Журнал учета вызовов

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8 применяется в организациях в следующих случаях:

— при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно — кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

— проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно — кассовой машины, устранения мелких неисправностей.

Код по форме ОКУД 0330108.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.

В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно — кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно — кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.

Журнал учета вызовов технических специалистов оформляется в случаях, когда от имени организации регистрируется обращение к какому-либо специалисту центра технической поддержки и обслуживания контрольно-кассовых машин и аппаратов в срочном порядке, при возникновении серьезной поломки. Также он нужен для проставления отметок о плановых технических осмотрах, регулярно проводимых для поддержания работоспособности установленного оборудования.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета вызовов технических специалистов .xlsСкачать образец журнал учета вызовов технических специалистов .xls

Как ведется и хранится

Журнал обычно находится на ответственном хранении у руководителя организации или его заместителя. Возможно также хранение у другого сотрудника (с прописыванием этого функционала в соответствующих документах).

Такая обязанность, как заполнение отдельных строк таблицы, лежит на конкретном техническом специалисте, который осуществляет ремонтные работы либо транспортировку аппарата или нескольких в центр технической поддержки для устранения неисправности.

Элементы журнала

Эта типовая форма принята Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Она получила наименование КМ-8. Ее код по ОКУД – 0330108. Он сразу же отмечен в бланке. С 2013 года этот вид документа не является обязательным. Однако ввиду своего удобства и практичности не выходит из обращения. Документ представляет собой книгу с:

• обложкой;
• заполнением четных страниц;
• заполнением нечетных страниц.

Каждый разворот при этом имеет одинаковый вид и одинаковые графы.

Обложка

На лицевой стороне крупно печатается надпись «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» с указанием периода существования. В правой верхней части этого листа заполняются важные данные:

• форма по ОКУД;
• номер ОКПО;
• ИНН;
• вид деятельности организации по ОКВЭД.

Также на этой странице указывается название самой организации или структурного подразделения. Внизу листа — ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение и заполнение журнала.

Четные страницы

Таблица выбрана для граф этого документа из-за максимальной эффективности расположения информации в ней. На четной стороне расположены графы с первой по шестую. Они должны содержать такую информацию:

• порядковый номер;
• дату и время обращения в центр технической поддержки;
• номер поступившей заявки;
• номер производителя изучаемой контрольно-кассовой машины;
• регистрационный номер контрольно-кассовой машины;
• цель или причину, по которой поступило обращение (в том числе — плановое техническое обслуживание).

Причем специалист может осуществлять как подключение и ввод в эксплуатацию оборудования, так и обратный процесс. На нем лежат обязанности по периодической проверке исправности денежных контрольных счетчиков и электронной части контрольно-кассового оборудования, при необходимости – мелкого и крупного ремонта. Последний осуществляется бесплатно, если не истек гарантийный срок аппарата.

Нечетные страницы

На нечетных страницах журнала расположены графы с седьмой по двенадцатую. В них отражены:

• ФИО и данные конкретного сотрудника центра технического обслуживания, который выполнил задание по ремонту либо осуществил его диагностику и транспортировку;
• ФИО представителя налоговой инспекции, осуществляющего контроль за финансовой деятельностью организации и под чью ответственность КММ поступает в центр технической поддержки для выполнения ремонтных работ;
• отметка об опломбировании и оттиск клейма аппарата;
• содержание выполненной работы;
• подпись специалиста технического обслуживания, выполнившего работы;
• подпись материально ответственного лица (сотрудника организации), которое выполнило прием ремонтных работ КММ.

В представленном для распечатки бланке находится 44 строки для заполнения. При необходимости допустимо распечатывание новых четных и нечетных страниц таблицы. Причем делать это необходимо парами. Для заполнения данных о выполнении одного факта ремонтных или профилактических работ с КММ необходимо иметь в наличии минимум четную и нечетную страницу документа.

С какой периодичностью заполняется

Обычно журнал учета вызовов технических специалистов составляется на годовой период заполнения. На следующий год делается новый. Сроки его заполнения зависят от удобства использования в каждой конкретной организации. Можно не отмечать дату окончания действия, тогда бумага считается бессрочной.

Когда оформляется

Журнал должен заводиться непосредственно после приобретения ККТ. Перед заполнением нужно распечатать, пронумеровать, поставить печать организации на каждом из листов, затем – прошить. Подпись руководителя компании должна стоять также на каждом развороте.

Изменения

Постепенно кассовые аппараты меняются, вводятся новые модели, старое оборудование выходит из обращения. В связи с этим можно использовать журнал учета вызовов технических специалистов для ввода в эксплуатацию, технического обслуживания и ремонта агрегатов без ЭКЛЗ, переносных устройств.

К сведению! В Закон под номером 54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении ККТ» были внесены в 2016 году корректировки в связи с описанными процессами. Они предполагают, что организация может изменить установленную форму по собственному желанию, отметив этот принципиально важный момент в своей документации.

Дело в том, что не все графы могут подходить под описание используемого на практике кассового аппарата.

Какие работы могут проводиться

Отметки технического специалиста могут быть сформулированы как:

• техническое обслуживание (с опломбированием);
• фискализация;
• замена ЭКЛЗ;
• перепайка блок-схемы;
• чистка и пр.

В любом случае журнал учета вызовов технических специалистов – важный документ для бухгалтерской и налоговой отчетности. Он минимизирует риск незаконного изъятия денежных средств, позволяет предоставить полную отчетность контролирующим компанию органам.