Инструкция по делопроизводству 2018

ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменился статус ГОСТ р 6.30-2003 на 2020 год — он отменен и в 2020 году не действует. К базовому документу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт-2020 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Правила оформления документов

Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).

Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.

Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).

Например, приказ по новым правилам выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• Ф.И.О. его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Скачайте полезные для делопроизводства документы:

Инструкция по делопроизводству с учетом требований ГОСТаИспользуйте в работеГОСТ по делопроизводству 2019Пригодится для делопроизводстваИзменения, введенные в действие новым ГОСТом: таблицаУчитывайте в работе

Особенности делопроизводства в современной России

Документационное обеспечение управления или делопроизводство основывается на общих правилах и требованиях, согласно которым создают, обрабатывают, учитывают и хранят документы. Под термином «делопроизводство» понимают все перечисленные этапы работы с документацией.

Делопроизводство в современной России регулирует законодательство, нормативно-правовые акты, система стандартов по информации, издательскому и библиотечному делу. Общеустановленные нормативы и методики, которые регулируют процесс делопроизводства, позволяют решить 4 задачи:

1. Определить и установить требования к содержанию конкретных видов документов: приказам, актам, письмам, служебным запискам.
2. Установить общие требования к формулярам и оформлению разных видов документов, обеспечивающие их единообразие и юридическую значимость.
3. Установить единые технологии, которые будут использовать на всех этапах — от создания документа до организации его хранения или утилизации.
4. Автоматизировать и оптимизировать процессы работы с документами, упростить их поиск и контроль над их исполнением.

Изменения в законодательной и нормативно-правовой базе, которые произошли за последнее время, обусловлены тем, что:

• изменились и появились негосударственные формы собственности — частные, коммерческие предприятия и организации;
• стали совершеннее электронно-вычислительная техника, технологии, цифровой обмен информацией;
• появились автоматизированные системы электронного документооборота, системы управления базами данных;
• развиваются облачные и интернет-технологии, новые способы обмена информационными потоками.

10 памяток по примерной инструкции по делопроизводству для вас и ваших коллег

Основные нормативные акты, которые регламентируют современное делопроизводство в России

Нормативно-методическую базу делопроизводства сегодня составляют три группы документов.

Группа 1. Федеральные нормативные акты, в том числе и не прямого действия, которые косвенно затрагивают некоторые аспекты организации и технологии документирования управленческой деятельности, а также указы и постановления Президента и Правительства.

Основной закон, которого следует придерживаться при организации службы ДОУ в компании — Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он устанавливает правовой режим документирования информации. Не меньше важен и Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Косвенно некоторые вопросы делопроизводства в России регламентируют положения Гражданского и Трудового кодексов, Кодекса об административных правонарушениях. Статья 327 Уголовного кодекса РФ устанавливает ответственность за подделку, изготовление или сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков, а статья 292 — за служебный подлог и внесение в официальные документы заведомо ложных сведений.

Среди подзаконных нормативных актов к числу основных относятся:

• постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• указы и постановления об отнесении сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности; об утверждении перечней сведений, отнесенных к коммерческой и государственной тайне.

Группа 2.Государственные стандарты, отраслевые и ведомственные правовые акты по делопроизводству, которые действуют в различных отраслях экономической деятельности и учитывают их специфику.

Основные стандарты, которые регламентируют делопроизводство в современной России

Скачать таблицу полностью

Основные требования к содержанию, наличию и заполнению реквизитов изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в действие с 1 июля 2018 года. Ко второй группе регламентов относится и примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Она вступила в действие с 31 августа 2018 года.

Группа 3. Типовые и примерные инструкции по делопроизводству органов государственной и муниципальной власти, а также положения и инструкции конкретных организаций. Они имеют статус локальных нормативных актов и разрабатываются, как правило, с учетом требований Примерной инструкции по делопроизводству от Росархива.

Образец положения о делопроизводстве

Скачать образец полностью

Организация делопроизводства в России

Сегодня даже небольшие российские предприятия внедряют автоматические системы и программные комплексы, которые упрощают процессы делопроизводства. Поэтому основной задачей по созданию эффективной среды по обработке и обмену внутренней и внешней информацией, а также совершенствованию качества управления является выбор:

• оптимальной стратегии автоматизации;
• программно-аппаратного комплекса, необходимого и достаточного для целей автоматизации делопроизводства в конкретной организации.

Для автоматизации делопроизводства в современной России используют:

• системы управления базами данных;
• системы распознавания и анализа текстовой информации;
• сортировку по различным параметром и поиск по запросам;
• цифровизацию аналоговых текстов;
• системы сканирования бумажных документов;
• дружеский и интуитивно понятный пользователю интерфейс;
• каналы связи, внутреннего и внешнего обмена информацией Internet/intranet;
• облачные технологии и удаленные серверы.

Итог:

Организация делопроизводства в России в соответствии с нормами и требованиями, установленными государственными и межотраслевыми регламентами позволяет легко автоматизировать документооборот и повысить качество управления.

Приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее ­– Примерная инструкция).

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в государственных организациях. Примерная инструкция на единой правовой и методической основе устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству. В Примерной инструкции установлено, что государственные организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов согласовывают инструкцию по делопроизводству с соответствующим федеральным архивом, в субъектах Российской Федерации – с уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом, если ему предоставлены такие полномочия.

В Примерной инструкции оговорено документирование управленческой деятельности. Урегулированы согласование, подписание (утверждение) проектов документов. Описана организация документооборота. Регламентирован контроль исполнения документов (поручений). Прописана организация работы исполнителя с документами. Оговорено формирование документального фонда организации. Регламентирована организация доступа к документам и их использования. Описаны изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Примерная инструкция начинает действовать с 31 августа 2018 года.



В статье коротко рассматриваются основные положения, принятые 15 июня 2009 года Правительством Российской Федерации общих «Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Ключевые слова: органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ.

Общие понятия ипредыстория, затрагивающая сферу делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Налаживание работы с документами в учреждениях исполнительной государственной власти имеет большое значение, поскольку оптимальные условия для ведения документооборота, обмена бумагами между отделами, ведомствами заметно упрощают работу и снижают внутренние бюджетные расходы на организацию труда. Не менее важна в деле упорядочивания процессов документооборота управленческая функция, поскольку официальные регулирующие бумаги составляют направляющую основу для любого органа государственной власти и органов местного самоуправления.

Делопроизводство − отрасль, которая обеспечивает документирование и налаживание рабочих процессов с официальными бумагами, − нормативно никогда не регламентировалось. Принятые в советский период «Единая государственная система делопроизводства» (1973 год) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (1988 год) инструкции носили рекомендательный характер. В постсоветский период времени, в 90-е и начало нулевых годов, строгой необходимости наведения порядка в документообороте не было.

Правила ведения и организации делопроизводства в учреждениях, относящихся к органам исполнительной власти РФ, были разработаны десять лет назад. Постановление от 15 июня 2009 года Правительства Российской Федерации № 477 утвердило общие «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее Правила). Системообразующие пункты Правил связаны со ст. 11 Федерального Закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В соответствии с текстом разработанных Правил должен соблюдаться единый порядок делопроизводства во всех федеральных органах исполнительной власти. Под единством понимаются такие правила и принципы организации делового производства, которые выполняются во всех без исключения федеральных органах исполнительной власти вне зависимости от их типа − будь то федеральное министерство, федеральная служба или федеральное агентство, а также вне зависимости от сферы деятельности, структуры учреждения и прочих ведомственных особенностей. Все региональные нормативные документы, связанные с делопроизводством, должны соответствовать вышеозначенным Правилам. Эти же положения относятся и к исполнению делопроизводства в органах местного самоуправления.

Разработанные Правила помогают выстроить логичную и внятную иерархию нормативного документирования в российском делопроизводстве. Этим Правила отличаются от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая всё же по форме была отнюдь не типовой, а примерной (с момента принятия рассматриваемых в статье Правил Типовая инструкция утратила свою силу).

Структура Правил ведения делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти

В Правилах можно выделить несколько основных разделов:

− Общие положения;

− Основополагающие понятия;

− Перечень понятий, регламентирующий создание документов в федеральном органе исполнительной власти;

− Список требований к организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти;

− Понятия, прорабатывающие организацию документального фонда федеральных органов исполнительной власти;

− Процедурные положения электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Дополняющее Правила Приложение состоит из перечня обязательных сведений о документах, которые используются при учёте и поиске информации в системе электронного документооборота того или иного федерального органа исполнительной власти.

Стоит рассмотреть некоторые важные моменты, касающиеся раздела «Основных понятий» рассматриваемых Правил, поскольку они определяют смыслообразующие определения и термины. Часть терминов, среди которых — «делопроизводство», «документооборот», «документирование», «номенклатура дел», «реквизит документа» и т. д., — приводятся в том же значении, что и в ГОСТе Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». При этом некоторые термины приведены в иной трактовке (такие как «документ», «регистрация документа»). Вместе с тем в Правила вводится понятие «служба делопроизводства», определяемое формулировкой «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

В разделе, определяющим и структурирующим правила создания документов, приводится список реквизитов, которые должны быть использованы при создании документов. Ранее информация о составе реквизитов документов вместе с правилами по их оформлению была изложена в нормативах ГОСТа Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (этот документ не утратил свою силу на сегодняшний день).

Общие требования для реквизитов Правил и ГОСТа Р 6.30–2003 несколько различаются, ряд реквизитов из Правил вынесены, так как они не используются в процессе работы федеральных органов исполнительной власти. К таким реквизитам относятся «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Код формы документа», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)», «Отметка о поступлении документа в организацию».

Правила вводят также новые реквизиты − «Должность лица, подписавшего документ» и «Отметка о конфиденциальности». Первый из вышеозначенных реквизитов имеет отношение к должностным бланкам документов и используется с давних пор. Он проставляется в бланках переписки между должностными лицами под наименованием федерального органа исполнительной власти. Второй реквизит также широко распространён и используется в документации, содержащей сведения о всякого рода конфиденциальной информации (служебная тайна и т. п.).

В разделе, регламентирующем требования к организации документооборота, содержатся основные положения, которые касаются этапов и сроков прохождения при ознакомлении с документами. Особое внимание в Правилах обращено на то, что входящие на службу делопроизводства документы проходят регистрацию, предварительную обработку и рассмотрение с передачей на рассмотрение начальству, а затем перенаправляются на работу исполнителям в структурные подразделения. В обязанности службы делопроизводства входит контроль за правильностью оформления документов и количественному соответствию принятых экземпляров рассылочному списку. Документы, которые в оформлении не соответствуют принятому образцу, отправляются обратно к исполнителю. Процесс передачи документов между структурными филиалами также возложен на службу делопроизводства.

В разделе, который рассматривает делопроизводство документального фонда, представлены положения, касающиеся порядка сохранения документации федеральных органов исполнительной власти. В соответствии с Правилами учреждения должны формировать полноценные документальные фонды, разрабатывая при этом ведомственные перечни документации с определёнными сроками хранения. Окончательное утверждение этих перечней (равно как и утверждение инструкций) происходит в процессе согласования с Росархивом.

Документальный фонд формируется за счёт номенклатуры дел, которая составляется службой делопроизводства и визируется руководством федерального органа исполнительной власти после согласования с центральной экспертной комиссией. Рассматриваемый раздел Правил также определяет сроки хранения документов до момента их передачи в архив — должно пройти не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их пользования или хранения. Все документы передаются в архив на основании номенклатурных описей дел.

Большое значение имеют содержащиеся в Правилах положения, которые определяют несколько принципиальных особенностей по организации работы с электронными документами. Среди них особо следует выделить следующие важные пункты:

− − Все электронные документы создаются и хранятся в специализированной системе электронного документооборота определённого федерального органа исполнительной власти.

− В специализированной системе документооборота устанавливается ряд обязательных сведений, которые облегчают учёт и поиск внесённых в каталог документов.

− Подписание всех документов в системе федеральных органов исполнительной власти ведётся на основе электронной цифровой подписи.

− Правила систематизации электронного документооборота основываются на принятых и действующих правилах принятия, хранения и уничтожения аналогичной по содержанию бумажной документации.

− При составлении соответствующей документальной номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти ставится отметка, что дело ведётся в электронном виде.

Отдельно указывается, что при рассмотрении и согласовании некоторых электронных документов могут быть применены способы визирования, для которых цифровая подпись не требуется.

После истечения срока хранения того или иного электронного дела оно подлежит уничтожению на основе акта, утверждаемого руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти.

Даже этот короткий анализ положений, содержащихся в «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» показывает, что их содержание способствует переходу от так называемого формального «делопроизводственного подхода» к налаживанию работы в рамках унифицированной системы управления документации с помощью качественного информационного менеджмента.

В конечном счёте разработанные Правила становятся неотъемлемой частью системы нормативных актов, которые регламентируют деятельность федеральных органов исполнительной власти и закрепляет основные понятия в сфере управления государственным документооборотом.

Литература:

1. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями и дополнениями) / «Российская газета» от 24 июня 2009 г. N 113. — Режим доступа: http://ivo.garant.ru/#/document/195767/paragraph/2562:0 (дата обращения 25.11.2019)
2. Ермолаева, А. В. Новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: проблемы применения / А. В. Ермолаева // Власть — 2014. — № 4. — С. 87–90.
3. Ермолаева, А. В. Методология подготовки нормативных актов федеральных органов исполнительной власти / А. В. Ермолаева // Власть — 2014. — № 11. — С. 76–79.
4. Кордик, Д. Н. Понятие и содержание нормотворческой деятельности федеральных органов исполнительной власти: теоретические и правовые аспекты / Д. Н. Кордик // Вестник Московского университета. Сер. II. Право — 2015. — № 5. — С. 82–94.
5. Кюрджиев, В. А. Мониторинг правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти / В. А. Кюрджиев // Известия высших учебных заведений. Поволжский регион — 2015. — № 4(36). — С. 20–25.