Ведение документооборота

Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью (далее — ТОО), поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере.

С самого начала функционирования ТОО возникает необходимость подготовки, получения, рассмотрения, отправки, контроля и хранения огромного потока организационно-распорядительных, финансовых и прочих деловых документов. И там, где руководитель ТОО этому документарному потоку по каким-либо причинам не уделяет должного внимания, он начинает в нем тонуть. В итоге его деловые партнеры, не получив в назначенное время ожидаемые документы, начинают нервничать, а он сам пытается вспомнить, когда и кому эти документы были отданы на исполнение.

Чтобы не оказаться в подобной ситуации, руководитель ТОО должен в первую очередь организовать четко работающую систему делопроизводства. Давайте рассмотрим, как эту «бумажную» задачу решить наиболее оптимально.

Для начала уточним основные понятия. В самом общем виде делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами (комплекс приемов обработки документированной информации) при осуществлении управленческой деятельности: составление, прием, передача, регистрация, индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и уничтожение документов.

Документы, которые должны быть в каждом ТОО, условно можно разделить на следующие группы:

1.Учредительные и правоустанавливающие документы:

— учредительный договор и устав;

— свидетельство о государственной регистрации;

— статистическая карточка;

— свидетельство налогоплательщика;

— свидетельство о праве собственности на земельный участок или праве временного землепользования на условиях аренды;

— свидетельство оправе собственности на недвижимое имущество или договор аренды этого имущества;

— лицензии на право осуществления уставных видов деятельности, требующих лицензирования.

2. Организационные документы:

— структура и штатное расписание ТОО;

— приказ о распределении служебных (должностных) полномочий руководителей ТОО (если их несколько);

— положения о структурных подразделениях, общественных организациях, филиалах и представительствах ТОО;

— должностные инструкции сотрудников (наемного персонала) ТОО;

— другие документы внутреннего обращения (инструкции, методические рекомендации и т.п.).

3. Документы управленческой деятельности:

— протоколы общих собраний участников ТОО;

— протоколы заседаний других органов ТОО (правления, наблюдательно совета, ревизионной комиссии);

— приказы руководителя ТОО по основным вопросам хозяйственно-финансовой деятельности;

— нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности ТОО;

4. Финансовая и отчетная документация бухгалтерии.

5. Переписка с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО.

6. Кадровые документы:

— индивидуальные трудовые договоры с сотрудниками;

— коллективный договор;

— личные дела (личные карточки) сотрудников;

— приказы по штатным вопросам и личному составу;

— трудовые книжки сотрудников;

— материалы рассмотрения трудовых споров, жалоб(заявлений) сотрудников, а также расследования фактов нарушения трудовой дисциплины и несчастных случаев на производстве;

7. Документы по договорной работе:

— хозяйственные договоры (контракты) и переписка по ним с деловыми партнерами;

— исковые заявления в судебные органы и их решения, а также переписка по их исполнению;

— нормативные правовые акты, относящиеся к договорной работе.

8. Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности:

— планы работы на календарные сроки (месяц, квартал, год) и справки об их выполнении;

— материалы служебных совещаний по вопросам выполнения производственных планов и иным вопросам;

9. Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам.

10. Справочно — информационные документы.

Приведенная систематизация документов (безусловно, она в каждом отдельном случае может быть скорректирована учетом особенностей уставной деятельности ТОО) должна быть оформлена приказом руководителя ТОО виде номенклатуры дел с присвоением каждому из них учетного (индексационного) номера и указанием конкретных лиц, ответственных за их правильное ведение. При формировании номенклатуры дел руководителю ТОО необходимо учитывать, что она должна отвечать следующим требованиям:

— отражать весь поток документов, образующийся в процессе деятельности ТОО;

— название номенклатурного дела должно кратко, точно и ясно отражать содержание находящихся в нем документов;

— нумерация номенклатурных дел производится в зависимости от их важности и взаимосвязи. Как правило, первые номера присваиваются номенклатурным делам, содержащим учредительные и правоустанавливающие документы, и далее в соответствии с их классификацией;

— на каждом номенклатурном деле указывается срок хранения и лицо, ответственное за его ведение и сохранность.

Номенклатурные дела с даты их заведения и до передачи в архив или уничтожения хранятся в структурных подразделениях ТОО у исполнителей (ответственных лиц) или в канцелярии.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. Такое изъятие может быть произведено только по требованию судебных и следственных органов. При этом в деле должны остаться их заверенные копии и акт о причинах изъятия.

Вынос номенклатурных дел из здания ТОО разрешается только первым руководителем в исключительных случаях.

Для ведения делопроизводства руководитель ТОО, в зависимости от объема документооборота, создает канцелярию или назначает делопроизводителя, основными

функциями которой (ого) должны быть следующие:

— получение почты (в том числе и документов, которые поступают с посыльными или приносятся партнерами) и ее регистрация в журнале входящих документов;

— доклад зарегистрированных документов руководителям ТОО в соответствии с распределением их полномочий;

— получение от руководителей рассмотренных документов и раздача их под роспись конкретным исполнителям, указанным в резолюции руководителя на документе;

— контроль за своевременным исполнением исполнителями заданий, указанных в резолюции;

— отправление подготовленных в ТОО документов адресатам по почте или иными способами

(нарочным, по факсу и т.д.);

— снятие с контроля исполненных документов;

— доклад руководителям ТОО о документах и заданиях, сроки исполнения которых истекли;

— размножение документов по заданиям руководителей ТОО и заявкам сотрудников;

— наведение и выдача справок заинтересованным лицам по прохождению документов;

— набор на компьютере документов по заданиям руководителей ТОО;

— хранение, сдача в архив или уничтожение номенклатурных дел в соответствии с действующими нормативными актами;

— своевременная рассылка по структурным подразделениям ТОО документов внутреннего обращения;

— выполнение по заданиям руководителей ТОО иных вспомогательно-технических видов работ.

После создания канцелярии (службы делопроизводства) и разработки соответствующего положения, содержащего исчерпывающий перечень ее прав и обязанностей, необходимо подготовить и приказами первого руководителя ТОО утвердить:

1. Распределение должностных обязанностей (полномочий) среди руководителей фирмы.

2. Положения о структурных подразделениях, филиале и представительстве ТОО и должностные инструкции (обязанности) его сотрудников.

3. Инструкцию по ведению документооборота (Порядок подготовки и прохождения документов) в ТОО.

4. Порядок подготовки, заключения хозяйственных договоров и контроля за их исполнением.

5. Правила трудового распорядка (Режим рабочего времени) в ТОО.

6. Положение об оплате труда и премировании, а также выдачи денежных ссуд и пособий.

7. Правила об охране труда, технике безопасности и производственной санитарии.

8. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Документация любого ТОО содержит много конфиденциальной информации и поэтому к вопросам ее правильного оборота и хранения следует относиться серьезно.

Как уже было отмечено, деятельность любого ТОО начинается с создания документов (учредительного договора, устава), получения документов (свидетельства о государственной регистрации, статистической карточки и т.д.), издания документов (приказы, распоряжения, решения и т.п.) и сопровождается различными документами до самой ее ликвидации. Что же понимается под «документоборотом» и как правильно его организовать?

Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания (внутри компании) или получения (от государственных органов, деловых партнеров и т.д.) до исполнения сотрудниками компании или отправки адресатам. Практика показала, что рациональная организация документооборота способствует оперативности прохождения, обработки и сохранности документов, равномерной загрузке сотрудников компании и качественному использованию документированной информации в целях эффективной предпринимательской деятельности. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, обычно за год.

Документом признается любой материальный носитель информации (лист бумаги, дискета, кассета и пр.), предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве.

Для ведения документооборота (делопроизводства) необходимо образовать специальную структуру (канцелярию) или выделить специального сотрудника (делопроизводителя). При решении этого вопроса следует, исходя из возможностей оснащения компании компьютерами, множительной и другой оргтехникой, а также целесообразности использования рабочего времени и интеллектуальных способностей сотрудников на технические машинописные операции, определить:

1) Будут ли необходимые для деятельности компании документы готовить, набирать на компьютере, распечатывать, перепечатывать после корректировки руководителями и размножать все сотрудники компании сами или эту техническую работу (полностью или частично) будут выполнять операторы компьютеров (ассистенты и т.п.)?

2) Кто будет собирать визы заинтересованных лиц на проектах подготовленных в компании (или поступивших в компанию) документов: сам исполнитель, его непосредственный начальник, работник канцелярии (делопроизводитель)или офис-менеджер?

3) Разрешать ли посетителям (клиентам, деловым партнерам и др.) передавать руководителю компании какие-либо документы при личной встрече (во время личного приема) или все поступающие документы должны передаваться только через канцелярию (делопроизводителя) с обязательной их регистрацией?

4) Каким образом руководители компании должны накладывать резолюции на рассмотренных ими документах: непосредственно на документе или на специальном листке для резолюций? Второй вариант неудобен тем, что этот листок может потеряться случайно или умышленно уничтожен исполнителем и тогда о содержании резолюции можно будет лишь гадать.

5) Какие документы (как входящие, так и исходящие) будут браться руководителем компании на контроль?

6) Кто из руководителей компании будет иметь право подписи (первой, второй и т.д.) финансовых, отчетных и исходящих документов, а также заверять при необходимости отдельные документы печатью компании?

7) Будет ли устанавливаться жесткий контроль за использованием компьютерной и множительной техники?

Конкретные ответы на вышеперечисленные и другие вопросы, непосредственно

связанные с организацией процесса документооборота в компании, должны быть изложены в приказах, инструкциях, положениях и других документах внутреннего обращения и доведены под роспись до сведения всех сотрудников компании.

В качестве методических рекомендаций рассмотрим два наиболее важных этапа документооборота:

1.Прием и рассмотрение поступающей документации.

2.Подготовка и отправка исходящей документации.

Прием и рассмотрение поступающей документации.

Вся документация, поступающая в компанию по почте ( в том числе и по электронной), факсу или через посыльных или посетителей, обязательно должна регистрироваться в канцелярии (под эти термином в дальнейшем тексте подразумевается и делопроизводитель, и любой другой сотрудник компании, ответственный за ведение делопроизводства) в специальном журнале входящей корреспонденции с указанием даты поступления и способа доставки. Безусловно, что не требуют регистрации поздравительные письма, открытки, приветственные адреса и т.п.

При регистрации в журнале необходимо указывать краткое содержание документа, количество в нем страниц и приложений (в наличии последних надо всегда убеждаться, ибо нередко они отсутствуют, хотя и указаны в тексте основного документа). В случае поступления сложных (содержащих несколько вопросов) документов в графу «содержание» надо записывать все вопросы, ибо их рассмотрение может быть поручено нескольким исполнителям.

На этом этапе также проверяется правильность доставки документа (иногда документ по ошибке отправителя или почты приходит не по адресу), целостность вложений. Конверты, в которых находились документы, сохраняют и присоединяют к документам в случаях, когда:

— по конверту устанавливается адрес отправителя;

— даты почтовых штемпелей необходимы для доказательства (установления) времени отправки и получения письма;

— документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи «вручить лично».Кстати, канцелярия должна получить от руководителя компании четкую письменную установку о порядке рассмотрения и регистрации таких писем, поступающих на имя его и сотрудников компании.

Факт поступления документа в канцелярию компании фиксируется проставлением на нем специального регистрационного штампа. Игнорировать регистрацию поступающих в компанию документов нельзя, так как только регистрация позволяет вести полный учет, контролировать исполнение и осуществлять быстрый поиск нужных документов.

После регистрации в канцелярии документы должны направляться для рассмотрения руководителям компании, в структурные подразделения или для сведения конкретным сотрудникам. Правильной организация процесса документооборота считается тогда, когда поступивший в компанию документ проходит положенный ему путь кратчайшим маршрутом, то есть через наименьшее количество инстанций, в оптимально короткий срок и с однократным пребыванием в каждой инстанции. Тем самым руководитель компании освобождается от необходимости решения мелких вопросов и сохраняет свое время для рассмотрения наиболее важных документов.

Поступившие в компанию документы должны рассматриваться, как правило, в день поступления и без волокиты. Рассмотрев документ, руководитель обязательно должен учинить на нем конкретную резолюцию. В резолюции надо указать фамилию конкретного сотрудника, кому документ направляется для сведения, контроля или исполнения, четко изложить указание по исполнению и срок исполнения. При необходимости канцелярии или штабному работнику дается поручение взять исполнение документа на особый контроль. Если исполнение документа поручается нескольким сотрудникам, фамилия ответственного за исполнение всего документа сотрудника указывается первой.

Резолюцию следует писать на первом листе самого документа, за исключением тех случаев, когда документ представляется лишь для ознакомления и должен быть возвращен в приславшую его организацию. В таких случаях резолюция наносится на прикрепляемых к документам специальным листкам.

После рассмотрения документов руководителями компании они возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии переносит содержание резолюции в журнал регистрации или регистрационную карточку и вручает документ под роспись исполнителю или помещает в номенклатурное дело для хранения.

Исполнение поступившего от руководителя документа исполнителем контролируется работником канцелярии или штабным работником (инспектором по контролю) до тех пор, пока исполнитель соответствующим образом (подготовит ответ на запрос или какой-либо иной документ) не исполнит его, о чем делается отметка в журнале или контрольной (регистрационной) карточке.

Для удобства работы с документами каждый исполнитель (включая и руководителя компании) должен иметь у себя четыре папки:

1) документы для рассмотрения;

2) документы, находящиеся на исполнении;

3) документы, находящиеся на контроле;

4) исполненные документы.

Из последней папки документы подшиваются в номенклатурное дело, которое ведет сам

исполнитель, или передаются в канцелярию для отправки адресату или хранения в архиве компании. Не рекомендуется передавать исполненные документы непосредственно (без наличия у них доверенности на такое получение) представителям тех организаций, чьи документы исполнялись, или гражданам, обращавшимся в компанию с заявлениями или жалобами, минуя канцелярию. В противном случае руководству компании могут быть предъявлены претензии о неполучении соответствующих документов, не согласиться с которыми будет невозможно, так как «слова к делу не пришьешь».

Определенная часть документов, поступающих в компанию. Не требует письменного ответа. В частности, это нормативные правовые акты органов государственного и местного управления, содержащие отдельные требования общего характера. Исполнение таких документов заключается в выполнении сотрудниками компании указанных требований. Как правило, на таких документах ставятся отметки типа «Исполнено», «Принято к руководству», подпись руководителя компании и дата.

Подготовка и отправка исходящей документации.

Процедура прохождения исходящих из компании документов включает в себя несколько этапов:

— составление проекта документа;

— согласование (визирование)подготовленного документа заинтересованными лицами;

— подписание документа;

— регистрация и отправка подписанного документа.

Следует учитывать, что все исходящие из компании документы можно разделить на три группы:

1) подготавливаемые в качестве ответа на поступившие в компанию документы;

2) отчетные документы в различные инстанции (финансовые, контролирующие, органы статистики и др.);

3) инициативные, то есть подготавливаемые в целях реализации каких-либо управленческих решений руководства компании или инициативы ее сотрудников.

Каждая из этих групп имеет свои особенности, которые необходимо учитывать

при подготовке документов. Например, подготовка отчетных документов производится, как правило, по установленным компетентными государственными органами типовым формам и при наличии необходимых цифровых данных не представляют какой-либо сложности.

Подготовка ответов на запросы или деловые предложения требует аргументированной краткости и полноты содержания, а должна учитывать необходимость соблюдения коммерческой тайны компании.

Во всех случаях, как подтверждает практика, подготовка исходящего документа на начальном этапе производится рядовым сотрудником компании. Далее проект подготовленного документа должен быть просмотрен непосредственным начальником исполнителя(например, начальником отдела) и после необходимой корректировки и доработки пройти согласование в заинтересованных службах компании (правовой, финансовой, плановой и т.д.). После визирования документа руководителями заинтересованных служб он (при отсутствии существенных замечаний со стороны визирующих) представляется для подписания первому руководителю компании или курирующему соответствующее структурное подразделение его заместителю.

Подписанные руководителем компании документы (как минимум в двух экземплярах) передаются для регистрации и последующей отправки в канцелярию: один экземпляр для отправки адресату, второй — для хранения в номенклатурном деле. Если исполнитель документа тоже хочет иметь копию документа, он должен сам заранее об этом позаботиться.

Государственный стандарт ведения документооборота требует, чтобы в нижней левой части последнего листа отправляемого из компании документа, ниже подписи руководителя компании, были напечатаны должность, фамилия и инициалы исполнителя, номера его служебного и сотового телефонов, а на копии документа, остающегося на хранении в номенклатурном деле, — его личная подпись.

Таковы, в самых общих чертах, требования к ведению документооборота в ТОО и практически в любой компании, независимо от вида собственности и ее организационно-правовой формы.

Больше новостей в Telegram-канале «zakon.kz». Подписывайся!

Ведение документации по вопросам охраны труда

На предприятии должна быть нормативная, распорядительная, отчетная и учетная документация по вопросам охраны труда.

Нормативная документация :

· законы, нормы, правила, типовые положения , знаки, бланки

Распорядительная документация :

· приказы, распоряжения, положения, инструкции

Отчетная документация :

· формы официальной статистической отчётности

Учетная документация отражает всю деятельность по охране труда на предприятии, она включает:

· журналы, перечни, графики, протоколы, планы, схемы

Вся документация должна храниться в службе охраны труда предприятия в надлежащем порядке, удобном для использования при необходимости или в случае контроля предприятия органами государственного надзора. Перечень документов по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, промышленной санитарии которые должны быть разработаны на предприятии.

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Программа (перечень вопросов, инструкция) проведения вводного инструктажа.

3. Инструкции по охране труда по профессиям работающим

4. Должностные инструкции с учетом требований охраны труда

5. Типовые инструкции

6. Инструкции по охране труда для предприятий торговли

7. Инструкции по охране труда для учреждений образования

8. Инструкции по охране труда для учреждений здравоохранения

9. Инструкция по мерам пожарной безопасности на предприятии.

10. Инструкция по электробезопасности для неэлектротехнического персонала (І группа допуска)

11. Перечень работ с повышенной опасностью.

12. Положение о службе охраны труда предприятия.

13. Планы работы службы охраны труда предприятия и графики проведения обследований.

14. Предписания, выданные службой охраной труда предприятия.

15. Положение про порядок проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда работников предприятия.

16. Протоколы проверки знаний должностных лиц и специалистов по вопросам охраны труда.

17. Планы-графики и программы проведения обучения работников предприятия по вопросам охраны труда.

Приказы:

— о распределении обязанностей по охране труда;

— об утверждении Положения о службе охраны труда предприятия;

— об утверждении положения про порядок проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда предприятия;

— об утверждении инструкций по охране труда;

— об организации технического надзора за безопасной эксплуатацией грузоподъемных машин;

— о создании комиссии по проверке знаний работников предприятия по электробезопасности

— о создании комиссии по наблюдению за состоянием и эксплуатацией зданий и сооружений

— о создании постоянно-действующей комиссии по проверки знаний по вопросам охраны труда;

— о проведении обучения и проверки знаний по безопасности труда работников предприятия;

— о закреплении оборудования, станков и инструментов за работниками предприятия;

— о прохождении медосмотров

о назначении ответственных лиц на предприятии:

— за электрохозяйство;

— за пожаробезопасность предприятия;

— за средства пожаротушения на предприятии;

— за безопасную эксплуатацию сосудов под давлением;

— за безопасную эксплуатацию компрессора;

— за безопасную эксплуатацию кранов;

Журналы:

1. Журнал регистрации вводного инструктажа по вопросам охраны труда.

2. Журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте.

3. Журнал регистрации инструкций по охране труда на предприятии

4. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда на предприятии

5. Журнал регистрации лиц, которые пострадали от несчастных случаев

6. Журнал учета профессиональных заболеваний (отравлений)

7. Журнал регистрации инструктажей по вопросам пожарной безопасности

8. Журнал протоколов проверки знаний.

Документация должна храниться на предприятии в надлежащем порядке и в установленном месте: — у специалиста по охране труда на предприятии; — у руководителя структурного подразделения; — у лиц ответственных за безопасное производство работ. Ссылка internet — http://www.ohrantruda.com/content/view/10/87/

12 февраля эксперты Synerdocs рассказали, как и почему крупные торговые сети отказываются от бумажного документооборота с поставщиками. Ведущие представили кейсы Wildberries, Levi’s, «Оптима» и других компаний. Смотрите запись онлайн-семинара и читайте ответы на вопросы участников ниже.

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

Законодательство и электронные документы

Евгений: В каких форматах создаются и согласуются договоры?

Алиса Муратова: Законодательных ограничений по формату для электронного договора в России нет. Главное, чтобы ваш партнер мог прочитать документ. Многие клиенты используют PDF. Мы тоже рекомендуем именно его.

Татьяна: Существует ли положительная практика принятия судом договоров, подписанных электронной подписью? в качестве доказательства?

Алиса Муратова: Татьяна, судебная практика по электронным договорам довольно широкая. Если такой документ в электронном виде заключен с соблюдением норм ФЗ-63 «Об электронной подписи», он признается судом. Подробнее о представлении электронных оригиналов в суды можно прочитать в статье нашего эксперта.

Эльвира: Возможен ли юридически значимый электронный документооборот с иностранными контрагентами?

Иван Агапов: Если отвечать в целом, то да. Но есть свои организационные моменты. Сложность состоит в том, что в каждом государстве действует своя нормативно-правовая база. Понятия криптозащиты, алгоритма обмена документами и электронной подписи у всех разные. Тем не менее выход есть – вы можете подписывать документы от зарубежных партнеров, используя простую электронную подпись. Достаточно лишь заключить соответствующее соглашение с контрагентом.

Татьяна: Нужно ли потом ЭТрН распечатывать и хранить?

Алиса Муратова: Татьяна, электронные документы необходимо хранить в электронном виде, нет необходимости распечатывать их из сервиса. Также хранить можно локально – в системе электронного документооборота, используя специальные архивы, или же у оператора ЭДО.

Дмитрий: Можно ли при электронном документообороте отказаться от товарно-транспортной накладной (ТТН)?

Алиса Муратова: Да, вы можете отказаться от данных документов, если это не противоречит вашим бизнес-процессам и специфике бизнеса. Можете заменить ТТН комплектом документов: товарная накладная (УПД) + транспортная накладная, которыми также можно обмениваться через оператора ЭДО. Однако существуют и некоторые ограничения. Так, например, при перевозке алкоголя обязательно использование ТТН.

Владимир: Пока нет постановления Минтранса, подтверждающего правомерность использования электронной транспортной накладной. Какой документ должен быть у водителя при перевозке?

Алексей: В каком виде водитель представляет ЭТрН сотруднику ГИБДД?

Алиса Муратова: На сегодняшний день законодательство не предусматривает решения данного вопроса с возможностью предоставления электронной ТрН инспектору ГИБДД, поэтому пока инспекция принимает только бумажные документы. Поэтому мы предлагаем на стороне грузоотправителя распечатать один экземпляр транспортной накладной, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия на стороне грузополучателя данный экземпляр уничтожить.

Фактически этот экземпляр используется только для того, чтобы при необходимости представить его инспектору ГИБДД. Основные же бизнес-процессы строятся с ЭТрН, то есть все выгоды электронного документооборота вы по-прежнему получаете.

Ирина: В каком виде неформализованная на данный момент ТрН предоставляется в налоговую?

Алиса Муратова: Сейчас в налоговую подается заверенная печатная форма электронного документа. По аналогии с другими электронными документами ФНС принимает скан печатной формы с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны. Запросов именно транспортных накладных еще не было. Есть письмо ФНС по приему этих документов в электронном виде, где служба подтверждает возможность предоставления данных документов. Такая возможность действительна для любых электронных документов, за исключением электронных счетов-фактур.

Виталий: Грузоотправитель (гр.1) и Место приема груза (гр.16) могут отличаться. Каким образом будет во влечен склад отгрузки в документооборот?

Алиса Муратова: При необходимости в цепочку можно включить нескольких участников. Например, сегодня специфика работы многих наших клиентов завязана на создании документа сотрудниками логистической компании, тогда как грузоотправителем фактически является другое юридическое лицо.

Ирина: Как происходит автоматическое сопоставление номенклатур?

Алиса Муратова: Эту задачу позволяют решить в первую очередь единые правила оформления и представления документов, соответственно можно избежать трудностей с определением вида документов на входе, также предварительно настраиваются связи по видам номенклатур, а сервис Synerdocs в данном случае служит транспортом для доставки данных в структурированном виде.

Виталий: При перевозке негабаритного груза вместе с транспортной накладной необходимо оформлять специальное разрешение на маршрут. Грузоотправитель должен ставить отметку в таком разрешении. Будет ли реализация согласования и подписания через ЭДО спецразрешений на маршрут движения негабарита?

Иван Агапов: На текущий момент у нас пока такой возможности нет. Но мы готовы включить ее в дорожную карту развития продукта.

Георгий: Планируется ли интеграция с ЕСИА для выдачи простой подписи физлицам?

Алиса Муратова: Пока интеграция не планируется, так как сейчас нет необходимости. Как только на законодательном уровне появится возможность использовать для этих целей ЕСИА, тогда и будем предпринимать какие-либо шаги.

Встраивание в бизнес-процессы и интеграция

Елена: Как связано проведение документа в собственной учетной системе и подписание документов через оператора?

Алиса Муратова: Вы можете использовать возможности интеграции сервиса обмена со своей учетной системой. То есть использовать нашу обработку и в режиме одного окна создавать, загружать и выгружать, отправлять и получать электронные документы.

Артем: Можно ли подписывать с помощью КЭП поступивший документ (акт выполненных услуг) с отложенным проведением в своей учетной системе или проведение и подписание одномоментно?

Алиса Муратова: Вы можете подписать и провести документ тогда, когда посчитаете нужным. Тем не менее не стоит забывать о правилах ведения бухгалтерского учета.

Иван: Был ли у вас опыт интеграции с 1С Документооборот? 1С ERP?

Алиса Муратова: Иван, у нас есть готовые коннекторы к типовым конфигурациям. Заказную разработку для 1С наши абоненты осуществляют своими силами или привлекая подрядчиков.

Егор: С чем интегрируется Synerdocs? Есть ли опыт реализации в проектах по СМК документации?

Иван Агапов: Сервис интегрируется через готовые коннекторы с системой учета 1С, системами DIRECTUM и DirectumRX, SAP, а также есть универсальные решения для КИС и собственный сервис интеграции.

Владимир: Как объединить три стороны подписантов в один портал, при условии, что все клиенты работают в разных EDI-порталах?

Алиса Муратова: Надо понимать, что EDI-порталы и операторы ЭДО по большей части решают различные задачи. В данный момент потребуется подключение всех участников к оператору электронного документооборота Synerdocs, так как у других операторов ЭДО пока отсутствует возможность работы с ЭТрН. Более того, наши сотрудники оказывают помощь в подключении всей цепочки грузоперевозок.

Алексей: Как добиться своевременного получения УПД в ЭДО от поставщика? Они же могут высылать его сразу при отправке товара со своего склада? Не дожидаясь уведомления о получении товара по EDI от покупателя?

Алиса Муратова: Алексей, эту привычку поставщиков можно исправить лишь используя организационные методы. Например, вы можете предусмотреть в договоре порядок и сроки выставления корректирующих документов.

Артем: Вопрос по маркировке: информация о выбытии товара из оборота передается в «ИС Маркировка» исключительно через операторов ЭДО? Если товар выбыл из оборота списанием или пересортицей – как быть? Если покупатель сделал возврат товара, возвращается старая маркировка или нужно запрашивать новую через ИС?

Алиса Муратова: Если вы имеете в виду продажу товара конечному потребителю, то такая информация передается через оператора ОФД. Информация о движении маркированных товаров при оптовой продаже передается в том числе и через оператора ЭДО, но не обязательно только через него. Перемаркировка необходима, если товар вернули с поврежденным кодом маркировки или позднее 14 дней, данное условие действует для товаров легкой промышленности.

Ирина: Есть ли примеры внедрения ЭДО для внешних клиентов – покупателей – юридических лиц? То есть когда мы являемся условным поставщиком товаров? Возможно ли перевести на ЭДО тысячи клиентов?

Иван Агапов: Да, конечно. Вы можете перевести в электронный вид и взаимодействие с клиентами. Кейсы есть, вы можете ознакомиться с ними на нашем сайте – в разделе «Новости сервиса». Связаться с экспертами, которые могут вам помочь, можно на странице «Ритейл».

Экспедиция и особенности бизнес-процессов

Оксана: А документы транспортной экспедиции (поручение экспедитору, экспедиторская расписка) возможно оформлять в электронном виде?

Алиса Муратова: Да, вы можете перевести в электронный вид все документы, которыми обмениваетесь с контрагентами, законодательство разрешает. На сегодняшний день активно общаемся с компаниями, анализируем процессы в рамках экспедиторских документов. Все это делается для того, чтобы корректно выстроить работу с этими видами электронных документов.

Ирина: Каким образом экспедитор участвует в ЭДО? Как зафиксирована его ответственность и взаимосвязь с перевозчиком, который непосредственно осуществляет перевозку?

Алиса Муратова: Схему работы с экспедиторами мы прорабатываем, общаемся с множеством экспедиторов. Если говорить в целом, ответственность и взаимосвязь с перевозчиком зафиксирована в договорных документах.

Марат: Как в ЭДО закрывается вопрос с хищениями товарно-материальных ценностей?

Алиса Муратова: Один из наших клиентов перевел ТОРГ-13 в электронный вид. Материально ответственному сотруднику, который при внутреннем перемещении товара обязан подписать эти документы, выдается сертификат ЭП.

Иван Агапов: Конечно, это не гарантирует, что на 100% хищения прекратятся. Все-таки красть товар могут как другие сотрудники, так и покупатели. Однако если вы переведете ТОРГ-13 в электронный вид, то сможете исключить потерю документов и всех важных данных: кто, когда принял товар, где сейчас находится документ, в какие сроки вернется и т.д. В случае с ТОРГ-13 на бумаге отследить эту информацию намного сложнее.

Мария: Какая схема подписания накладной М-15 наиболее приемлема для внутреннего документооборота? Первая: сначала получатель и подписант ставят ЭП на документе, а потом проходит передача товарно-материальных ценностей. Или сначала проходит их передача, а потом оформляются и подписываются документы?

Алиса Муратова: Тут вы руководствуетесь исключительно своими желаниями и возможностями. Конечно, правильнее сначала осуществить передачу, только потом подписывать документы.

Роуминг и возможности операторов

Татьяна: Со всеми ли операторами ЭДО есть возможность заключить роуминг? Например, с сервисом ЭДО Сбербанка?

Иван Агапов: Татьяна, если вы имеете в виду «Сферу» от «Корус Консалтинг СНГ», то да, роуминг у Synerdocs с этим оператором настроен. Однако свободный обмен документами в роуминге пока не касается электронных ТрН.

Татьяна: Вопрос о хранении документов в сервисе Synerdocs – доступ к документам после прекращения отношений с оператором остается?

Иван Агапов: Доступ к документам остается в течение пяти лет после прекращения действия договора с Synerdocs.

Ирина: Дополнительно договор на хранение подписывать не требуется?

Алиса Муратова: Ирина, его можно заключить, если вам потребуются особые условия хранения. В обычной же ситуации такой необходимости нет.

Алексей: Для организации внутреннего документооборота, то есть в самой компании, нужен тот же оператор, что и обеспечивает ЭДО с поставщиками? Или другой?

Иван Агапов: Вы можете рассмотреть и другого оператора. Никто вас не ограничивает в том, чтобы это был один и тот же оператор. Более того, есть компании, которые используют для внешнего документооборота не одного оператора, а двух или трех. Решение зависит от вашей ситуации и бизнес-задач.

Алиса Муратова: Опять же для организации внешнего и внутреннего документооборота одновременно, если говорить о Synerdocs, есть готовые решения DIRECTUM и DirectumRX.

Татьяна: Как настраиваются права доступа в ЭДО? Например, к базе контрагентов, к подписанию различных видов документов различными должностными лицами?

Алиса Муратова: Во-первых, права доступа настраивает администратор системы, во-вторых он же заводит подразделения организации и наделяет правами соответствующих сотрудников. Таким образом каждое подразделение или сотрудник имеет доступ и может работать с конкретными видами документов.

Владимир: Как насчет подписания документов по Viber?

Алиса Муратова: На сегодняшний день реализовано подписание с помощью СМС и с использованием чат-бота в Viber. Водитель получает текстовое сообщение о получении груза и при подписании выбирает определенную команду, при необходимости имеет возможность внести оговорки и примечания. Аналогично происходит и при сдаче груза грузополучателю. При этом он имеет возможность скачать документы в формате PDF для просмотра.

Алена: Как оперативно получить информацию от водителя, что товар доставлен, и клиент должен подписать электронный УПД?

Алиса Муратова: Доступ к сервису имеет каждая из сторон. Необходимо лишь зайти в сервис, найти необходимый документ и посмотреть его статус.

Ошибки и спорные моменты

Виталий: Как ставить отметки о повреждениях в ЭТрН?

Алиса Муратова: Решение предусматривает внесение отметок и замечаний в электронную транспортную накладную. Для водителей предназначен 12 раздел, а для событий, которые послужили поводом для отметки (оформление расхождений, повреждений, актов по ущербу) – 17 раздел, по аналогии с текущей работой на бумаге. Водитель вносит оговорки и замечания посредствам Viber и СМС. А грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании, как юридические лица, вносят отметки работая в своих информационных системах или в веб-клиенте сервиса по факту обнаружения повреждений.

Антон: Как отозвать ошибочно подписанный договор двумя сторонами сделки? Раньше по согласованию сторон оригинал можно было уничтожить и подписать исправленный договор. Теперь он подписан электронно. Во-первых, информация о факте подписания хранится у оператора ЭДО. Во-вторых, невозможно удостовериться, что контрагент физически удалил электронную копию договора. Существует какая-то упрощенная процедура аннуляции договора средствами оператора ЭДО, без необходимости заключения соглашения о его расторжении?

Иван Агапов: Да, многие операторы в том числе Synerdocs, предоставляют возможность аннулировать документы. Единственное «но»: пока есть ограничения для проведения таких операций в роуминге – с клиентами других сервисов обмена. Сейчас они постепенно снимаются.

Павел: Как делается автоматический отказ в подписании?

Иван Агапов: Это осуществляется средствами информационной системы, в рамках которой происходят проверки входящего документа. Если он по каким-то критериям ее не устраивает, происходит автоматический отказ внутри системы. И компания отправляет служебный документ, соответственно, с отказом подписания и информацией о причинах. Это делается для того, чтобы контрагент мог исправить данные и снова отправить документ на подписание.

Ирина: Есть ли какая-то практика использования ТрН, оформленных электронно, в части претензионной работы?

Алиса Муратова: Прежде всего, решение позволяет внести отметки для участников перевозки в 12 и 17 разделы – как для водителей, так и для транспортных компаний, грузоотправителей и грузополучателей. По аналогии с бумагой при возникновении претензий оформляются соответствующие документы, акты по ущербу и направляются в сторону контрагента. И тут оператор ЭДО решает задачу оперативной доставки юридически значимых документов, тем самым ускоряя процессы работы с претензиями.

Иван Агапов: При необходимости Synerdocs как оператор предоставляет доказательства в суде. Есть ряд клиентов, которые обращаются к нам за подтверждением того, что электронные документы были переданы контрагенту через сервис, и они являются юридически значимыми.

Что такое делопроизводство кратко

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

9 основных делопроизводственных процессов компании

Выделяют следующие виды делопроизводства:

  • общее — ведение общих документов;
  • специальное — работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

  1. Документирование — составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
  2. Организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
  3. Систематизация — передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ — бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

  • разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
  • разрабатывать и проектировать бланки;
  • проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
  • регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
  • контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
  • регулировать ход исполнения документов;
  • составлять тексты;
  • разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
  • контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
  • участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец в начале статьи >>>

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

  • регистрируйте документ — ставьте дату поступления и присваивайте номер;
  • передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
  • регистрируйте принятие документа в работу;
  • ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
  • передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель — организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации — присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Посмотреть таблицу в журнале

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй — с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления — совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Пример

Младший менеджер осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией ООО «Техносервис», иными локальными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

  1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
  2. Директор ООО «Альфа» Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства — зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Итог

Если на вас возложена обязанность вести делопроизводство, внимательно изучите действующие в организации правила и нормы. Настаивайте на автоматизации процессов, если бумаг слишком много. Это позволит систематизировать работу с ними, избежать потерь и проблем при проверках