Возврат первичных документов от покупателя

Многие бухгалтера в своей работе встречаются с проблемой контроля возврата первичной бухгалтерской документации. В данной статье перечисляются основные причины ее возникновения, а также анализируются пути решения с целью поиска наиболее простого и дешевого способа.

Почему же возникает такая проблема? И что мешает осуществлять надлежащий контроль? Рассмотрим несколько характерных ситуаций, которые возникают при плохо организованном документообороте на предприятии.

1. Типичным примером служит забывчивость менеджеров по продажам, когда они выставляют счета без оформлении договоров. Бухгалтера могут не заметить их отсутствие, т.к. в первую очередь отслеживают получение оплаты по счетам. А если вдруг отношения с клиентом доведут до суда, например, чтобы взыскать дебиторскую задолженность… В таких случаях отсутствие полного пакета документов может сильно повредить компании-продавцу.

📌 Реклама Отключить

2. Часто покупатели не возвращают товарные накладные или делают это с опозданием. Такое возможно, например, когда ТОРГ-12 отправляется клиенту вместе с товаром в запечатанных коробках сторонней транспортной компанией. Покупатель обязан подписать документы, поставить печать о отправить экземпляры продавца почтой или курьером. Нередко клиенты забывают это сделать, поэтому бухгалтерия поставщика вынуждена напоминать о возврате ТОРГ-12. Однако для этого требуется организовать эффективный контроль за документооборотом, иначе обязательно что-то будет пропущено.

3. Трудно приходится бухгалтерам, когда клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Так нередко поступают в бюджетных учреждениях, которые получают финансирование из разных источников. В результате появляется несколько редакций первичных документов, часть из которых надо выбросить. Вот здесь и появляется опасность допустить ошибку. Кроме того, подобная «возня» с бумагами отнимает много времени у бухгалтера.

📌 Реклама Отключить

Зачем нужен контроль возврата первичной документации?

Все бухгалтера знают, что ведение первичной документации — это первый этап формирования бухгалтерской и налоговой отчётности. Все опытные бухгалтера также знают, что неправильное заполнение или отсутствие первичных документов грозит отказом в возмещении НДС, доначислением налогов и наложением штрафов, потому что является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

Есть еще одна опасность — предъявление покупателями претензий в том, что товар не был отгружен и требование повторной отгрузки. Как частный случай — это отказ возврата продавцу полученного, но неоплаченного товара. От этого могут застраховать только первичные документы с печатью и подписью покупателя, большую часть из которых организация должна хранить не менее 5 лет.
Как же на практике бухгалтерии справляются с контролем возврата первичных документов?
Назначение ответственного лица. Во многих организациях разрабатывают четкие инструкции по организации документооборота. Однако, учитывая текучку кадров и прочие недоразумения, например, когда печатается несколько редакций первичных документов, этих мер недостаточно. Если организация работает со многими покупателями, то назначается ответственный человек, который ведет и отслеживает базу первичных документов. Остается, правда, пресловутый человеческий фактор — ведь ошибки будет оплачивать главный бухгалтер и организация.

📌 Реклама Отключить

Обслуживающие организации. Компании, которые пользуются услугами обслуживающих организаций на первый взгляд находятся в более выгодном положении, если в рамках оказываемых услуг проводится контроль наличия правильно оформленных первичных документов. Однако возникают резонные сомнения — насколько качественно проводится контроль, ведь при отсутствии надлежащих первичных документов пострадает фирма-продавец. Кстати, обслуживающие бухгалтерские компании прежде сами должны эффективно решить вопрос контроля за первичкой, иначе не смогут заслужить доверие клиентов.

Электронные архивы первичной бухгалтерской документации. Существует немало программ, где предусмотрен перевод документов в электронный вид, их структурирование и сортировка по различным признакам. Однако, пометки о наличии бумажных документов в них в лучшем случае можно сделать в качестве комментария. Поэтому, при появлении новoй редакции ТОРГ-12, изменения могут остаться незамеченными. К тому же, вопрос списка документов, имеющихся в наличии в бумажном виде остаётся открытым.

📌 Реклама Отключить

Сколько может стоить решение проблемы?
Прежде чем определиться с выбором оптимального решения проблемы, нелишним будет оценить финансовую сторону вопроса.

1. Назначение ответственного лица. Цена вопроса — это зарплата сотрудника, социальный пакет, налоги и предоставление рабочего места с оргтехникой. При самой скромной оценке фирме это обойдется в сумму не меньше 30000 рублей ежемесячно. Плюс высокий риск доначисления налогов и штрафных санкций.

2. Обслуживающие организации. Цена решения вопроса от 5000 рублей в месяц и выше. При этом остается риск доначисления налогов и штрафных санкций.

3. Электронные архивы бухгалтерской документации. Стоимость хороших систем начинается от 30000 рублей, однако решение задачи не является полным, поэтому круг замыкается и опять приходится назначать ответственное лицо.

📌 Реклама Отключить

Имеется еще одно решение – программа «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами».

Тщательно изучив проблему контроля возврата первички, специалисты ГК «Эффективные решения» разработали программу: «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами». На сегодняшний день она является наиболее простым, эффектным и экономичным решением проблемы. Данная программа полностью решает поставленную задачу автоматизируя и кардинально упрощая контроль за документооборотом, а также в несколько раз снижает затраты в сравнении с другими решениями.

Программа осуществляет контроль бумажного документооборота с использованием штрихкодирования, освобождает от необходимости сверки вручную каждого знака в возвращаемых от покупателей документах, помогает за доли секунды находить электронные копии и моментально формировать отчеты о наличии и отсутствии документов. Дополнительно можно выполнять целый ряд действий с документами, включая изменение реквизитов. Залогом эффективного учета является присвоение уникального штрихкода каждой бумажной версии первичных документов.

📌 Реклама Отключить

Стоит отметить неоспоримые преимущества программы:
· быстрота обучения пользователя работе с программой;
· скорость работы, простота и удобство обработки документов;
· полная совместимость с 1С;
· возможность работы сразу с целым пакетом документов;
· для работы с документами можно использовать как сканер штрихкодов, так и обычный сканер офисный сканер;
· возможность доработки модуля под нужды пользователя;
· относительная дешевизна программы — стоимость типовой поставки составляет 8000 рублей.

Повторимся еще раз — очевидно, что организованный на должном уровне контроль возврата исходящей документации позволяет избежать многих неприятностей. Остается только определиться с выбором. При этом каждый серьезный руководитель стремится найти оптимальное соотношение цены и качества решения этой задачи. А из выше проведенного анализа ясно, что программа «ЭР:ШКУД» полностью снимает проблему и при является самым экономичным решением. Это стало возможно благодаря тому, что ГК «Эффективные решения», разработчики программы, имеют ряд широких компетенций в области автоматизации документооборота предприятия и обладают огромным опытом разработки подобного программного обеспечения.

📌 Реклама Отключить

«Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами»
— действительно уникальный эффективный продукт для решения проблемы контроля возврата документов. В этом можно убедиться самостоятельно, оставив заявку на бесплатную онлайн демонстрацию программы.

Специалисты компании покажут вам все её возможности и с удовольствием ответят на все ваши вопросы связанные с покупкой и использованием данной программы.

Возврат товара от покупателя в 2020 году и оформление этой операции несколько изменились. Основная тому причина – это введение увеличенной ставки НДС 20% (ранее она составляла 18%). Ключевое изменение: счет-фактура составляется непосредственно продавцом, вычет по НДС берется по той ставке, которая действовала на момент продажи (указанного в претензии или заявлении, договоре купли-продажи).

Возврат товаров в 2020 году может доставить массу неудобств при отражении в учете. Инструкцию по оформлению документов и проведению в бухгалтерском учете можно изучить, прочитав данную статью. В статье есть образцы документов, обязательных к оформлению возврата в 2020 году. Обратите внимание, что товар нужно отличать от материала. Это сделать поможет статья «Чем товары отличаются от материалов». Основания для возврата товаров в 2020 году Причины, по которым может быть осуществлен возврат товаров в 2020 году, определены в ст. 484 Гражданского кодекса РФ:

• Осуществлена поставка неукомплектованных товаров;
• Характеристики товаров не соответствуют заявленным, и содержат недостатки, исправить которые не представляется возможным;
• Если продавец отказался от поставки, либо обеспечил поставку в меньшем объеме, чем это предусмотрено договором или контрактом;
• Продавец систематически нарушает сроки поставки товара;
• Продавец не передал необходимые документы к товару;
• Предоставлен иной ассортимент товаров, оговоренный ранее.

Ассортимент не совпадает с указанным в договоре и спецификации.

Как оформить возврат товара от покупателя в 2020 году по новым правилам?

А это уже прямо зависит от обстоятельства и кто именно желает вернуть покупку (или целую партию) и когда она изначально была совершена. Весомое значение играет и то, является ли заявитель плательщиком НДС. Общий же порядок выглядит следующим образом:

• заявитель обращается к продавцу с претензией;
• продавец оформляет счет-фактуру (в подтверждении обратной операции);
• документы направляются в ФНС для получения вычета.

По окончанию гарантии вернуть партию поставщику нельзя. Если гарантийный срок не указан – он составляет 3 года с момента реализации (производства, если дату продажи установить невозможно).

Изменения порядка отражения возврата в книге продаж

А это уже прямо зависит в отношении какой партии изделий выполняется операция: принятого на учет или нет (если изделия пытаются вернуть поставщику). Соответственно, как обратная операция это оформляется если товар не был поставлен на учет. В противном случае выполняется корректировка реализации.

Обязан ли покупатель писать заявление на возврат товара?

Да, ещё подается накладная (ранее предоставленная поставщиком). Вместо заявления может подаваться претензия (изделия ненадлежащего вида, бракованный, дефектный, с просроченным сроком годности). Корректировочная счет фактура заполняется самим продавцом независимо от того, когда была совершена покупка. Между покупателем и продавцом подписывается расторжение договора купли-продажи.

Документы, необходимые при оформлении возврата товара в 2020 году

Какие нужны документы? От возвращающего партию требуется:

• заявление на возврат товара от покупателя или претензия;
• накладная (партия поставлена на учет);
• расторжение договора.

Продавец также составляет счет-фактуру (с коррекцией), вносит правки в книгу продаж, все это отражается в бухгалтерской отчетности. Бланк можно скачать на сайте ФНС, там же доступен образец.

Для получения налогового вычета в ФНС направляется бухгалтерская отчетность с учетом полученного дохода и расходных операциях, уплаченного НДС по фактической ставке. Данная норма временная, до 2021 года её отменят (тогда же утвердят новый порядок проведения расчета).

В 2020 году «обратная продажа» при возврате не используется.

Корректировочный счет-фактура выставляется после принятия решения о возврате. А решение принимается после получения продавцом от покупателя документов:

• Претензии
• акт о выявленных недостатках товаров.

Инструкция по учету возврата товаров в 2020 году для покупателя

Покупатель должен получить от поставщика корректировочный счет-фактуру, отражающую возврат товара. Дальнейшие действия бухгалтера зависят то того, отражал ли он ранее получение товара и принимал ли к вычету НДС.

Оформление возврата товара от покупателя в 2020 году не востребуется. Это составляется продавцом (поставщиком), в документе отражается процент НДС в зависимости от даты совершения покупки (выполнения отгрузки). Правила оформления остаются прежними, изменить необходимо только размер НДС-ставки. Если покупка была совершена в 2018 году, до введения 20%-ой ставки НДС, указывается 18%. Правило останется актуальным и в 2020 году.

Вариант 1. Покупатель оприходовал товар на склад, НДС принял к вычету, отразил его в книге покупок.

В данном случае бухгалтер должен отразить сумму корректировочного счета-фактуры в книге продаж, таким образом восстановить ранее принятый НДС. При учете налога на прибыль никаких действий быть не должно, т.к. стоимость данного товара ранее не была включена в расходы.

Бухгалтерские проводки при возврате в данном случае выглядят следующим образом:

Дебет	Кредит	Операция
СТОРНО
41	60	Сторнирована стоимость возвращенного товара
СТОРНО
19	60	Сторнирован входной НДС
СТОРНО
68	19	Восстановлен ранее зачтенный НДС

Выполнять необходимо сторнирующие проводки в бухгалтерском учете при возврате товара в 2020 году.

Вариант 2. Покупатель не оприходовал товары на склад, НДС не был принят к учету.

В данном случае при учете НДС исправлять ничего не надо, т.к. никаких первоначальных записей в книги покупок и продаж не было. Бракованную продукцию необходимо отражать на забалансовом счете 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение». При возврате такой продукции делается проводка: Кредит по счету 002.

Инструкция по учету возврата товаров в 2020 году для продавца

Достаточно оформить счет-фактуру с коррекцией и отразить факт обратной отгрузки в книге продаж (вносится в тот период, когда совершается операция, а не «задним» числом с последующей подачей «уточненок»). Во внереализационных доходах также вписываются расходы (для правильного уточнения налога на прибыль в дальнейшем). Бухгалтерские проводки по возврату оформляются как сторнированная стоимость на стоимость возращенных покупок. Это актуально как для розничного, так и экспортного, но в последнем случае НДС продавец оформляет в любом случае.

Дата корректировочного счета-фактуры должна соответствовать дате фактической передаче товара при возврате.

На основании корректировочного счета-фактуры поставщик вправе сделать запись в книге покупок и принять к вычету этот НДС. Причем корректировать предыдущие периоды, когда была осуществлена поставка товара, не надо. Данные корректировочного счета-фактуры отражаются в текущем периоде.

Бухгалтерские проводки при возврате товара у продавца тоже будут сторнирующими. Таблица представлена ниже:

Дебет	Кредит	Операция
СТОРНО
62	90	Сторнирована выручка на размер возвращенного товара
СТОРНО
90	41	Сторнирована себестоимость переданных товаров
СТОРНО
90	68	Принят к вычету НДС возвращенных товаров

Учет возврата товаров не представляет из себя сложную процедуру. Следуя вышеперечисленным инструкциям, оформить возврат товаров просто.

Главный момент, который следует учитывать, правильно оформлять документы (корректировочный счет-фактура, акты о несоответствии, претензии). Грамотно заполненные первичные документы — залог того, что у налоговых органов не возникнет претензий к данной сделке.

Оформление возврата в 1С: Управление торговлей 11.4

Правильное оформление возврата в конфигурации 1С:Управление торговлей 11.4 можно изучить, перейдя по .

Оформление возврата товара в 1С: Розница

Заходим в раздел Закупки, открываем Аналитики хозяйственных операций.

И Создаем новую аналитику хозяйственной операции.

Выбираем из списка операций Возврат от покупателя, вводим аналогичное название для операции и нажимаем Записать и закрыть. Вот в целом и все. Теперь, нам осталось проверить ее работу в действии на рабочем месте кассира.

Для проверки, давайте пробьем какой-либо товар, а затем, нажмем кнопку Возврат.

Находим чек, для поиска которого, можно использовать поиск по номеру чека, дате продажи и Кассы ККМ. Итак, выделяем нужный чек и жмем кнопку с треугольником.

Выбираем причину из добавленной аналитики хоз. операции Возврат от покупателя.

В верхней левой части окна, появится надпись Возврат и кнопка Продажа, будет подсвечена красным, означающее в совокупности, что РМК в Режиме возврата.

Теперь, осталось отредактировать при необходимости чек для возврата конкретного товара, а также, выбрать способ возврата в соответствии с тем, как расплачивался покупатель Наличными или же По банковской карте.

Возврат за наличные

Чтобы вернуть товар, который был продан за наличку, нужно выполнить следующее. Оставляем в окне РМК товар для возврата и нажимаем кнопку Наличные.

Проверяем сумму и нажимаем Enter.

Распечатается чек Возврата с отметкой Наличные, которые мы отдаем покупателю.

Возврат по терминалу

Для возврата по терминалу, вводим РМК в режим возврата и нажимаем Плат.карта.

Затем, нужно сделать возврат денег на банковском терминале. Я буду делать возврат по терминалу Ingenico, для примера, который, как правило, предоставляет Сбербанк для своих клиентов. Итак, заходим в меню терминала, выбираем операцию Возврат стрелками или нажатием цифры 2 и подтверждаем нажатием зеленой кнопки.

Терминал в режиме возврата, указываем сумму возврата и нажимаем зеленую кнопку.

Внимательно проверяем, а затем, вставляем или прикладываем карту клиента.

Если возврат производится до снятия Сверки Итогов на терминале, тогда все пройдет автоматически и будет распечатан чек отмены.

Если возврат производится после Сверки Итогов, тогда вам нужно будет внимательно ввести номер ссылки с чека оплаты, который должен будет предоставить клиент.

Внимательно вводим номер, проверяем и нажимаем зеленую кнопку.

Произойдет успешный возврат средств на карту клиента.

А на терминале, распечатается чек возврата, после появления которого…

Мы возвращаемся в РМК и подтверждаем успешную отмену оплаты, кликнув ДА.

Проверяем сумму и нажимаем кнопку Enter.

Распечатается чек Возврата с отметкой Плат.Картой для отчета. Вот в целом и все.

А после закрытия смены, можно найти в Z-отчете раздел общей суммы возврата за смену, которые нужно будет проконтролировать.

Итог

Правила инициализации возвращения партии от поставщика в 2020 году изменились частично из-за изменения ставки НДС. Большая часть бухгалтерских операций при этом возлагается на продавца, он составляет накладные, предоставляет их копии. Это своего рода защита прав получателя поставки. Аналогичным образом выполняется возвращение и качественного изделия (надлежащего качества), если поставщик готов принять его обратно.

О возврате документов: рассказывает бухгалтер

Еще два года назад в нашей компании работа над возвратом документов почти не велась. Даже несмотря на то, что мы внедрили «Скан-Архив», оставался еще один вопрос: кадровый. Как ни жаль это признавать, программа, хоть и упрощает нашу жизнь, всю работу за человека не сделает. В бухгалтерии не было ответственного за нужный участок, а менеджеры в отделах зачастую вообще не знали, что такое закрывающие документы.

Но в какой-то момент стало понятно, что такой крупной компании, которой почти каждый день (!) приходят запросы налоговой по встречным проверкам, без налаженного внутреннего документооборота спокойно не жить. Хватит пыльных архивов. Хватит неожиданных запросов документов от ИФНС, оригиналы которых бухгалтерия в глаза не видела. Хватит седых волос на головах бухгалтеров, в конце концов!

Как из хаоса был создан порядок

«Два года назад налаженного процесса по возврату документов у нас не было. До меня этим участком занималась девочка, которая уже уволилась. При ней начали сканировать документы, так как только что внедрили «Скан-Архив». Потом на какое-то время работа остановилась, просто не было человека.

Я пришла работать с нуля, и где-то год только разбиралась в процессах. А когда начала вникать глубже и глубже, увидела катастрофу: документов внесли множество, но никто не собирается их передавать. Потом какая-то проверка, а у нас нет оригиналов. И такие случаи все чаще и чаще.

Дошло до того, что ситуацию под свой контроль взял генеральный директор. Для начала решили наладить работу с региональными представительствами. Я пишу в Краснодар, Ставрополь, Москву, вот, срочно нужны документы, передайте, срок ставлю… Но никто их не передает, либо передают только часть. А я на тот момент еще только помощник бухгалтера – кто будет меня слушать? И даже если я ставила в копию своего руководителя, никто не реагировал».

Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета

Знакомая ситуация? Не раз бухгалтеры рассказывали нам эту историю: пришла на работу, в документах бардак, а при попытках навести порядок начинается такое сопротивление внутри компании, как будто это запланированный саботаж. Хотя, конечно, вряд ли кто-то сопротивляется порядку со зла: чаще всего менеджеры просто считают работу с документами «чужой» и не понимают последствия, к которым может привести их небрежность.

Что ж, а у нас было желание достичь 100% возврата документов, много терпения и «Скан-Архив». Поэтому ситуация начала медленно, но верно меняться.

«Мы назначили в каждом отделе и представительстве ответственного за возврат документов. Теперь этот человек четко знал свои обязанности и собирал документы с сотрудников своего отдела.

Чтобы понимать, как документы распределяются по отделам, программисты написали нам специальный отчет для «1С». Каждый месяц менеджер сам смотрит, сколько документов должен его отдел, собирает или запрашивает оригиналы, вносит в реестр и приносит мне. А я даю обратную связь по работе. Например, нужно было вернуть 100, осталось 98. То есть вернули всего два документа за месяц? Плохо. Или наоборот, вернулись почти все документы, хорошо, молодцы, спасибо за работу.

Конечно, бывает и так, что даже ответственные на требования не реагируют (только пишут «Да, согласны» – и ничего не делают). Месяц не делают, два месяца не делают – было такое с одним из представительств. На третий месяц написала через их руководителя, он их расшевелил, они ему отписались, начали немножко передавать… На четвертый месяц опять тишина. И тогда я написала письмо, где в копию поставила генерального директора – а как еще? Все, сразу заработали. Но ведь так не сделаешь с каждым письмом».

Другой открывшейся проблемой стало то, что многие менеджеры не понимают, какие документы они вообще должны бухгалтерии.

Допустим, менеджер пишет, что нужно оплатить поставщику за связь, за какой-то материал, за товар. Бухгалтерия оплачивает, менеджер получает оповещение, что оплата завершена – и успокаивается.

О том, что существует закрывающий документ, менеджеры не знают или знают смутно, они не считают нужным его запросить и внести в базу. Бывает даже так, что контрагент сам вышлет акт по почте – а менеджер его получит, в шкафчик положит, и тот у него лежит годами.

«Бухгалтерии важно, чтобы закрывающий документ был внесен в базу. А не так, чтобы товар оплатили, а база показывает, что товар не получен, так как документов нет. И ладно месяц, но спустя год чтобы ситуация не менялась – не может быть такого. Столкнулись с тем, что ремонтные работы в 2018 году оплатили, а документа до сих пор нет закрывающего. Как будто год нам никто ничего не делал.

У нас раньше был регламент, выходил приказ по компании, все опубликовано на корпоративном сайте… Но люди в отделах постоянно меняются. Тот, кто раньше знал, уволился, приходят новые сотрудники, а рассказали им, не рассказали – за всеми не уследишь. Конечно, я стараюсь обучать новых менеджеров. Но бывает и так: высылаешь им три файла, не больше двух листов в каждом, с инструкциями, но люди не хотят это читать. Хотя там все четко описано, есть скриншоты.

Как мы решаем проблему с тем, что менеджер не знает о закрывающих документах:

• После оплаты со стороны бухгалтерии менеджеру автоматически падает на почту письмо, в котором не только говорится о факте оплаты, но и есть яркая инструкция о том, что делать дальше: запросить документ, внести в базу, передать в бухгалтерию.
• С помощью программистов настроили отчет в «1С», который позволяет каждому менеджеру зайти, вбить свою фамилию, и увидеть: оплачено столько и столько, вот по этим документам внесены ПТУ, а по этим не внесены.
• Бухгалтер проверяет с помощью «Скан-Архива», какие сканы прикреплены к документам, а каких нет на месте. После менеджерам направляются письма с запросом документов.

Теперь процесс налажен так: все менеджеры вносят документы, передают их по реестру к в бухгалтерию. В бухгалтерии их сканируют, сканы автоматически прикрепляются к базе с помощью программы «Скан-Архив», а оригиналы можно отнести в архив и заархивировать.

«Скан-Архив» – главный инструмент контроля по возврату документов в нашей компании

Программа «Скан-Архив» – это решение, совместимое с «1С». После внедрения у бухгалтера появляется дополнительный раздел в программе «1С», в котором можно вносить сканы документов и связывать их с документами в базе. После привязки скана, его можно легко найти через базу и отправить по запросу. Обращаться в бумажный архив больше не нужно. Помимо этого, программа позволяет выводить отчет, который показывает, какие сканы внесены в базу, а какие документы так и не вернулись в бухгалтерию и не были отсканированы.

Чем нам удобен «Скан-Архив»?

Ну, во-первых, у нас много контрагентов. Поэтому часто приходят запросы документов для встречных проверок. В «Скан-Архиве» есть удобный отчет, который показывает какие документы у нас есть, а каких нет. Например, 10 документов в базу внесли, а передали и отсканировали из них только 8. 2 не отсканированы, я вижу, кто их вносил в реестр, пишу им письмо, они мне сдают документы или присылают сканы.

Во-вторых, можно быстрее отвечать на внутренние запросы. У менеджеров была такая ситуация: когда в базу вносил документ, неверно сумму указал, и он просит: «Пришли мне скан, чтобы я уточнил». Я не иду в архив, я открываю базу, нахожу прикрепленный скан и вижу в документе: указана сумма 7000 руб., а менеджер внес 4000 руб. Такие ошибки исправлять при сверках очень удобно. Иначе много времени занимает поиск этого документа в архиве. Здесь буквально 5 секунд: я открыла, увидела, отправила скан ему. Не нужно идти в архив, находить их, носить их, сканировать, обратно относить… По полдня раньше на это уходило.

В-третьих, документы может запросить юридическая служба или банк. Там сроки тоже бывают небольшие, времени на то, чтобы запросить документ у контрагента, а он с другого конца страны отправит его тебе Почтой России, нет. А со «Скан-Архивом» контроль налажен, я спокойна, что практически все документы на месте.

С чего начать бухгалтеру при организации возврата документов

Галина составила рекомендации, которые пригодились бы ей два года назад. И пригодятся тем, кто мог оказаться на ее месте.

1. Придумать правила работы. Вот менеджер сделку заключил. Обязательно ставим срок: допустим, в течение 30 дней он должен внести этот документ, получить, внести в базу, сразу в бухгалтерию отдать, не затягивать этот процесс, провести по всем обучение, информирование. Одна из проблем всего этого – не знают просто люди, что им делать.
2. Информировать и обучать. Нужно, чтобы каждый знал чуть ли не под роспись, как надо документы вносить и передавать. И обязательно нужен контроль со стороны бухгалтерии по исполнению менеджерами обязательств.
3. Постепенно переводить клиентов на ЭДО. У нас больше 50% клиентов работают через электронный документооборот. Да, многие не хотят переходить, особенно бюджетные учреждения. Но это важно, особенно с крупными организациями. Электронный документ прислали, там электронная подпись – это вообще прекрасно. Сразу работы меньше, не нужно сканировать дополнительно этот документ, и удобно – достаточно напечатать его из базы.

Это первая статья в серии, в который мы расскажем, как наладить документооборот внутри компании. В следующей статье мы расскажем, как видит процесс возврата документов менеджер и что помогает организовать работу внутри отделов.