admin
Фев 23, 2020

Документы по амортизации основных средств

Документальное оформление операций по учету амортизации основных средств

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах», должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

Постановлением от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Данные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения.

Итак, в настоящее время действуют следующие формы по учету основных средств:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ОС-1);

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ОС-1а);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ОС-1б);

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ОС-2);

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ОС-3);

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ОС-4);

Акт о списании автотранспортных средств (ОС-4а);

Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ОС-4б);

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (ОС-6);

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ОС-6а);

Инвентарная книга учета объектов основных средств (ОС-6б);

Акт о приеме (поступлении) оборудования (ОС-14);

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ОС-15);

Акт о выявленных дефектах оборудования (ОС-16).

Следует обратить внимание, что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В бухгалтерском учете выделяют несколько случаев применения формпо учету основных средств:

1) Поступление и выбытие объектов основных средств.

Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также при выбытии объектов из состава основных средств, предусмотрены следующие документы:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Акт о приеме-передаче основных средств состоит из трех разделов.

Первый раздел заполняется на основании данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются дата ввода в эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется.

Второй раздел заполняет организация — получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает в нем первоначальную стоимость объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений.

Третий раздел содержит краткую характеристику объекта основных средств.

В акте предусмотрен раздел для отражения данных об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций. Такие данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности, при этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности. Если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, в этом разделе указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

2) Внутреннее перемещение объектов основных средств.

Очень часто объекты основных средств перемещаются внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

3) Ремонт основных средств.

Оформление и учет приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации оформляется Актом о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств формы №ОС-3.

Акт состоит из двух разделов. В первом указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию, во втором разделе указываются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств. Если ремонт выполнялся сторонней организацией, то акт должен быть подписан представителем этой организации, если же ремонт был произведен структурным подразделением организации, то свою подпись должен поставить в акте представитель структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию.

Следует отметить, что если ремонт, реконструкция и модернизация проводится силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6).

В соответствии с пунктом 68 Методических указаний №91н, в целях организации контроля за своевременным получением основных средств из ремонта, инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу «Основные средства в ремонте». При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

4) Списание объектов основных средств.

Списание пришедших в негодность объектов основных средств также оформляется документально. Для этих целей применяются следующие документы:

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4);

Акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а);

Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4б).

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию, вместе с актом, также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

5) Учет оборудования.

Учет оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств, оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В том случае, если при поступлении на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным.

Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если монтажные работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам №ОС-1 или №ОС-1б.

6) Учет наличия и движения основных средств.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием следующих документов:

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6);

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

Данные документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены:

основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования;

способ начисления амортизации;

отметка о неначислении амортизации, если она имеет место;

ведения об индивидуальных особенностях объекта.

Для учета арендованных основных средств рекомендуется также открывать инвентарную карточку, причем учет таких объектов может вестись арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Если в организации насчитывается большое количество объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях, их учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе. В инвентарном списке должны содержаться сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта основных средств, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии либо перемещении объекта.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках ведется в рублях. Допускается ведение учета объектов основных средств в инвентарных карточках в тысячах рублей.

По объектам основных средств, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарных карточках указывается также контрактная стоимость в иностранной валюте.

В инвентарной карточке отражается также корректировка первоначальной стоимости объекта основных средств, если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта принято решение об увеличении его первоначальной стоимости. В том случае, если отражение корректировок затруднено, взамен открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие этот объект, однако, ранее присвоенный инвентарный номер сохраняется.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавления строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Для ведения учета объектов основных средств бухгалтер должен знать обязательные реквизиты документов:

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, которая подлежит отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако, в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники, наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно.

Дату составления документа. Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: в начале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 июня 2005 года будет записана следующим образом: 04.06.2005.

Наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации.

Содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладной на внутреннее перемещение материалов оформляется только передача товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей:

устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг;

определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки;

начисляется заработная плата.

Денежный измеритель является обобщающим, в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указания должности лица, совершившего операцию, служит для контроля над правомерностью совершения операции.

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Обратите внимание, в расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Следует также обратить внимание, что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц, ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Также не менее важной информацией для ведения учета основных средств служит срок и порядок составления документов:

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

Правила заполнения первичных документов содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года №105. В пункте 2.8 указанного Положения содержатся требования о том, что записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Таким образом, начисление амортизации должно сопровождаться составлением регистров бухгалтерского учета. В первую очередь рекомендуется применять регистры, формы которых содержатся в инструкции о порядке начисления амортизации основных средств. Это карточка расчета амортизационных отчислений от стоимости объектов основных. Также организация может разрабатывать собственные формы, которые должны содержать обязательные реквизиты, быть утверждены руководителем организации, а также описаны в организационно-техническом аспекте учетной политики и приложены к ней.

Таким образом, движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

Операциями по поступлению основных средств являются ввод их в действие в результате осуществления капитальных вложений, безвозмездное поступление основных средств, аренда, лизинг, оприходование неучтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации, внутреннее перемещение.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладную) приемки-передачи основных средств на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приемке оборудования.

Передачу оборудования монтажным организациям оформляют актом приемки-передачи оборудования в монтаж с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов.

Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют актом (накладной) приемки-передачи основных средств.

Операции по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание основных средств, а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа — актом на списание автотранспортных средств.

Первичные документы по учету основных средств

Актуально на: 5 сентября 2017 г.

Любые хозяйственные операции в организации оформляются первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И операции с объектами основных средств – не исключение. О документальном оформлении основных средств (ОС) в организации расскажем в нашей консультации.

Есть ли обязательные формы для ОС

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает обязательное использование какой-либо определенной первички для документального оформления движения основных средств и их наличия (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

В то же время можно использовать формы, которые для учета объектов основных средств были утверждены Госкомстатом. В любом случае, какие бы формы организация не использовала («госкмостатовские» или самостоятельно разработанные, в т.ч. на основе документов Госкмостата), эти формы ей необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Приведем в нашей консультации те основные формы первичных учетных документов для объектов ОС, которые были утверждены Госкомстатом. Ведь именно они в настоящее время используются наиболее широко, в т.ч. применяются по умолчанию в большинстве бухгалтерских программ.

Документальный учет поступления ОС

При поступлении основных средств в организацию наиболее часто используются как товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132), так и формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. К ним, частности, относятся:

Документальный учет наличия и движения объектов ОС

Для текущего учета ОС на поступившие объекты оформляется один из следующих документов:

  • Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6);
  • Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а);
  • Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрены также следующие первичные учетные документы, которыми могут оформляться:

  • прием-передача оборудования в монтаж (форма № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»);
  • обнаружение дефектов оборудования (форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования»);
  • внутреннее перемещение объектов ОС внутри организации (между структурными подразделениями) (форма №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»);
  • прием-сдача объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»).

Документальный учет выбытия ОС

При выбытии объектов ОС могут использоваться, в частности, такие формы первичных учетных документов в зависимости от причины выбытия:

Информацию о том, как заполнять формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, можно найти в Указаниях по применению и заполнению форм. Эти Указания содержатся также в Постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7.

В отдельных случаях для документального учета выбытия может использоваться и товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132) (например, в случае продажи, мены), а также иные документы, которые должны быть утверждены организацией в ее Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Начисленная амортизация в составе расходов: документальное подтверждение

Начисление амортизации – операция, являющаяся частью расходов предприятия – плательщика налога на прибыль как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Очень важно не только правильно определить амортизируемую стоимость, выбрать метод и срок начисления амортизации, но и оформить соответствующие первичные документы. Какие? Как? Обязательно ли? Чем регламентируется обязательность и порядок составления таких документов? Ответственность: есть или нет, какая, чего касается?
С ответами на эти вопросы предлагает ознакомиться «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН».
Наверное, привычнее построить аналитическую статью по принципу: от простого к сложному, от частного к общему. Однако мы поступим иначе и сразу обозначим главный акцент.
Ответственность: чем чревато отсутствие документального подтверждения начисленной амортизации необоротных активов
В соответствии с п. 2 ст. 3 Закона № 996 бухгалтерский учет (далее – БУ) является обязательным видом учета, который ведется предприятием. Финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, базируются на данных БУ. А согласно п. 1 ст. 9 Закона № 996 основанием для БУ хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. И эти документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания.
Таким образом, обязательность составления всех необходимых первичных документов закреплена законодательно. И за несвоевременное составление первичных документов и регистров БУ, как и за недостоверность отраженных в них данных, ответственность несут лица, которые составили и подписали эти документы (п. 8 ст. 9 Закона № 996).
Безусловно, для операции начисления амортизации, которая является хозяйственной операцией, регламентируется нормами П(С)БУ и участвует в формировании расходов предприятия, вышеперечисленные нормы действуют.
Несоставление или ошибочное составление первичных документов, содержащих информацию о начисленной амортизации, искажает данные БУ и финансовой отчетности. В соответствии с п. 1 раздела V Закона № 996 в связи с допущенными методологическими ошибками или арифметическими описками ведения БУ и составления финансовой отчетности, связанными с вводом национальных П(С)БУ, с 1 января 2001 года на руководителей и других должностных лиц предприятий могут быть наложены административные штрафы.
Конечно, отсутствие первичного документа при факте отражения расходов по начислению амортизации – серьезная ошибка.
Но если ответственность, касающаяся БУ, воплощается только в административный штраф (что само по себе тоже плохо), то с налоговым учетом (далее – НУ) все еще серьезнее.
В соответствии с п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров БУ, финансовой отчетности, других документов, связанных с расчетом и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных документами, налогоплательщикам запрещается. В пп. 139.1.9 НКУ четко обозначено: расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения БУ, не включаются в состав расходов.
А это значит, что установление факта отражения в НУ предприятия расходов (в том числе и по начисленной амортизации), не подтвержденных соответствующими первичными документами, чревато следующим.
1. Данный факт будет признан нарушением налогового законодательства.
2. Содержание этого нарушения будет зафиксировано в акте проверки налоговой инспекции (по результатам ее проведения) (п. 5.2 Порядка № 984).
3. На сумму документально не подтвержденных расходов ранее отраженные в налоговой отчетности расходы будут уменьшены.
4. Автоматически будет произведен пересчет объекта налогообложения и налога на прибыль, обязательного к перечислению в бюджет по итогам соответствующего налогового периода.
5. Начислены штрафные санкции.
Нормативная база, регламентирующая обязательность и порядок составления первичных документов по амортизации в составе расходов
Теперь разберемся предметно: какие документы применительно к сумме расходов по начисленной амортизации следует, цитируя пп. 139.1.9 НКУ, обозначить как «соответствующие расчетные, платежные или другие первичные документы, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения БУ»?
С одной стороны, амортизации подлежит стоимость основных средств (далее – ОС), нематериальных активов (далее – НА) и инвестиционной недвижимости (при выборе ее оценки по первоначальной стоимости).
А с другой стороны, расходы по амортизации перечисленных объектов могут быть в составе себестоимости приобретенных (изготовленных) и реализованных товаров (работ, услуг), и административных, и сбытовых, а также прочих расходов обычной деятельности и прочих операционных расходов. Исходя из наличия таких разных нюансов, обязательность и порядок осуществления расчетов по начислению амортизации и документированию этого процесса регламентируется не одним, а целым рядом нормативных документов.
В каждом из далее перечисленных нормативных документов содержится информация, напрямую или косвенно относящаяся к порядку отражения амортизации в составе расходов.
Такими документами являются: П(С)БУ 7, П(С)БУ 8, П(С)БУ 32, П(С)БУ 16, П(С)БУ 3, Методрекомендации № 561, Приказ № 352, Приказ № 732, НКУ.
С учетом норм всей перечисленной нормативки на практике процедуру документального подтверждения амортизационных расходов следует осуществлять по такому алгоритму.
Во-первых, в регламентирующем документе предприятия об учетной политике необходимо зафиксировать выбор предприятием формы ведения БУ, систему обязательных к применению регистров учета, порядок и способ регистрации и обобщения в них информации, утвердить правила документооборота и технологию обработки учетной информации, при необходимости – дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета.
В регламентирующем документе предприятия об учетной политике необходимо сформировать группы объектов, подлежащих амортизации, выбрать методы и сроки начисления амортизации, определиться с порядком их оценки, а также отражения амортизации в плане счетов и учетных регистрах (с учетом выбранной формы ведения БУ).
При наличии этой информации в регламентирующем документе предприятия об учетной политике логично и этот документ относить к одному из «других первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения БУ», касающихся отражения амортизации в составе расходов.
Во-вторых, на общую сумму амортизационных расходов оказывают влияние несколько показателей: амортизационная стоимость и ее возможные изменения, дата ввода в эксплуатацию, срок и метод начисления амортизации, ликвидационная стоимость. Следовательно, каждый из них должен быть и обоснован, и документально подтвержден.
Для наглядности представим в виде таблицы документы, которые сопровождают всю «жизнь» необоротных активов, подлежащих амортизации, на предприятии. И значит, оказывают влияние на формирование того или иного показателя, участвующего в определении амортизационных расходов.
Наличие перечисленных в таблице документов также можно назвать документальным подтверждением отраженных амортизационных расходов.

Таблица

п/п Типовая форма первичного документа Назначение в соответствии с регламентирующим документом, утвердившим типовую форму Сведения, относящиеся к начислению амортизации
название номер
По Приказу № 352
1 Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) ОС ОЗ-1 Применяется для оформления зачисления в состав ОС отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда введение объектов в действие должно в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения ОС из одного цеха (отдела, участка) в другой, для оформления передачи ОС со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава ОС при передаче другому предприятию (организации) В колонках 1 – 6 указывается информация, связанная с классификацией объекта и назначением его использования. Это важно для классификации расходов по начисленной амортизации. А в колонках 7, 11 – 19 указывается информация, непосредственно связанная с начислением амортизации
2 Акт приема-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ОЗ-2 Форма применяется для оформления приема-сдачи ОС из ремонта, реконструкции и модернизации Информация о фактической стоимости произведенных работ важна как для обоснования расходов НУ в пределах «ремонтного лимита», так и с позиции возможного увеличения амортизируемой стоимости объектов
3 Акт на списание ОС ОЗ-3 Форма применяется для оформления выбытия ОС (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании Выбытие объекта ОС является датой, после которой амортизация не начисляется
4 Акт на списание автотранспортных средств ОЗ-4 Применяется для оформления списания автомобиля грузового или легкового, прицепа или полуприцепа при их ликвидации
5 Акт на установку, пуск и монтаж машины ОЗ-5 Применяется в строительно-монтажных организациях для оформления передачи, установки и пуска строительных машин и последующего их демонтажа и передачи машинопрокатной базе Документ важен для определения периода эксплуатации объектов, т. е. периода начисления амортизации
6 Инвентарная карточка учета ОС ОЗ-6 Применяется для всех видов ОС, а также для группового учета однотипных объектов ОС, которые поступили в эксплуатацию в одном календарном месяце, и таких, которые имеют одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость В колонках 1 – 3 указывается информация, связанная с классификацией объекта и назначением его использования. Это важно для классификации расходов по начисленной амортизации. А в колонках 4 – 14 указывается информация, связанная с начислением амортизации
7 Карточка учета движения ОС ОЗ-8 Применяется для движения ОС по классификационным группам при ручной обработке учетной документации В колонках 7 – 11 указывается информация, связанная с начислением амортизации
8 Инвентарный список ОС ОЗ-9 Применяется для пообъектного учета ОС по месту их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам Форма может быть важна для определения даты возможного выбытия объекта ОС, что останавливает начисление амортизации
9 Расчет амортизации ОС (для промышленных предприятий) ОЗ-14 Применяется промышленным предприятием для определения суммы амортизации ОС, подлежащей к начислению в отчетном месяце Специальные формы для отражения расчета по начисленной амортизации Форма ОЗ-14, несмотря на изначальное целевое предназначение для промышленных предприятий, может быть использована и другими предприятиями
10 Расчет амортизации ОС (для строительных организаций) ОЗ-15 Применяется строительными организациями для определения суммы амортизации ОС, подлежащей к начислению в отчетном месяце
11 Расчет амортизации по автотранспорту ОЗ-16 Применяется для определения сумм амортизации автотранспортных средств, подлежащим к начислению в отчетном месяце
По Приказу № 732
12 Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (НА) НА-1 Применяется предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности для оформления операций по вводу в хозяйственный оборот и использование отдельных приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности В колонке 11 указывается дата ввода в хозяйственный оборот, а в колонке 13 указывается годовая сумма амортизации
13 Инвентарная карточка учета объекта права интеллектуальной собственности в составе НА НА-2 Применяется для аналитического учета объектов права интеллектуальной собственности, а также для аналитического учета группы однотипных по назначению и условиям использования объектов, которые поступили в одном календарном месяце и одному ответственному за их использование лицу В колонке 7 указывается срок полезного использования объекта НА, а в колонке 8 указывается годовая сумма амортизации
14 Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе НА НА-3 Применяется для оформления выбытия объектов НА при их списании (ликвидации) Выбытие объекта НА является датой, после которой амортизация не начисляется
15 Инвентаризационное описание объектов права интеллектуальной собственности в составе НА НА-4 Применяется для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому местонахождению объектов права интеллектуальной собственности и по каждому лицу, ответственному за использование объектов права интеллектуальной собственности В колонке 6 указывается срок полезного использования объекта НА, а в колонке 10 указывается сумма накопленной амортизации

Представленные в таблице документы применялись как до вступления в силу НКУ, так действуют и в настоящее время. НКУ лишь расширил представленный нами в таблице перечень обязательных к составлению первичных документов, которые могут подтвердить отраженную в составе расходов начисленную амортизацию.
Дело в том, что в соответствии с п. 6 подраздела 4 раздела XX Переходных положений НКУ предприятия обязаны были провести инвентаризацию ОС по состоянию на 1 апреля 2011 г. На основании данных этой инвентаризации необходимо было провести сравнительный анализ между данными БУ и НУ. В том случае если общая сумма всех групп ОС по БУ была меньше, чем соответствующая величина по данным НУ, то следовало создать некий виртуальный объект в составе необоротных активов (это временная налоговая разница – далее ВНР), стоимость которого подлежит амортизации в НУ в течение 3 лет с применением прямолинейного метода.
Таким образом, в дополнение к перечисленным в таблице первичным документам предприятия должны документально подтвердить еще и следующее.
1. Проведенную инвентаризацию ОС по состоянию на 1 апреля 2011 г.: при проведении и оформлении ее результатов нужно руководствоваться нормами Инструкции № 69.
2. Наличие (или отсутствие) ВНР.
3. Расчет суммы ВНР (при ее наличии).
4. Расчет суммы амортизации ВНР (при ее наличии). Несмотря на нематериальную природу данного объекта учета, достаточных оснований для отнесения его в состав НА нет. Считаем, что, соответственно, нет и предпосылок для использования типовых форм первичного учета по Приказу № 732. Рекомендуем использовать расчет произвольной формы.
Все перечисленные нами первичные документы являются достаточным основанием для того, чтобы документально подтвердить информацию, которая необходима для составления приложения АМ Декларации по прибыли.
Но не будем забывать о том, что, к сожалению, «увязки» между приложением АМ и основной частью Декларации по прибыли нет. Об этом мы писали в статье «Амортизация основных средств в налоговой отчетности по-новому» («БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» № 16, 16.04.2012 г.).
По этой причине не следует забывать о регистрах бухгалтерского учета и уделить им особое внимание. Именно они послужат документальным подтверждением и обоснованием не только информации в финансовой отчетности, но и расшифровкой отраженных в Декларации по прибыли расходов, включая и содержащуюся в них амортизацию.
На основании составленных первичных документов всю информацию о начисленной амортизации и ее отнесении в состав расходов предприятие должно отразить в учетных регистрах. И они у различных предприятий могут быть разными.
Например, при ведении БУ с применением журнально-ордерной формы на основании использования Методрекомендаций № 356 подтвердить суммы амортизации в составе расходов можно на основании данных таких регистров:
• Журнал 4 «Учет необоротных активов и финансовых инвестиций»;
• Журнал 5 «Учет расходов». Напомним: в соответствии с п. 37 Методрекомендаций № 356 все расходы по предприятию в целом, независимо от того, на каких синтетических счетах они учитываются, отражаются (собираются в разрезе корреспондирующих счетов) в одном регистре. В этом Журнале обеспечивается обобщение всех расходов на производство по элементам и статьям расходов (начисленная амортизация – одна из них. – Прим. авт.). Для этого из графы «Всего» журналов 1, 2, 3, 4, 6, 7 в Журнал 5 переносятся данные о расходах предприятия, которые отражены в соответствующих регистрах;

• Главная книга.
Предприятиям, которые ведут БУ с применением специальных компьютерных программ, нужно применять формы тех первичных документов и учетных регистров, которыми эти используемые программы располагают. Главное, на момент применения этих ресурсов отслеживать их соответствие требованиям действующего законодательства.
На основании всего изложено делаем такие выводы:
Правильность составления перечисленных первичных документов, их соответствие требованиям регламентирующего нормативного документа, а также сопоставимость с учетными регистрами и правильное перенесение данных в финансовую и налоговую отчетность обеспечит предприятиям достаточную убедительность и аргументированность при подтверждении отраженных расходов по начисленной амортизации не только в бухгалтерском учете, но и в налоговой отчетности
Дополнительно отметим, что неотражение таких расходов в отчетном (налоговом) периоде не лишает права налогоплательщиков (на основании п. 138.11 НКУ) все же отразить их в составе расходов в одном из следующих налоговых периодов с учетом срока давности. Но в таком случае это уже будут не расходы соответствующего вида (себестоимость, административные или сбытовые расходы), а только прочие расходы.
Факт такого запоздалого отражения расходов также должен быть подтвержден соответствующим документом. И это условие – необходимое.
Единого документа типовой формы на такой случай на законодательном уровне не предусмотрено: это может быть и бухгалтерская справка, и приказ, и распоряжение или любой другой документ. Основным критерием для признания его можно назвать аргументированность и доказательность содержащейся в нем информации. И это условие обозначим как достаточное.
Ольга Миронова,
аудитор, САР
Правовой глоссарий:
1. НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
2. Закон № 996 – Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
3. Декларация по прибыли – форма Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2011 г. № 1213.
4. Приказ № 352 – приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета» от 29.12.95 г. № 352.
5. Приказ № 732 – приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» от 22.11.2004 г. № 732.
6. Методрекомендации № 356 – Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 29.12.2000 г. № 356.
7. Порядок № 984 – Порядок оформления результатов документальных проверок по вопросам соблюдения налогового, валютного и другого законодательства, утвержденный приказом ГНАУ от 22.12.2010 г. № 984.

Учет амортизации основных средств

Актуально на: 25 мая 2017 г.

О том, какие объекты основных средств амортизируются в бухгалтерском учете, мы рассказывали в нашей консультации. О способах амортизации основных средств в бухгалтерском учете расскажем в этом материале.

Как начислять амортизацию в бухучете

Начисление в бухгалтерском учете амортизации основных средств может производиться одним из 4 способов (п. 18 ПБУ 6/01):

  • линейный способ (I);
  • способ уменьшаемого остатка (II);
  • способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования (III);
  • способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) (IV).

Покажем в таблице, как рассчитывается годовая сумма амортизации (Г) по объекту основных средств при первых трех способах (п. 19 ПБУ 6/01):

I II III
Г = С / СПИ Г = О / СПИ*К Г = С*ЧЛ / ΣЧЛ

где:

С – первоначальная или текущая (восстановительная) стоимость объекта основных средств (в случае проведения переоценки);

СПИ – срок полезного использования объекта основных средств;

О – остаточная стоимость объекта основных средств на начало года;

К – коэффициент не выше 3, установленный организацией;

ЧЛ – число лет, остающихся до конца срока полезного использования объекта основных средств;

ΣЧЛ – сумма чисел лет срока полезного использования объекта основных средств.

Амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

При способе IV сумма амортизации (А) объекта основных средств за отчетный период рассчитывается так:

А = ПС * ОФ / ОП,

где ПС – первоначальная стоимость объекта основных средств;

ОФ – натуральный показатель объема продукции (работ) в отчетном периоде;

ОП – предполагаемый объем продукции (работ) за весь СПИ объекта основных средств.

Синтетический и аналитический учет амортизации основных средств

Особенности учета амортизации основных средств кратко представлены в Инструкции по применению Плана счетов (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Так, указывается, что бухгалтерский учет начисления амортизации основных средств ведется на счете 02 «Амортизация основных средств».

Начисляется амортизация по кредиту счета 02. При этом дебетуются те счета бухгалтерского учета, с которыми связано возникновение затрат по амортизации. Так, к примеру, амортизация оборудования основного производства отражается по дебету счета 20 «Основное производство», а амортизация основных средств общеуправленческого характера – по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если же, в частности, основное средство используется при строительстве здания, амортизация будет относиться на увеличение стоимости такого здания, т. е. синтетическому учету амортизации основных средств проводка будет соответствовать такая: Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» — Кредит счета 02.

Аналитический учет на счете 02 ведется по инвентарным объектам основных средств. Кроме того, аналитический учет организации должен быть организован так, чтобы это давало возможность получить данные об амортизации основных средств для управления организацией и составления бухгалтерской отчетности.

Вопросы документального оформления учета амортизации основных средств сводятся к заполнению документов, подтверждающих поступление, наличие и выбытие основных средств (например, акты приема-передачи, инвентарные карточки и т.д.), а также их фактическое использование по конкретному назначению (к примеру, приказы, сметы и др.). Ведь именно исходя из содержания этих документов можно подтвердить цели использования объектов основных средств, а следовательно, и счет, по дебету которого будет отражаться начисленная амортизация.

Об амортизации основных средств в налоговом учете мы рассказывали в отдельной консультации.

Интересные темы:

Комментариев нет ВСтатьи