Электронная бухгалтерская отчетность

С 2020 года бухгалтерская отчетность предоставляется только в электронном виде

В связи с внесением изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ от 06.12.2011) с 1 января 2020 года вводится принцип «одного окна»: отменена обязанность представлять отчетность в Росстат, а вся годовая бухгалтерская отчетность представляется в налоговые органы только в виде электронного документа через операторов электронного документооборота.

Перечень операторов электронного документооборота размещен на информационных стендах налоговых инспекций.

Для субъектов малого предпринимательства предусмотрен переходный период. К таким субъектам отнесены те, чья среднесписочная численность не более 100 человек, а доход не превышает 800 млн руб. В 2020 году они еще могут предоставить бухгалтерскую отчетность в виде бумажного документа, а с 2021 года — только в электронном виде через оператора электронного документооборота.

Вся бухгалтерская отчетность будет размещена в открытом доступе на сайте ФНС России nalog.ru в государственном информационном ресурсе, содержащим данные о годовой бухгалтерской отчетности организаций. Это общедоступный ресурс, и с 1 января 2020 года, начиная с отчетности за 2019 год, его оператором станет ФНС России. Найти организацию в ресурсе можно будет с помощью гибкого поиска: по названию, ИНН, адресу и другим параметрам. Отчетность любой организации можно скачать с электронной подписью ФНС России, которая обладает той же юридической значимостью, что и синяя печать. Форматы и порядок представления отчетности, контрольные соотношения, все нормативные документы и ответы на ключевые вопросы будут размещены в открытом доступе.

Что изменится для бизнеса? Порядок представления бухгалтерской отчетности упростится. В Росстат отчетность не нужно будет предоставлять, она подается только в налоговый орган или в Центральный банк для поднадзорных ему организаций. Бухгалтерская отчетность представляется в виде электронного документа: отчетность – xml-фалами, аудиторское заключение – pdf-файлами через операторов электронного документооборота. Планируется, что форматы и порядок предоставления бухгалтерской отчетности не претерпят существенных изменений по сравнению с действующими.

На что обратить внимание при составлении бухгалтерской отчетности? Вся отчетность составляется только в тысячах рублей. На первой странице необходимо указать, подлежит ли отчетность обязательному аудиту, и наименование аудиторской организации, проводившей аудит отчетности.

Как не допустить ошибку? Избежать ошибки помогут контрольные соотношения. Например, если не сошелся актив и пассив баланса, то придет уведомление от оператора электронного документооборота с кодом ошибки, и будет возможность представить скорректированную отчетность.

Для решения всех вопросов на портале будет организована обратная связь. Если налогоплательщик увидит ошибку по своей компании, можно будет подать электронное обращение. Налоговый орган его рассмотрит, ответит и быстро поправит данные при необходимости.

Официальный источник: ФНС РФ (www.nalog.ru)

Электронная бухгалтерская отчетность: просто и доступно

Калинкин Роман Юрьевич, руководитель Северо-Западного подразделения компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) – официального регионального представителя оператора связи УФНС России компании «Такском»:

За последнее время налоговая отчетность претерпела существенные изменения. Теперь у всех бухгалтеров России появилась возможность передавать налоговые декларации, бухгалтерскую отчетность и иные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде без дублирования на бумаге, используя обычный доступ в Интернет. Наряду с этим налогоплательщики имеют возможность без посещения инспекции получать необходимые информационные и распорядительные материалы из налоговых органов, а также выписки осостоянии расчетов с бюджетами разных уровней.

Особенно актуальным вопрос перехода на электронную форму сдачи налоговой отчетности стал в 2007 году, когда в силу вступил очередной этап программы ФНС по модернизации работы налоговых органов. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ предприятия, среднесписочная численность работников которых за 2006 год превысила 250 человек, с 1 января 2007 года обязаны сдавать декларации в электронном виде. Начиная с 2008 года, это должны будут делать и фирмы со среднесписочной численностью сотрудников по итогам предшествующего года свыше 100 человек. По прогнозам представителей налоговых инспекций к 2010 году до 50 процентов всех организаций должны будут перейти на сдачу отчетности через Интернет. Безусловно, планы ФНС вызовут всплеск интереса к разработкам в области специализированного программного обеспечения. Если раньше решения о подобном нововведении принималось бухгалтером или руководителем предприятия по собственному усмотрению, то теперь представление отчетности через Интернет становится для многих компаний обязанностью.

Глас закона

На практике возможность сдавать электронную отчетность появилась уже пять лет назад. Правовую базу для функционирования электронного документооборота между государством и бизнесом создал принятый 10 января 2002 года Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ЭЦП). Он установил, что документ в электронном виде с такой подписью приобретает статус оригинала, то есть имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью. Незадолго до этого вступил в силу другой Федеральный закон от 28 декабря 2001 г. № 180-ФЗ «О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового Кодекса Российской Федерации». Он гласит, что декларация представляется в инспекцию по месту учета фирмы на бумажном носителе или в электронном виде. В свою очередь, Федеральный закон от 28 марта 2002 г. № 32-ФЗ «О внесении изменения и дополнения в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» также регламентирует возможность представления бухгалтерской отчетности в электронном виде. Вышеперечисленные нормативные акты формируют законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП. Приказом МНС России от 02.04.2002г. N БГ-3-32/169 был утвержден Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, который определяет общие принципы организации информационного обмена при использовании системы безбумажной технологии. Согласно Порядку, формы налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями законодательства, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению в архиве юридически значимых документов и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке. Представление электронной отчетности через специализированного оператора связи освобождает компанию от необходимости сдавать ее инспекторам на бумажном носителе.

Актуально и выгодно

Преимущества электронного способа сдачи отчетности для компаний очевидны. Во-первых, программа контролирует правильность заполнения высылаемых фирмой в адрес проверяющих документов на соответствие формату ФНС. Во-вторых, вся информация между организацией и инспекцией передается в зашифрованном виде, что, в отличие от бумажных носителей, обеспечивает ее полную безопасность и конфиденциальность. В-третьих, один бухгалтер со своего рабочего места может отправлять отчетности в налоговые инспекции от лица всех филиалов фирмы, даже в инспекции, располагающиеся в других городах России. В-четвертых, при использовании системы происходит автоматическая выгрузка данных из программ «1С» в программу формирования электронной отчетности. Кроме того, формы отчетности и реквизиты инспекций и счетов, необходимые для налоговых выплат, обновляются своевременно. Да и выгоды для налоговых органов налицо — присланные отчитывающейся компанией сведения автоматически разносятся на лицевые счета, что исключает необходимость в перенаборе данных, как следствие, исчезают связанные с этим опечатки. Представленная информация обрабатывается быстрее, что делает процесс выверки платежей более оперативным. Кроме того, исключается потеря времени на стояние бухгалтеров в очередях в налоговой инспекции, а также расширяются рамки сдачи налоговой отчетности, поскольку налогоплательщик может отправить файлы деклараций и других отчетных документов до 24 часов последнего дня сдачи отчетности. Налогоплательщику предоставляются формы отчетности и средства контроля, обеспечивающие формирование отчета в формате, утвержденном ФНС России, гарантирующего автоматическую загрузку данных отчета в базу данных налоговых органов.

Хороший партнер…

Для подключения к системе необходимо подписать договор со специализированным оператором связи, который предоставляет компаниям и налоговым инспекциям услуги защищенного документооборота с применением сертифицированных средств защиты лили с его официальным представителем. Именно оператор связи или его официальный представитель и поставляет фирме программное обеспечение, генерирует ключи шифрования и электронную цифровую подпись (ЭЦП). А также отвечает за доставку по электронной почте в налоговые инспекции зашифрованных и подписанных ЭЦП файлов с отчетностью. После заключения договора и оплаты соответствующих услуг компания получает в распоряжение программный комплекс, средства шифрования и ЭЦП, а также данные для настройки программного обеспечения. Установка и настройка комплекса производится пользователем или специалистами технического отдела компании-представителя. А загрузить обновления можно с сайта спецоператора или записать в офисе на съемный носитель. Эти комплексы синхронизируются с большинством бухгалтерских программ, обеспечивающих выгрузку отчетности в формате, утвержденном ФНС.

Следует обратить внимание, что решения, применяемые операторами связи непосредственно для передачи отчетности, несколько отличаются друг от друга. Например, при использовании технологии так называемого «тонкого клиента» бухгалтер заполняет и проверяет отчетность на удаленном сервере провайдера, после этого шифрует и отправляет в налоговую инспекцию. То есть спецоператор в течение некоторого времени имеет теоретическую возможность доступа к содержимому документа.

Использование технологии «толстого клиента» построенного по принципу электронной почты гарантирует конфиденциальность отчетности. Расшифровать информацию, посылаемую по каналам связи, не сможет никто, кроме налогоплательщика и инспекторов. Оператор связи, в данном случае, не имеет даже теоретической возможности доступа к содержанию отчетности предприятия, поскольку информация отправляется уже в зашифрованном виде. Для защиты сведений от несанкционированного просмотра или искажения в системе применяются средства защиты информации с гарантированной стойкостью.

В течение 24 часов с момента отправки отчетности компания получает три письма. Первое — подтверждение даты сдачи от оператора системы. Это аналог квитанций, выдаваемых отделениями связи при отправке отчетности по обычной почте. Второе — подтверждение о получении отчетности из налоговой инспекции — аналог отметки контролеров на втором экземпляре отчетных документов. Оно подписано уже двумя электронными цифровыми подписями: самой компании и налоговой инспекции. Именно этот электронный документ будет использован в налоговой инспекции при дальнейшей обработке. Предприятие расшифровывает его, проверяет правильность ЭЦП контролеров и сохраняет документ в своем архиве для возможного использования в случае возникновения спора. Третий документ — протокол входного контроля инспекции, подтверждающий, что переданная отчетность соответствует формату ФНС.

При этом компания и инспекция ведут собственные архивы отправленных и принятых файлов отчетности, подтверждений операторов и протоколов входного контроля на соответствие формату ФНС. В свою очередь, оператор связи ведет свой архив подтверждений. В совокупности эти документы являются доказательной юридической базой о сдаче компанией отчетности, необходимой для разрешения возможных спорных ситуаций. При возникновении конфликтов, связанных с оспариванием авторства и содержимого документа, а также с разной трактовкой даты и времени поступления электронного файла получателю, оператором связи проводится экспертиза их ЭЦП.

Преимущества очевидны. А затраты?

Сегодня практически все фирмы используют программы ведения бухгалтерского учета. Без них невозможно представить современную бухгалтерию. Так же невозможно с 2008 года будет представить бухгалтера, стоящего в очереди в налоговую инспекцию для сдачи ручной отчетности. Затраты на подключение системы незначительные. Есть еще ежемесячная абонентская плата. Но ее размер сопоставим с издержками на бумагу для распечатки документов. Решение остается за налогоплательщиком, но эти незначительные для большинства компаний затраты с лихвой окупаются сэкономленными часами рабочего времени бухгалтера.

Существующие мифы…

Миф №1: Электронная отчетность – это очень сложно

Мы живем в 21 веке, веке усовершенствованных компьютерных возможностей, которые облегчают работу человека. Для сдачи электронной отчетности необходимо наличие Интернет. Затем нужно сделать всего два шага: выгрузить сформированную отчетность из программы «1С» в систему сдачи отчетности и нажать кнопку «отправить». Если Вы умеете пользоваться Интернет, или хотя бы электронной почтой – отправка отчетности труда не составит.

Миф №2: Отчетность не дойдет по назначению

Все операторы, предоставляющие услуги сдачи электронной отчетности, провели все необходимые тестирования своих систем, эффективность и надежность которых, подтверждена соответствующими сертификатами и лицензиями. Если Вы все еще сомневаетесь в надежности оператора, советуем сделать выбор в пользу оператора, который работает на рынке данных услуг не один год.

Миф №3: При пересылке произойдет утечка данных

Многие бухгалтера опасаются, что в столь нестабильной системе как Интернет, при пересылке конфиденциальных данных в налоговую инспекцию, может произойти утечка информации. К счастью, утечка информации в Интернет практически невозможна. Т.к. шифрование всех данных идет на уровне налогоплательщика и налоговой инспекции. Даже сам оператор связи не имеет доступа к пересылаемым данным, не говоря уж о любом источнике в Интернете.

Многие организации в Санкт-Петербурге и Ленинградской области уже сделали выбор в пользу системы сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности через Интернет. Ваш выбор остается за Вами.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота — это совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих передачу отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) между организациями и налоговыми органами, Пенсионным фондом России (ПФР) и Фондом социального страхования РФ (ФСС РФ).

При использовании электронного документооборота конфиденциальность отчетной информации обеспечивает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это отменяет необходимость дублирования отчетов на бумаге (с реальной подписью), так как ЭЦП имеет полную юридическую силу в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде предусмотрена для налоговой отчетности и отчетности в ПФР и ФСС. Для бухгалтерской отчетности такой обязанности не возникает, поэтому сдачу бухгалтерской отчетности в электронном виде все организации осуществляют на добровольной основе.

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговую отчетность в электронном виде обязаны представлять налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, вновь созданные организации, у которых численность работников изначально более 100 человек, а также крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.

Что значит сдача отчетности в электронном виде?

В пункт 4 статьи 80 «Налоговая декларация» Налогового Кодекса РФ (НК РФ) Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ было внесено уточнение о том, что составление декларации в электронном виде предполагает использование только телекоммуникационных каналов связи (ТКС).

Таким образом, со 2 сентября 2010 года, даты вступления изменений в НК РФ, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте) не может считаться сданной в электронном виде.

Указанным законом была введена новая статья 119.1 «Нарушение установленного способа представления налоговой декларации (расчета)», согласно которой за нарушение порядка представления налоговой отчетности введена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб.

Участники системы электронного документооборота

Согласно п. 2 Порядка представления отчетности в электронном виде, утвержденного Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169, участниками электронного документооборота являются:

• налогоплательщик (или его представитель);
• налоговый орган;
• специализированный оператор связи.

Таким образом, для сдачи отчетности по ТКС необходимо заключить договор со специализированным оператором связи (СОС), который предоставит налогоплательщику программное обеспечение и ЭЦП.

В обязанности СОС входит оказание комплекса услуг, связанного с предоставлением и обновлением программного обеспечения для отправки отчетности по ТКС, обеспечение конфиденциальности информации и поддержка актуальных форматов налоговых деклараций и форм бухгалтерской отчетности.

Налогоплательщик может заключить договор с любым СОС, который имеет лицензии Минсвязи России на право предоставления услуг телематических служб и ФСБ России на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, осуществления деятельности по распространению шифровальных средств и по техническому обслуживанию шифровальных средств.

При отсутствии вышеперечисленных лицензий у оператора связи должны быть договор с организацией или договоры с организациями, имеющими соответствующие лицензии.

Порядок предоставления налоговой отчетности в электронном виде

Рассмотрим пошагово алгоритм действий налогоплательщика при сдаче отчетности при условии, что был заключен договор со СОС, оформлена ЭЦП и налогоплательщик использует бухгалтерскую программу, поддерживающую выгрузку отчетности в формате, утвержденном Федеральной налоговой службой России.

Налогоплательщик до предоставления отчета по ТКС должен предоставить в налоговую инспекцию доверенность на право подписи уполномоченным лицом (владельцем сертификата ключа подписи). При получении отчета налоговая инспекция проверит полномочия представителя в автоматическом режиме и если сведения отсутствуют, то отчет принят не будет.

Если соблюдены все вышеперечисленные условия, сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи выглядит следующим образом.

1. Формирование, проверка файла с отчетом и заверение его ЭЦП.

2. Отправка документа в налоговую инспекцию через оператора связи. Вместе с ним направляется документ «Информационное сообщение о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговых органах».

3. Получение от оператора связи документа «Подтверждение даты отправки электронного документа» и отправка в течение суток в адрес оператора извещения о получении подтверждения.

4. Получение от налоговой инспекции через СОС документов по результатам проверки представленного отчета. Они должны прийти не позднее следующего рабочего дня. Это может быть «Сообщение об ошибке» или «Извещение о получении отчета», а также соответственно «Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде» или «Квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде».

5. При получении от налогового органа через СОС квитанции о приеме налогоплательщик (представитель) не позднее следующего рабочего дня с момента получения информирует налоговый орган о получении такого документа.

6. После того, как данные отчета занесены в карточку налогоплательщика «Расчеты с бюджетом», налоговая инспекция не позднее следующего рабочего дня извещает об этом организацию отдельным электронным документом.

Дата предоставления налоговой декларации

Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации (расчета) по ТКС днем ее представления считается дата ее отправки.

Пункт 5 Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по ТКС разъясняет, что под датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.

Таким образом, налоговая декларация считается представленной в налоговый орган, если налоговый орган направил налогоплательщику квитанцию о приеме, при этом датой представления декларации считается дата, зафиксированная в подтверждении, полученном от спецоператора.

В случае если в ходе дальнейшей обработки декларации будут выявлены ошибки или несоответствия, налогоплательщик должен представить уточненную декларацию.

Действия налогоплательщика при отказе в приеме декларации

Налоговый орган может отказать в принятии декларации в следующих случаях:

• документ не может быть расшифрован;
• отсутствует ЭЦП или в наличии ЭЦП неуполномоченного лица;
• реквизиты в документе не соответствуют реквизитам отправителя;
• документ представлен не в том формате;
• документ содержит ошибки в формате представления, т.е. в нем имеются арифметические ошибки.

При получении отказа в приеме декларации, налогоплательщик (представитель налогоплательщика) должен устранить ошибки и повторно представить налоговую декларацию с тем же признаком вида документа (первичная, корректирующая), который заполнялся при первичном направлении документа.

Сроки хранения отчетности в электронном виде

Отчетность в электронном виде и документы, подтверждающие ее получение налоговым органом, распечатывать не обязательно, но хранить необходимо в течение пяти лет на внешних носителях (дискетах или CD-дисках).

Формы налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями, установленными законодательством, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке. При этом все документы в электронном виде необходимо хранить с электронной цифровой подписью.

Предоставление отчетности в электронном виде

Преимущества:

• исключение ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы и форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;
• существенная экономия времени: отправить отчетность можно в любое время, не зависимо от времени работы налоговых инспекций и почты;
• налогоплательщик оперативно получает информацию о доставке и приеме отчетности налоговым органом, при этом сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;
• минимизация технических ошибок, которые могут возникнуть при обработке информации налоговым органом.

Недостатки:

• необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);
• ограничение к доступу сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;
• необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа.