Электронный канал связи с налоговой

Представление отчетности по каналам связи из программ «1С:Предприятие 8»

Представление отчетности по каналам связи с использованием «1С:Предприятия 8»

Как пользователю программы системы «1С:Предприятие 8» воспользоваться новыми возможностями интеграции? Прежде всего, ему необходимо стать абонентом оператора связи «Такском», подключившись по специальному тарифу «Восьмерка» http://www.1c.ru/tarif-8.

Если пользователь уже является абонентом компании «Такском», ему необходимо перейти на этот тариф — такая возможность предусмотрена условиями тарифа. При подключении по этому тарифу пользователь программных продуктов системы «1С:Предприятие 8» получает средство криптографической защиты информации (СКЗИ) «Крипто-ПРО», электронную цифровую подпись и все необходимые данные для подключения к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы по каналам связи.

Непосредственно перед тем, как приступить к настройке программы системы «1С:Предприятие 8» на возможность представления отчетности по каналам связи, на компьютер с программой должно быть установлено СКЗИ «Крипто-ПРО», которое предоставлено спецоператором связи «Такском».

Необходимо иметь в виду, что поддержку и консультирование по вопросам установки и работы СКЗИ осуществляет компания «Такском» ввиду наличия у нее соответствующих лицензий.

Для того чтобы включить возможность представления отчетности по каналам связи из программы «1С:Предприятие», необходимо в справочнике Организации установить соответствующий переключатель для той организации, которая была зарегистрирована как абонент компании «Такском» (см. рис. 1).

Рис. 1

Настройка программы «1С:Предприятие 8» на взаимодействие с системой «Такском-Спринтер» может быть выполнена автоматически, для этого в справочнике учетных записей электронного документооборота предусмотрена соответствующая команда — см. рис. 2.

Рис. 2

После выбора этой команды все необходимые параметры настройки и будут указаны автоматически, и останется только указать созданную учетную запись в качестве учетной записи, через которую будет осуществляться обмен с налоговым органом.

Подробное описание процесса настройки электронного документооборота приведено в Руководстве пользователя, которое пока предоставляется в электронном виде и доступно на сайте поддержки пользователей программ «1С:Предприятие 8» http://users.v8.1c.ru.

После того, как в программе «1С:Предприятие 8» будет включена возможность электронного документооборота, в интерфейсе различных режимов появятся новые элементы и команды, например, в форме Регламентированная и финансовая отчетность (см. рис. 3).

Рис. 3

Отправка отчетности в налоговый орган

Подготовка налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности с целью ее последующей передачи в налоговый орган по каналам связи выполняется в обычном порядке — как и для представления отчетности на бумаге или в электронном виде на магнитном носителе. Порядок подготовки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности описан в Руководстве пользователя по типовой конфигурации программы системы «1С:Предприятие 8», и мы на нем останавливаться не будем.

После того как подготовка отчета закончена, и отчет с точки зрения налогоплательщика считается готовым для представления в налоговый орган, необходимо установить в форме отчета статус Подготовлен и таким образом подтвердить готовность отчета, и, после изменения статуса, записать отчет. Для отправки подготовленного отчета в налоговый орган по каналам связи необходимо в верхней командной панели отчета нажать кнопку Отправка и выбрать пункт Отправить (см. рис. 4).

Рис. 4

После выбора этой команды программой системы «1С:Предприятие 8» будут выполнены все необходимые действия не только по формированию электронного представления отчета, но и по подготовке электронного сообщения, содержащего данные отчетности, его подписанию ЭЦП налогоплательщика, шифрованию, и, наконец, по передаче подготовленного сообщения на сервер специализированного оператора связи «Такском» для последующей передачи в налоговый орган.

После успешной отправки в информационной панели отчета появится соответствующая надпись — см. рис. 5.

Рис. 5

После закрытия отчета его статус в журнале отчетов будет изменен на «Отправлен».

Проверка состояния отправленного отчета

Представление налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в налоговый орган не заканчивается отправкой отчета, о которой рассказывалось выше, а также предполагает и выполнение определенного регламента электронного документооборота.

Механизм представления отчетности по каналам связи в «1С:Предприятии» реализован таким образом, что позволяет пользователю программы не вникать в тонкости регламента, а «доверить» его соблюдение самой программе.

Поэтому, если в программе включены настройки автоматического обмена (как это сделать — рассказывается в Руководстве пользователя по информационному взаимодействию с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи), с указанной пользователем периодичностью программа будет самостоятельно:

• проверять наличие на сервере специализированного оператора связи сообщений от самого специализированного оператора связи (квитанция) и от налогового органа (квитанции и протоколы);
• при наличии таких сообщений — получать их, расшифровывать, определять их тип;
• при необходимости, формировать подтверждения на расшифрованные сообщения;
• шифровать подготовленные, но не зашифрованные подтверждения от налогоплательщика на сообщения от налогового органа;
• отправлять готовые сообщения от налогоплательщика на сервер специализированного оператора связи для последующей отправки в налоговый орган.

В зависимости от того, на каком этапе электронного документооборота находится отправленный отчет, будет соответствующим образом меняться его статус — см. таблицу.

Статус отчета можно увидеть как в журнале отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность, так и в форме открытого отчета.

Таким образом, после отправки отчета бухгалтер может продолжать работу в программе в обычном режиме, а результаты обмена с налоговыми органами можно увидеть буквально одним взглядом в журнале отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность — см. рис. 6.

Рис. 6

Для опытных пользователей, имеющих представление о регламенте документооборота при представлении отчетности по каналам связи, предусмотрена возможность более детального наблюдения за процессом совершения электронного документооборота.

Следить за прохождением электронным документом всех требуемых по регламенту этапов документооборота можно непосредственно в программе. При нажатии на верхней командной панели в форме Регламентированная и финансовая отчетность кнопки Отображать циклы обмена, в нижней части журнала отчетов будет открыта панель, в которой графически будет отображаться цикл обмена электронными документами с налоговыми органами, относящийся к отчету, выбранному в верхней части формы (см. рис. 7).

Рис. 7

В процессе прохождения электронными документами стадий электронного документооборота, в этой панели будут заполняться колонки. Таким образом, пользователь может наглядно видеть, на какой стадии обработки находится отправленный отчет.

Так как каждой стадии документооборота соответствует свой электронный документ — образ электронного письма, которыми обменивается налогоплательщик и налоговый орган, этот электронный документ можно открыть, щелкнув мышью в колонке, соответствующей стадии документооборота (см. рис. 8).

Рис. 8

Получение информации о результатах отправки отчета

Предпоследняя стадия электронного документооборота — получение протокола входного контроля отравленного отчета И хотя этот протокол — не результат камеральной проверки декларации, а только результат проверки файла электронного представления отчета на соответствие формату выгрузки, отсутствие в этом файле ошибок есть условие того, что отчет принят налоговым органом и будет передан для дальней обработки, в частности, для камеральной проверки.

Помимо автоматизации самого процесса представления отчетности по каналам связи в налоговые органы, механизм обмена в «1С:Предприятии» также автоматически пытается определить результат обработки отправленного отчета в налоговом органе.

Если протокол входного контроля не содержит ошибок, можно утверждать, что отчет сдан. Это отражается соответствующим значком в колонке статусов в журнале отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность. В случае, если в файле электронного представления отчета обнаружены ошибки, об этом будет указано в протоколе входного контроля. Механизм обмена автоматически определяет такую ситуацию и выдаст на экран заметное сообщение. В этом случае пользователю необходимо просмотреть полученный протокол и выполнить указанные в нем действия.

Аналогичное сообщение будет выдано в том случае, если автоматически анализ протокола провести не удалось и пользователю необходимо выполнить это самостоятельно.

Таким образом, механизм обмена в «1С:Предприятии 8» позволяет контролировать все критичные для налогоплательщика события.

Современная система документооборота между субъектами хозяйствования и контролирующими структурами построена на двух принципах:

• подача документов и отчетности в бумажном виде (обычно при условии небольшой среднесписочной численности штата);

• обмен информацией в электронном формате.

В последнем случае передача данных осуществляется через интернет с участием официальных посредников – операторов ТКС. Процесс отправки и приема сведений регламентирован законодательно, ко всем участникам процедуры документооборота предъявляются особые требования.

ТКС – что это?

ТКС расшифровывается как телекоммуникационный канал связи. Он позволяет передавать большие объемы информации на любые расстояния в сжатые сроки. Такой формат взаимодействия характерен для отношений между налогоплательщиками и ФНС, внебюджетными фондами, другими контролирующими структурами. Обмен данными может производиться посредством использования специализированного программного обеспечения, устанавливаемого на ПК, или через онлайн-сервисы официальных сайтов госструктур.

Участниками электронного документооборота являются три стороны:

• субъект хозяйствования;

• посредник – оператор ТКС;

• контролирующий орган.

Документы могут отправляться в обе стороны – например, как налогоплательщиком в ФНС, так и от ФНС в адрес субъекта предпринимательства. При использовании ТКС личный кабинет создается на каждого налогоплательщика. Доступ к нему осуществляется через индивидуальный логин и пароль, пересылаемые документы визируются при помощи электронной цифровой подписи. Отправленные отчетные документы обычно не надо дублировать на бумаге и пересылать почтой или относить в контролирующий орган лично — подписанные ЭЦП электронные формы приравниваются к бумажным аналогам. Документация может составляться непосредственно в программе на электронных бланках или формироваться из скан-копий.

Требования по ТКС

Суть ТКС сводится к осуществлению следующих операций:

• формирование электронного документа;

• отправка данных оператору ТКС;

• шифровка сведений;

• передача информации в контролирующий орган;

• расшифровка данных;

• создание и отправка налогоплательщику квитанции о приеме электронного документа.

Требования по ТКС к отправителям данных заключаются в следующем:

• наличие регистрации в качестве участника системы электронного документооборота;

• у субъекта хозяйствования должен быть договор с оператором ТКС на обслуживание;

• документы подписываются актуальной ЭЦП (электронно-цифровой подписью).

Организация системы электронного документооборота применительно к налоговым декларациям регламентирована нормами приказа ФНС от 31.07.2014 г. № ММВ-7-6/398@. В электронном формате можно не только отправить отчетность, но и оформить запрос на получение справки о состоянии налоговых расчетов, акта сверки с ФНС, детальной расшифровки платежей и т.п.

Операторы ТКС

Оператор ТКС должен соответствовать параметрам, обозначенным в приложении к Приказу ФНС от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@:

• в роли оператора может выступать только российское предприятие, у которого имеются актуальные лицензии, выданные ФСБ РФ, для осуществления деятельности по разработке, производству и реализации автоматических средств шифровки и передачи данных, для проведения мероприятий в рамках услуг по шифровке информации, обслуживанию специализированных криптографических средств;

• наличие лицензии на оказание услуг по передаче данных по ТКС;

• документально подтвержден факт обладания сертифицированными программными средствами, через которые осуществляется электронный документооборот;

• наличие сертифицированных средств подписи электронных форм документов;

• технические устройства и телекоммуникационные сети, используемые в основной деятельности, расположены на территории РФ;

• у оператора должен быть круглосуточный доступ в интернет и действующий договор с налоговым органом.

При возникновении спорных вопросов по факту предоставления либо непредоставления документов или отчетов оператор по ТКС может выступать в качестве свидетеля, который удостоверяет факт передачи данных или опровергает его. В число задач оператора ТКС входит обеспечение конфиденциальности данных и постоянная актуализация отчетных форм.

Предоставление документов в налоговую по ТКС

Право представлять документы по ТКС закреплено за налогоплательщиком ст. 93 НК РФ. При этом в статье указано, что документы можно направить только в утвержденных ФНС xml-форматах. Однако Приказом от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 Служба утвердила xml-формат электронной описи документов, тем самым позволив направлять через интернет и бумажные документы в виде скан-образов. Это не противоречит Налоговому кодексу: налогоплательщик при представлении скан-образов направляет в налоговый орган формализованный электронный документ — опись в xml-формате. А истребованные документы идут как вложения к этой описи.

Все налоговые инспекции уже более года активно принимают и обрабатывают документы в электронной форме. Для налогоплательщика, уже имеющего опыт сдачи электронной отчетности, процесс представления документов по ТКС не покажется сложным. Согласно порядку представления, утвержденному Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, после получения электронного требования (которое налоговая направляет через систему спецоператора связи налогоплательщика) бухгалтеру надлежит:

• в той же системе сформировать и отправить в налоговую квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о доставке требования;
• составить в xml-формате электронную опись, к которой необходимо прикрепить документы. Электронные документы в утвержденных xml-форматах можно прикрепить к описи сразу же: все данные распознаются автоматически. Электронные же документы в произвольных форматах придется сначала распечатать и вместе с бумажными снова отсканировать. Скан-образы затем нужно перевести в форматы.tif или.jpg и для каждого документа дополнительно указать тип, номер и дату его составления, суммы, реквизиты участников сделки и т д. (сведения определяются типом документа и перечислены в Приказе № ММВ-7-6/465@);
• после формирования весь пакет документов подписать сертификатом квалифицированной электронной подписи и направить в инспекцию по ТКС*.

В результате исчезает необходимость физической передачи документов, что значительно ускоряет их доставку. Кроме того, представление документов через спецоператора упрощает подготовку и формирование пакета документов. Система электронной отчетности Экстерн, например, после получения требования позволяет в несколько шагов отправить квитанцию о приеме, сформировать опись и прикрепить к ней электронные и бумажные документы, подписать пакет и направить его в инспекцию. При этом происходит проверка на соответствие утвержденным форматам и отсутствие ошибок, а для бумажных документов реализован механизм распознавания данных: система самостоятельно переводит скан-образы из любого формата в формат.jpg, собирает все страницы документа в отдельный файл и заполняет поля дополнительной информации к документу. Налогоплательщику не придется вбивать данные вручную.

По мнению Ларисы Бровиной, главного бухгалтера ЗАО «Юг Руси», электронный документооборот (ЭДО) значительно повышает эффективность работы бухгалтерской службы с МИФНС и позволяет избавиться от затрат на печать и пересылку документов. А бухгалтер по налогам компании METRO Cash&Carry Елена Пацева считает, что представление документов по ТКС очень напоминает представление электронной отчетности и при получении требования в электронном виде гораздо проще отвечать через интернет, так как в компании уже давно сканируют все бумажные документы для упрощения их поиска и обработки.

В пользу электронного представления высказываются и представители налоговых органов, что неудивительно: электронный документооборот автоматизирует процесс представления, ускоряя сроки доставки документов и снижая затраты на их обработку. Так, представленные документы не нужно заносить в базу данных вручную. А для документов в xml-форматах в программных комплексах налоговых органов в будущем предполагается настройка автоматической сверки данных документов с данными деклараций. Заместитель начальника Управления информатизации ФНС России Д.А. Краснов в рамках дискуссионного клуба «Юридически значимый электронный документооборот: год в России» отметил, что Служба тесно сотрудничает с бизнесом и готова рассматривать любые предложения, направленные на упрощение перехода налогоплательщиков на ЭДО. По его мнению, активная позиция всех участников ЭДО позволит быстрее и безболезненнее преодолеть этап внедрения электронных документов в России. Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Ростовской области № 6152, полагает, что при электронном взаимодействии с налоговым органом для налогоплательщика снижаются расходы на изготовление копий истребованных или направляемых с декларацией документов. К плюсам для налоговых инспекций она относит снижение затрат на прием, обработку, учёт и хранение получаемых документов. При этом документы, представляемые в электронном виде, более динамичны в части возможности проведения анализа содержащихся в них сведений.

По мнению Ларисы Сиволобовой, заместителя начальника отдела камеральных проверок Инспекции ФНС России №49, при представлении документов на бумажном носителе в большом объеме налогоплательщик несет достаточно ощутимые временные, трудовые и материальные затраты, в то время как при электронном документообороте затраты минимальные и для налогового органа, и для налогоплательщика.

Плюсы электронного представления:

• ускорение доставки документов;
• уменьшение расходов на бумагу и печать;
• ускорение проверки представленных документов на стороне налоговой инспекции за счет полуавтоматической обработки;
• сокращение времени на поиск при хранении скан-образов бумажных документов в электронных архивах;
• упрощение подготовки и формирования пакета истребуемых документов при представлении через спецоператора, снятие с налогоплательщика большей части ответственности за соответствие форматам и отсутствие ошибок.

Электронные требования о представлении документов сегодня приходят большинству налогоплательщиков, а практике электронного представления уже более года. Электронное взаимодействие действительно существенно упрощает работу и бизнесу, и налоговикам. Через СКБ Контур, например, представление документов по ТКС активно практикует около 1000 компаний. Это в разы сократило их время на обработку и доставку документов и ускорило выполнение требования.

О том, как правильно представить документы по требованию налогового органа в электронном виде, смотрите .