Документы на отпуск

В соответствии с Трудовым кодек­сом РФ работникам предоставляются ежегодные оп­лачиваемые отпуска с сохранением места работы (дол­жности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной рабо­ты в данной организации. По соглашению сторон (ра­ботодатель и работник) оплачиваемый отпуск мо­жет быть предоставлен и до истечения шести меся­цев.

Рисунок — Документооборот по оформлению отпусков

Отпуск за второй и последующий годы работы мо­жет предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегод­ных оплачиваемых отпусков, установленной в дан­ной организации.

Очередность предоставления оплачиваемых отпус­ков определяется ежегодно работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работни­ки имеют право на отпуск без сохранения заработной платы; работникам, совмещающим работу с обу­чением в образовательных учреждениях высшего про­фессионального образования, имеющих государствен­ную аккредитацию, работодатель предоставляет допол­нительные отпуска с сохранением среднего заработка.

Основанием для предоставления работнику оче­редного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска пре­доставляются на основании личного заявления.

Форма заявления об отпускеунифицирована в УСОРД и со­держит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразде­ление, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте указывает­ся вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжи­тельность (количество дней), основание для получе­ния отпуска. Многие кадровые службы разрабатыва­ют для заявления о предоставлении отпуска трафа­ретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руко­водителя структурного подразделения.

График отпусковявляется документом, обязатель­ным как для работодателя, так и для работника. Он фиксирует очередность пре­доставления оплачиваемых отпусков.

Форма графика отпусков унифицирована в Альбо­ме унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплате.

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении по меся­цам календарного года ежегодных оплачиваемых от­пусков работников организации. График отпусков со­ставляет кадровая служба не позднее чем за две не­дели до наступления календарного года на основе данных структурных подразделений. Руководители структурных подразделений предварительно согласо­вывают с работниками планируемые даты отпусков, учитывая их пожелания, наличие льгот на получение отпуска, специфику работы подразделения. График подписывает руководи­тель кадровой службы, визируют руководители струк­турных подразделений, согласовывает профсоюзный орган, утверждает руководитель организации. Форма Т-7 графика отпусков предусматривает внесение из­менений о переносе срока отпуска. Первый экземп­ляр графика хранится в отделе кадров, второй — пе­редается в бухгалтерию, третий экземпляр (или вы­писки из графика) направляется в структурные под­разделения.

Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала от­пуска не позднее чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется с примене­нием типовой формы Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»или формы Т-ба»Приказ (распоряжение) о предоставлении от­пуска работникам».

Текст приказа о предоставлении отпуска начина­ется словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», затем указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число рабочих (календар­ных) дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на рабо­ту. Основанием для издания приказа о предоставле­нии отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.

Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземпля­рах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадро­вой службе, копия приказа передается в бухгалте­рию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под рас­писку.

На основании подлинника приказа кадровая служба вносит отметки об отпуске в формы Т-2 или Т-2ГС, а бухгалтерия производит расчет причитающихся ра­ботнику выплат.

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса «Мое дело».

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

+

Дополнительный оплачиваемый отпуск (если он предоставляется)

=

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Вывод: общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для различных работников может быть разной и зависит, в том числе, от того, предоставляется ли им вместе с основным дополнительный отпуск или нет (ст. 120 Трудового кодекса РФ). 📌 Реклама

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника – 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают – 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

📌 Реклама

Комментарий: – Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

📌 Реклама

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей – такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

📌 Реклама

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

📌 Реклама

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

– работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

– работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

📌 Реклама

– письменное согласие работника на перенос отпуска;

– приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

– заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

– согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел «Перенесение отпуска»:

– графу 8 «Основание (документ)»;

– графу 9 «Дата предполагаемого отпуска».

Комментарий:– Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул – законным и обоснованным.

📌 Реклама

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница– внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

📌 Реклама

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

📌 Реклама

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

– в специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

– на ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

– в специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

– на индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

– на приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

📌 Реклама

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

– график отпусков по форме № Т-7;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 – на одного работника или по форме № Т-6а – на группу работников;

– записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

– в личной карточке работника (форма № Т-2);

– в его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код «ОТ» (цифровой код «09»), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код «ОД» (цифровой код «10»), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

📌 Реклама

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

– если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

– если отпуск перенесен на другой день;

– если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

📌 Реклама

– если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.

Комментарий: – Полагаю, что целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) положение, в соответствии с которым заявление на отпуск должны подавать все работники, как уходящие в отпуск строго по графику, так и планирующие использовать его вне графика.

📌 Реклама

Это поможет избежать, например, ситуации, когда работник планировал перенести свой отпуск, но не успел согласовать это с работодателем, а все документы на отпуск уже оформлены и отпускные рассчитаны. Так можно «подстраховаться» и на случай, если кадровик или другой работник, ответственный за оформление отпусков, упустил из внимания срок ухода в отпуск какого-либо работника, в связи с чем отпуск не был своевременно оформлен и оплачен.

Сотруднику можно предоставить отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, а также по другим основаниям, перечисленным в ст. 77 ТК РФ. Единственное исключение — если увольнение связано с виновными действиями самого работника (ч. 2. ст. 127 ТК РФ). Например, прогулом, появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения, утратой доверия и т.п.

Скачайте документы, которые помогут правильно оформить отпуск с дальнейшим увольнением:

Заявление на отпуск с последующим увольнением по собственному желаниюОбразец от экспертаУведомление сотрудника о дате начала его отпускаОбразец от экспертаПриказ об увольнении. Сотруднику предоставлен отпуск с последующим увольнениемОбразец от эксперта

Отпуск с последующим увольнением: можно ли отказать сотруднику

Вы можете отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением. Ведь это право работодателя, а не его обязанность. Той же позиции придерживается Роструд (письма от 24.12.2007 № 5277-6-1 и от 30.04.2008 № 1025-6).

2 исключения, когда работодатель обязан оформить уход в отпуск с последующим увольнением по собственному желанию:

  1. Если отдых сотрудника запланирован по графику.
  2. Когда работник может использовать дни отдыха в любое удобное для него время. По новому правилу к таким работникам относятся многодетные родители, имеющие детей в возрасте до 12 лет, несовершеннолетние и другие категории работников.

Сотрудники, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время

Если компания не хочет предоставлять все неотгулянные дни или их часть, работодатель должен выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск в общем порядке (ст. 127 ТК РФ).

Отпуск с последующим увольнением: какие документы запросить у работника

Работник должен письменно подтвердить свое желание уйти в отпуск с последующим увольнением (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Тогда он пишет в произвольной форме заявление на предоставление отпуска с последующим увольнением (правильное оформление см. в образце ниже) или два заявления: первое на отдых, а второе — на увольнение.

Как правильно написать заявление на отпуск с последующим увольнением: образец

При поступлении такого заявления в отдел кадров важно проверить его содержание, иначе придется платить компенсацию работнику за все неотгулянные дни (ст. 127 ТК РФ).

4 условия, которые нужно проверить в заявлении:

  1. Наглядно прописана просьба о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением по собственному желанию.
  2. Указано количество дней отпуска. Если работник, уходя в отпуск с последующим увольнением, просит предоставить только часть дней, которые у него накопились за время работы в компании, то оставшуюся часть необходимо заменить денежной компенсацией (ч.1 ст. 127 ТК РФ).
  3. Указана желаемая дата начала отдыха: это важно для своевременной выплаты отпускных и выдачи трудовой книжки. А вот дату увольнения указывать не обязательно. Когда работник уходит в отпуск с последующим увольнением, дата увольнения всегда совпадает с последним днем отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Если работник все же указал дату, проконтролируйте, чтобы он не ошибся. Некоторые плюсуют себе переносы выходных дней или не учитывают праздничные дни, которые не входят в отпуск. Правильно определить дату поможет специальный сервис от Системы Кадры: Расчетчик даты окончания отпуска >>>
  4. Наличие даты написания документа и подписи работника. Подпись работника в заявлении обезопасит вас от возможных судебных споров: уволенный не сможет доказать, что его вынудили написать заявление (апелляционное определение Иркутского областного суда от 27.07.2017 по делу № 33-6972/2017).

Кадровый вопрос: В какой срок сотрудник обязан подать заявление?
По общему правилу, сотрудники подают заявление минимум за 14 календарных дней (ч.1. ст. 80 ТК РФ). По согласованию с организацией этот срок может быть меньше. Рассчитайте срок подачи заявления так, чтобы успеть выплатить отпускные — за три дни до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Эксперт Системы Кадры расскажет, как оформить отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, если сотрудник заболел накануне отдыха >>>

Кадровый вопрос: Сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением, но передумал увольняться. Может ли он вернуться в компанию на прежнюю должность?
Нет, не может. Он вправе отозвать свое заявление на отпуск с дальнейшим увольнением только до начала отдыха. Исключение — если на его место компания пригласила в порядке перевода другого работника. В таком случае, он может отозвать свое заявление только за три дня до начала отдыха (ч. 4 ст. 127 ТК РФ). Подробные разъяснения эксперта по этому вопросу читайте в Системе Кадры >>>

Кадровый вопрос: Нужно ли переносить дату увольнения, если сотрудник заболел?
Если сотрудник заболел в период отдыха, то работодатель не продлевает его и не переносит дату его ухода. В таком случае выплатите работнику пособие, после того как он принесет больничный лист.

Работник уходит в отпуск с последующим увольнением: как оформить продолжительность отдыха

Трудовой кодекс отпуск с последующим увольнением трактует исключительно как оплачиваемый отпуск: основной или дополнительный, не использованный сотрудником до увольнения (ст. 127 ТК). Если у сотрудника накопились неиспользованные отпуска за несколько лет, то он в общем случае при согласии работодателя может использовать все эти дни отпуска до увольнения, даже если такой отпуск окажется достаточно длительным, в том числе более года.

Внимание! До недавнего времени работодатели компенсировали отпуск только за 18 месяцев до увольнения. Однако КС РФ указал, что нужно рассчитывать все накопившиеся дни отдыха (постановление КС РФ от 25.10.2018 № 38-П). Читайте подробнее в журнале «Кадровое дело»: Отпуска больше не сгорают. Как теперь считать компенсацию при увольнении >>>

Поэтому, если отпуск не предоставлялся сотруднику три года, он может отправиться в отдых продолжительностью 84 календарных дня. Или за часть этих дней получить денежную компенсацию (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Если работник не отработал в компании 11 месяцев, то с согласия директора ему можно предоставить отдых полной продолжительности за весь рабочий год. Учитывайте, что в таком случае оплатить нужно не все дни отдыха, а только отработанные сотрудником (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1).

Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением: пошаговая инструкция

У кадровиков иногда вызывает затруднения оформление отпуска с последующим увольнением. Правильное оформление подразумевает несколько последовательных шагов:

Шаг 1. Уведомьте сотрудника о дате начала отдыха

Если работник уходит в отпуск по графику, то подготовьте уведомление в произвольной форме. Его нужно отдать работнику под подпись не позднее, чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК).

Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска

Шаг 2. Зарегистрируйте заявление сотрудника

Если работник написал заявление вне графика, то необходимо внести соответствующие изменения в график организации и зарегистрировать заявление сотрудника. Образец заявления на отпуск с последующим увольнением (как оформить) вы можете .

Если работник уходит из компании по собственному желанию, просьбу об отпуске и увольнении он может выразить в одном заявлении. При этом право на отпуск возникает не только по этому основанию увольнения, но и в других случаях, перечисленных в статье 77 ТК РФ. Например, в случае истечения срока трудового договора, ликвидации или сокращении численности или штата и др.

Шаг 3. Оформите приказ об отпуске и увольнении

Для вашего удобства вы можете издать несколько приказов — один на отпуск, а второй на увольнение. На практике также используют и другой способ: составляют единый приказ. Подойдут оба варианта, поскольку они не противоречат закону. Лучше подготовить два приказа по форме № Т-6 и № Т-8, поскольку документы имеют разные сроки хранения.

Независимо от того, какую форму приказа вы используете, главное — правильно укажите дату увольнения — последний день отдыха работника (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

В случае, если договор прекращается в связи с истечением срока действия, отпуск может выходить за пределы срока этого договора. Но и в этом случае днем увольнения тоже будет считаться последний день отдыха (ч. 3 ст. 127 ТК РФ).

Читайте подробнее в журнале «Кадровое дело», чем рискует компания, когда работник по срочному договору хочет уйти в отпуск с последующим увольнением, и как избежать проблем >>>

Подготовьте приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной в организации форме.

Приказ об увольнении с отпуском с последующим увольнением

Если в компании утверждена своя форма бланка, то укажите в приказе:

  • личные данные, должность работника;
  • вид отпуска — ежегодный;
  • рабочий год, за который предоставляется отдых;
  • даты начала и окончания и период отпуска;
  • основание увольнения, предусмотренное законом.

Подпишите приказ и ознакомьте работника с приказом под подпись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 4. Рассчитайте компенсацию за неиспользованные дни отпуска

По своему усмотрению работник может взять часть дней натурой, а за остальные дни попросить денежную компенсацию.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Кадры

  • Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Как рассчитать отпускные
  • Как выплатить сотруднику окончательный расчет, выдать трудовую книжку и справки в день увольнения по собственному желанию

Шаг 5. Сообщите в бухгалтерию об отпуске и увольнении сотрудника. Сдайте в бухгалтерию копию приказа, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускные сотруднику. Расчет отпускных производите в целом в общем порядке.

Важно! Не забудьте о сроке — отпускные нужно выплатить за три дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Напомните бухгалтеру, чтобы он подготовил для сотрудника записку-расчет и справки НДФЛ.

Шаг 6. Заполните личную карточку работника и внесите сведения в трудовую книжку. Внесите необходимые записи в VIII и XI раздел личной карточки Т-2. Когда сотрудник будет уходить из компании, попросите его расписаться в соответствующих графах.

Шаг 7. Рассчитайте сотрудника и выдайте необходимые документы. В последний день перед началом отдыха выдайте работнику трудовую книжку и все необходимые документы при увольнении (ч.4. ст. 84.1 ТК РФ). В этот же день нужно рассчитать сотрудника: выплатить ему зарплату и все положенные ему компенсации (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О).

Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ. Согласно статье 114 ТК РФ, работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ. Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

  • вид отпуска;
  • период работы, за который он предоставлен;
  • длительность;
  • дата начала и окончания;
  • реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

Шаблон уведомления

Подробнее об ОТПУСКНЫХ

  • рекомендации и помощь в решении вопросов
  • нормативные документы
  • формы и образцы их заполнения

Для расчетчика заработной платы верной приметой приближения лета было резкое увеличение количества приказов на отпуск, приносимых кадровиком. Вот и сейчас Вероника вошла к ней с небольшой пачкой листов.

— Что там у нас?

— Ничего нового — одни отпуска.

Света кивнула и стала просматривать документы.

— Это не опечатка? — спросила она, показывая на рабочий год, начавшийся в 2015 году и закончившийся в 2020.

Вероника качнула головой:

— Эту неделю Катя до декрета отгулять не успела, вот рабочий год и растянулся почти на три.

Следующий приказ тоже заставил Свету задуматься.

— А почему ты пишешь полный рабочий год, если отпуск предоставляешь только на две недели?

Вероника растерялась — всегда писали именно так, и она никогда не задумывалась, почему?

— А как иначе? Отпуск предоставляется за рабочий год… его можно делить на части.

— А разве в таком случае отпуск предоставляется не за часть года?

— Никогда ничего подобного не слышала… Мы и в личной карточке всегда пишем полный рабочий год и смотрим, чтобы при делении отпуска на части общее количество дней равнялось 28…

— Я не настаиваю, но здесь, — Света ткнула пальцем в приказ, — написано «за период работы», а не «за рабочий год».

Вероника вздохнула — возразить на это было сложно.

— Погоди, но с теми же декретницами мы не закрываем период датой окончания отпуска по беременности и родам и не открываем новый со дня выхода на работу, а просто прибавляем нужное количество дней, чтобы суммарно у нас получился период, в течение которого работница реально отработала или провела на больничном 365 дней!

— А разве не логично, что если в одном случае год удлиняется, то в другом — сокращается?

— Слушай, в Трудовом кодексе сказано: «ежегодный отпуск», именно ежегодный отпуск можно делить на части и нигде не говорится об отпуске за половину или четверть года.

— Да что ты злишься? — удивилась Света. — Я просто спросила: почему ты делаешь именно так. Кто ж виноват, что ответить не можешь…

Вероника ушла, хлопнув дверью.