Акт приема передачи при увольнении, образец

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

• «Положение об оплате труда работников — образец 2019 — 2020»;
• «Положение о системе управления охраной труда — образец».

Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:

Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в готовое решение.

К числу таких требований можно отнести следующие:

• акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
• до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум, имущества и денежных средств, в кассе и на расчетном счете, и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
• сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

• общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
• описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
• указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
• порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
• наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
• факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
• общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

• «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
• «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

• разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
• в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
• организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
• обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
• другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

• «Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы»;
• «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ о проведении инвентаризации — это распорядительный документ компании, в котором содержатся указания о том, по какой причине, в какие сроки и какими силами должно быть проведено это мероприятие. Мы подробно расскажем, как правильно составить документ.

Инвентаризация нужна компании, чтобы проверить, какое имущество у нее фактически имеется и каково состояние ее финансовых обязательств. Это мероприятие проводят по определенным правилам в несколько этапов. Но для начала необходимо издать приказ на инвентаризацию по новым стандартам (для бюджетных организаций важно учесть изменения, касающиеся учета БСО и подарков).

Когда проводят проверку

Приказ обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.

Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой отчетности (потребуется инвентаризировать все активы и обязательства);
• при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
• после чрезвычайных ситуаций — пожаров, наводнений, иных бедствий;
• при выявлении хищений или порчи имущества.

Инвентаризация при составлении годовой отчетности

Порядок, сроки проведения и перечень объектов устанавливаются в учетной политике. На ее основе ежегодно составляется образец приказа на инвентаризацию перед годовым отчетом. Перечислите в нем состав комиссии, наименование инвентаризируемых активов и обязательств, даты начала и окончания, сформулируйте причину:

необходимость составления годовой бухгалтерской отчетности.

Как составить распоряжение на проверку по форме № ИНВ-22

Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 утверждена форма № ИНВ-22 — на ее основе подготовлен образец приказа о проведении инвентаризации 2020. Формой ИНВ-22 необходимо пользоваться независимо от того, с чем связано разбирательство, является ли оно полным или частичным, было заранее запланировано или проводится неожиданно.

Приказ содержит:

• конкретную цель проведения — инвентаризация товаров, основных средств, активов, дебиторских задолженностей, всего имущества;
• перечисление подразделений организации, где проведут проверку, к примеру, только на складе или в ином отделе, по всей компании;
• период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
• состав комиссии, в том числе Ф.И.О. ее председателя, — в нее разрешено включать не только сотрудников компании, способных оценить состояние имущества и обязательств, но и сторонних аудиторов;
• данные о приказе: его дата, номер, информация о подписавшем распоряжение руководителе.

После того как устанавливающий документ подготовлен, его необходимо зарегистрировать в журнале для учета контроля исполнения таких решений. Соответствующую форму реестра возьмите из постановления Госкомстата № 88 — форма № ИНВ-23. Это необязательно, компаниям разрешено разработать собственный вариант журнала, но для удобства пользуйтесь шаблоном, предложенным чиновниками.

Важно, чтобы с приказом были ознакомлены все перечисленные в нем работники. Подписи они ставят непосредственно на листе, содержащем данные о предстоящей проверке, либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

О намерении провести сопоставление товаров, запасов, ценностей на бумаге и в действительности надо уведомить под подпись и материально ответственных лиц того подразделения, где проводится сверка.

Пример: как составить приказ на инвентаризацию материальных ценностей (образец 2020 года)

Шаг 1. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, уточняем номер приказа и дату его составления.

Шаг 2. манта, уточняя, какое мероприятие проводится и кто из сотрудников в нем участвует: приказ на инвентаризацию содержит полные Ф.И.О. сотрудников, но при перечислении допускается сокращать их имена и отчества.

Шаг 3. Указываем, что надо проверить и в каком подразделении, объясняем причины, по которым необходимо провести сравнение реальных запасов, ценностей, товаров и указанных в документах. В нашем случае пример причины инвентаризации в приказе содержит формулировку:

Выявление факта хищения ценностей со склада охранником.

Одновременно вписываем даты начала и окончания процедуры анализа состояния имущества.

Шаг 4. Последнее — определить последнюю дату сдачи отчета по итогам сверки, подписать у руководителя, назначившего проверку.

Вот так выглядит готовое распоряжение.

Составление приказа в произвольной форме

Приказ допускается составлять и в произвольной форме. Но существует перечень сведений и реквизитов, которые обязательно указать в официальном документе:

• наименование фирмы;
• дата составления и номер документа;
• объекты и цель проведения проверки;
• перечень задействованных подразделений;
• период проведения;
• сроки предоставления результатов;
• состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей каждого ее члена;
• фамилия, имя, отчество и подпись руководителя.

Инвентаризация и оформление ее результатов

Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.

По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2019, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2020. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие документы:

• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
• инвентаризационная опись;
• объяснительная записка.

Подведение итогов

После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:

• наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• название подразделения, где проводилась инвентаризация;
• наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
• список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• описание результатов проверки;
• перечень выступавших на заседании;
• принятое решение;
• заключение комиссии;
• выявленные нарушения (если они есть);
• виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
• подписи председателя и всех членов комиссии;
• приложения.

В качестве иллюстрации дадим вариант протокола.

Чтобы с легкостью составить подобный документ, скачайте образец оформления протокола заседания, прикрепленный к статье.

В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:

• акты и описи проведенной инвентаризации по формам ИНВ по каждому материально ответственному сотруднику, объекту, складу или подразделению;
• список неподходящей для дальнейшего использования продукции;
• перечень недостающей или излишней продукции с указанием цены;
• объяснительные записки материально ответственных работников или иных должностных лиц.

Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:

• по срокам и способам устранения недостач, по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
• по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукции;
• иные предложения касательно работы с подвергшимися инвентаризации ценностями.

Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то протокол инвентаризации нет необходимости составлять.

На основании такого протокола руководитель издает приказ по итогам инвентаризации.

Приказ по итогам инвентаризации

В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:

• наименование организации и ее организационно-правовая форма;
• реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
• дата и номер приказа;
• преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризации (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
• приказная часть.

В последней части приказа отражают следующие пункты:

• результаты проверки подлежат утверждению;
• необходимо обозначить требование об урегулировании расхождений, выявленных в ходе инвентаризации и зафиксированных в соответствующих документах;
• назначается сотрудник, как правило, из бухгалтерии, который ответственен за исполнение требований настоящего приказа, связанных с устранением ранее выявленных в ходе проверки расхождений;
• назначается сотрудник, ответственный за контроль выполнения распоряжений, зафиксированных в положениях приказа о подведении итогов.

После подписания приказа первым лицом компании бланк передается ответственному сотруднику, уполномоченному ознакомить обозначенных сотрудников с положениями приказа под подпись.

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Трудовые споры » Как правильно провести инвентаризацию и передачу ТМЦ при увольнении материально ответственного лица в магазине, когда прежний работник еще не уволен, а новый еще не принят?

При увольнении материально ответственного лица (заведующий магазином) проводится инвентаризация, однако вновь принимаемый работник еще не принят на работу, т.к. на одной штатной единице не могут быть два сотрудника.

Вопрос:

Как правильно провести инвентаризацию и передачу ТМЦ при увольнении материально ответственного лица в магазине, когда прежний работник еще не уволен, а новый еще не принят?

Ответ юриста

Материально ответственными лицами могут являться заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, в трудовой договор с которыми включено соответствующее условие, а также работники, непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество, с которыми заключены письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и включенные в перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (ч. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ).

Такие работники обязаны возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере, размер которого и причины его возникновения устанавливаются по результатам проверки, проводимой работодателем. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Кроме того, обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (ст. ст. 242, 247 ТК РФ).

При смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Материально ответственные лица освобождаются от занимаемых должностей после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту.

В ситуации, когда на место работника еще не принят новый работник, товарно-материальные ценности может принять по акту приема-передачи работник, временно исполняющий его обязанности, его заместитель и другие материально ответственные лица. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего цеха (подразделения) (п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо при малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 N 49)). Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации, в него включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний).

Руководитель организации издает приказ (распоряжение), которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, причины инвентаризации, сроки, виды инвентаризируемого имущества. Форма данного приказа произвольная. При издании приказа можно воспользоваться формой, приведенной в Приложении 1 к Методическим указаниям.

{Вопрос: Каков порядок передачи товарно-материальных ценностей при увольнении материально ответственного лица? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}}

Подборка документов:

Вопрос: …Могут ли в период инвентаризации при смене материально ответственных лиц два работника (новый и увольняющийся) занимать одну позицию в штатном расписании? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2016) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}