Должностная инструкция ответственного за выдачу путевых листов

Должностная Инструкция Диспетчера Автотранспорта Выдача Путевых Листов

Опыт заполнения документов первичной отчетности, путевых листов;. Выпуск автотранспорта на линию, учет ГСМ, выдача топливных талонов.

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Должностная инструкция диспетчера автотранспортного предприятия (такси) автотранспортных предприятий и диспетчерской службы; 1.4.2. уставом операторами порядка выдачи и приема путевых листов; 3.1.10.

Должностная инструкция оператора N_________ Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на Заполнение, выдача и прием путевых листов и Выполнять распоряжения диспетчера транспорта. 3.3.

—делать записи в путевых листах при нарушении водителями правил эксплуатации ТС, нарушений. Должностная инструкция старшего диспетчера.

Назначается, перемещается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя предприятия по представлению главного инженера. Должностной оклад диспетчера устанавливается согласно штатного расписания. Диспетчер непосредственно подчиняется механику гаража. Диспетчер должен соблюдать личную осторожность и осмотрительность при передвижении по всей территории речного порта, в здании административного корпуса и других производственных и служебных помещениях. В своей работе руководствуется: — Правилами по охране труда и технике безопасности в речных портах; — Нормативно-правовыми актами, а также инструкциями и методическими рекомендациями, регламентирующими деятельность диспетчера автомобильного транспорта; — Приказами и распоряжениями руководителя ОАО «____»; — Уставом предприятия; — Настоящей должностной инструкцией. II. Задачи и обязанности: Получает и регистрирует бланки путевых листов. Заполняет, выдает и принимает путевые листы. Оформляет путевые листы на каждый рабочий день. В случае транспортного обслуживания в междугороднем сообщении, возможна выдача путевого листа на несколько суток, что должно подтверждаться приказом по предприятию. Проверяет правильность их оформления, наличие всех реквизитов. Осуществляет регистрацию путевой документации. Ведёт диспетчерский журнал, куда вносит данные из основных реквизитов путевых листов. Контролирует правильность записей показаний спидометра, получения и остатков горюче-смазочных материалов (ГСМ). Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству. Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения. Каждый день сдаёт путевые листы, за предыдущий день, в бухгалтерию. Ежемесячно, до 10 числа месяца следующего за отчётным, подаёт в бухгалтерию ведомость с ежедневными данными по расходу топлива и учёту пробега по каждому автомобилю. Заботиться о личной безопасности и здоровье, а также о безопасности и здоровье окружающих людей в процессе выполнения любых работ или во время пребывания их на территории предприятия. Выполняет требования нормативно – правовых актов по охране труда. Проходит в установленном законодательством порядке предварительные и периодические медицинские осмотры. III. Должен знать Правила трудового распорядка предприятия. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности диспетчера автомобильного транспорта. Порядок оформления и обработки путевых листов. Правила дорожного движения. Основы трудового законодательства. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. Требовать от водителей прохождения ежесменных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров. Докладывать руководителю подразделения о выявленных признаках наявности алкогольного или наркотического опьянения, или ухудшения состояния здоровья водителей. Несоответствие принятых им решений действующему законодательству Украины. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Дачу недостоверной информации о состоянии выполняемой работы. Нарушения требований законов и других правовых актов по охране труда. VI. Взаимоотношения: По всем вопросам связанных с исполнением своих должностных обязанностей обращается к своему непосредственному руководителю. VII. Квалификационные требования: Диспетчер автомобильного транспорта должен иметь среднее образование, без предъявления требований к стажу работы. Руководитель структурного подразделения _____________ __ __________ г. (подпись, ФИО) СОГЛАСОВАНО: Главный инженер _____________________________ __ __________ г. (подпись, Ф.И.О.) Юрисконсульт _____________________________ __ __________ г. (подпись, Ф.И.О.) Инженер по охране труда ____________________________ __ __________ г. (подпись, Ф.И.О.) С инструкцией ознакомлен:___________________________ __ __________ г. (подпись, Ф.И.О.)

Путевые листы для грузового автомобиля изготавливаются трех видов: лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему 4-с, 4-п, оформленные в соответствии с настоящей инструкцией, выдаются Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером.

Учет топлива и заполнения путевых листов при двухсменной работе такая обязанность может быть закреплена в должностной инструкции работника). выписку путевых листов может осуществлять диспетчер или инженер по механик или лицо, ответственное за работу автомобильного транспорта.

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта возможна выдача путевого листа на несколько суток, что должно подтверждаться.

Новая редакция должностной инструкции контролера пассажирского транспорта Порядок оформления и выдачи актов по изъятию нелегитимных путевого листа водителя (слева от времени заданного диспетчером) с.

Вам отвечает эксперт программного продукта «Путевые листы и ГСМ” https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm
1. Если для Вашей организации выбраны в качестве объекта налогообложения доходы, то нет необходимости подтверждать произведенные расходы. Если объект налогообложения – доходы минус расходы, то подтверждение путевым листом расходов ГСМ, как расходов на производственные, а не личные цели, обязательно. И в том, и в другом случае директор должен отчитываться по авансовым кассовыми чеками с АЗС.
2. Поскольку Ваша компания не является профессиональным перевозчиком, то формально можно выписывать путевой лист на любой срок, но не более 1 месяца. Однако, могут быть проблемы со стороны налоговиков. Основной аргумент — на более длительный срок путевой лист может быть составлен только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства. Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03). Но все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ именно при исчислении налога на прибыль. Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.
3. Маршрут необходимо прописывать подробно, с указанием адреса. Если в документе не указана полноценная информация о маршруте следования, то это не позволяет, по мнению Минфина РФ, подтвердить факт использования автомобиля для нужд организации. На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257). В связи с этим, скорее всего удобнее будет оформлять путевой лист на каждый день, поскольку ежедневных поездок достаточно много, и оборотной стороны путевого листа может просто не хватить на месяц.
Чтобы процесс оформления путевых листов не занимал много времени, а также во избежание ручного прописывания маршрутов в бланке, заполнения однотипной информации и т.п., рекомендуем воспользоваться каким-либо инструментом для учета путевых листов и ГСМ, в частности продуктом «Путевые листы и ГСМ” (версия для легковых авто – всего 4 200 рублей). Ссылка на страницу продукта — https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm
4. Отвечая на вопрос о правильности заполнения путевого листа, скорее нужно сказать о том, каких ошибок следует избежать. Об этом можно почитать в статье ведущего специалиста по программному продукту «Путевые листы и ГСМ» Сергея Горских «Путевые листы: работа над ошибками» (газета «Я бухгалтер: Урал» № 2 (22), стр. 3; доступна для скачивания по ссылке —

Вопрос

Работаю в доме ребенка (не в автотранспортном предприятии) в путевом листе, где стоит подпись механика, кто должен расписываться, если в штатном расписании нет должности механика? Имеется только начальник материально-технического снабжения. И существует ли самоконтроль водителя в путевых листах, если в учреждении на балансе 3 автомобиля?

Ответ

1. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя (П. 13 ПРИКАЗА МИНТРАНСА РОССИИ ОТ 18.09.2008 № 152).

2.Самоконтроль водителей не предусмотрен.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

«Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Учреждение может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы.

Выбранный вариант закрепите в учетной политике. Дело в том, что с 19 июня 2015 года использовать унифицированные формы путевых листов не обязательно.*

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.Порядок заполнения типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов.*

Форма путевого листа, разработанная учреждением, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. К примеру, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д. Плюс ко всему такой бланк должен также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, письмо Минфина России от 15 июля 2010 г. № 02-06-10/2614).

Теперь давайте рассмотрим общие правила заполнения путевых листов.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, проверяет путевой лист (показания одометра, расход топлива и т. д.). А после проверки заверяет своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время пред- и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, справкой в произвольной форме. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Можно использовать типовую форму этого документа (форма № 8), предусмотренную постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Или самостоятельно разработать свой вариант журнала, но такая форма должна содержать обязательные реквизиты.

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152)».