Зуп 6 НДФЛ

Игорь Бронников, системный инженер отдела интенсивного роста компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», апрель 2019 г.

Тем, кто впервые готовит отчет по форме 6-НДФЛ, пригодится подробная инструкция, как сделать это в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ

Чтобы создать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, регламентированный отчет 6-НДФЛ, нам потребуется перейти в раздел «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность» –»Создать» – «Виды отчетов» и выбрать в разделе «Отчетность по физлицам» – «6-НДФЛ».

Начнем с титульного раздела этого отчета. Здесь заполняются поля с запретом на редактирование, такие как: «ИНН», «КПП», «Период представления (код)», «Налоговый период (год)», и полей с возможностью редактирования, они подсвечены желтым цветом: «Номер корректировки», «Предоставляется в налоговый орган (код)», «по месту нахождения (учета) (код)», «Код по ОКТМО».

Данные для этого раздела берутся программой из справочника «Организации» (раздел «Настройка» – «Предприятие» – «Организации»).

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (ячейки, невыделенные желтым цветом), это означает, что в базе не введены соответствующие данные. Тогда следует добавить нужные сведения в справочники, а в отчете в правом верхнем углу нажать на кнопку «Еще» – «Обновить».

Отдельно стоит выделить поле «Дата подписи», в котором указывается дата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).

Если на дату заполнение отчета остался неудержанный налог, то программа подтянет эту сумму в строку 080 раздела 1 6-НДФЛ.

Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ

В этом разделе указывается обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если у нас есть выплаты физическим лицам в налоговом периоде, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 программа заполнит для каждой из ставок налога.

В разделе 1 указывается:

• В строке 010 – ставка налога. Кликнув на ячейку, мы можем выбрать нужную нам ставку;

• В строке 020 – нарастающим итогом отражаются начисленные доходы

В случае если заработная плата либо командировочные начислены были в марте, но выплачены в апреле, то в отчет за I квартал такие доходы сотрудника попадут, т.к. согласно этим видам выплат датой фактического получения дохода является дата начисления (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). С больничными, отпускными и прочими выплатами ситуация иная. По их видам выплат дата фактического получения дохода – это дата выплаты. По этой причине, если они были начислены в конце марта, однако выплачены в апреле, в отчет за I квартал они никак не войдут, а отразятся в 6-НДФЛ за полугодие.

Проанализировать суммы по НДФЛ помогут регистры записей. Что это такое? По сути, ведение учета в «1С» – это запись документов. Каждый документ имеет результат, например, записывает суммы по начислениям. Эти результаты можно посмотреть с помощью отчетов, которые могут суммировать результаты по документам и показывать пользователю итог. Однако документов обычно много, поэтому документы записывают свои результаты («движения») в специальные таблицы – регистры «1С», которые сами суммируют результаты, чтобы отчет просто отобразил заранее посчитанные итоги.

Регистр «1С» – это таблица, такая же, как в Excel, каждый документ пишет в регистр «1С» одну или несколько строк своих движений (результатов) с каким-либо знаком – плюс или минус. Это значит, что итого регистра «1С» изменилось на соответствующее число.

Чтобы открыть регистры записей, отвечающих за отражение сумм НДФЛ, нам потребуется:

Первый вариант: зайти в «Начисления зарплаты и взносов» — «Еще» — «Движение документа». В поле «Выводить только» выбираем два регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

Второй вариант: «Все функции — «Регистры накопления» — выбираем поочередно «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

• В разделе 1 сумма вычетов по доходам из строки 020 отражается в строке 030. Например, профессиональные, стандартные, имущественные, социальные.

Чтобы узнать, какие вычеты применялись в том или ином месяце и к какому доходу они относятся, нам потребуется отчет «Анализ НДФЛ по месяцам». В нем наглядно продемонстрированы примененные вычеты. Отчет находится в разделе «Налоги и взносы» ­– «Отчеты по налогу и взносам» – «Анализ НДФЛ по месяцам».

• В строке 040 указывается общая сумма исчисленного НДФЛ по доходам, которые отражены в 020 строчке, за минусом вычетов.

• В строке 050 указывается общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В раздел 1 можно вручную добавлять или удалять блок строк 010-050. Для добавления еще одного блока нужно кликнуть на ссылку «Добавить строки 010-050», для удаления данного блока, нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010.

Кроме строк 020 — 050 в первом разделе еще есть строки 070 — 090. Они заполняются не по дате получения дохода.

Заполнение раздела 2

В разделе 2 указываются:

• В строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. К примеру, для зарплаты – это последний день месяца, за который она начислена, для других доходов – дата выплаты (рис.8).

• В строке 110 – дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100.

В программе удержание налога производится при проведении ведомостей («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость перечислений на счета»). Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке табличной части. Дата удержания налога в программе будет отображаться датой документа на выплату. Просмотреть развернутые данные можно с помощью двойного клика мыши на ячейку с суммой удержанного налога.

• В строке 120 указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

Больше всего вопросов, связанные с включением данных в строку 120, связано как раз с выплатой дохода в дни, предшествующие выходным или праздничным. Большинство организаций выдают разные дополнительные выплаты к государственным праздникам, а зарплату — в конце рабочей недели, перед выходными.

Соответственно, здесь работает общая норма ст. 6.1 НК РФ: если выплаты, специально не отмеченные в абз. 2 п. 6. ст. 226 НК, произведены в последний рабочий день перед нерабочими, то крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет должен наступить не позднее первого буднего дня после нерабочих. Что и следует отразить в строке 120 в 6-НДФЛ. Если же этот день перейдет на следующий отчетный период, то и вся группа относящихся к нему строк попадет уже в следующий отчет.

Предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ. В программе при регистрации удержанного налога фиксируется предельный срок перечисления налога.

Согласно контрольным соотношениям (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) для показателей формы расчета строка 120 будет сверяться с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента, которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяться будет не сумма, а дата.

Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то это может указывать на нарушение срока перечисления удержанной суммы НДФЛ. В «1С» для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом «Контроль сроков уплаты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам»). Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.

• Вся сумма доходов до того, как из нее удержали НДФЛ, указывается в строке 130.

• В строке 140 указывается обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Сведения о полученном доходе и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100 – 140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, то доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, то есть создается отдельный блок строк 100– 140. К примеру, в один день были выплачены пособие по временной нетрудоспособности и материальная помощь. Строки 110 –140 заполняются отдельно в отношении материальной помощи и отдельно в отношении пособия, так как данные виды доходов имеют разные сроки перечисления налога.

В программе с помощью отчета «Проверка разд. 2 6-НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам») можно проверить правильность заполнения раздела 2, сформированного расчета. Отчет проводит проверку по данным учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.

Создаем и автоматически заполняем ведомость на выплату аванса, однако некоторые сотрудники в нее не попадают. Почему так? Как исправить?

Причин такого поведения программы может быть несколько, рассмотрим основные.

Причина №1. Сотрудник не работал первую половину месяца

Если сотрудник не работал с 01 по 15 число месяца, то аванс ему не положен, при автоматическом заполнении ведомости сотрудник не будет включен в табличную часть документа, и это правильно.

Причина №2. Сотруднику не начислен аванс

Если аванс сотруднику установлен фиксированной суммой или процентом от тарифа, то предварительный расчет в программе не требуется, поэтому эту причину можно смело пропустить.

Если же аванс сотруднику выплачивается по расчету за первую половину месяца, то перед выплатой аванс необходимо предварительно рассчитать с помощью документа Начисление за первую половину месяца. Соответственно, если аванс не начислен, то и выплачиваться он сотруднику не будет.

Причина №3. У сотрудника имеется задолженность перед организацией

Если на момент выплаты аванса у сотрудника имеется задолженность перед организацией (например, в прошлом месяце ему ошибочно выплатили больше, чем было начислено), то при автоматическом заполнении ведомости на выплату аванса сумма к выплате уменьшается на сумму задолженности работника. Если сумма задолженности превышает сумму аванса, то сотрудник не включается в ведомость.

Причина №4. Способ выплаты, указанный для сотрудника, не соответствует типу ведомости

Например, для сотрудника установлено, что выплаты ему производятся через банк, а ведомость на выплату аванса формируется через кассу. В этом случае сотрудник не будет автоматически включен в такую ведомость.

Способ выплаты для сотрудника можно увидеть в его карточке по ссылке Выплата, учет затрат:

Причина №5. По сотруднику в этом месяце уже введена ведомость с характером выплаты «Зарплата за месяц»

Это самая часто встречающаяся причина этой ошибки. Рассмотрим на примере.

Сотруднику Астрову А. В. в первой половине мая было начислено: пособие по временной нетрудоспособности (8 855,5­2 руб. / НДФЛ 1 151 руб.) и разовая премия (2 000 руб. / НДФЛ 260 руб.). Обе суммы выплачены в межрасчет 07.05.

При выплате аванса за май сотрудник не попадает в ведомость на выплату.

Причина кроется в том, что бухгалтер решил выплатить суммы пособия и премии сотруднику одной ведомостью, и чтобы эти сумму «подтянулись» в ведомость автоматически указал выплачивать Зарплата за месяц:

Для автоматического заполнения аванса теперь необходимо временно отменить проведение этой межрасчетной ведомости.

Второй вариант решения проблемы – регистрировать каждую межрасчетную выплату отдельным документом с соответствующим характером выплаты: пособие – Больничные листы, разовую премию – Премии:

Третий вариант, если есть межрасчетные выплаты среди которых присутствуют отпускные или больничные — в Ведомости… следует указывать характер выплаты — Отпуск (под расчет) или Больничные листы (под расчет).

Подробнее об алгоритме заполнения Ведомости… в этом случае читайте в публикации — ЗАЧЕМ В ВЕДОМОСТЯХ ДЛЯ ОТПУСКНЫХ И БОЛЬНИЧНЫХ ПРЕДУСМОТРЕНЫ ВИДЫ ВЫПЛАТ С НАИМЕНОВАНИЕМ «… (ПОД РАСЧЕТ)»?

После этого ведомость на выплату аванса по сотруднику будет заполняться автоматически:

Еще один пример, когда Ведомость… на аванс не заполняется — Какой месяц выплаты правильно указывать в документе «Ведомость…», и к чему приводит неправильное заполнение

Подробный видеоразбор:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Кто сдает форму 6-НДФЛ

Закон «О внесении изменений в НК РФ» от 02.05.2015 № 113-ФЗ установил для налоговых агентов, выплачивающих доходы физическим лицам, обязанность ежеквартально отчитываться в ИФНС о суммах налога, удержанного с таких доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции закона № 113-ФЗ).

Данным нормативным актом был предусмотрен и порядок утверждения форм отчетности, возложенного на ФНС России. В итоге ФНС России был выпущен приказ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, которым для российских налогоплательщиков была введена форма 6-НДФЛ, обязательная к применению с 01.01.2016.

С 2021 года 6-НДФЛ планируют объединить с формой 2-НДФЛ. О планируемых нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Обзорный материал.

Формирование 6-НДФЛ в «1С: ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»)

Специалисты — разработчики «1С» оперативно отреагировали на изменения в законодательстве и дополнили релизы новой формой отчетности. Как и все остальные формы налоговых отчетов в «1С», по истечении отчетного периода 6-НДФЛ можно заполнить автоматически, программными средствами. Рассмотрим этот процесс на примере «1С: ЗУП» (3.0).

Для формирования 6-НДФЛ в 1С: ЗУП в главном меню «Отчетность. Справки» следует выбрать «1С — Отчетность», затем пункт «Создать» и в выпадающем меню «6-НДФЛ».

В появившемся окне для заполнения 6-НДФЛ следует выбрать организацию и указать период, за который формируется отчет.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Под заполняемыми полями в окне 6-НДФЛ будет видна информация о редакции формы, которую заполнит программа. В дальнейшем в случае изменений для создания корректного отчета нужно будет отслеживать и правильную редакцию формы.

Нажимаем Enter и попадаем на страницу формы. Проверяем данные (помимо информации об организации и периода, будут видны также тип отчета (первичный или корректирующий), дата подписания и т. п.). Затем нажимаем «Заполнить», и «1С» переносит данные из регистров начисления НДФЛ за отчетный период в форму. Проект отчета готов!

Осталось его проверить. Вручную это можно сделать, сформировав в той же «1С» расчетную ведомость за тот же период. При корректном заполнении отчета показатели строк 020 «Сумма начисленного дохода» и 040 «Сумма исчисленного налога» в 6-НДФЛ должны совпадать с итогами по графам «Всего начислено» и «Всего удержано» в расчетных ведомостях за тот же период.

Исправление ошибок для формирования 6-НДФЛ — это отдельный обширный вопрос. В этой статье мы не будем останавливаться на нем подробно. Отметим только, что если при сверке с расчетной ведомостью обнаружены расхождения, то в проекте 6-НДФЛ доступна функция расшифровки строк. Для этого ставим курсор на нужную строку (например, 020) и либо дважды кликаем на нее левой кнопкой мыши, либо 1 раз нажимаем правую кнопку мыши и в выпадающем меню выбираем «Расшифровать». Получившуюся расшифровку удобно сверять с расчетной ведомостью на предмет выявления отличий.

Об отправке отчета в ФНС по электронным каналам связи читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».

Где найти и как заполнить 6-НДФЛ в «1С 8»

Стандартное место 6-НДФЛ в 1С 8 такое: «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» —»6-НДФЛ». Иногда отчет может вдруг потеряться, тогда искать его следует тоже в «Регламентированных отчетах», но в общем «Справочнике отчетов». В справочнике следует установить галочку напротив 6-НДФЛ и в верхнем меню нажать «Восстановить». Отчет вернется на обычное место.

Алгоритм создания и заполнения нового отчета аналогичен описанному выше для «1С: ЗУП».

Проверьте, правильно ли вы заполнили форму 6-НДФЛ , с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Нюансы по 6-НДФЛ в «1С 7»

Изначально вообще не планировалось выпускать обновления к «семерке», чтобы стимулировать пользователей переходить на «восьмерку».

В результате в «семерке» 6-НДФЛ автоматически не формируется. То есть там есть форма отчета и возможность его выгрузки, есть внесенные в общие регистры данные по выплатам и удержаниям, но заполнять и проверять их нужно вручную, соотносясь с разъяснениями ФНС по заполнению 6-НДФЛ, изложенными, в том числе в письмах от 12.02.2016 № БС-3-11/553@ и от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@.

Как вести налоговый регистр для заполнения 6-НДФЛ, узнайте в статье «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ».

Итоги

Форма 6-НДФЛ в 1С формируется автоматически, за исключением устаревающих версий «1С 7». Процесс автоматического формирования несложен. Главное, чтобы в программу перед этим были верно внесены данные о доходах физлиц за отчетный период и суммах удержанного НДФЛ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.

Данные о фактически предоставленных физическим лицам налоговых вычетах, о суммах исчисленного, удержанного НДФЛ за любой период можно получить с помощью отчета «Сводная» справка 2-НДФЛ или Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).

В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность) (рис. 1).

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность

• введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;
• выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать.

В стартовой форме укажите:

• организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
• период, за который составляется отчет;
• далее нажмите на кнопку Создать.

Рис. 1

В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета для составления расчета по форме 6-НДФЛ (рис. 2).

Расчет по форме 6-НДФЛ, состоит из:

• Титульного листа;
• Раздела 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Обратите внимание! Если в программе ведется учет по организации (организациям), в которой есть территориально обособленные подразделения (не выделены на отдельный баланс, как в нашем примере), то титульный лист по умолчанию заполняется данными только головной организации. Далее для заполнения показателей разделов 1 и 2 отчета только по головной организации нажмите на кнопку Заполнить.

Форма отчета заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога, содержащихся в регистрах налогового учета. При автоматическом заполнении в документ попадают только те суммы доходов, вычетов и налогов физических лиц, которые относятся к указанному на титульном листе ОКТМО/КПП, т.е. полученные от головной организации (без учета доходов обособленного подразделения).

Рассмотрим заполнение отчета 6-НДФЛ более подробно.

Заполнение титульного листа

Данные о налоговом агенте на титульном листе заполняются автоматически по имеющимся в программе данным.

В верхней части титульного листа в поле КПП указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации либо по месту учета организации по месту обособленного подразделения. В поле ИНН указывается идентификационный номер налогового агента.

По умолчанию считается, что составляется первичный расчет по форме 6-НДФЛ, т.е. представляемый за отчетный период первый раз, поэтому в поле Номер корректировки указывается код 000.

Поля Период представления (код) и налоговый период (год) заполняются автоматически по значению периода, указанного в стартовой форме, и условных обозначений периодов согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ. Для расчета за 1-й квартал 2016 года проставляется значение «21».

В поле Предоставляется в налоговый орган (код) указывается четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность.

Поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код места представления расчета налоговым агентом (согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ). Если расчет сдается по месту учета российской организации, указывается автоматически код «212».

В поле Код по ОКТМО указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

В программе такие данные, как ОКАТО, ИНН, КПП и код налогового органа по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации). Для структурных подразделений организаций (которые не выделены на отдельный баланс) указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Предприятие – Подразделения).

Остальные показатели (наименование налогового агента, телефон, Ф.И.О. подтверждающего достоверность и полноту сведений) заполняются на основании данных справочника Организации.

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (не выделены желтым цветом), это означает, что в информационную базу не введены соответствующие данные. В этом случае необходимо добавить нужные сведения, после чего обновить отчет по кнопке Обновить (кнопка Еще – Обновить).

Сквозная нумерация заполненных страниц расчета по форме 6-НДФЛ проставляется непосредственно при выводе его на печать.

Дата составления расчета в поле Дата подписи по умолчанию указывается текущая дата компьютера.

Рис. 2

Заполнение раздела 1

В разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Рис. 3

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 (за исключением строк 060-090) заполняется для каждой из ставок налога (рис. 4). В разделе 1 указывается:

• по строке 010 – ставка налога (в нашем примере ставки – 13 % и 35%);
• по строке 020 – общая сумма начисленного дохода (включая налог) по всем физическим лицам, по которым заполняется 6-НДФЛ;
• по строке 030 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению (в т.ч. профессиональных, стандартных, имущественных, социальных, к доходу);
• по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ;
• по строке 025 – общая сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
• по строке 045 – общая сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов;
• по строке 050 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

Итоговые показатели по всем ставкам налога указываются по строкам 060-090:

• по строке 060 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход. При этом физическое лицо, получившее в течение одного периода доходы по разным договорам, учитывается как одно лицо;
• по строке 070 – общая сумма удержанного налога;
• по строке 080 – общая сумма налога, который был исчислен, но не был удержан;
• по строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии ст. 231 НК РФ.

Рис. 4

Заполнение раздела 2

В разделе 2 за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

В разделе 2 (рис. 5):

• по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ (письма ФНС Росиии от 13.11.2015 № БС-4-11/19829, от 12.02.2016 № БС-3/11/553@);
• по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется в учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ;
• по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Строка 120 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ;
• по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
• по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Сведения о фактически полученных доходах и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100-140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, т.е. по ним заполняется отдельный блок строк 100-140.

Рис. 5

Для расчета налога налогооблагаемые доходы можно разделить на 2 группы (ст. 223 НК РФ) – доходы в виде оплаты труда и доходы не в виде оплаты труда («межрасчетные» выплаты) (например, отпускные, пособие по временной нетрудоспособности и т.д.).

В программе налог с «межрасчетных» выплат рассчитывается (исчисляется) и фиксируется непосредственно документами, которыми такие доходы начисляются, например, Разовое начисление, Премия, Командировка, Отпуск, Больничный лист. Более подробно о «межрасчетных» выплатах смотрите в статье Учет доходов и исчисление НДФЛ при межрасчетных выплатах.

Налог с доходов, выплачиваемых с зарплатой, рассчитывается (исчисляется) с помощью документа Начисление зарплаты и взносов. Расчет НДФЛ с материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными средствами (по налоговой ставке 35%), производится одновременно с расчетом суммы к удержанию в счет погашения займа и материальной выгоды и отражается также в документе Начисление зарплаты и взносов.

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ.

В общем случае дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, см. пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. В документах, с помощью которых начисляются доходы не в виде оплаты труда («межрасчетные» выплаты), дата получения дохода определяется по дате предполагаемой выплаты дохода, которая указывается в поле Дата выплаты. Именно эта дата отражается в строке 100 раздела 2 расчета «Дата фактического получения дохода».

Датой фактического получения доходов в виде оплаты труда налогоплательщиком признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором. В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). В программе для доходов в виде оплаты труда дата получения дохода определяется по месяцу начисления дохода. Для таких доходов она является последним днем месяца начисления. Дата указывается на закладке НДФЛ в колонке Дата получения дохода документа Начисление зарплаты и взносов. Дата получения дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными средствами, определяется месяцем начисления документа Начисление зарплаты и взносов.

Обратите внимание! С 01.01.2016 при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства. Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) считается последний день месяца (в котором утвержден авансовый отчет) после возвращения сотрудника из командировки.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, но с учетом особенностей, установленных данным пунктом. Так, с 01.01.2016 при выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме или получении дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.

В программе удержание налога производится при проведении документов выплаты дохода – Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость выплаты через раздатчика, Ведомость перечислений на счета. Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой документа на выплату и именно эта дата будет отражена в строке 110 раздела 2 расчета. При удержании налога предусмотрен также учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из «безвизовых» стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющими трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

Организация может выплачивать доходы физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации. В частности, доходы могут выплачиваться бывшим сотрудникам и акционерам (совладельцам) организации. В этих случаях у организации может возникнуть обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Непосредственно выплата сумм прочих доходов в программе не регистрируется, фиксируется только сумма дохода, сумма исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения в отчетности. При проведении документов, которыми регистрируются такие доходы (Выплата бывшим сотрудникам, Регистрация прочих доходов, Дивиденды), сразу фиксируются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ датой, указанной в поле Дата выплаты.

Налоговые агенты также обязаны перечислять суммы удержанного налога. Дата перечисления налога не отражается в разделе 2 расчета, а отражается предельный срок перечисления налога, который зависят от того, с каких доходов удержан НДФЛ.

Обратите внимание! С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны перечислять суммы удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (за исключением некоторых доходов). Для доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В программе ведется учет предельных сроков перечисления. При регистрации удержанного налога (в ведомостях) фиксируется предельный срок его перечисления. Он отражается в регистре налогового учета по НДФЛ в колонке Срок перечисления.

Таблица

Вид дохода	Дата фактического получения дохода	Дата удержания налога	Срок перечисления налога
Доход в виде оплаты труда	Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)	День фактической выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
При получении доходов в денежной форме (например, отпускные, пособия и т.д.)	День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц	День фактической выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. При выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты
Доходы в натуральной форме	День передачи доходов в натуральной форме	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Доход в виде оплаты труда в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца	Последний день работы, за который был начислен доход	День фактической выплаты (т.е. день увольнения)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
Материальная выгода	• День приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг. Если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг; • Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства – в отношении доходов, полученных от экономии на процентах.	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Командировочные (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы)	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Иные доходы	• День зачета встречных однородных требований • День списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации	• День зачета встречных однородных требований. Для зачета достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ) • День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ	• Не позднее дня, следующим за днем зачета встречных однородных требований • Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ

Датой фактического получения дохода в виде заработной платы является последний день месяца, за который начислен доход (рис. 6). Например, для заработной платы за январь в строке 100 будет указана дата 31.01.2016 независимо от даты документа Начисление зарплаты и взносов и даты документа на выплату.

Дата удержания налога в учете будет отражена датой документа на выплату зарплаты. Срок перечисления налога – не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

Рис. 6

Также в течении отчетного периода выплачивались доходы не в виде оплаты труда («межрасчетные» выплаты), например:

• в январе: пособие по временной нетрудоспособности;

Дата фактического получения дохода была указана в поле Дата выплаты документа Больничный лист, с помощью которого начислено пособие. Дата удержания налога – дата ведомости на выплату пособия. Срок перечисления налога – при выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (рис. 7).

Рис. 7

• в феврале: материальная помощь;

Дата фактического получения дохода для материальной помощи была указана в поле Дата выплаты документа Материальная помощь. Дата удержания налога – дата ведомости на выплату материальной помощи. Срок перечисления налога – не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (рис. 8).

Рис. 8

• в марте: дивиденды;

Дата фактического получения дохода в виде дивидендов была указана в поле Дата выплаты документа Дивиденды. Дата удержания налога – дата, указанная также в поле Дата выплаты. Срок перечисления налога – не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (рис. 9).

Рис. 9

В отчете, где это необходимо, можно расшифровывать данные в ячейке отчета по кнопке Расшифровать, вручную корректировать данные (светло-зеленые ячейки и желтые ячейки всегда доступны для редактирования).

После подготовки отчета 6-НДФЛ его следует записать.

Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения. После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете 6-НДФЛ (сняв флажок Отобразить только ошибочные соотношения) (рис. 11). При нажатии на необходимое соотношение показателей выводится расшифровка – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т.д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке.

Рис. 10

Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в электронном виде. Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ на бумажном носителе, следует подготовить его печатную форму.

Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ, нажмите на кнопку Печать, расположенную в верхней части формы отчета. При этом расчет можно сразу вывести на печать (кнопка Печать – Печатать сразу бланк формы с двухмерным штрихкодом PDF417) или предварительно показать (кнопка Печать – Показать бланк формы с двухмерным штрихкодом PDF417) (рис. 11).

Рис. 11

Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417. После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны действия Печатать сразу или Показать бланк (рис. 12). Во втором случае программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 13). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать. Кроме того, из данной формы отчета (предварительный просмотр) можно сохранить отредактированный расчет по форме 6-НДФЛ в виде файлов в указанный каталог в формате Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL) (нажав на кнопку Сохранить).

Рис. 12

Рис. 13

В регламентированном отчете 6-НДФЛ предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Если расчет должен быть выгружен во внешний файл, то в форме отчета поддерживается функция выгрузки, причем рекомендуется сначала проверить выгрузку на правильность оформления отчета по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 14). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.

Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопкуВыгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Рис. 14

В программах 1С, содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис «1С-Отчетность»).

Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в Интернете (рис. 16). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить.

Рис. 15

Формирование расчета, представляемого по месту нахождения обособленного подразделения

Для подготовки расчета по форме 6-НДФЛ для представления в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения необходимо ввести новый экземпляр отчета 6-НДФЛ.

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность (рис. 1):

• введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;
• выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать.

В стартовой форме укажите:

• организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
• период, за который составляется отчет;
• далее нажмите на кнопку Создать.

На титульном листе в поле Предоставляется в налоговый орган (код) укажите четырехзначный код налогового органа (выбор предлагается), в котором обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность. После указания кода автоматически заполняются КПП и ОКТМО обособленного подразделения.

В поле По месту нахождения учета (код) уточните код места представления расчета (согласно Приложению № 2 Порядка). По месту нахождения обособленного подразделения российской организации указывается код «220».

В поле Дата подписи укажите дату составления расчета (дату подписания).

Для заполнения показателей разделов 1 и 2 отчета по обособленному подразделению нажмите на кнопку Заполнить (рис. 16).

Рис. 16

При автоматическом заполнении в отчет попадают только те суммы доходов, вычетов и налогов физических лиц, которые относятся к указанному на титульном листе ОКТМО/КПП, т.е. полученные от обособленного подразделения (без учета доходов головной организации) (рис. 17).

Дальнейшая работа с отчетом 6-НДФЛ такая, как описана выше для отчета по головной организации.

Рис. 17