1С очистка базы от документов

В конце июня в «1С:Лектории» состоялась встреча, на которой рассматривались вопросы организации и применения обмена электронными документами, а также настройка программы и примеры работы с обменом документами в электронном виде непосредственно из «1С:Предприятия 8». В предлагаемом материале собраны ответы на самые интересные и актуальные вопросы слушателей по практическому применению электронного обмена документами. На вопросы отвечают эксперты фирмы «1С», разработчики обмена электронными документами. Со всеми ответами на вопросы можно ознакомиться на сайте http://its.1c.ru/lector/.

Часть контрагентов используют электронные счета-фактуры, а часть — нет. Как происходит процесс обмена и регистрации счетов-фактур? Что в этом случае с архивом?

Тем контрагентам, которые согласились на применение электронных счетов-фактур, организация должна выставлять счета-фактуры в электронном виде, а тем, которые отказались, — на бумажном носителе. Аналогичная ситуация может складываться и со входящими счетами-фактурами. При этом бумажные и электронные счета-фактуры должны регистрироваться в едином хронологическом порядке в Журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также в Книге продаж и в Книге покупок (п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, п. 2 Правил ведения книги покупок, продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее — Постановление № 1137). Кроме того, пункт 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137, обязывает хранить счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период. Следовательно, налогоплательщик должен обеспечивать сохранность счетов-фактур, выставленных и на бумажном носителе, и в электронном виде. Причем, последние должны храниться вместе с подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении.

Возможно ли комбинировать электронный и бумажный документооборот с одним контрагентом?

Согласно пункту 2 статьи 160 НК РФ использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Поэтому в рамках соглашения партнеры могут предусмотреть применении электронного документооборота ко всем совершаемым сделкам, а могут ограничиться каким-то определенным кругом. Пункт 2 статьи 169 НК РФ позволяет применять электронные счета-фактуры также при взаимном согласии сторон сделки. При этом правила не уточняют, обязывает ли такое взаимное согласие налогоплательщиков к постоянному применению только электронных счетов-фактур в рамках любых хозяйственных операций с данным партнером.

В этой связи представляется правомерным в рамках отношений с одним контрагентом, но по различным договорам, использование документов в бумажном и в электронном виде. При этом такая возможность должна следовать из заключенного между ними соглашения.

Можно ли удалить в информационной системе полученный от поставщика документ с электронно-цифровой подписью (ЭЦП)?

Любую информацию, хранящуюся в информационной базе (ИБ), можно удалить, в общем случае, сама ИБ может быть полностью удалена. Но система защищена от неосторожных действий пользователя — помимо присланного от поставщика документа необходимо пометить на удаление все ЭД, связанные с этим документом, а также входящие пакеты ЭД. После этого необходимо провести регламентное удаление помеченных на удаление объектов. Таким образом, процесс требует специализированных знаний и прав на проведения подобных операций в информационной базе.

Вы описали идеальный документооборот — Если покупатель не принимает часть товара (например, не завезли), то покупатель не подписывает полученные документы?

Если получатель электронного документа (ЭД) не согласен с полученным ЭД или обнаружил неточность в нем, то он вправе отказаться подписывать такой документ. В этом случае он должен отклонить полученный документ (в форме просмотра ЭД вызвать команду Все действия — Отклонить электронный документ), указав причину. Система автоматически сформирует исходящий ЭД Уведомление об уточнении и с указанной причиной отправит его продавцу. Продавец получив такой, должен будет устранить неточность и повторить цепочку обмена ЭД.

Как передать корректировочные документы? Или их не будет, т. к. продавец должен исправить первичные документы и отправить покупателю уже исправленный комплект?

Все решается по согласованию сторон, если будет принято решение исправить первичный документ, то необходимо вводить исправление в документ ИБ на стороне продавца и переформировывать ЭД (система автоматически подскажет пользователю о необходимости формирования нового ЭД после внесения исправлений в ключевые реквизиты документа ИБ).

Какие сертификаты можно использовать для подписи документов?

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого УЦ, входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России. Список доверенных УЦ ФНС России размещен на официальном сайте ФНС

Как полученный электронной документ проверить на валидность?

Проверка валидности ЭЦП на электронном документе производится прикладным решением «1С» с использованием криптопровайдера (например, КриптоПро) при получении документа. Алгоритмы проверки определены в международном стандарте Х.509. Так же можно получить документальное подтверждение валидности ЭД в Удостоверяющем Центре, выдавшем сертификат ЭЦП.

Будут ли действительны документы, дата которых ранее 23.05.2012, если подписать их в электронном виде?

Счет-фактура считается составленным после того, как будут заполнены все необходимые показатели и выполнены требования НК РФ по его подписанию. Если документ составлен ранее вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде», то он должен быть оформлен на бумажном носителе и подписан руководителем и главным бухгалтером. Возможность перевыставления в электронном виде счета-фактуры, составленного (выставленного) на бумажном носителе, нормами НК РФ и Постановления № 1137 не предусмотрена. Более того, пункт 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур содержит прямой запрет на перевыставление в электронном виде счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе взамен ранее не полученного покупателем электронного счета-фактуры.

Товар движется к покупателю 20 дней. Когда отправлять электронный счет-фактуру?

Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ при реализации товаров счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки. При этом датой отгрузки признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на имя покупателя или перевозчика для доставки товаров покупателю (письма Минфина России от 01.03.2012 № 03-07-08/55, от 09.11.2011 № 03-07-09/40, ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103). Никаких исключений в части применения электронных счетов-фактур из данного правила нет. Кроме того, как разъяснил Минфин России в письме от 23.03.2012 № 03-07-11/80, для целей применения налога на прибыль организаций и НДС таким первичным документом, определяющим дату отгрузки, может быть и документ, оформленный с использованием электронно-цифровой подписи. Таким образом, электронный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, даже если они будут доставлены покупателю по истечении 20 дней.

Было сказано, что распечатанные на бумажном носители накладная и счет-фактура могут понадобиться контрагенту, не имеющему возможности вести электронный документооборот. Т. е. мы можем у себя вести электронный документооборот, а внешнее общение может быть смешанным?

Как отмечено в пункте 1 статьи 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронном виде только по взаимному согласию сторон сделки, имеющих у себя совместимые технические средств и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур. Следовательно, если такое согласие между сторонами не достигнуто, то продавец составляет (выставляет) счета-фактуры только на бумажном носителе. Продавец может выставить покупателю бумажный счет-фактуру взамен электронного только в том случае, если покупатель, давший согласие на применение электронного обмена, по каким-либо причинам не получил от продавца направленный в его адрес электронный счет-фактуру (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137).

Аналогичные нормы, требующие взаимного согласия сторон, присутствуют и в правилах обмена иными электронными документами (ст. 160 ГК РФ, ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ). При этом с 1 января 2013 года законодательно закреплена возможность составления первичного документа в электронном виде, заверенного электронной цифровой подписью, с обязательным представлением бумажной копии другому лицу или в государственный орган в случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ или договором (п. 5 и п. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В «1С: Бухгалтерии 8» в случае отсутствия соглашения с контрагентом электронные документы не формируются, в строке Состояние ЭД присутствует запись: Нет действующего соглашения об использовании ЭД.

Налоговая отчетность подписывается одной подписью — руководителя. Счета-фактуры и ТОРГ-12 имеют две подписи — руководителя и главного бухгалтера. Значит, нужны два сертификата ЭЦП?

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ и пунктом 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 определено, что электронный счет-фактура подписывается электронной подписью только руководителя организации (или иного уполномоченного лица).

Аналогично приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» предусмотрен порядок подписания товарной накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг) одним уполномоченным лицом, имеющим сертификат ЭЦП. Правомерность подписания электронных первичных документов одной подписью поддерживают и судебные органы (постановление ВАС ВВО от 11.08.2010 № А43-5226/2010).

Следовательно, применение электронного документооборота в отношении ТОРГ-12, оформляемых в соответствии с приказом ФНС России № ММВ-7-6/172@, и счетов-фактур не требует наличия 2-х сертификатов ЭЦП.

Как совместить обмен бумажными и электронными счетами-фактурами, в частности, нумерацию документов?

Порядковый номер является обязательным реквизитом счета-фактуры (пп. 1 п. 5, пп. 1 п. 5.1. ст. 169 НК РФ, п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137). Однако конкретные правила нумерации счетов-фактур данным нормами не устанавливаются.

• нумерация должна быть возрастающей в целом по организации и сквозной;
• период возобновления нумерации может устанавливаться любым: день, месяц, квартал, год и т. д.;
• в состав номера могут входить не только цифры, но и цифры с буквами, а также иные знаки. Исключение составляет только разделительный знак, который Минфин России не рекомендовал налогоплательщикам применять в нумерации счетов-фактур во всех иных случаях, отличных от реализации товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения или участником товарищества или доверительным управляющим (письма Минфина России от 22.05.2012 № 03-07-09/59, от 15.05.2012 № 03-07-09/53, от 15.05.2012 № 03-07-09/52).

Таким образом, должна соблюдаться сквозная возрастающая нумерация бумажных и электронных счетов-фактур.

В то же время, согласно абзацу 2 пункта 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в порядке нумерации, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не должны являться основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» номер счету-фактуре присваивается автоматически при составлении и проведении документа Счет-фактура выданный, поэтому при дальнейшем формировании на основании этого документа электронного счета-фактуры его номер не изменяется и соответствует общей хронологии.