Факсимиле на актах выполненных работ

Допускается ли проставление факсимильной подписи генерального директора (заказчика работ) на справке о стоимости выполненных работ по форме КС-3 и актах выполненных работ (КС-2)? Может ли использование факсимильной подписи на данных документах повлечь предъявление претензий налоговыми органами, а также невозможность доказать приемку соответствующих работ контрагентом при возникновении споров?
Допускается ли использование факсимильной подписи генерального директора управляющей компании на документах, утвержденных приказом Минстроя России от 26.10.2015 N 761/пр?

23 января 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Использование факсимиле при подписании упомянутых в вопросе документов допускается гражданским законодательством при условии, что это предусмотрено, в частности, соглашением сторон.
Даже при отсутствии такого соглашения подписание документов, оформляющих приемку работ или услуг, путем факсимильного воспроизведения подписи руководителя организации само по себе не означает, что работы не выполнены (услуги не оказаны) или не приняты соответствующей стороной договора, если имеются доказательства, свидетельствующие об обратном.
В налоговых правоотношениях применение факсимиле при подписании документов может привести к возникновению разногласий с налоговых органом по вопросу о налоговых последствиях совершения сделки (в частности, обоснованности уменьшения налоговой базы).

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Следовательно, если стороны договора достигли соглашения о факсимильном воспроизведении подписей сторон при совершении сделок, использование факсимиле возможно.
Отметим, что сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Подписание акта выполненных работ или акта приемки оказанных услуг лишь фиксирует исполнение обязательств по договору и не направлено на возникновение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Тем не менее по аналогии закона (п. 1 ст. 6 ГК РФ) правило п. 2 ст. 160 ГК РФ применимо и к подписанию документов, оформляющих приемку выполненных работ или оказанных услуг.
Также заметим, что жилищное законодательство не регламентирует использование факсимиле при подписании документов, связанных с выполнением работ, оказанием услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме. Однако, поскольку договор управления многоквартирным домом является гражданско-правовым договором, отношения по которому регулируются в том числе гражданским законодательством (ч. 1 ст. 7 Жилищного кодекса РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.10.2017 N Ф04-23492/15), изложенный подход применим и к отношениям по данному договору.
Таким образом, если между сторонами достигнуто соответствующее соглашение, подписание акта о приемке выполненных работ по форме КС-2, справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3, акта приемки оказанных услуг и (или) выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме (форма, утвержденная приказом Минстроя России от 26.10.2015 N 761/пр) с использованием факсимиле гражданскому законодательству не противоречит.
Следует отметить, что в правоприменительной практике не сложился единообразный подход к решению вопроса о возможности подтвердить такими документами, подписанными с факсимильным воспроизведением подписей сторон, факт выполнения работ или оказания услуг по договору, исполнения других договорных обязательств в ситуации, когда соглашение об использовании факсимиле при подписании документов между сторонами не заключалось. Некоторые суды полагают, что, поскольку законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия, в отсутствие письменного соглашения сторон об использовании факсимиле подписанные таким образом документы не подтверждают факт передачи товаров (выполнения работ, оказания услуг и т.д.) (смотрите, например, постановления АС Поволжского округа от 24.09.2015 N Ф06-493/15, Пятого арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 N 05АП-4008/12, Второго арбитражного апелляционного суда от 27.05.2009 N 02АП-1819/2009).
Однако в спорной ситуации решение этого вопроса зависит от многих конкретных обстоятельств. Так, факт выполнения работ или оказания услуг может быть подтвержден не только актом, но и другими доказательствами (ч. 2 ст. 64 АПК РФ). Исходя из особенностей конкретной ситуации суд может также прийти к выводу о том, что обмен документами, подписанными факсимильной подписью, составлял обычную практику, сложившуюся в отношениях сторон договора, и отсутствие в документе, оформляющем приемку исполнения по договору, собственноручной подписи стороны само по себе не свидетельствует о недействительности такого документа (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.10.2010 по делу N А46-19800/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2017 N 11АП-5336/17, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2017 N 15АП-29/17, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2016 N 09АП-35315/16, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2016 N 19АП-7279/15).
Вместе с тем обратим внимание на следующее. Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования факсимиле как аналога собственноручной подписи, и в то же время прямо не исключают такую возможность. Согласно п.п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку, операцию или ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Способ проставления подписи в первичном учетном документе правилами упомянутого федерального закона не регламентирован. Вместе с тем, по смыслу приведенных норм, подписать документ должно то лицо, которое совершает сделку, операцию, отвечает за оформление свершившегося события. Очевидно, что генеральный директор не участвует в подписании акта выполненных работ или оказанных услуг, если в документе проставляется его факсимильная подпись, поскольку фактически ее проставляет другое лицо.
Представители Минфина России в своих разъяснениях обращают внимание на то, что с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы (письмо Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951).
В письме от 20.12.2000 N 16-00-14/820 Минфин России высказал мнение о том, что документ, подписанный факсимильной подписью, может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи.
В письме МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 отмечено, что факсимиле не допускается использовать на документах, имеющих финансовые последствия.
К схожим выводам во многих случаях приходят и суды при рассмотрении споров, связанных с налоговыми последствиями совершения сделок с использованием факсимиле.
Так, Восемнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 07.09.2009 N 18АП-7046/2009 указал, что использование факсимиле в налоговых правоотношениях является недопустимым, поскольку в противном случае возможность проведения мероприятий налогового контроля, реально утрачивается налоговыми органами (равно как, при проведении мероприятий налогового контроля не будет представляться возможным установить, какое именно лицо использовало факсимиле и не будет представляться возможным установить полномочия неустановленного лица, совершившего определенные действия с использованием факсимиле). Обратное повлечет за собой противоправное предъявление к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уменьшения налогооблагаемой прибыли, со стороны недобросовестных налогоплательщиков, использующих факсимиле, что приведет не только к дисбалансу публичных и частных интересов, но и может повлечь за собой катастрофические последствия для федерального бюджета.
В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2010 N 07АП-1986/10 отмечается, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. К такому же выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 10.04.2008 N А56-22886/2007.
Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 04.05.2009 N 17АП-2735/09 применительно к рассмотренной им ситуации заметил, что наличие факсимильного воспроизведения подписи в договоре, счетах-фактурах и в актах приема-сдачи работ является дополнительным доводом, свидетельствующим не в пользу налогоплательщика при разрешении спора о реальности хозяйственных операций, расходы по которой учтены в целях налогообложения прибыли и в вычетах по НДС.
А Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 26.07.2013 N 13АП-13291/13 подчеркнул, что в публичной сфере факсимильное воспроизведение подписи не применяется, если иное прямо и недвусмысленно не установлено в законе.
Поэтому мы полагаем, что следует разграничить гражданско-правовые и налоговые последствия использования факсимиле при подписании таких документов, как акт о приемке выполненных работ или оказанных услуг, справка о стоимости выполненных работ и затрат. Отсутствие в бухгалтерском и налоговом законодательстве указания на возможность использования факсимильной подписи в первичных документах само по себе не означает недействительности такого документа или отсутствия у него доказательственной силы, поскольку эти документы составляются в рамках исполнения обязательств в договорной сфере, регулируемой ГК РФ, который такое воспроизведение подписи допускает (смотрите также постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.12.2008 N 02АП-5121/2008).
Однако при подписании документов таким способом, даже если это предусмотрено соглашением сторон, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов относительно подтверждения учета затрат по договору в расходах при налогообложении прибыли или применения иных налоговых последствий совершения сделки, направленных на уменьшение налоговой базы. В этом случае организация может оказаться вынуждена доказывать реальность хозяйственных операций при рассмотрении спора в суде.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Факсимильная подпись на акте КС-2

Источник: Информационно-справочная система «Аюдар Инфо»

Васильев Ю. А., д. э. н., автор серии книг «Годовой отчет»

Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.

О проблеме подробнее

Как правило, при рассмотрении споров о взыскании задолженности, подтвержденной «первичкой» (накладными, актами), содержащей не рукописную подпись, а оттиск факсимильной печатной формы (факсимиле), нанесенный штемпельной краской, арбитры высказывают следующее мнение.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом названная норма не содержит правила о необходимости заключения такого соглашения именно в виде отдельного документа, следовательно, оно (соглашение) подчиняется общим правилам закона о форме сделок.

Закон (см. ст. 434 ГК РФ) предусматривает три способа соблюдения письменной формы договора как двусторонней сделки:

  • составление одного подписанного сторонами документа;

  • обмен документами;

  • акцепт оферты на заключение договора путем совершения конклюдентных действий.

В связи с этим соглашение об использовании факсимиле может быть заключено путем неоднократного его использования стороной сделки при принятии (предоставлении) исполнения другой стороной, осведомленной об использовании факсимиле контрагентом. При этом во всяком случае длительное и осознанное использование факсимиле подписи стороной обязательства лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита документа, нанесение которого на документ находилось в сфере ее контроля (п. 4 ст. 1, п. 2 ст. 10 ГК РФ).

О легитимности документа свидетельствует также наличие печати ответчика на документе. Если штамп-факсимиле и печать были утеряны (похищены), о данном факте необходимо заявить в правоохранительные органы. Этот факт будет учтен судьями при рассмотрении иска о взыскании задолженности. Если у ответчика есть основания полагать, что совершена подделка факсимиле и печати, о фальсификации доказательств необходимо заявить в судебном процессе (определения ВС РФ от 09.03.2016 № 303-ЭС15-16683 по делу № А51-5775/2015, от 24.12.2015 № 307-ЭС15-11797 по делу № А56-21009/2014, от 23.07.2015 № 307-ЭС15-9787 по делу № А56-9356/2014).

В качестве дополнительных аргументов судьи учитывают показания свидетелей и частичное погашение задолженности, свидетельствующее о ее признании должником (постановления АС ЗСО от 14.12.2017 № Ф04-4977/2017 по делу № А03-24052/2015, АС ДВО от 24.02.2016 № Ф03-245/2016 по делу № А51-13035/2015, АС МО от 10.09.2015 № Ф05-10841/2015 по делу № А40-100436/14 и др.).

К сведению: ответчик, проставляя подпись руководителя на товарных накладных с помощью факсимильного ее воспроизведения при отсутствии письменного соглашения с истцом (поставщиком) об использовании факсимиле, а также без предупреждения его о таком обстоятельстве, а впоследствии ссылаясь на это как доказательство неполучения товара, злоупотребил своими гражданскими правами, что недопустимо в силу ст. 10 ГК РФ (Постановление АС ЗСО от 14.12.2017 № Ф04-4977/2017 по делу № А03-24052/2015).

Верховный суд на стороне подрядчиков

Недавнее Определение ВС РФ от 21.12.2017 № 305-ЭС17-20160 по делу № А41-55660/2015,безусловно, заслуживает внимания как подрядчиков, так и заказчиков. В данном деле нижестоящие суды взыскали в пользу подрядчика задолженность за выполненные работы по содержанию и текущему ремонту общего имущества 35 многоквартирных домов. Отказывая заказчику работ в передаче дела для пересмотра, судья Верховного суда отметил: подписание актов выполненных работ с использованием факсимиле подписи не противоречит положениям п. 2 ст. 160 ГК РФ с учетом сложившейся между сторонами практики принятия работ посредством использования при подписании актов факсимильной подписи, которые заказчик оплачивал.

Иными словами, судья ВС РФ обозначил два важных обстоятельства:

  • применение факсимильного воспроизведения подписи заказчиком на нескольких актах сдачи-приема работ (неоднократное использование);

  • частичная оплата спорных актов (совершение заказчиком конклюдентных действий).

Эти обстоятельства, как было сказано выше, суды и раньше считали определяющими исход дела.

Для нас важно, что нижестоящие суды обосновали свое мнение следующим образом:

  • в соответствии с п. 4 ст. 753 ГК РФ сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной. Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными;

  • согласно договору заказчик обязан в течение семи рабочих дней со дня получения актов осмотреть (при участии подрядчика) и принять результат работ, подписать и вернуть подрядчику один экземпляр актов или направить мотивированный отказ от приема работ (по почте либо нарочно). По истечении указанного срока при отсутствии мотивированного отказа работы считаются принятыми заказчиком и подлежащими оплате;

  • представленные подрядчиком акты подписаны подрядчиком и заказчиком (он использовал факсимиле) и заверены печатями организаций.

Иными словами, исходя из условий договора (в случае неподписания заказчиком акта в установленный срок работы считаются выполненными надлежащим образом) и с учетом того, что заказчик не направлял подрядчику мотивированных отказов от приемки работ, результат работ считался бы принятым заказчиком даже при отсутствии подписи и печати на акте. К тому же между сторонами сложилась практика принятия работ посредством использования при подписании актов факсимильной подписи, поскольку заказчик оплачивал принятые по таким актам работы.

При данных обстоятельствах несмотря на то, что возможность подписания актов выполненных работ посредством использования факсимиле договором подряда не предусмотрена, применение факсимильного воспроизведения подписи само по себе не может являться основанием для отказа в оплате выполненных работ.

Таким образом, сославшись на специфику подрядных отношений (то есть положения п. 4 ст. 753 ГК РФ), подрядчик может существенно повысить шансы на успех в судебном разбирательстве.

К сведению: в Определении № 305-ЭС17-20160 судья ВС РФ также поддержал мнение АС МО о том, что отсутствие у заказчика статуса управляющей организации не может служить основанием для освобождения его от исполнения договорных обязательств по оплате фактически принятых им работ.(Этот вывод был сформулирован судьями в ответ на довод заказчика о том, что он не являлся управляющей организацией в отношении жилых домов, а следовательно, не мог поручать истцу выполнение работ.)

В других случаях использовать можно, но осторожно

Ошибочно полагать, что суды всегда признают легитимными документы, содержащие вместо личной подписи оттиск штампа факсимиле. Показательный случай описан в Постановлении АС ДВО от 27.04.2016 № Ф03-1065/2016 по делу № А73-3821/2015. Покупатель требовал от продавца вернуть излишне перечисленные за товар деньги. Ответчик возражал: спорная сумма перечислена третьему лицу на основании трехстороннего соглашения. Причем в материалы дела были представлены и соглашение, и платежное поручение.

Истец заявил о фальсификации соглашения в связи с тем, что имеющаяся в соглашении подпись руководителя ему не принадлежит (подписи от имени руководителя выполнены с использованием рельефного клише (факсимиле)).

Судьи рассуждали так. Сторонами спора в соответствии с требованиями п. 2 ст. 160 ГК РФ не согласована возможность использования факсимильной подписи при совершении сделок. Довод о том, что между сторонами сложился обычай оформления документов с использованием со стороны истца факсимиле, подлежит отклонению как недоказанный. Использование факсимиле именно в спорных правоотношениях не подтверждено, применение факсимиле в рамках ранее заключенного и исполненного сторонами другого договора купли-продажи не имеет значения. Дело в том, что спорный договор, спецификации к нему, товарная накладная подписаны руководителем покупателя (истца) рукописным способом. Это не может однозначно свидетельствовать о систематическом использовании со стороны истца факсимиле вместо рукописной подписи.

При таких обстоятельствах соглашение и платежное поручение не являются надлежащими доказательствами исполнения ответчиком обязательства по возврату излишне полученной суммы предварительной оплаты товара, не переданного продавцом по договору.

Противоречит ли данное судебное решение другим (ранее названным нами) судебным актам? На наш взгляд, нет. Неоднократность использования факсимиле в спорных правоотношениях не доказана (напротив, другие документы были подписаны директором собственноручно). Акцепт не осуществлялся, конклюдентные действия не совершались.

О бухгалтерском учете и налогообложении

Если на акте сдачи-приема работ стоит факсимиле, но мотивированные возражения заказчика отсутствуют, у подрядчика есть основания считать, что работы приняты. Этот факт должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета.

Ссылка на отсутствие собственноручной подписи представителя заказчика в акте не позволит подрядчику доказать, что у него не было обязанности начисления НДС и признания доходов для целей налогообложения прибыли.

Отказ заказчика от оплаты работ – не повод для корректировок налоговых баз и сумм ранее начисленных налогов.

* * *

По общему правилу использование при подписании документов штампа (факсимиле) должно быть согласовано сторонами. Такое согласование необязательно должно быть выражено в условиях договора или дополнительного соглашения к нему. При вынесении решений по спорным ситуациям арбитры учитывают совокупность обстоятельств.

Использование заказчиком факсимильного воспроизведения подписи в первичных документах, оформляемых в соответствии с договором подряда, не является препятствием для получения подрядчиком оплаты выполненных работ при условии, что клише применялось на нескольких актах сдачи-приема работ, которые уже были оплачены (ходя бы частично). Кроме того, гражданское законодательство защищает права подрядчика в случае необоснованного отказа заказчика произвести расчет (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.