Диадок аннулирование документов

Как аннулировать документ

1. Если документ еще не подписан получателем (для счета-фактуры — нет извещения о получении), отправитель может аннулировать документ в одностороннем порядке. Согласия второй стороны не требуется — документ считается недействительным сразу после того, как отправитель подписал предложение об аннулировании.
2. Если документ подписан получателем (для счета-фактуры — есть извещение о получении), Диадок автоматически сформирует соглашение об аннулировании и позволит пользователю указать причину аннулирования или другие сведения в поле ввода комментария. Сторона, пожелавшая аннулировать документ, должна подписать соглашение и отправить его с запросом ответной подписи второй стороне.

Если вторая сторона не хочет признавать документ недействительным, она может отказать в аннулировании. При этом документ сохранит юридическую значимость.

Особенности аннулирования в Диадоке:

• Запрашивать аннулирование и отвечать на запрос могут только пользователи с электронной подписью.
• Запросить аннулирование может и отправитель, и получатель документа.
• Для внутренних документов аннулирование недоступно. Оно работает только для входящих и исходящих документов.
• В случае с документами, не требующими подписи получателя, аннулирование работает как в пункте 2.
• Чтобы получать уведомления по запросам на аннулирование, в настройках должна быть отмечена опция «О новых входящих документах», по ответам на аннулирование — опция «О результате подписания документов контрагентами».

Чтобы аннулировать документ в Диадоке, нужно открыть страницу документа и нажать на ссылку Аннулировать (см. рис. 1).

Рис. 1. Ссылка для аннулирования

В появившемся окне указать причину аннулирования в поле для комментариев и нажать кнопку Аннулировать (см. рис. 2).

Аннулировать электронный документ – не значит удалить его

Екатерина Артемьева, Synerdocs

Об аннулировании документов никто не задумывается до тех пор, пока не столкнется с этой необходимостью. Конечно, если речь идет о бумажных документах, вопросов не возникает – работать с ними привыкли и с законодательством разобрались, а как быть с электронными?

Один из наших абонентов недавно обратился к нам с вопросом:

«Несколько месяцев назад мы заключили договор на поставку сырья с одной из региональных компаний. Договор и сопроводительная документация, кроме товарно-транспортной накладной, в электронном виде (обменивались через сервис). В определенный срок условия договора не были выполнены, так как возникли непредвиденные проблемы на стороне поставщика, и до сих пор проблемы решить не удалось. Руководством было принято решение об аннулировании договора. Впервые у нас возникла подобная ситуация с электронными документами, возможно ли их аннулировать?»

Прежде чем перейти непосредственно к данной теме, сделаем небольшое отступление: если в законодательстве явно не прописано, что при работе с бумажными документами делать так, а с электронными – иначе, то практика их использования аналогична.

Так, обычно для бумажного документа составляется соглашение об аннулировании либо от документа просто избавляются. Под аннулированием электронного документа подразумевается лишение документа юридической силы, а не его удаление. Доказательством того, что электронный документ более не действителен, также является соглашение, подписанное сторонами сделки.

Любая из сторон формирует соглашение (в произвольной форме) об аннулировании, например, к договору, подписывает электронной подписью и отправляет на рассмотрение контрагенту. После подписания соглашения другим участником, документ признается утратившим свое действие и будет иметь статус «аннулирован».

Обратите внимание, в соглашениях указывается дата, начиная с которой документ признается недействительным, то есть до определенного момента он все же имеет силу. В дальнейшем данное соглашение можно представить в суде. Еще один нюанс процедуры – на сегодняшний день не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования, поэтому уточните этот вопрос у своего оператора. Если возможности аннулирования оператор предоставить не может, то соглашение можно составить и на бумаге, только при этом электронный документ будет храниться в сервисе с прежним статусом, то есть статуса «аннулирован» не будет.

Аннулирование – это все же крайний случай. Практика показывает, что к договорам чаще всего составляют дополнительные соглашения. Если была допущена ошибка в накладной, то можно составить акт о расхождении и также подписать обеими сторонами. К счетам-фактурам необходимо выставлять исправления или корректировки.

Вся сопроводительная документация, а именно: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные и т. д, – сохраняется и учитывается при вычетах по НДС. Первичные электронные документы, так же, как и бумажные, следует обязательно хранить в течение пяти лет.

Нашему абоненту мы рекомендовали создать упомянутое соглашение, которое беспрепятственно подписала вторая сторона. Если бы контрагентам все-таки не удалось договориться, то спор пришлось бы решать уже в судебном порядке. А это уже история для другой статьи.

В Диадоке появилась функция аннулирования документов

Бывают ситуации, когда организации необходимо признать документ недействительным. Причины могут быть разными: ошибки при составлении, аннулирование сделки и всех документов по ней и др.

Обычно участники сделки признают документы не действительными путем их уничтожения (например, рвут все бумажные экземпляры) или составления акта или соглашения об аннулировании.

Электронный документ в Диадоке, подписанный с обеих сторон, имеет юридическую силу. А значит, стороны, подписавшие его, получают права и несут обязательства. Чтобы признать его недействительным, можно также составить акт или соглашение, подписанное с обеих сторон.

» Аннулирование документа в Диадоке происходит просто. Для аннулирования документа любой участник электронного документооборота формирует соглашение об аннулировании, подписанное квалифицированной электронной подписью, и направляет контрагенту. Второй участник сделки подписывает это соглашение, и аннулируемый документ перестает быть юридически значимым. Такое электронное соглашение об аннулировании можно скачать и представить, например, в суд. «