Восстановление утраченных документов

Восстанавливаем утраченные документы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.

Содержание журнала № 20 за 2016 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Изучаем процедуру восстановления первички

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

  • подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
  • избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комиссиюп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013.

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ — Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

08 сентября 2016 г.

г. Санкт-Петербург

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
— председателя — главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
— членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
— составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
— провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
— обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
— организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Генеральный директор А.А. Первый

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Это могут быть:

  • МЧС — при пожаре или стихийном бедствии;
  • управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, — если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
  • органы внутренних дел — при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководительп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105. Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ — Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

12 сентября 2016 г.

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ — Все для вас» в течение 2014—2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
— от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
— от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
— распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
— сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014—2015 гг. в адрес ООО «ВДВ — Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам — не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

главный бухгалтер Л.Ю. Селезова

Члены комиссии:

бухгалтер М.Н. Щапова
кассир В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288. Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверкойст. 89 НК РФ.

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подходаПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1):

  • заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верна»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003;
  • подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
  • дата заверения.

Можно заверить такую копию печатью — не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

  • <или>создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты — вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ — Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ — Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014—2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

Генеральный директор А.А. Первый

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

  • <или>в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
  • <или>в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты — это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целейПостановления 19 ААС от 22.12.2015 № 19АП-5542/2015 (оставлено в силе Постановлением АС ЦО от 25.04.2016 № Ф10-646/2016); АС МО от 02.10.2014 № Ф05-9972/14; 7 ААС от 26.08.2014 № А45-20876/2013; 9 ААС от 18.07.2014 № 09АП-24081/2014. Так, одна организация представила суду переписку с контрагентами, касающуюся восстановления документов, и представленные дубликаты помогли отстоять вычет НДСПостановление ФАС ПО от 05.05.2014 № А12-16582/2013.

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

Потерял документы на автомобиль. Что делать?

1. Что нужно сделать?

Восстановить документы на автомобиль после их утери.

2. Как восстановить ПТС?

Смоделируем самую неприятную ситуацию, когда утеряны все документы на автомобиль: ПТС, свидетельство о регистрации ТС, полис ОСАГО и диагностическая карта. Многие автовладельцы, памятуя о том, что ПТС необязателен к предъявлению сотрудникам ГИБДД, не хранят его в машине и не возят с собой, держа дома вместе с прочими важными документами. Однако мы рассмотрим и его утрату – тем более, что именно утеря ПТС является самым неприятным случаем из всех возможных сценариев.

Итак, ПТС утерян. Процедура его восстановления несложная: нужно обратиться в любое удобное отделение ГИБДД и написать заявление о выдаче ПТС взамен утраченного, предварительно оплатив пошлину за выдачу дубликата паспорта транспортного средства, а также предъявить при обращении паспорт и договор купли-продажи автомобиля.

Да, именно дубликата: это и есть то самое неприятное обстоятельство во всей истории. Оригинал ПТС может быть только один, и в случае его утери на вновь выданном документе будет штамп «Дубликат» и пометка «Взамен утерянного». Это весьма «неудобная» пометка: многие избегают покупки автомобиля с такой пометкой в ПТС, опасаясь мошенничества – схема с получением дубликата ПТС для незаконной продажи автомобиля и правда существует. Поэтому старайтесь быть внимательными с паспортом на автомобиль и не терять его.

Вместе с новым паспортом вам выдадут и новое свидетельство о регистрации ТС – не забудьте заранее оплатить и пошлину за его выдачу. Кстати, автомобиль для осмотра при получении дубликатов документов предоставлять не требуется.

3. Как восстановить свидетельство о регистрации ТС?

Восстановление свидетельства о регистрации – еще меньшая проблема. Процедура восстановления ничем не отличается от таковой с ПТС: необходимо заполнить стандартное заявление, оплатить пошлину и предъявить при обращении в ГИБДД паспорт и ПТС. Кроме пошлины за выдачу самого свидетельства, нужно будет оплатить и пошлину за внесение изменений в ПТС. В отличие от ПТС, свидетельство о регистрации не имеет пометки «дубликат», так что никаких дальнейших неудобств, кроме потраченного времени и денег, его потеря вам не доставит.

4. Как восстановить полис ОСАГО?

Эта процедура не только проста, но и бесплатна. Для восстановления ранее приобретенного полиса ОСАГО вам нужно обратиться в любой офис страховой компании, с которой вы заключили договор, предоставив заранее восстановленные документы на автомобиль и собственный паспорт. После проверки вам выдадут новый полис, аналогичный утерянному.

5. Как восстановить диагностическую карту?

Так же просто, как полис ОСАГО: вам нужно обратиться в любую организацию, уполномоченную проводить техосмотр. Выдача дубликата диагностической карты регламентируется Федеральным Законом «О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты российской федерации», в котором есть пункты 7, 8 и 9:

7. В случае утраты или порчи диагностической карты в течение срока ее действия соответствующий дубликат выдается любым оператором технического осмотра по заявлению владельца транспортного средства или его представителя на основании сведений, содержащихся в единой автоматизированной информационной системе технического осмотра.

8. Дубликат диагностической карты выдается заявителю в день обращения.

9. За выдачу дубликата диагностической карты взимается плата в размере одной десятой предельного размера платы за проведение технического осмотра, установленного уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

В целом получение дубликата диагностической карты – процедура не срочная. Благодаря пресловутой «единой автоматизированной информационной системе технического осмотра» вам выдадут копию полиса ОСАГО без предъявления этого дубликата, да и предъявлять саму карту при обычной эксплуатации вам не нужно.

6. Сколько стоит восстановление утерянных документов?

Перечислим стоимость восстановления по порядку.

Госпошлина за выдачу дубликата ПТС – 800 рублей. Вместе с ПТС вам нужно будет получить и свидетельство о регистрации, госпошлина за выдачу которого стоит еще 500 рублей. То есть, утрата обоих документов обойдется вам в 1300 рублей.

Если утрачено только свидетельство о регистрации, вам тоже нужно будет оплатить две госпошлины: 500 рублей за выдачу нового свидетельства и 350 рублей за внесение изменений в ПТС. Итого – 850 рублей.

На оплате госпошлин, как и в других случаях, можно сэкономить 30%, произведя процедуру оформления и оплаты в электронном виде через портал Госуслуг. В этом случае пошлина за выдачу ПТС составит 560 рублей вместо 800, за выдачу свидетельства о регистрации автомобиля – 350 рублей вместо 500, а за внесение изменений в ПТС – 245 рублей вместо 350.

Стоимость дубликата диагностической карты чуть более размытая: как мы помним, по закону она установлена «в размере одной десятой предельного размера платы за проведение технического осмотра, установленного уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации». То есть, если стандартная пошлина за прохождение технического осмотра стоит у вас в регионе 500 рублей, то получение дубликата обойдется в 50.

Ну а восстановление полиса ОСАГО, как мы и говорили – процедура бесплатная.

7. Прочие нюансы

Говоря об утрате документов на автомобиль, стоит упомянуть еще две важных детали. Во-первых, если вы потеряли документы, вы не имеете права управлять автомобилем: это классифицируется как «управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе регистрационных документов на транспортное средство» и карается не только предупреждением или штрафом в размере 500 рублей, но и задержанием автомобиля с помещением его на спецстоянку. Не стоит рисковать: вызовите эвакуатор и переместите автомобиль на место безопасной стоянки на время восстановления документов.

Во-вторых, если ваши документы были не потеряны, а украдены, то прежде всего вам нужно обратиться в полицию. Получив документ, подтверждающий ваше обращение, вы будете предъявлять его и в ГИБДД, однако в этом случае процедура восстановления документов может затянуться до закрытия уголовного дела, возбужденного по факту кражи.

Опрос Теряли когда-нибудь документы? Голосовать Ваш голос Всего голосов:

Что делать в случае утраты документов?

Чем чревато отсутствие первичных документов? Какие меры должна предпринять компания в случае утраты документов? По ряду причин компания может утратить первичные документы. Нужно ли их восстанавливать и как это сделать? Какие проблемы могут возникнуть у компании, если не предпринимать никаких мер по восстановлению утраченных документов?

Последствия утраты первичных документов

Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).

За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).

УСЛУГИ ПО СОПРОВОЖДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.

Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Если компания не сможет документально подтвердить произведенные расходы, то налоговики могут доначислить налог на прибыль, снять вычеты по НДС, оштрафовать компанию и начислить пени.

Важно! При этом судами не принимаются доводы налогоплательщика о том, что в случае утраты первичной документации размер вычетов по НДС может быть установлен на основании иных (кроме счетов-фактур) документов, в частности, налоговых деклараций по НДС, выписок о движении денежных средств по расчетному счету и дополнительных листов к книгам покупок.

НАПРИМЕР

В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.

При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.

Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).

Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ: СРОКИ И ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ

Что делать в случае утраты документов

Порядок восстановления утраченных документов прописан в п.6.8 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. №105.

Шаг 1. Составить перечень утраченных документов, которые необходимо восстановить.

Важно! Сразу отметим, что восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.

Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту — Перечень).

При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ УЧЕТА

Шаг 2. Назначить приказом руководителя компании комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Шаг 3. Собрать справки, подтверждающие факт утраты документов.

Например, если документы утрачены вследствие:

  • пожара, урагана, наводнения или иных катаклизмов (например, в результате падения метеорита в г.Челябинске) – справка МЧС либо Гидрометцентра РФ;
  • хищения – справка МВД РФ;
  • коммунальной аварии (например, затоп) – справка ЖЭО.

Шаг 4. Оформить результаты работы комиссии.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Форма акта — произвольная.

Шаг 5. Восстановление утраченных документов.

Как показывает судебная практика, компания может подтвердить заявленные расходы восстановленными копиями документов. Способ же восстановления документов компания определяет сама, исходя из применяемых способов бухгалтерского учета (например, распечатывает из программы перечень недостающих документов в разрезе их непосредственных кураторов).

Сам порядок оформления копий документов регламентирован пп.23,25 п.3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ».

ВОССТАНОВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Документирование утери документов

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации — процесс весьма объективный.

На 17-й конференции — выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?

International Data Corporation (IDC) — аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира — т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.

Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.

**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.

***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Как видим, документ — это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

Хранение документов

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

2. Ведомственных перечней.

Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

  • Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон «Об акционерных обществах»).

4. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г., а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

5. Иных правовых актов Российской Федерации.

6. Устава организации.

7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).

Пропажа документов

В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.

Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.

Шаг первый. Пишем докладную записку

В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

  • перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов;
  • обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.

Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.

Пример докладной записки

Шаг второй. Создание комиссии

Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),

«в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».

В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.

Пример приказа о создании комиссии

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:

  • состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов;
  • причины утраты документов;
  • перечень документов, которые утрачены;
  • ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

Пример акта

Шаг третий. Анализ причин

После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:

например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.

Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»».

Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:

  • справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания;
  • актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.

Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.

Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.

Меры по восстановлению этих документов

После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.

Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа

Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.

В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).

Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

Фрагмент номенклатуры дел

Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.