Документы в электронной форме включают

16.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме

Один из основных вопросов, определяющих успешное ис­пользование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;

• резервного копирования;

• антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специаль­ных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес­печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — ис­точник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача — обеспечение резервного копирования до­кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон­кретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

• выбор оптимального устройства, на которое будет произ­водиться резервное копирование;

• организацию процедуры периодического копирования.

На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров се­ти. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих ком­пьютеров может осуществляться путем использования подклю­чаемого внешнего устройства.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня до­кументов на внешний носитель гарантирует от утери проде­ланной ими работы.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объе­ма документов, создаваемых в организации, их важности и на­личия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизвод­ство, с установленной периодичностью делает либо полную ко­пию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирова­ния важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими до­кументы в установленные папки. Ежедневное проведение архи­вации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Третье направление обеспечения сохранности доку­ментов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицирован­ные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все ком­пьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

• нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

• дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загру­зочном секторе;

• документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дис­кетах, должен первым делом, получив дискету, запустить анти­вирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Простейший способ сократить вероятность заражения ком­пьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обес­печивает и предотвращение несанкционированной утечки ин­формации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполно­моченными сотрудниками, обязательно осуществляющими пред­варительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавли­вать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям ра­бочего времени.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doc­tor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных — Norton AntiVirus фирмы Symantec.

Четвертая задача — осуществление диагностики со­стояния компьютера с использованием программ, предотвра­щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан­ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель­ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодей­ствием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предостав­ляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows — взаимодействие программ между собой и использование об­щих элементов (программных модулей) — требуют длитель­ной процедуры отладки программы и проверки на совмести­мость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, — бы­стрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на ком­пьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого!

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендует­ся использовать специальные программы для отслеживания про­цесса установки новой программы и в случае необходимости — корректного ее удаления.

В конечном счете для обеспечения нормальной работы ком­пьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимаю­щих минимум времени:

• все время должна работать в фоновом режиме антивирус­ная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

• каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;

• результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе.

В целом, хранение документов в электронной форме позво­ляет не только кардинально ускорить поиск необходимой ин­формации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

К содержанию книги: Организация и технологии документационного обеспечения управления

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в …
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, … Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, …
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления … Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН …
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство …

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, … Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской …

Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование …

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. …
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — делопроизводство, которое состоит в …

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ — информационная управленческая …

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Основные термины

Для начала разберемся с терминологией. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это важно для понимания того, чем делопроизводство отличается от документооборота.

Делопроизводство – деятельность по документированию, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документопотоки организации

Напомним, что в делопроизводстве существует три основных потока документации:

1. Документы, поступающие из сторонних организаций (входящие).

2. Документы, отравляемые в сторонние организации (исходящие).

3. Документы, создаваемые и используемые работниками внутри организации (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:

1. Первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передача на исполнение.

Вышеуказанные этапы – это последовательная система жизненного цикла документа. Каждый новый этап – это действия по определенным правилам. Эти правила отражены в ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Почему при аудите делопроизводства важно просмотреть нормативные материалы и их требования? Это нужно для сравнения ожидаемых показателей с существующими.

Рассмотрим аудит делопроизводства и анализ документов, проводимые силами самой организации.

Аудит делопроизводства включает в себя проверку документов. Это проверка на соответствие требованиям внутренних ЛНА и законодательству Российской Федерации. Также оценивается организация работы с документами. Кроме того, проверка дает возможность получить:

• объективную оценку состояния делопроизводства;
• представление о профессиональных компетенциях сотрудников, связанных с документами.

В дальнейшем она поможет скорректировать внутренние процессы и избежать ошибок.

Основные задачи и этапы аудита делопроизводства

Проверка делопроизводства проводится планово или внепланово.

1. Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству.

2. Внеплановый аудит проводится по решению руководства организации.

Периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства законодательно не предусмотрена. Обязательность ее проведения не закреплена для работодателя. Проведение данного мероприятия (плановый, неплановый аудит) должно быть отражено в ЛНА организации.

Выдержка из Инструкции по делопроизводству

6. Ежегодная проверка делопроизводства

В организации осуществляются плановые и внеплановые проверки делопроизводства.

6.1. Плановые проверки:

– проводятся ежегодно в течение первого квартала года, следующего за проверяемым;

– организуются на основании приказа генерального директора ежегодно создаваемой им комиссией;

– осуществляются в сроки, определенные приказом о проведении проверки (с учетом возможных продлений, но не более чем в течение одного календарного месяца).

Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.

Плановая проверка делопроизводства может быть как выборочной, так и сплошной.

6.2. Внеплановые проверки

Внеплановые проверки осуществляются в связи:

• с введением в действие новых законодательных актов и требований в области делопроизводства и архивного дела;
• со сменой руководителя организации;
• с увольнением, переводом на другую должность лица, ответственного за документооборот

Далее рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Задачи проверки делопроизводства

Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя организации. Основные задачи комиссии заключаются в следующем:

Схема проведения проверки (аудита) делопроизводства

Подготовительный этап

Чаще всего членов комиссии для аудита делопроизводства назначают из штатных сотрудников. Например: главный бухгалтер, инспектор отдела кадров, офис-менеджер, юрист, секретарь. Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ. Задача любой комиссии состоит в обеспечении правомерности и объективности проводимой процедуры.

А теперь несколько слов о сроках проведения аудита.

Руководитель организации и комиссия совместно определяют этот срок. Он зависит от объема документов. Он может составлять от одного до трех и более дней. Не стоит затягивать сроки проведения аудита. Любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Она отрывает членов комиссии от основных должностных обязанностей.

Решения, принятые на этом этапе, следует отразить в приказе. Этот приказ и будет служить основанием для проведения проверки.

Далее готовится приказ по основной деятельности. В приказе:

• указываются председатель комиссии, члены комиссии;
• обозначается цель ее создания – проведение аудита делопроизводства;
• определяются сроки проведения аудита.

Приказ о назначении комиссии по проведению проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

ПРИКАЗ

15.06.2015 № 107

Москва

О назначении комиссии по проведению проверки

делопроизводства

В соответствии с требованиями п. 4.3 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом от 04.03.2011 № 109, в целях своевременного выявления недостатков в области делопроизводства и оптимизации документооборота в ОАО «Ирга»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию для проведения внутреннего аудита делопроизводства Общества в следующем составе:

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор.

Члены комиссии:

Иванова Н.А., экономист;

Свиридова Ю.Г., инспектор отдела кадров;

Борисова Н.Е., юрист.

2. Членам комиссии провести аудит делопроизводства имеющейся по состоянию на 15.06.2015 документации Общества в срок до 01.07.2015 согласно Плану проверочных мероприятий.

3. Результаты аудита отразить в Отчете (акте) за подписью председателя комиссии.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: План проверочных мероприятий на 2 л. в 1 экз.

Генеральный директор Макаров О.Д. Макаров

С приказом ознакомлены:

Коммерческий директор Мишина М.И. Мишина 15.06.2015

Экономист Иванова Н.А. Иванова 15.06.2015

Инспектор отдела кадров Свиридова Ю.Г. Свиридова 15.06.2015

Юрист Борисова Н.Е. Борисова 15.06.2015

Составление плана проверки

На этапе подготовки проверки члены комиссии знакомятся с локальными нормативными актами. Составляется план проведения проверки. Правильно составленный план позволит:

• более качественно разделить работу между членами комиссии;
• разграничить зоны ответственности.

Пример плана проведения проверки

План проведения проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

Генеральный директор

Макаров О.Д. Макаров

ПЛАН

проверочных мероприятий

№ п/п	Мероприятие	Ответственные	Срок проведения	Результат по данному направлению	Примечание
	Организация работы комиссии (определение целей проверки, утверждение перечня проверяемых документов и распределение зон ответственности)	Председатель комиссии	16.06.2015 –	Совещание
	Уведомление о проведении проверки (ознакомление с перечнем проверяемых документов, обозначение сроков проверки)	Председатель комиссии	18.06.2015 –
	Изучение нормативных материалов	Председатель комиссии и члены комиссии
	Подготовка рабочих материалов для проведения проверки	Председатель комиссии и члены комиссии		Шаблоны доку-ментов, таблицы, содержащие основные параметры проверки
	Проведение проверки	Председатель комиссии и члены комиссии	25.06.2015 –	Рабочие материалы, на основании которых будет сформирован отчет (акт)
	Обсуждение предварительных результатов	Председатель комиссии и члены комиссии
	Формирование отче-та о проведенной проверке	Председатель комиссии		Отчет (акт)
	Утверждение/рас-смотрение генеральным директором отчета, ознакомление заинтересованных лиц			Отчет (акт)

Председатель комиссии Мишина М.И. Мишина 15.06.2015

Дополнительно необходимо составить в хронологическом порядке перечень документов для проверки. Цель составления перечня – помочь собрать заранее необходимые документы проверяющим. Так они подготовятся к проверке и проведут аудит без спешки в установленные сроки. Примерный перечень документов, подлежащих проверке, приведен в примере.

Примерный перечень документов, подлежащих проверке

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

Генеральный директор

Макаров О.Д. Макаров

Перечень документов, подлежащих проверке

№ п/п	Проверяемый документ
	Инструкция по делопроизводству
	Правила внутреннего трудового распорядка
	Положение об оплате труда и премировании работников
	Должностные инструкции лиц, ответственных за делопроизводство (секретаря, офис-менеджера)
	Приказы по основной деятельности за 2013–2015 гг.
	Журналы регистрации входящей документации за 2013–2015 гг.
	Штатное расписание за 2013–2015 гг.
	Журнал учета мероприятий по контролю
	Номенклатуры дел за 2013–2015 гг.
	………………………………………………………

Проведение аудита

Следующий этап – сверка документов членами комиссии. Она производится в соответствии с действующими нормативными документами. Проверяется наличие документов в соответствии перечнем необходимых документов. Этот перечень каждая организация устанавливает самостоятельно.

Например, это могут быть инструкции, правила, положения и другие ЛНА, распорядительные документы и т.д.

Кроме того, сверку документов допустимо проводить по списку дел, образующихся в деятельности организации. То есть по номенклатуре дел за календарный год. Табличная форма сверки документов весьма удобна. Она позволит увидеть наличие либо отсутствие документов. С ее помощью можно выявить другие ошибки. Их в дальнейшем необходимо будет исправлять. Причем в соответствии с основными правилами оформления документов.

СВЕРКА ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	Документ в наличии	Документ в наличии, но требует актуализации	Документ отсутствует
	Инструкция по делопроизводству	+
	Правила внутреннего трудового распорядка	+
	Положение об оплате труда и премировании работников	–	Локального акта нет, но при этом производится выплата премии
	Должностные инструкции ответственных за делопроиз-водство (секретаря, офис-менеджера)	Документ в наличии, но нет подписи об ознакомлении секретаря
	Приказы по основной деятельности за 2013–2015 гг.	Форма приказов не соответствует утвержденной форме
	Журналы регистрации входящей документации за 2013–2015 гг.	Регистрационная форма находится в ненадлежащем виде (очень много исправлений и корректуры)
	Штатное расписание за 2013–2015 гг.	+
	Журнал учета мероприятий по контролю	–	Данная форма отсутствует
	Номенклатуры дел за 2013–2015 г.	+	Документ за 2014 г. утерян
	….	….	…

Итак, в первую очередь проверяем ЛНА, регламентирующие делопроизводство.

По закону каждая организация должна иметь внутренние организационные документы по делопроизводству. Как быть, если в организации не создана отдельная служба ДОУ (служба делопроизводства)? Тогда одним из важных нормативных документов будет Инструкция по делопроизводству. В этом документе закрепляется технология создания, использования, обработки, архивного хранения документов. Кроме того, Инструкция по делопроизводству не только регламентирует делопроизводство в целом. Она содержит правила, регламентирующие работу ответственных за делопроизводство лиц.

Что проверяет и устанавливает комиссия?

Насколько оформление документов соответствует требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) документов в области делопроизводства. Поэтому еще на начальном этапе (до утверждения Инструкции по делопроизводству) стоит заранее разработать бланки документов. Эти бланки в дальнейшем будут использоваться по установленной форме. Для облегчения их подготовки можно обратиться к правилам оформления основных видов документов.

Например, в качестве эталона использовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данным ГОСТом установлены требования к оформлению реквизитов документа. Им же закреплены схемы расположения, которые должны использоваться при подготовке бланков.

Далее по результатам сверки делается соответствующий вывод. Например, о наличии/отсутствии документов по перечню. Или о его соответствии либо частичном/полном несоответствии нормативно-правовым актам в области делопроизводства.

Подведение итогов и оформление отчета

Завершающий этап – это этап подведения итогов. Проверяющие лица должны составить отчет о текущем состоянии делопроизводства. Итоги оформляются заключительным отчетом либо актом по проведенному аудиту. В акте документально фиксируется факт проведенной проверки. В нем описываются недостатки, текущее состояние делопроизводства. Подписывается акт представителем или всеми членами аудиторской комиссии.

Вариант 1

Пример акта о проведении проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

Генеральный директор

Макаров О.Д. Макаров

А К Т

28.06.2015 № 04

Москва

Настоящий акт составлен о том, что в период с 16.06.2015 по 01.07.2015 была произведена проверка состояния делопроизводства ОАО «Ирга» на основании приказа от 15.06.2015 № 54 комиссией в составе:

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор.

Члены комиссии:

Иванова Н.А., экономист;

Свиридова Ю.Г., инспектор отдела кадров;

Борисова Н.Е., юрист.

В рамках проверки комиссия установила следующее:

1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ОАО «Ирга» имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства, но необходимы некоторые коррективы.

2. При проверке должностной инструкции секретаря, ответственного за делопроизводство, выявлены следующие недостатки: документ в наличии, но нет подписи об ознакомлении секретаря.

3. При проверке приказов по основной деятельности за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: форма приказов не соответствует утвержденной форме.

4. При проверке штатного расписания выявлены следующие недостатки: в штатном расписании установлена «вилка» окладов.

5. При проверке журналов регистрации входящей документации за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: регистрационная форма находится в ненадлежащем виде (очень много исправлений и корректуры).

6. При проверке Правил внутреннего трудового распорядка выявлены следующие недостатки: не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день.

7. При проверке номенклатуры дел за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: номенклатура дел за 2014 г. утеряна.

По результатам проверки организация и ведение делопроизводства в ОАО «Ирга» признаны удовлетворительными.

8. В связи с вышеизложенным предлагаем:

а) поручить начальнику отдела кадров Маркову Л.Н.:

– до 20.07.2015 привести Инструкцию по делопроизводству ОАО «Ирга» от 11.04.2011 № 1 в соответствие требованиям Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;

– до 23.07.2015 восстановить номенклатуру дел организации за 2014 год.

б) внести изменения о «вилке» окладов в штатное расписание и ввести должность «делопроизводитель» – 1 шт. ед.;

в) организовать разработку и представить на утверждение проект должностной инструкции по должности «делопроизводитель»;

г) разработать и утвердить Положение об оплате труда и премировании работников ОАО «Ирга»;

д) оформить журнал учета мероприятий по контролю, который должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица;

е)… (иное).

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор.

Члены комиссии:

Экономист Иванова Н.А. Иванова 28.06.2015

Инспектор отдела кадров Свиридова Ю.Г. Свиридова 28.06.2015

Юрист Борисова Н.Е. Борисова 28.06.2015

Ознакомлен:

Начальник отдела кадров Марков Л.Н. Марков 28.06.2015

Обратите внимание! Согласно п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» датой акта является дата события.

При проведении аудита одна из целей – отражение объективной оценки дел на настоящий момент. Комиссия в отчете дает рекомендации по оптимизации процесса делопроизводства. Это рекомендации по исправлению ошибок и оценка рисков работодателя. Также указываются возможные санкции при проведении инспекционной проверки.

Вариант 2

Пример отчета о проведении проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

Отчет о проведении проверки делопроизводства

28.06.2015 № 06

Москва

На основании приказа от 15.06.2015 № 54 комиссией в составе:

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор.

Члены комиссии:

Иванова Н.А., экономист;

Свиридова Ю.Г., инспектор отдела кадров;

Борисова Н.Е., юрист.

В рамках проверки комиссия установила следующее:

Документ, описание выявленных нарушений		Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем		Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя	Рекомендации по исправлению
Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления (в сведения о поощрении внесена запись о трудовой деятельности)		Пункт 3.1 Постановления № 69 и бланк трудовой книжки		Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение	Оформить вкладыш в трудовую книжку. Перенести в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга оформлена с нарушением установленных требований (не пронумерована и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована)	Пункт 41 Постановления № 225		1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику. 4. Возможны проблемы при передаче журнала в архив		Оформить в соответствии с требованиями законодательства
Приказы о прекращении трудового договора с работником. В основании расторжения не указывается часть статьи ТК РФ	Статья 84.1 ТК РФ		1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Запись, внесенная на основании приказа в трудовую книжку, формально не соответствует тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя		Указывать в дальнейшем
Нарушения при оформлении отпусков. Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели	Статья 125 ТК РФ		Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)		Не повторять в дальнейшем
Штатное расписание и документы по оплате труда. В штатном расписании установлена «вилка» окладов	Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ, принцип равной платы за труд равной ценности		1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. В случае конфликта или инспекционной проверки –установление доплаты работникам, которые были дискриминированы (согласно требованиям трудового законодательства), за все время данного нарушения с учетом требований ст. 236 ТК РФ		Устранить данное нарушение. Например, разработав дифференцированную систему оплаты труда (систему надбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслуги перед работодателем)
Правила внутреннего трудового распорядка. Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день	Статья 101 ТК РФ		1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок		Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день
Положение об оплате труда и премировании работников. Данного локального акта нет, но при этом производится выплата премии	Статья 135 ТК РФ		1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35000 до 50 000 руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно обвинение в дискриминации, т.к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах		Устранить данное нарушение
Трудовой договор (содержание). В трудовых договорах нет обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ	Статья 57 ТК РФ		1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок		Рекомендуется скорректировать согласно трудовому законодательству
Журнал учета мероприятий по контролю. Он должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица	ФЗ № 294 от 26.12.2008 (ред. от 23.07.2013) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»		1. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки		Оформить
Другие нарушения. При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию	Пункт 2 ст. 32.11 КоАП РФ		1. Административный штраф – 100000 руб. 2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированное лицо		Проводить обязательно

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор.

Члены комиссии:

Экономист Иванова Н.А. Иванова 28.06.2015

Инспектор отдела кадров Свиридова Ю.Г. Свиридова 28.06.2015

Юрист Борисова Н.Е. Борисова 28.06.2015

Ознакомлен:

Начальник отдела кадров Марков Л.Н. Марков 28.06.2015

Устранение замечаний

Данный этап – конечная цель аудиторской проверки.

Как поступить в случае выявления несоответствий? Нужно создать общий план по устранению нарушений с указанием сроков и ответственных лиц. Разработку детальных планов можно поручить представителям подразделений, в которых проводился аудит.

В список работ по устранению замечаний могут входить:

• работы по устранению отклонений от норм;
• работы по корректировке своих внутренних норм.

Указанный алгоритм аудита делопроизводства поможет решить множество проблем. В том числе и проблемы нарушения действующего трудового законодательства. Тем самым уменьшатся финансовые затраты и риски для работодателя.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (одобрен Советом Федерации 26.12.2001) (КоАП) предусматривает ответственность руководителя организации и должностных лиц. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

А чем грозит предприятию неисполнение обязанности по хранению документов? Нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.;
• на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб. (п. 2 ст. 13.20 КоАП РФ).

И.И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом

Консультация эксперта системы КонсультантПлюс

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

• Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

• Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Организация документооборота включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям:

— оперативности и целесообразности;

— исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;

— соблюдению единой схемы движения, утверждённой руководством учреждения;

— использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;

— доступности оперативного контроля исполнения.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех потоков документов:

— входящих (поступающих в учреждение);

— исходящих (отправляемых в учреждение);

— внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы).

При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

Работа с входящими документами. Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки (рис.3.1):

Рис.3.1. Блок-схема работы с входящими документами

Работа с исходящими документами (документами, поступающими из данной организации в другие) включает следующие операции (рис.3.2).

Рис.3.2. Блок-схема работы с исходящими документами

Работа с внутренними документами (рис.3.3). Они создаются и используются в данном учреждении, организации (предприятии). Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Рис.3.3. Блок-схема работы с внутренними документами

Учёт объёма документооборота — означает учёт количества документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объёме документооборота необходимы при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки службы и отдельных работников.

Регистрация документов – фиксация факта поступления или создания в организации (предприятия) документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (в журналах, карточках или в памяти ПЭВМ).

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документов, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например, индекс входящего документа 02-12/240 (02-12-240) включает: индекс структурного подразделения (02); номер соответствующего дела по номенклатуре (12); порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации (240).

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Каждое предприятие должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. К таки документам относятся:

— рекламные материалы;

— прейскуранты;

— печатные издания (книги, журналы, газеты);

— телеграммы;

— научные отчеты по темам;

— поздравительные письма;

— пригласительные билеты;

— сообщения о совещаниях, конференциях и их программы.

Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или в журналах входящей (рис.3.4), исходящей и внутренней корреспонденции (рис.3.5). Гораздо чаще, особенно в небольших по объёму документооборота предприятиях, применяются журналы формата А4 (210х297мм).

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент (адресат)	Резолюция	Подпись исполнителя	Отметка об исполнении

Рис.3.4. Журнал регистрации входящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент (адресат)	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении

Рис.3.5. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Регистрация на регистрационно-контрольных карточках (рис.3.6) позволяет оперативно производить поиск при большом объёме документов, т.к. можно сразу разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Предприятие по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Корреспондент (адресат)
Номер документа	Дата документа	Дата поступления	Входящий номер
Резолюция
Срок исполнения

Исполнитель	Дата	Исходящий номер
Кому	Номер дела
Отметка об исполнении
Рассылка	Количество листов
Фонд номера	Опись номер	Дело номер

Рис.3.6. Регистрационно-контрольная карточка: лицевая и оборотная сторона

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документа на ПЭВМ может осуществляться по основным реквизитам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) и ответственные исполнители.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документов (приказ, распоряжение, протокол).

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт или другое лицо, ответственное за контроль исполнения документов, красным фломастером проставляет букву «К» или делает оттиск специальным штемпелем «Контроль» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок», а затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На её верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для постановки срока фактического исполнения документа. Карточка помещается в контрольную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения), а для поступивших документов – с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

На документах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений.