Акт об утрате документов
Восстановление кадрового учета 2019: пошаговая инструкция
краткая примерная пошаговая инструкция по наведению порядка в кадрах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом
В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам.
Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.
Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.
Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.
Итак, с чего начнём?
Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами
Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.
Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти
Удобна в качестве справочной «литературы» большая справочная база по кадровому делопроизводству , доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик». В этой базе оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет
Посмотрите этот список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.
Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.
Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство.
И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.
Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы
А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.
Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время.
Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.
Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.
Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.
Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.
Определяем лиц, ответственных за документы
При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.
В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:
Приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк (в свободном доступе) >>
В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть разные образцы таких приказов и другие документы, оформляемые при назначении работников ответственными за что-либо и поручении различной работы, а также консультации по теме.
До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.
Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля
А. Проверяем штатное расписание.
Если у Вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму N Т-3 >> По вопросу использования форм Госкомстата и утверждения работодателем «своих» форм таких документов . На сегодняшний день работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Госкомстатом, при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами. Вам пригодится имеющийся на сайте в свободном доступе образец штатного расписания (заполненный) >>
При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.
Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.
Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.
Прочитайте материалы сайта (доступ свободный): » Штатное расписание: форма и содержание», » Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание». Вам может понадобиться документ — Приказ об утверждении штатного расписания>> Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут ознакомиться с пошаговой процедурой принятия нового штатного расписания, образцами документов, упомянутых в данной процедуре, публикацией «Принятие нового штатного расписания и его последствия».
Б. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.
Проверяем имеющиеся в компании ПВТР и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):
- законодательству,
- учредительным документам,
- коллективному договору, соглашениям,
- иным локальным нормативным актам,
- действительности.
Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Особенно рекомендуем прочитать статью (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик») » СОСТАВЛЯЕМ ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА: ЗАКОННЫЕ, ПРОДУМАННЫЕ И ВЫГОДНЫЕ РАБОТОДАТЕЛЮ» Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом.
Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники
А. Проверяем, как оформлен директор.
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, необходимые образцы документов, статьи и консультации там же.
Б. Дальше проверяем, как оформлены работники
До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников.
Далее проверим трудовые договоры с работниками.
Основные правила, которые учтём при проверке:
— трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;
— условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;
— условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.
Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.
Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.
Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.
Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.
Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50000 рублей. Получится, что у работника оклад 50000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?
Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.
Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.
Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.
Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет методичка «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»).
В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры.
В. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.
Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. За основу могут быть взяты формы Т-1 и Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.
Приказ о приеме на работу должен быть издан по каждому работнику.
Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.
Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника.
Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами.
Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут почитать доступную им статью » Типичные ошибки в приказах о приеме на работу».
Г. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.
Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки.
Д. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.
Нужно проверить:
- ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
- заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
- правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
- заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
На нашем сайте есть в свободном доступе практическое руководство по ведению трудовых книжек и образцы записей в них >>
Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чревато штрафами при проверке Гострудинспекции. Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения
А. Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы).
Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:
- совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,
- дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора),
- вместо совмещения оформлено совместительство,
- и др.
Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их.
С этой целью подписчики журнала «Кадровик-практик» могут изучить доступную им методичку «Поручение работнику дополнительной работы».
Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.
Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:
- отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,
- отсутствуют приказы о переводах,
- работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,
- в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.
Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их (если возможно) нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи.
С этой целью подписчики журнала «Кадровик-практик» могут изучить доступную им методичку «Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов» и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу
В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.
Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.
Различные виды увольнений оформляются по-разному. В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть таблица «Cостав документов для увольнений (таблица)». Частично это таблица есть также на нашем сайте для кадровиков – «Состав документов для увольнений (таблица)»
Пользуясь ею, Вы можете проверить, все ли документы-основания имеются «под» каждый приказ об увольнении.
Наиболее распространенные нарушения – это как раз отсутствие таких документов.
По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.
Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.
- Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет
Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один).
Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время»
А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.
Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:
— документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),
— режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,
— документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.
Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия.
Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).
Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени.
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести.
Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».
В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.
Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Введение и отмена неполного рабочего времени для работников, Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя.
Г. Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен (ст. 96, ст. 99 ТК РФ). Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): методичку «Сверхурочная работа», статьи Работа в ночное время: теория и практика для новичков, Споры, связанные с работой в ночное время.
Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать. Все необходимые для оформления сверхурочных работы документы (приказы, уведомления, заявления и др.), образцы их заполнения, консультации Вы найдёте в в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Там же процедуры привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
Также при проверки соблюдения норм о рабочем времени рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Изменение полной продолжительности рабочего времени на сокращенную и изменение сокращенной продолжительности рабочего времени на полную нормальную, Споры о сокращенном рабочем времени, Разделение рабочего дня на части. Теория, Разделение рабочего дня на части. Практика, Учет рабочего времени без досадных ошибок, Заполнение табеля учета рабочего времени, Предпраздничный рабочий день: практические ситуации, Выходные и нерабочие праздничные дни. Привлечение к работе в выходные и праздники, Обучение работников в их выходные дни.
Д. Если в компании кто-то из сотрудников трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то следует обратить внимание на следующее. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Проверьте, есть ли такой перечень в названных документах, полный ли он. Если обнаружите, что перечень отсутствует, или он неполный, то внесите в данные документы изменения в установленном законом порядке. Рекомендуем прочитать: Ненормированный рабочий день (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Е. Если в компании организована сменная работа, то проверьте, существуют ли графики сменности в компании, правильно ли они составлены и утверждены, ознакомлены ли Ваши работники с графиками сменности вовремя, не работают ли работники по 2 смены подряд.
Если обнаружили непорядок с графиками сменности, то приведите их в порядок, утвердите, как положено, и ознакомьте работников под подпись. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Сменная работа: теория и практика для новичков, Режим гибкого рабочего времени: теория и практика для новичков, Споры, связанные с гибким рабочим временем. Современная судебная практика, Работа по графикам: актуальные споры на практике.
Ж. Если в компании суммированный учёт рабочего времени, то нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка. Дело в том, что согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Поэтому, проверьте, установлен ли этот порядок. Если нет, то внесите соответствующие изменения в Правила. Ознакомьте с изменениями работников. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Суммированный учет рабочего времени: теория и практика для новичков , Суммированный учет рабочего времени: споры и вопросы практики
Продолжение инструкции >> доступно для зарегистрированных пользователей сайта. Для чтения продолжения инструкции зарегистрируйтесь на сайте. Если Вы уже зарегистрированы, то авторизуйтесь и читайте продолжение пошаговой инструкции по восстановлению кадрового делопроизводства >>
Восстанавливаем утраченные кадровые документы
Восстанавливаем кадровую документацию
Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:
- при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
- с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
- в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
- порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
- книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.
Риски и сложности
Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.
Во-первых, отсутствие документов несет для работодателя серьезные риски. Мы сейчас говорим даже не о ст. 5.27 КоАП РФ с ее штрафами в 50 и 701 тысяч рублей для организации. Мы о тех возможных последствиях, которые могут возникнуть в связи с отсутствием определенных документов у работодателя. Например, риски близко познакомиться со штрафами до 500 0002 руб. от Федеральной миграционной службы либо получить административное приостановление деятельности компании3 за отсутствие документов по охране труда, если проверяющие сочтут, что это создает угрозу жизни и здоровью сотрудников или третьих лиц. А ведь может случиться и совсем плохое. Например, несчастный случай с тяжелыми последствиями или смертельным исходом. Единственный способ для ответственных лиц организации (генерального директора, непосредственного руководителя, специалиста по охране труда) избежать в этом случае уголовной ответственности – это доказать, что в компании выполняются все необходимые нормативы, сотрудники прошли обучение и имеют соответствующие допуски. А как это сделать без документов? Результат их отсутствия – возможность лишиться свободы сроком до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет4.
Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме дубликатов, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.
Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись
К этой группе документов относятся:
- ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
- являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
- приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
- ЛНА и иные ОРД, которые касаются отдельных групп работников (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (если они не являются приложением к трудовым договорам) и др.);
- приказы по личному составу и личные карточки работников (которые касаются тех работников, которые в них прямо поименованы).
Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».
Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.
Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.
Есть те, кто принципиально откажется подписывать дубликат. Мотивировки могут быть разными, но самая распространенная: «Я не помню, что там было изначально, вдруг вы уже все поменяли». Здесь может помочь только агитация с напоминанием, что эти документы нужны не только организации, но и работнику, не зря же они должны хранится 50 (75) лет, а то и вообще постоянно. В общем, спасет только хорошо поставленная разъяснительная работа.
Есть работники, которые уже уволились. Получить их подписи в большинстве случаев будет просто невозможно. Продемонстрировать их подписи смогла бы заверенная копия утерянного документа, но где ж ее взять.
К каждому восстановленному документу с подписями, которые удалось собрать, обязательно приложите копию акта о том, когда и при каких обстоятельствах был утрачен оригинал.
А еще лучше – сразу издать приказ о восстановлении утраченных документов с указанием причин и ссылкой на подтверждающие факт их утери документы. С таким приказом нужно будет ознакомить всех работающих в компании под личную подпись, после чего предложить им ознакомиться под подпись с документами, которые касаются их трудовой деятельности, при отказе – сделать об этом отметку непосредственно на этих документах.
Сложнее всего – с личными карточками уже уволенных работников. Ведение личных карточек является обязанностью работодателя. Поэтому рекомендуем восстанавливать все утраченные личные карточки. А во избежание претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции в разделе «Дополнительные сведения» указывать: «Повторно оформлена <дата> взамен утерянной (<ссылка на приказ>), первоначально оформлена <дата>».
Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись
К этой группе относятся всем известные документы, которые обязательно должны быть в каждой организации, использующей труд работников: штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др., а также некоторые документы, которые на практике могут понадобиться работодателям для тех или иных целей работы с персоналом (например, штатная расстановка).
См. статью «Когда понадобится штатная расстановка» журнала № 5 2018
Хорошая новость – договариваться с работниками об ознакомлении с ними не надо. Плохая – восстанавливать ряд из них надо обязательно, и для отдельных случаев есть свои особенности. Так, очень важно, чтобы содержание восстановленного штатного расписания соответствовало всем остальным документам, которыми оформлялись организационно-штатные мероприятия (например, по сокращению численности и/или штата работников), трудоустройство, переводы и увольнения всех работников за соответствующий период. Аналогичные правила действуют и для штатной расстановки, если понадобится восстановить и этот документ.
Акт об отсутствии документов
Когда составляется
Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.
При обнаружении пропажи документов в организации
Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.
Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:
- сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
- основание для образования комиссии;
- выясненные причины пропажи;
- выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
- подписи всех лиц, участвовавших в процессе.
|
Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест» Акт об утрате документов
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее: 23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019. В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт. Председатель комиссии Петров Петров А.А. Члены комиссии: Иванова Иванова А.А. Сидорова Сидорова А.А. С актом ознакомлены: Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А. |
В почтовом отправлении
Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.
Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.
|
Акт о несоответствии вложения представленной описи
28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест». В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:
Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.). Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019. Акт составлен в трех экземплярах. Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А. Секретарь Петрова Петрова А.А. Специалист почтового отделения Иванова Иванова А.А. |
В суде
Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.
В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.
Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.
|
Басманный районный суд города Москвы АКТ об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях (документов, поданных в электронном виде)
В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019. При поступлении почтового отправления установлено:
Настоящий акт составлен в 3 экземплярах. Подписи: Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А. Секретарь Иванова Иванова А.А. Секретарь Сидорова Сидорова А.А. «28» октября 2019 г. |
Обязательные реквизиты
При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:
- название предприятия и его реквизиты;
- место составления и дата;
- название;
- текст;
- ссылка на приложения (если есть);
- подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.
Ответственность
Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.
Документы
Как известно, потеря паспорта – это большая неприятность. Конечно, его можно восстановить, но вы заплатите немаленький штраф, потратите очень много времени на восстановление этого необходимого документа. Может произойти и так, что вы случайно оставили другие важные документы, которые везли с работы домой или наоборот.
Что делать, если документы были потеряны или найдены?
Бывают такие ситуации, когда вы находите документы и решаете помочь человеку, потерявшему их, но у вас совершенно нет времени. Тогда можно попробовать разыскать владельца документов при помощи сайта в интернете. Обратитесь на электронную бесплатную доску объявлений «Находка». Если же вы потеряли документ, просмотрите внимательно все объявления, возможно, что и не придется давать свое. Если же не нашли, то зарегистрируйтесь и подайте свое объявление. Пользоваться сайтом очень просто:
- нужно набрать в поисковике: «Доска объявлений Находка»;
- выбрать категорию «Документы»;
- написать где и при каких обстоятельствах вы нашли или потеряли документ, на чье он имя и т.д.
Заходите на нашу страницу, и, возможно, доска объявлений «Находка» поможет вам. Мы надеемся, что ваши документы обязательно найдутся, или с нашей помощью вы поможете людям в поиске.
Акт об утрате документов
Похожие документы
- Акт об утрате груза, переданного экспедитору
- Акт об утрате груза
- Акт об утрате бланков открепительных удостоверений для голосования на выборах
- Акт об утерянных бланках
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма № ТОРГ-2 (образец заполнения)
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров. Унифицированная форма № ТОРГ-3 (образец заполнения)
- Акт об установлении факта нарушения работником трудовых обязанностей — появление работника на работе в состоянии алкогольного опьянения (образец заполнения)
- Акт об установлении трудового стажа работников организации в связи с массовой утратой трудовых книжек (образец заполнения)
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров. Унифицированная форма № ТОРГ-3 (образец заполнения). Вариант 2
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма № ТОРГ-2 (образец заполнения). Вариант 3
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма № ТОРГ-2 (образец заполнения). Вариант 2
- Акт об установлении факта уклонения сотрудника от прохождения обязательного медицинского осмотра (образец заполнения)
- Акт об установлении времени простоя автотранспортных средств под погрузкой (разгрузкой) груза
- Акт об установлении факта нарушения работником порядка работы с конфиденциальными документами
- Акт об установлении ненадлежащего качества нефтепродуктов
Добавить комментарий