Акт на представительские расходы, образец

Акт на списание представительских расходов

Что понимается под представительскими расходами? Определение таких затрат приведено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы организации на официальный прием и обслуживание представителей других организаций (которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества), а также участников организации (которые прибыли на заседания совета директоров или иного руководящего органа). Представительские расходы включают в себя следующие статьи:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В целях признания расходов представительскими не имеет значения место проведения указанных выше мероприятий. С другой стороны, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Для того, чтобы у проверяющих не возникло вопросов по поводу обоснованности признания представительских расходов, их необходимо подтвердить документально (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). В первую очередь, понадобится приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем указываются цель, место проведения мероприятия, а также лица, которые будут в нем участвовать. Помимо приказа руководитель утверждает смету представительских расходов. А подтверждением факта проведения представительского мероприятия будет являться отчет, который рассматривается финансовым ведомством также как один из необходимых документов (Письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). А нужен ли акт на списание представительских расходов?

Акт на списание расходов (образец для представительских затрат)

Мы приводили в нашей консультации образец заполнения отчета по представительским расходам. Если в этой форме приведен перечень понесенных расходов, отчет сможет заменить собой и акт на списание. Естественно, к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие такие расходы (акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные, чеки ККТ и т.д.).

С другой стороны, в отчете может не приводиться детализация представительских расходов, а указана лишь их общая сумма. В этом случае в отчете делается отсылка на акт списания представительских расходов, в котором будет приведен подробный перечень затрат. И уже к акту нужно будет приложить первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Акт обычно составляется комиссией в одном экземпляре и утверждается руководителем организации.

Сказанное означает, что акт не является обязательным документом и может составляться как дополняющий к отчету о представительском мероприятии.

Для примерной формы акта на списание представительских расходов образец скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Приведем для акта на списание представительских расходов образец заполнения.

Пред. / След. Скачать примерную форму акта о списании представительских расходов можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов

Расходы на представительские мероприятия в общем случае учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности и отражаются следующим образом (ПБУ 10/99, Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. — Кредит счетов 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

В налоговом учете представительские расходы нормируются. При налогообложении прибыли учесть представительские расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно в размере не более 4% от расходов на оплату труда в том отчетном (налоговом) периоде, в котором представительское мероприятие было проведено (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Представительские расходы: образец акта 2019

Зачем нужен акт о представительских расходах? Любые затраты компании, на которые планируется уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение прибыли. Таким образом, условие о документальном оформлении должно быть выполнено. Предлагаем вниманию читателей образец акта о представительских расходах.

Эталона нет

Одним из условий для признания затрат организации при расчете налога на прибыль является их документальное обоснование (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом списка документов, которые следует оформлять в тех или иных случаях, нет.

Поэтому в качестве документального подтверждения могут служить любые документы, с помощью которых можно обосновать факт и размер понесенных расходов. Причем зачастую оправдательные документы могут приниматься в расчет только в совокупности с другими. Например, акт о представительских расходах 2019 используется совместно с другими первичными документами, в частности, кассовыми чеками. Такие выводы следуют из определения Конституционного суда от 04.06.2007 № 320-О-П, определения ВАС от 17.06.2009 № ВАС-5445/09.

Требование контролеров

Официально утвержденного перечня первичных документов, подтверждающих представительские расходы, не существует. Однако в своих разъяснениях контролеры приводят примерный список документов, необходимых для обоснования представительских расходов. Среди них акт о представительских расходах на встречу (образец см. в конце статьи).

Согласно последним разъяснениям финансистов для подтверждения представительских расходов достаточно всего двух документов:

  • отчета о представительских расходах;
  • авансовый отчет.

В совокупности с кассовыми чеками с их помощью можно подтвердить расходы (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288). Однако в предыдущих разъяснениях по данному вопросу список документов, которыми обосновывают правомерность включения представительских расходов в налоговую базу, был обширнее. В том числе, туда входил акт об осуществлении представительских расходов.

Как любой другой первичный документ акт должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Иными словами, он должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Затраты на проведение мероприятий с участием представителей контрагентов с целью налаживания (продолжения) сотрудничества, равно как и расходы на организацию заседаний руководящего органа фирмы, считаются представительскими расходами.

Казалось бы, почему не достаточно кассового чека из ресторана? Дело в том, что в чеке нет информации о лицах совершивших операцию, и чек онлайн-кассы свидетельствует только о факте оплаты товаров, работ или услуг (абз. 9 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Предлагаем вниманию читателей образец акта 2019 о представительских расходах, подготовленный нашими специалистами. Этот документ, с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими приобретение товаров или оплату услуг, подтверждает факт осуществления сотрудником представительских расходов.

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

  • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
  • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
  • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

  • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
  • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
  • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
  • подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

  • когда и где было проведено мероприятие;
  • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
  • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
  • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
  • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.