесячно удерживает из заработной платы сотрудника алименты в размере 25% от заработной платы, которая составляет 30 000 руб. Алименты отправляются получателю почтовым переводом через кассира. Почтовый сбор составляет 1% от суммы алиментов. Сотрудник входит в основной персонал учреждения. Согласно трудовому договору он занят непосредственно в деятельности учреждения по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом: