Устав прошивать или нет?

Нужно ли прошивать устав ООО для налоговой

В настоящий момент прошивать документы, представляемые в налоговый орган, необязательно, т. к. действующие нормативные правовые акты не регламентируют такую обязанность (см. приказ ФНС России «Об утверждении форм и требований…» от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@).

Дополнительное разъяснение по данному вопросу содержится в письме ФНС России от 25.09.2013 № СА-3-14/3512@.

ВАЖНО! Методические разъяснения, утв. приказом ФНС России от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16@, в которых содержалось требование об обязательной прошивке документов и нумерации сшиваемых листов, утратили свою юридическую силу.

Как правильно прошить устав ООО (фото и образец)

Отсутствие обязанности прошивать документы при подаче в ФНС не лишает заявителя права сделать это по собственному желанию.

Для этого прошитые листы документа скрепляются специальной наклейкой, на которой могут быть размещены:

  • Надпись: «Прошито, пронумеровано и скреплено…» с указанием количества прошитых листов (цифрами и прописью). Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке, а приведенную надпись можно дополнить словами «и скреплено печатью».
  • Наименование должности уполномоченного лица от организации, его подпись с расшифровкой.

Образец такой наклейки размещен ниже: Наклейка для сшивки документов (шаблон).

Общий вид сшивки можно увидеть на данном фото: Фото сшивки устава (пример).

Кроме того, все прошитые листы должны быть пронумерованы.

Таким образом, в настоящий момент нет утвержденных на законодательном уровне рекомендаций, как прошить устав ООО. Для этого применяется прошивка документа с наклейкой на месте сшива, содержащей информацию о количестве прошитых листов, подпись уполномоченного лица организации и печать юрлица (при ее наличии).

Как составить устав для ООО, читайте в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Вопрос

Разъясните — решение участника ООО не заверено печатью организации. Надлежащий ли это документ? Это уже не первое решение и печать у организации имеется. Обязательно ли ставить печать на решении участника/учредителя?

Ответ

сообщаем следующее: Да, решение без печати ООО легитимно. На решение единственного участника ООО печать не ставится.

В соответствии со статьей 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ решение единственного участника ООО принимается им единолично и оформляются письменно. Требования к оформлению решения закон не содержит.

Все изменения в налоговом законодательстве в 2020 году Удобно применять в работеОпасные изменения в ТК РФ в 2020 году Узнайте про всё самое важноеГлобальные изменения по УСН с 1 января 2020 годаВсе изменения за пять минут

С 01.09.2014 в соответствии с подп.3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ при проведении общего собрания участников ООО необходимо в установленном порядке проводить подтверждение присутствия участников в собрании и принятия ими решений (подробнее в рекомендации ниже).

Однако, к ООО с единственным участникам данное требование не относится (пункт 2.3 Пособия по применению в нотариальной практике статьи 67.1 ГК РФ, утверждено Письмом ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).

Таким образом, заверение решения единственного участника ООО каким-либо образом, кроме его подписи, не требуется.

Прошивка устава при регистрации ООО была обязательной до июля 2013 года. Но 4-го числа месяца в силу вступили новые правила, не обязывающие предпринимателей прошивать этот вид учредительной документации. Несмотря на изменения, многие до сих пор интересуются — требуется выполнение этой работы или в ней нет необходимости. Рассмотрим этот момент детально.

Что говорит законодательство?

Как отмечалось, с 04.07.2013 года прошивать устав при регистрации ООО нет необходимости. В новых правилах об этом не единого упоминания, поэтому юрлица, ИП и представители фермерских хозяйств вправе передавать бумаги без специального скрепления. Старые требования рассмотрены в приказе ФНС под номером САЭ-3-09/16@, который потерял силу, а новые условия предложены не были.

В сентябре 2013-го появилось разъяснительное письмо от ФНС, где говорилось об отсутствии необходимости прошивки заявления при регистрации компании по форме Р11001. Такое нововведение упростило жизнь сотрудникам ФНС, которым стало проще сканировать документацию.

Несмотря на отсутствие обязательства скреплять уставную документацию, работники налоговой службы все-таки рекомендую это делать. В качестве инструмента может применяться степлер или скрепки. В большей части это касается устава, который имеет внушительный объем. Сотрудник ФНС не обязаны сверять правильность расположения страниц, поэтому листы могут перепутаться, а сам документ становится непригодным для изучения.

В такой ситуации применение степлера или иглы — только плюс, ведь в законодательстве их использовать не запрещено. Следовательно, вопрос, нужно ли прошивать устав при внесении изменений или в случае регистрации ООО можно ответить отрицательно. С другой стороны, это в интересах учредителя, ведь снижается риск перепутывания страниц.

Правила прошивки устава

Если учредитель принял решение прошить учредительные документы перед передачей в ФНС, на листах крепится наклейка. На ней указывается:

  1. Информация о том, что документ прошит, пронумерован и закреплен. Здесь же указывается число страниц (листов) в виде цифры или прописи. При наличии у ООО печати ее рекомендуется поставить на месте скрепления.
  2. Название должности стороны, который уполномочен передать устав, а также подпись и ФИО.

Кроме того, в процессе прошивки стоит учесть такие рекомендации:

  • На листах обязательно должны стоять номера.
  • Скрепки и булавки рекомендуется убрать.
  • Перед шнуровкой важно проверить корректность оформления, чтобы не переделывать работу.

Если выполнить рассмотренные правила, удастся избежать ошибок в процессе регистрации и ускорить процедуру.

Прошивка (шнуровка) документов: от А до Я

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

— п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

— п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).

— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

— обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);

— прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;

— копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;

— прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Зачем нужна выписка из устава

Названный документ представляет собой копию определенной части устава общества с ограниченной ответственностью (см. п. 26 раздела «Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 № 1185-ст).

Такое свойство выписки, как краткость, позволяет подтвердить запрашиваемые данные без лишних временных и материальных затрат и представить информацию в удобном для использования виде, исключив ненужные в этом случае сведения.

Выписка из устава может быть представлена по запросу:

Названная выписка может быть запрошена, например, в целях:

  • подтверждения полномочий единоличного исполнительного органа ООО;
  • получения сведений о размере уставного капитала;
  • получения сведений о структуре органов управления ООО и их функциях;
  • установления целей создания ООО и т. д.

В зависимости от предназначения выписки будет определяться и ее содержание.

Содержание выписки из устава ООО (образец)

Унифицированного образца названного документа не утверждено. Выписка из устава ООО представляет собой копию определенной части устава, заверенную в надлежащем порядке.

Структура такой выписки включает:

  • наименование документа (например, «выписка из устава ООО…»); при этом надлежит указать наименование соответствующего юрлица, название и реквизиты документации, на основании которой устав был утвержден;
  • собственно копию необходимой части текста (информацию о том, какие сведения в принципе должны быть включены в устав ООО, можно найти в другой нашей статье «Что является учредительными документами ООО?»);
  • надпись «выписка верна» или «верно»;
  • отметку о том, что подлинник устава хранится в ООО;
  • дату оформления выписки;
  • подпись уполномоченного лица; обычно это либо руководитель организации, либо действующее по доверенности иное уполномоченное лицо;
  • оттиск печати организации (при наличии).

Шаблон названного документа можно найти по приведенной ниже ссылке: выписка из устава ООО — образец.

Как оформить выписку из устава

Специальных требований по оформлению выписки из устава ООО не разработано. На практике обычно выписку размещают на фирменном бланке организации либо в «шапке» документа прописывают наименование и регистрационные реквизиты ООО, чтобы можно было однозначно установить, к какому юрлицу эта выписка относится.

Еще один распространенный вариант оформления выписки предполагает копирование титульного листа устава, его первой страницы, собственно запрашиваемой части устава и последнего листа документа. Далее скопированные листы прошиваются, на сшиве прописывается количество листов, надпись «верно» и дата заверения, проставляется подпись уполномоченного лица (например, руководителя организации), печать ООО (при наличии).

Если же многостраничный документ не сшивается упомянутым образом, то заверительная надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии) проставляются на каждом листе.

Итак, выписка из устава составляется в свободной форме, а в ее содержание включается копия текста устава в соответствии с запросом. Названный документ, если он состоит из нескольких листов, должен быть либо сшит (в этом случае на сшиве ставятся надпись «верно», дата заверения, подпись уполномоченного лица и печать организации при наличии), либо в нем надлежит заверить каждый лист.