Учет принтеров и картриджей

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без офисной техники. В данной статье рассмотрим порядок отражения операций, связанных с расходами по приобретению и списанию картриджей и по их заправке в бухгалтерском учете и в целях налогообложения. Сначала рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и списанию картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление

Приемка и оприходование картриджей

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример.

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

— 15 000 руб. — поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

Дебет 19 Кредит 60

— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

— 15 000 руб. — картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Пример.

Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.

Работником в этот же день в бухгалтерию организации представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 руб. (включая НДС 1 800 руб.)

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

УЧЕТ КАРТРИДЖЕЙ К ПРИНТЕРАМ

С.А. Ратовская,
консультант-эксперт Издательского Дома «Советник бухгалтера»

При работе с принтерами и другой печатающей оргтехникой учреждению приходится периодически приобретать картриджи. Кроме того, картриджи иногда необходимо ремонтировать. Многие учреждения прибегают к услугам заправки и восстановления картриджей.

Особенности приобретения картриджей

Печатающий картридж фактически является одной из сменных частей принтера. Производством картриджей занимаются те же фирмы, которые производят сами принтеры. Картриджи от производителя принтера называют оригинальными, а все остальные — соответственно неоригинальными.
Если оргтехника новая, то оригинальный картридж поставляется с ней в комплекте. После того как оригинальный картридж отслужит свое, у учреждения есть выбор:
— приобрести новый оригинальный картридж;
— приобрести новый неоригинальный картридж;
— заправить закончившийся картридж.
Каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы. Приобретение оригинальных картриджей позволяет сохранить гарантию на принтер, так как использование неоригинальных запчастей может привести к отказу в гарантийном ремонте в случае поломки принтера. Однако стоимость оригинальных картриджей зачастую сопоставима со стоимостью самого принтера, в то время как неоригинальные картриджи значительно дешевле. Покупая неоригинальные картриджи, можно также столкнуться с некачественным изделием или подделкой.
Самым оптимальным способом сэкономить является заправка картриджа.

Учет расходных материалов для оргтехники

Сидоров И. Е., эксперт журнала

Журнал «Учет в сфере образования» № 10/2014

Так как на практике при операциях с расходными материалами к оргтехнике возникает ряд сложностей, связанных с особенностями их приемки или списания, рассмотрим варианты учета данных активов.

Общие правила учета

Расходы на обслуживание персональных компьютеров и оргтехники и поддержание их в рабочем состоянии включают затраты на технический осмотр, уход, приобретение сменных элементов (бумага для факса, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов и т. п.).

Используемая учреждением вычислительная техника нередко выходит из строя. Для предупреждения поломок эта техника должна проходить регламентированное обслуживание. Указанные работы могут выполняться как собственными силами, так и привлеченными лицами.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, расходы на оплату работ и услуг привлеченных организаций или физических лиц, связанных с содержанием, обслуживанием, ремонтом нефинансовых активов, должны относиться на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493,утвержденному постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17, оргтехника именуется канцелярской (код 3000000).

Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется согласно:

• Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1;
• документации производителя, входящей в комплектацию объекта имущества (при отсутствии в законодательстве РФ норм, устанавливающих сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации). В случае отсутствия информации в законодательстве РФ и документах производителя порядок амортизации определяется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. (Классификатор ОК 004-93утрачивает силу с 1 января 2015 года в связи с изданиемприказа Росстандарта от 31 января 2014 г. № 14-ст, которым утверждены Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД2) ОК 029-2014и Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) ОК 034-201).

Отражаем заправку картриджа

При эксплуатации принтеров (копиров) нужно вовремя заправлять или менять картриджи. Рассмотрим на примере, как бухгалтеру следует учитывать подобные операции.

Пример 1

Учреждение выдало работнику под отчет 1200 руб. на заправку картриджа. Стоимость услуг составила 1100 руб. (включая НДС). Остаток подотчетной суммы в размере 100 руб. по заявлению работника удержан из его зарплаты. В учете будет записано:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы денежные средства под отчет работнику (расходный кассовый ордер)	208 25 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»	201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»	1200
Приняты к учету расходы согласно представленному авансовому отчету (авансовый отчет, квитанция, чек)	109 60 225 «Затраты на работы, услуги по содержанию имущества в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» 401 20 225 «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»	208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»	1100
Удержан из зарплаты работника остаток подотчетной суммы (заявление работника, расчетно-платежная ведомость)	302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»	304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»	100
Погашена задолженность подотчетного лица (справка по форме 0504833)	304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»	208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»	100

Когда нужна дефектная ведомость

Как уже отмечалось, в ходе длительной эксплуатации компьютерной техники или в непредвиденных ситуациях может потребоваться ремонт либо замена ее составных частей. Замену приспособлений и принадлежностей, выполняющих свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, нельзя рассматривать как модернизацию объектов основных средств. В то же время операции по замене составляющих и комплектующих частей объектов основных средств – это использование прочих материалов в ходе текущего (капитального) ремонта основных средств. Соответственно и расходы на приобретение таких приспособлений и принадлежностей должны отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Все хозяйственные операции, проводимые образовательной организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В данном случае можно воспользоваться дефектной ведомостью. Ее форма не утверждена законодательно, поэтому учреждение разрабатывает ее самостоятельно. Дефектная ведомость должна содержать информацию о выявленных неполадках имущества, неисправных деталях, а также рекомендации по устранению неисправностей (ремонту). (Первичные документы должны содержать реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона о бухгалтерском учете и пункте 7Инструкции, утвержденнойприказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

Она составляется компетентными лицами и утверждается руководителем либо уполномоченным лицом.

Кроме того, дефектная ведомость применяется:

• для контроля за состоянием объекта;
• для доказательства целесообразности расходования средств в случае возникновения вопросов у проверяющих органов;
• для определения масштаба работ.

Учет канцелярских товаров

Канцелярские принадлежности (офисная бумага, карандаши, ручки и пр.) относятся к материальным запасам и учитываются на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):

• 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения»;
• 105 26 000 «Прочие материальные запасы – особо ценное движимое имущество учреждения».

Как показывает практика, использование (расходование) канцелярских материалов очень трудно контролировать. В большинстве организаций они списываются одновременно при их выдаче на нужды учреждения. Однако большинство этих товаров не могут быть израсходованы сразу, особенно если они закупаются в большом количестве (например, офисная бумага). Поэтому иногда у проверяющих возникает вопрос, почему при наличии в учреждении большого количества неизрасходованной офисной бумаги в бухгалтерском учете нет остатков по соответствующему счету.

Нулевые остатки по счетам учета канцтоваров при их наличии в структурных подразделениях обоснованны, если их выбытие было оформлено надлежащим образом. То есть они переданы на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…», данная ведомость применяется для оформления выдачи материальных ценностей в пользование по каждому материально ответственному лицу. Она служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия материальных запасов и объектов основных средств стоимостью до 3 тыс. руб. включительно. Если выдача материальных ценностей оформлена указанной ведомостью, они списываются с учета в момент выдачи, но фактически продолжают использоваться до полного расходования. (Если канцелярские товары не выданы на нужды учреждения (находятся на складе), но списаны с учета – имеет место нарушение).

С целью оптимизации учетных процедур в учетной политике можно прописать конкретный порядок учета канцтоваров в зависимости от структуры учреждения. При этом могут быть определены нормы расходования таких товаров на нужды учреждения. Например, в учетной политике учреждения образования можно указать следующее: канцелярские товары приобретаются централизованно и передаются на нужды учреждения через склад. Принятие к учету происходит на основании документов от поставщика. Передача материальных запасов, не превышающих 3 тыс. руб. за единицу учета, со склада в структурные подразделения также осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по мере необходимости (либо в соответствии с принятыми в учреждении нормами расходования материальных запасов на нужды учреждения). Одновременно отражается их списание по средней фактической стоимости. Если стоимость одной единицы учета превышает 3 тыс. руб., оформляют Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) в установленном порядке (на основании решения комиссии) по фактической стоимости каждой единицы.

Пример 2

В бюджетном образовательном учреждении ежеквартально закупают канцелярские товары за счет субсидий на выполнение муниципального задания. В последующем они выдаются на нужды бухгалтерии на основании ведомости (ф. 0504210). Списание отражается по средней фактической стоимости:

Изучаем 1С Предприятие 8.3 на примере построения простой конфигурации (или как «айтишник» 1С осваивал). Часть 1.

Построена простая конфигурация учета движения картриджей для лазерной техники в организации с использованием платформы 1С Предприятие 8.3 и интерфейса «Такси». Учитывается движение каждого картриджа (покупка, заправка, восстановление, ремонт, установка в принтер и пр.) и расход средств по каждому картриджу. Основная цель — освоить разработку приложений на базе платформы 1С Предприятие 8.3 на примере построения работоспособного и полезного приложения.

Я программист со стажем, но 1С серьезно раньше не занимался . Чтобы совместить приятное (знакомство с 1С Предприятие 8.3 ) с полезным (работу никто не отменял) попробуем построить работоспособную конфигурацию с использованием возможностей новой версии . Может быть процесс разработки конфигурации будет для кого-то полезным и поможет начинающим освоить 1С.

Работаю в отделе IT крупной организации с большим количеством лазерных принтеров и МФУ. Учет движения картриджей для них является актуальной задачей и требованием руководства.

Постановка задачи.

Заправка тонером, восстановление, ремонт картриджей осуществляется сторонней организацией. Необходимо учитывать движение каждого картриджа , то есть покупку, заправку тонером , восстановление, ремонт, установку в конкретный принтер (МФУ), текущее местоположение, списание и пр. Кроме того надо учитывать затраты по каждому картриджу (расходы на покупку , заправку тонером и пр. в разрезе поставщиков).

Понятное дело — нужны какие-то отчеты . Само собой для юзеров все должно быть как можно проще и понятней.

План реализации.

Используем платформу 1С Предприятие 8.3 как самую современную на текущий момент.

Для освоения платформы постараемся использовать как можно больше различных объектов конфигурации и , естественно, новый интерфейс «Такси» . Постараемся давать объектам понятные и близкие к функциональному назначению имена. Не будем пока касаться «тонких» моментов работы 1С , как-то оптимизация клиент-серверного взаимодействия, распределения ролей и пр.

Предположим для начала, что в нашей конфигурации будут следующие объекты :

Справочники :

НоменклатураКартриджей

Картриджи

НоменклатураКартриджейЦены

Принтеры

Номенклатура Принтеров

Поставщики

Документы :

ПоступлениеКартриджей

ЗаменаКартриджа

СписаниеКартриджей

Перечисления:

ДаНет

СостояниеКартриджей

ПричиныЗаменыКартриджей

Регистры сведений :

КартриджиЗамена

Регистры накоплений :

КартриджиОплата

Алгоритм работы.

Основным «действующим лицом» является список имеющихся картриджей (Справочник Картриджи). Изначально список заполняется документом ПоступлениеКартриджей. Тип картриджей определяется по справочнику НоменклатураКартриджей. При покупке картриджа значение реквизит Состояние в документе выбирается как Новый. Цена покупки определяется по справочнику НоменклатураКартриджейЦены на текущую дату . Уникальность картриджа определяется его серийным номером (реквизит СерийныйНомер). Реквизит Местоположение определяется как «Склад».

Учет заправок, восстановления, ремонта и пр. существующих уже картриджей осуществляется также документом ПоступлениеКартриджей. Тип картриджей определяется по справочнику НоменклатураКартриджей. Состояние картриджа определяется из перечисления СостояниеКартриджей. Цена работы (заправка, восстановление) определяется по справочнику НоменклатураКартриджейЦены. Уникальность картриджа определяется его серийным номером (реквизит СерийныйНомер).

При проведении документа ПоступлениеКартриджей в табличную часть ЗаменаКартриджей справочника Картриджи добавляется строка с реквизитами текущего документа и у соответствующих картриджей (с серийным номером из документа) в справочнике Картриджи меняется значение реквизитов Состояние и Местоположение.

Кроме того, в регистр накоплений КартриджиОплата заносится движение по данному документу.

Учет замены картриджа в конкретном принтере (справочник Принтеры) осуществляется документом ЗаменаКартриджа. В документе указывается текущий принтер. Уникальность принтера определяется реквизитом СерийныйНомер. Указывается устанавливаемый и заменяемый картридж (серийные номера картриджей).

При проведении документа ЗаменаКартриджа в табличной части справочника Принтеры у текущего принтера добавляется строка с реквизитами документа и изменяется реквизит Картридж. В справочнике Картриджи у текущих картриджей меняется значение реквизитов Состояние и Местоположение. Для установленного картриджа в реквизите Местоположение прописывается текущий принтер, а у снятого картриджа — «Склад».

Кроме того, в регистр КартриджиЗамена заносится движение по данному документу.

Списание картриджей осуществляется отдельным документом СписаниеКартриджей.

Таким образом , в текущий момент времени в справочнике Картриджи каждый картридж имеет вполне определенное состояние (новый, заправленный, пустой и пр.) и определенное местоположение («Склад» или конкретный принтер), что путем несложных отчетов позволяет оценить наличие картриджей с заданным состоянием и сделать вывод о необходимости покупки, заправки и пр. Ну и учесть расходы естественно.

Реализация.

Приступим собственно к конфигурированию.

Создадим пустую базу в конфигураторе, назовем ее гордо «Айтишник» и организуем подсистему Учет картриджей. Не буду описывать по шагам, как это сделать, поскольку по данному вопросу книг хватает.

Сначала добавим перечисления : ДаНет, СостояниеКартриджей и ПричиныЗаменыКартриджей , которые нам понадобятся в дальнейшем. Состав перечислений виден на Рис.2

Сконфигурируем простые справочники НоменклатураКартриджей и НоменклатураПринтеров.

Реквизиту ТипКартриджа в справочнике НоменклатураПринтеров присвоим тип ссылка на справочник НоменклатураКартриджей ( Рис.3 ). Не забываем, что все сформированные нами объекты конфигурации надо включить в состав подсистемы УчетКартриджей.

Далее заведем справочник Поставщики (Рис.4) и справочник Принтеры (Рис.5). Отметим, что справочник Принтеры кроме реквизитов имеет еще и табличную часть ЗаменаКартриджей.

В справочнике Принтеры несколько реквизитов имеют тип ссылки :

ТипКартриджа – СправочникСсылка.НоменклатураКартриджей

Поставщик – СправочникСсылка.Поставщики

Состояние — ПеречислениеСсылка.СостояниеКартриджей.

Далее заведем справочник НоменклатураКартриджейЦены и собственно основной наш справочник Картриджи (Рис.6).

Для дальнейшего тестирования программы заполним в режиме Предприятие по нескольку строк в открытых нами справочниках. Естественно, сначала заполняем простые справочники, потом – справочники с реквизитами ссылками. В дальнейшем загрузку полных реальных данных предприятия предполагается осуществить с помощью обработки Загрузка табличных документов из таблиц Excel.

Теперь настала пора добавления в конфигурацию документов. Сконфигурируем в дереве объектов конфигурации объект документ ПоступлениеКартриджей с реквизитами и табличной частью НоменклатураДокумента . Регистров накопления у нас в конфигурации пока нет – закладка Движение для документа остается пустой. Поскольку нам надо будет писать свою обработку документа , а пишется программный код в модуле формы документа, то и создадим эту самую форму (Рис.9). Делаем все по умолчанию, как написано в книжках (Форма – Добавить – ФормаДокумента).

Использовать данный документ будем при поступлении на склад как новых , так и заправленных (восстановленных, отремонтированных) картриджей.

Наконец, для учета поступления картриджей заводим регистр накопления КартриджиОплата с измерениями, ресурсами и реквизитами (Рис.10).

В закладке Регистраторы указываем наш документ ПоступлениеКартриджей. Сохраняем конфигурацию.

Возвращаемся по дереву объектов в документ ПоступлениеКартриджей. На закладке Движение выбираем регистр КартриджиОплата, запускаем Конструктор движений и заполняем поле Выражение значениями реквизитов документа (Рис.11).

Жмем ОК и попадаем в Модуль объекта документа , где и видим уже созданный Конструктором движения регистров программный код (Рис.12).

Теперь самое интересное – надо добавить в Модуль объекта программный код, для обеспечения следующего функционала при проведении документа ПоступлениеКартриджей.

При поступлении нового картриджа (покупка) в справочнике Картриджи должна добавляться строка с уникальным номером картриджа и соответствующими (из документа) реквизитами. При этом реквизит СостояниеКартриджа будет иметь значение «Новый» , а реквизит Местоположение – значение «Склад». Табличная часть справочника Картриджи при этом не заполняется.

По алгоритму работы программы изначально надо занести каждый картридж со своим уникальным номером в справочник Картриджи документом ПоступлениеКартриджей.

При поступлении заправленного тонером (восстановленного, отремонтированного и пр.) картриджа считается , что картридж с таким номером уже есть в справочнике Картриджи, и в этом случае при проведении документа ПоступлениеКартриджей, добавляется строка в Табличную часть Заправки и меняются значения реквизитов Местонахождение и Состояние у текущего картриджа. Добавленный в Модуль объекта код показан на Рис.13.

Теперь можно провести первую пробу работоспособности программы. В Предприятие создаем документ ПоступлениеКартриджей (Рис.14). Нажимаем кнопку Провести и закрыть. Переходим в справочник Картриджи и видим , что в нем появилась строчка с реквизитами купленного картриджа с пустой табличной частью(Рис.15).

Откроем регистр КартриджиОплата (пункт в меню Регистр оплаты картриджей) и увидим там аналогичную строку.

Создаем и проводим второй документ ПоступлениеКартриджей с тем же картриджем, но заправленным (Рис.16).

Переходим в справочник Картриджи и видим , что у заведенного нами картриджа добавилась строчка в табличной части Заправки и изменился реквизит Состояние (Рис.17).

Ура! Программа работает!

Конечно функциональность документа ПоступлениеКартриджей надо доработать, например, хотелось бы, чтобы автоматически подставлялась последняя по дате цена услуги в поле Стоимость документа из справочника НоменклатураКартриджейЦены при выборе поставщика и для данного типа картриджа.

Это будет позднее, а сейчас займемся заменой картриджей – создадим документ ЗаменаКартриджа и соответствующий регистр сведений КартриджиЗамена.

Реквизиты и табличная часть документа НоменклатураДокумента показаны на Рис.18. Подходящих регистров накопления и сведений у нас в конфигурации пока нет , в закладка Движение для документа не будем ничего отмечать. Поскольку нам надо будет писать свою обработку документа , то создаем ФормуДокумента по умолчанию.

Для учета замены картриджей заводим для разнообразия регистр сведений (не регистр накоплений) КартриджиЗамена с измерениями и реквизитами (Рис.19). Получилось пока без ресурсов как-то.

В закладке Регистраторы указываем наш документ ЗаменаКартриджа .

Сохраняем конфигурацию. Возвращаемся по дереву объектов в документ ЗаменаКартриджа. На закладке Движение выбираем регистр КартриджиЗамена, запускаем Конструктор движений и заполняем поле Выражение значениями реквизитов документа. Жмем ОК и попадаем в Модуль объекта документа , где и видим уже созданный Конструктором движения регистров программный код (Рис.20).

Теперь добавляем в Модуль объекта программный код, для обеспечения следующего функционала при проведении документа ЗаменаКартриджа. В справочнике Принтеры для принтера , у которого заменяется картридж должна добавиться строка в табличной части ЗаменаКартриджей со значениями реквизитов из документа и изменится значение реквизита НомерКартриджаСейчас. В справочнике Картриджи у снятого и установленного картриджей изменятся значения реквизитов Местоположение и Состояние . Доработанная процедура обработки проведения документа ЗаменаКартриджа показана ниже.

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)

// используемые справочники

Принтеры = Справочники.Принтеры;

Картриджи = Справочники.Картриджи;

// конец вставки используемые справочники

// регистр КартриджиЗамена

Движения.КартриджиЗамена.Записывать = Истина;

Для Каждого ТекСтрокаНоменклатураДокумента Из НоменклатураДокумента Цикл

Движение = Движения.КартриджиЗамена.Добавить();

Движение.НоменклатураКартриджей = НоменклатураКартриджа;

Движение.СнятКартриджНомер = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.СнятКартриджНомер;

Движение.УстановленКартриджНомер=

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.УстановленКартриджНомер;

Движение.МодельПринтера = МодельПринтера;

Движение.ПринтерСерийныйНомер = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПринтерСерийныйНомер;

Движение.ПринтерИнвентарныйНомер =

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПринтерИнвентарныйНомер;

Движение.ТипКартриджа = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ТипКартриджа;

Движение.ЗаменаКтоДелал = ЗаменаКтоДелал;

Движение.ПричинаЗамены = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПричинаЗамены;

// изменяем справочник Принтеры

СтрокаНаименования = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПринтерСерийныйНомер;

НайденнаяСсылка = Принтеры.НайтиПоРеквизиту(«СерийныйНомер»,СтрокаНаименования);

Если НЕ НайденнаяСсылка = Принтеры.ПустаяСсылка()

Тогда ТекущийОбъект =

Принтеры.НайтиПоРеквизиту(«СерийныйНомер»,СтрокаНаименования).ПолучитьОбъект();

ТекущийОбъект.НомерКартриджаСейчас =

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.УстановленКартриджНомер;

НоваяСтрока = ТекущийОбъект.ЗаменаКартриджей.Добавить();

НоваяСтрока.ДатаЗамены = Дата;

НоваяСтрока.ВидКартриджа = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ТипКартриджа;

НоваяСтрока.НомерУстановленногоКартриджа =

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.УстановленКартриджНомер;

НоваяСтрока.НомерСнятогоКартриджа =

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.СнятКартриджНомер;

НоваяСтрока.КтоЗаменил = ЗаменаКтоДелал;

НоваяСтрока.ПричинаЗамены = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПричинаЗамены;

ТекущийОбъект.Записать();

КонецЕсли;

// изменяем справочник Картриджи — установленный картридж

СтрокаНаименования = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.УстановленКартриджНомер;

НайденнаяСсылка = Картриджи.НайтиПоРеквизиту(«Номер»,СтрокаНаименования);

Если НЕ НайденнаяСсылка = Картриджи.ПустаяСсылка()

тогда ТекущийОбъект =

Картриджи.НайтиПоРеквизиту(«Номер»,СтрокаНаименования).ПолучитьОбъект();

Строка = » «;

Строка = Строка + МодельПринтера + » » +

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПринтерСерийныйНомер + » » +

ТекСтрокаНоменклатураДокумента.ПринтерИнвентарныйНомер;

ТекущийОбъект.МестоНахождения = Строка;

ТекущийОбъект.Записать();

КонецЕсли;

// снятый картридж

СтрокаНаименования = ТекСтрокаНоменклатураДокумента.СнятКартриджНомер;

НайденнаяСсылка = Картриджи.НайтиПоРеквизиту(«Номер»,СтрокаНаименования);

Если НЕ НайденнаяСсылка = Картриджи.ПустаяСсылка()

тогда ТекущийОбъект =

Картриджи.НайтиПоРеквизиту(«Номер»,СтрокаНаименования).ПолучитьОбъект();

ТекущийОбъект.МестоНахождения = «Склад»;

ТекущийОбъект.Состояние = Перечисления.СостояниеКартриджа.Пустой;

ТекущийОбъект.Записать();

КонецЕсли;

// конец изменения справочников

КонецЦикла;

КонецПроцедуры;

Для проверки заполняем и проводим документ ЗаменаКартриджа (Рис.21) . Заходим в справочник Принтеры и видим , что у выбранного принтера добавилась строка в табличную часть Заправки с реквизитами проведенного нами документа и реквизит НомерКартриджаСейчас принял значение номера установленного картриджа (Рис.22).

В справочнике Картриджи у картриджа , установленного в принтер, в реквизит Местоположение записались данные текущего принтера (Рис.23) . И кроме того в регистр сведений КартриджиЗамена записалось движение по документу (Рис.24)

Таким образом на данный момент получилась конфигурация по учету движения картриджей для лазерной техники, которую в принципе уже можно использовать в работе.

С точки зрения «идеологии» 1С наверно неправильно изменять реквизиты справочников проведением документов, использовать справочник для хранения текущих цен — тут сказывается предыдущий опыт работы с таблицами автора статьи, а чем справочник не таблица?

Естественно требуется доработка функциональности, добавление отчетов, исправление ошибок и отладка . Об этом в следующей части статьи.

Полная версия статьи приведена в файле Часть1.doc

Расходы на оргтехнику для офиса являются одной из наиболее затратных статей. Только печать с сопутствующими расходными материалами может составить до 10% от всего объема затрат. Что говорить о покупке копировальных аппаратов, принтеров, сканеров и многофункциональных устройств.

Естественно, все приобретаемое оборудование должно быть учтено в бухгалтерском и налоговом учете, так как в большинстве налоговых режимов данный вид расходов играет важную роль при формировании налогооблагаемой базы.

Как оформить и оприходовать картриджи?

Форма приходного ордера N М-4, по которой следует оформлять приемку и оприходование расходных материалов для принтера, регламентирована пунктом 49 Методических указаний по учету МПЗ.

Стоит напомнить, что движение всех материалов в условиях складских запасов, рассортированных по качественным характеристикам, следует вести в Карточке учета материалов, заполняемой по форме N М-17 на каждое изделие, обозначенное отдельным номенклатурным номером. Основаниями для записей в этой специальной карте являются первичные приходно-расходные документы, оформляемые на дату проведения операции.Обсуждаемые нами элементы принимаются к учету, как материально-производственные запасы и оформляются по заранее обозначенной фактической себестоимости, включающей в себя все произведенные затраты на на их покупку, кроме налога на добавленную стоимость.

Как списать картриджи?

Чтобы избавиться от отработавших свое картриджей, необходимо списать их актом расхода. Документ оформляется именно тем отделом, который получал расходный материал в пользование. В нем указывается:

• наименование подпадающей под списание товарно-материальной ценности;
• количество единиц;
• учетная цена и конечная сумма;
• номер или фактическое наименование устройства, на котором картридж был использован.

Если нет возможности оформить акт, можно ограничиться дополнением требования-накладной по форме N М-11 соответствующим реквизитом. Но только в том случае, если требование-накладная утверждена заранее в учетной политике, как документ, которым подтверждается факт расходования приобретенных ране материалов.

Как отразить покупку, использование и списание картриджей в бухгалтерском учете?
Все закупаемые организацией картриджи в первую очередь нужно оприходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
В том случае, когда картриджи покупаются для целей определенного производства, все затраты на них учитываются в расходах строго по обычным видам деятельности, а также на счетах учета затрат.
Для целей бухучета списание материально-производственных затрат в расходы должно осуществляться:

• по себестоимости картриджа;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости изначально приобретенных МПЗ

Отражаем в бухгалтерском учете заправку картриджей

Одним из способов продления срока службы расходных материалов для принтера является заправка картриджей. Она осуществляется специализирующимися на обслуживании печатно-копировального оборудования компаниями. Следовательно, затраты на операцию необходимо отразить в бухгалтерском учете компании-заказчика.

По определению в пунктах 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, которое было утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, все затраты компании на оплату услуг по заправке картриджей считаются расходами, включенными в обычные виды деятельности.

Эти расходы принимаются к учету в той сумме, которая полностью соответствует размеру оплаты, прописанной в договоре, заключенном между организацией и поставщиком.

Согласно пунктам 16, 17 и 18 ПБУ 10/99, данные затраты признаются в бухгалтерском учете только в том конкретном периоде, в котором имело место проведение обсуждаемых работ.

Один небольшой нюанс. В соответствии с Инструкцией, все затраты на оплату заказанной заправки картриджей могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Но только в том случае, если они могут считаться управленческими и никак не соотносятся с процессом производства.