Аренда авто в командировке

Аренда автомобиля в командировке: как оформить и учесть

Аренда автомобиля в командировке становится все более частым и все более популярным явлением. И если для работника это сплошное удобство, то у бухгалтера может вызывать ряд вопросов и даже некоторые затруднения. Попробуем разобраться. Начнем с вопроса: а нужно ли вообще возмещать работнику затраты на аренду авто в командировке?

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Право работника на возмещение расходов, понесенных в связи со служебной поездкой, закреплено в ст. 167 ТК РФ. Ст. 168 ТК РФ конкретизирует, какие именно это могут быть расходы, и называет в числе прочего расходы на проезд. Что именно следует к ним относить, в ТК РФ не прописано, однако установлено, что порядок и размер возмещения командировочных в коммерческих фирмах определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, чтобы работники могли использовать в командировках арендные авто и получать за них компенсацию, это нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о командировках и т. п.

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оправдательными документами в данном случае будут (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@):

• договор аренды транспортного средства (ст. ст. 633, 643 ГК РФ);
• документы о внесении арендной платы (чеки, счета и т. п.);
• документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Компенсировать нужно и бензиновые траты. Для этого нужны чеки на оплату ГСМ, а также документы, подтверждающие пробег автомобиля.

Налоги и учет

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Зарплатные отчисления с данных возмещений делать не нужно: они подпадают под освобождение от НДФЛ и взносов как компенсации, связанные с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 закона «О страховании от НС и ПЗ» от 24.7.1998 № 125-ФЗ).

В бухучете расходы нужно провести через счет 71 в корреспонденции с затратными счетами:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71 — списание расходов по авансовому отчету.

Дт 71 Кт 50, 51 — возмещение перерасхода. Или:

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованных сумм.

См. также: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Аренда автомобиля — командировочные расходы

Вопрос: Работники организации часто ездят в командировки в Германию. Во время нахождения в командировке работникам приходится переезжать по территории Германии из одного города в другой. В случае переезда группы работников дешевле арендовать автомобиль, чем ехать поездом (учитывая расходы на проезд от гостиницы до вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе).
Может ли организация учитывать расходы на аренду автомобиля для проезда работников к месту командировки и обратно для целей исчисления налога на прибыль?
Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в командировке?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время командировки в целях налогообложения и сообщает следующее.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик — российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).
При этом ст. 252 НК РФ предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Таким образом, расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, по нашему мнению, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.
В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
Касательно обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке сообщаем следующее.
Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Исходя из вышеизложенного суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.
При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей.
В соответствии со ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды следует обращаться в Минздравсоцразвития России.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
29.11.2010
—

Каршеринг в командировке

Подтверждающие документы для каршеринга

В упомянутом выше Письме УФНС РФ по Москве говорится:

Исходя из этого, расходы на каршеринг можно подтвердить несколькими документами.

1. Договор аренды автомобиля

Регистрируясь в приложении каршеринга, пользователь путем проставления соответствующей отметки принимает условия договора-оферты с каршеринговой компанией. Как правило, такие договоры обезличены, то есть в них не прописаны данные пользователя. Найти договор можно на сайте компании или скачать в личном кабинете в приложении. Например, клиент Belka Car при регистрации акцептует Договор присоединения и условия пользовательского соглашения.

Чтобы отчитаться о командировке, надо распечатать договор, а также скриншот профиля сотрудника в приложении.

Важный момент: если машина арендована за рубежом, то договор аренды нужно перевести на русский язык. Этого требует Положение по ведению бухучета в РФ.

2. Чек об оплате аренды

Сервисы каршеринга, как и агрегаторы такси, после завершения поездки присылают пользователю чек на электронную почту. Также его можно скачать из личного кабинета. Чек нужно распечатать и приложить к авансовому отчету.

3. Маршрут поездки

Маршрут движения автомобиля можно отнести к иным документам, подтверждающим факт того, что командированный пользовался арендованной машиной. Обычно информация о маршруте содержится в разделе «Поездки»/»История поездок». Например, пользователи «Яндекс.Драйв» в разделе «Поездки» могут найти информацию о всех совершенных поездках. На карточке поездки указаны:

• адрес начала и окончания маршрута;
• время начала и окончания поездки;
• стоимость поездки.

Для отчета нужно сделать скриншот поездки, распечатать и приложить к отчету.

4. Служебная записка

В служебной записке нужно указать цель и маршрут поездки, ее стоимость. Также необходимо обосновать расходы на каршеринг в командировке — например, назвать причину, по которой невозможно было использовать общественный транспорт или такси.

Поскольку командированный оплачивает поездку из собственных денег (сервисы каршеринга предусматривают оплату с карт физических лиц), то именно служебная записка служит основанием для компенсации его расходов работодателем. После того как записку подписывает руководитель командированного, ее передают в бухгалтерию.

5. Авансовый отчет

Согласно пункту 26 Положения о командировках, вернувшись из рабочей поездки, сотрудник должен сдать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет с описанием трат и подтверждением в виде чеков и других документов.

На обратной стороне отчета в таблице нужно прописать названия всех документов, которые подтверждают пользование каршерингом, а также сумму расходов.