Визитки бухгалтерский и налоговый учет

Отражаем расходы на визитки в налоговом учете (нюансы)

Расходы на визитки в налоговом учете — вопрос, требующий отдельного рассмотрения. Каждая организация прибегает к раздаче визитных карточек для информирования потенциальных или действующих партнеров о себе. Визитка — самый простой способ передачи контактов своей фирмы заинтересованным лицам. Так можно ли принять расходы на заказ визиток в налоговом учете при исчислении налога на прибыль? А при расчете УСН? Ответим на эти вопросы в данной статье.

Расходы на визитки при ОСН

Позиция Минфина: визитки — прочие расходы

Позиция налоговиков: визитки могут быть рекламой

Расходы на визитки при УСН

Итоги

Расходы на визитки при ОСН

Для признания трат на создание визиток в расчете налога на прибыль они должны быть экономически оправданы и подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В общем случае для принятия затрат на визитки должны быть выполнены следующие условия:

• заключен договор с компанией, печатающей визитки, в котором определена общая стоимость работ;
• в организации должен быть приказ руководителя или иной внутренний документ с указанием фамилий сотрудников, которым для выполнения своего функционала требуются визитки;
• в должностных инструкциях сотрудников целесообразно отметить необходимость использования визитных карточек для налаживания партнерства;
• передача визиток должна сопровождаться правильно оформленными документами. Это может быть товарная накладная (Торг-12), акт приема-передачи, счет-фактура (при наличии НДС) или УПД.

При соблюдении этих условий принять траты на визитки можно. Но здесь нюанс: принять как прочие расходы или как расходы на рекламу? Спорный вопрос, по которому нет единого мнения и у Минфина с налоговыми органами.

Позиция Минфина: визитки — прочие расходы

Минфин РФ в своем письме от 29.11.2006 № 03-03-04/1/801 принял такую позицию: траты на визитки нельзя рассматривать как рекламные. Эта позиция опирается на закон о рекламе, согласно которому реклама предназначена для привлечения внимания к продукту или работам массового, заранее неизвестного круга лиц. Так как передача визиток происходит конкретным лицам не для рекламы товара, а с целью передачи контактных данных, такие расходы нельзя считать рекламными. Значит, их нужно учитывать в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Плюс этой позиции — отпадает вопрос с нормированием рекламных расходов, затраты принимаются в полной сумме.

Позиция налоговиков: визитки могут быть рекламой

Позиция налоговых служб, выраженная в письме УФНС от 26.10.2007 № 20-12/102557, следующая. Для принятия визиток в расход в полной сумме они должны быть заказаны для сотрудников, в должностных инструкциях которых отмечена задача налаживания партнерских контактов в интересах фирмы. А сами визитные карточки должны содержать только информацию о контактных данных сотрудника: его Ф. И. О., должность в организации и наименование самой организации, контактные и координационные данные.

Если же визитка содержит информацию об объекте рекламы (указан производимый продукт, выполняемые работы, возможные скидки и т. п.), то затраты на ее изготовление надо трактовать как рекламные. И так как в списке ненормированных затрат они не указаны, то их можно принять только как нормированные, то есть в пределах 1% выручки.

Ознакомиться с расходами на рекламу, относимыми к нормируемым и нет, а также с порядком их принятия можно в статье «Налог на прибыль: нормируемые и ненормируемые расходы на рекламу».

Таким образом, признавая издержки на визитки в полной сумме, следует обращать внимание на информацию, которую они несут. Избежав указания на визитных карточках наименований товара или работ, свойств и характеристик производимого продукта, возможных скидок и льгот, при соблюдении вышеуказанных условий можно принять полную сумму затрат, ссылаясь на передачу визиток заранее известным лицам — действующим или потенциальным партнерам. Возможно, данную позицию нужно будет доказывать в суде. Пример с благоприятным исходом подобного спора — постановление ФАС Московского округа от 19.02.2008 № КА-А41/283-08.

Расходы на визитки при УСН

Расходы, учитываемые при расчете налога по УСН «доходы, уменьшенные на расходы», строго прописаны в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на визитные карточки в этом списке не указаны. Значит, уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход нельзя.

Нюанс: подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусматривает принятие в качестве затрат рекламные траты, которые признаются в случае документального их подтверждения и после фактической оплаты. Норматив учета такой же, как при ОСН. Выше уже говорилось об отличии визиток как таковых от других носителей рекламного характера. Значит, принять в расход при УСН можно затраты не на визитки как таковые, а какие-то другие карточки, содержащие информацию именно рекламного характера, и, главное, распространяемые произвольным способом заранее не определенным лицам. В случае подобного использования карточек учет расходов на их создание допустим в пределах 1% выручки. Но данная позиция, возможно, будет отстаиваться опять же в судебном порядке.

Ознакомиться с полным перечнем трат при исчислении налога на УСН «доходы за вычетом расходов» можно в статье «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».

Итоги

Принимая в затраты издержки на печать визитных карточек, следует обращать внимание на информацию, на них представленную, и на способ их передачи. Визитные карточки как таковые должны содержать контактные и координационные данные сотрудника фирмы и передаваться конкретным лицам с целью налаживания партнерских отношений в интересах фирмы. Такие затраты могут быть учтены в полном размере для расчета налога на прибыль. Но они не берутся в расход при расчете налога по УСН. Главный момент — отсутствие рекламных моментов на карточках и немассовая их раздача. В противном случае карточки теряют свойства визиток и интерпретируются как рекламный раздаточный материал, затраты на который учитываются в пределах 1% выручки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Расходы на изготовление «визиток»

Материал предоставлен редакцией бератора «Современная налоговая энциклопедия»
http://www.berator.ru/berator/36/328/

Налоговики однозначно считают, что расходы по изготовлению визитных карточек не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то оплачивайте изготовление визиток за счет собственных средств. Однако позиция инспекторов никакими нормативными документами не подкреплена, поэтому ее можно оспорить. Есть следующие доводы.

Перечень расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, является открытым. По нашему мнению, затраты на изготовление визитных карточек можно включить в состав прочих расходов (ст. 264 НК РФ). Но любые расходы, которые фирма учитывает при расчете налога на прибыль, должны быть документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением затрат на изготовление визиток являются договор с фирмой, которая их делает, накладная и счет-фактура. Помимо этого мы рекомендуем составить список работников, которым по должностным обязанностям нужны визитные карточки. Руководитель фирмы должен утвердить этот список приказом.

Кроме того, оформите специальную ведомость, в которой каждый работник, получивший визитку, должен расписаться.

Визитки учитываются как материалы, поэтому их перемещение (выдачу сотрудникам) нужно оформить первичным документом. Таким документом, например, может быть требование-накладная (форма № М-11).

Визитные карточки способствуют более эффективным контактам работников с контрагентами, следовательно, их использование направлено на получение дохода фирмой. Таким образом, затраты на их изготовление можно считать экономически оправданными. С этим согласны и суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2002 г. № А13-2657/02-19).

К каким расходам относятся затраты на изготовление визитных карточек в бухгалтерском учете? Единого ответа на этот вопрос нет. По нашему мнению, такие затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности, поскольку они включаются в расходы того отдела, сотрудники которого будут пользоваться этими визитками.

Так, если визитки изготавливают для работников аппарата управления, то затраты относят на управленческие расходы. Если же визитки предназначены для работников отдела сбыта, то затраты на их изготовление нужно включить в расходы на продажу (коммерческие расходы).

Пример

В мае ЗАО «Актив» купило для своих сотрудников визитные карточки. Стоимость визиток составила 1770 руб. (в том числе НДС – 270 руб.).

Бухгалтер «Актива» сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 1770 руб. – оплачена стоимость визитных карточек;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 1500 руб. (1770 – 270) – оприходованы полученные визитные карточки;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 270 руб. – учтена сумма НДС по купленным визиткам;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 270 руб. – принят НДС к вычету;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10

– 1500 руб. – списана на общехозяйственные расходы стоимость визиток, выданных сотрудникам.

Существует мнение, что стоимость визитных карточек, выданных сотруднику, включается в его доход и облагается налогом на доходы физических лиц (считается, что сотрудник в этом случае получает экономическую выгоду). Однако это не так. Поскольку визитные карточки изготавливают для того, чтобы сотрудник мог выполнять свои должностные обязанности в интересах фирмы, то никакой экономической выгоды для себя этот работник не получает. Следовательно, стоимость визиток, выданных сотруднику, в его доход не включается и налогом на доходы физических лиц не облагается.

6.4.4. Бухгалтерский учет расходов на изготовление визитных карточек

Как было отмечено выше, в бухгалтерском учете стоимость изготовления визитных карточек признается в качестве активов в составе материально-производственных запасов и учитывается на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» к счету 10 «Материалы». При выдаче визитных карточек сотрудникам компании (по отдельной ведомости или требованию-накладной (форма № М-11)) их стоимость списывается с субсчета 10.9 в дебет соответствующих счетов учета расходов (в зависимости от структурного подразделения компании, в котором заняты соответствующие сотрудники):

– в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» – если визитки предназначены для сотрудников административно-управленческого аппарата компании. Расходы по изготовлению таких визиток как расходы, связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость проданных товаров, выполненных работ и оказанных услуг (п. 5, 7 и 9 ПБУ 10/99);

– в дебет счета 44 «Расходы на продажу», субсчет «Расходы на рекламу» – если визитки предназначены для сотрудников коммерческих служб компании или если визитки предназначены для сотрудников компании, участвующих в выставке или другом рекламном мероприятии.

Если для VIP-персон организации изготовлены семейные визитные карточки, специальные персональные визитные карточки для неформальных встреч или визитные карточки неофициального характера с буквенными обозначениями согласно стандартной международной символике, то, по мнению автора, стоимость изготовления таких визиток не может быть признана в качестве материально-производственных запасов и не может учитываться на счетах активов (в данном случае – на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»), так как не обеспечено соблюдение главного критерия признания материально-производственных запасов, установленного п. 2 ПБУ 5/01, – использование визиток для управленческих нужд организации.

Кроме того, такие визитные карточки не могут быть квалифицированы в качестве активов организации еще и потому, что согласно п. 7.2 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике Российской Федерации, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России и Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29 декабря 1997 г., активами считаются хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем.

В рассматриваемой ситуации подобного рода визитки таким критериям не отвечают. Поэтому стоимость изготовления таких визиток может быть признана в качестве прочих расходов компании на основании п. 11 ПБУ 10/99 и учитываться на субсчете 91 -2 «Прочие расходы» счета 91 «Прочие доходы и расходы» следующей записью:

Пример

ООО «Ирика» оплатило ООО «Дизайн-студия» стоимость изготовления визитных карточек в количестве 200 штук, предназначенных для генерального директора (150 штук) и менеджера по продажам (50 штук), в чьи должностные обязанности входит установление деловых контактов с контрагентами, в сумме 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб. На визитных карточках нет информации рекламного характера, а указана только служебная информация: фамилия, имя, отчество, должность владельца карточки, контактная информация, наименование, логотип и адрес ООО «Ирика».

В бухгалтерском учете ООО «Ирика» должны быть сделаны следующие записи:

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Стоимость визиток, календарей, блокнотов и прочей продукции с логотипом организации признается в рекламных расходах, если такая продукция раздается неопределенному кругу лиц. Если эти предметы предназначены только для клиентов и партнеров компании, то учет их стоимости в расходах может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.

Обоснован такой вывод следующим.

Согласно пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ организация может учесть расходы на рекламу своих товаров (работ, услуг). Рекламой признается информация, направленная на продвижение товара, распространяемая неопределенному кругу лиц (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ).

Неопределенный круг лиц – это лица, которых нельзя определить заранее в качестве получателей рекламной информации. Таким образом, в рекламе должно отсутствовать указание на лиц, для которых она создана и на восприятие которых направлена (см. письмо Федеральной антимонопольной службы от 05.04.2007 № АЦ/4624).

Следовательно, если блокноты, календари и т.д. передаются лицам, входящим в число клиентов организации, такие расходы не учитываются при исчислении налога. Это связано с тем, что круг клиентов определен, поэтому отсутствует факт распространения рекламы.

Что касается визитных карточек, то вопрос учета расходов на их создание в составе расходов на рекламу является спорным. С одной стороны, визитки распространяются лицам, круг которых определен (партнеры, клиенты, коллеги). Соответственно, расходы на их создание не признаются рекламными (письмо Минфина России от 29.11.2006 № 03-03-04/1/801). С другой стороны, если визитка содержит логотип организации, который ассоциируется только с ней, налицо факт наличия рекламы организации (п. 16 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.12.1998 № 37).

Налоговые органы также считают, что расходы на изготовление визиток, содержащих логотип организации, являются рекламными (УФНС России по г. Москве от 26.10.2007 № 20-12/102557). Некоторые суды подтверждают такой же подход (ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.10.2008 № А33-14100/07-Ф02-5023/08). Поэтому компании придется самостоятельно решать, учитывать такие расходы или нет.

Не учитывается в расходах и оплата услуг по разработке логотипа фирменного стиля, поскольку такие расходы в ст. 346.16 НК РФ не указаны, а перечень расходов, которые можно учесть при применении УСН, является закрытым.

Однако п. 16 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.12.1998 № 37 указывает, что информация, очевидно ассоциирующаяся с определенным товаром, должна рассматриваться как реклама этого товара. Поскольку фирменный стиль ассоциируется с определенным продавцом, его можно считать рекламой этого продавца. Однако свою позицию компании, скорее всего, придется отстаивать в суде.

• Порядок определения расходов при УСН
• Расходы на рекламу