Изменение фамилии сотрудника

Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое. Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1).

Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации. При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен. Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить? Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи.

Основание для изменений

Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.

К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)». Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.

Трудовой договор

Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

Трудовая книжка

При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

• Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
• Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.

В какие еще документы нужно внести изменения

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

• пенсионного свидетельства;
• банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.

Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

Итоги

1. При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу.
2. Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
3. Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя.
4. Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником.
5. Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.

Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.

Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии

Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.

Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно. Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Важная статья: «Хитрости, которые упростят вам работу с кадровыми документами» (№ 3, 2017)

Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.

Скачать и распечатать образец

Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку

В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.

Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).

Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Исправьте другие кадровые документы по необходимости

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии

Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.

Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.

Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.

Важные выводы

1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.

2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.

3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.

Невест, планирующих взять фамилию будущего мужа, всегда волнует вопрос: какие именно документы и в какие сроки нужно будет поменять? Разбираемся, где обязательно зафиксировать вашу новую фамилию, а где — необязательно.

При подаче заявления на регистрацию брака вас обязательно спросят, собираетесь ли вы менять свою фамилию. По закону как жена может взять фамилию мужа, так и наоборот, но чаще все же на смену фамилии соглашаются девушки. Вне зависимости от того, возьмете ли вы фамилию мужа или объедините ваши две фамилии в двойную, вам предстоит поменять некоторые документы, которые с момента официальной церемонии окажутся недействительными. Вот полный список этих документов.

1. Паспорт гражданина РФ.

По закону после свадьбы у вас есть 30 дней, чтобы заменить паспорт. Сделать это можно в вашем районном отделе МВД по месту регистрации или месту жительства. Все, что вам понадобится, — свидетельство о браке, старый паспорт, фотографии и квитанция об оплате госпошлины за выдачу нового паспорта (300 рублей).

2. СНИЛС.

Также в течение месяца со дня изменения фамилии вам нужно будет сообщить об этом в Пенсионный фонд Российской Федерации, подав заявление об обмене страхового свидетельства (к слову, это может сделать и ваш работодатель). Номер СНИЛС останется тем же, изменится лишь фамилия. В территориальном отделении ПФР СНИЛС вам поменяют в реальном времени, а через МФЦ оформление займет пять дней.

3. Загранпаспорт.

Если у вас есть загранпаспорт, придется заменить и его (правда, если у вас есть действующая виза или срок действия паспорта и так скоро истекает, с этим можно повременить). Оформить новый загранпаспорт можно в любом районном отделении МВД, подготовив весь пакет документов (фотографии, анкета с данными, старый паспорт, свидетельство о браке, паспорт РФ) и уплатив госпошлину 2000 рублей за паспорт старого образца и 5000 рублей — за паспорт нового образца.

4. Полис ОМС.

В течение 30 дней после свадьбы вам нужно сообщить своей страховой компании о смене фамилии и получить новый полис. Сделать это можно в офисе компании (ее название и контакты есть на вашем полисе). Возьмите с собой паспорт, свидетельство о браке и старый полис. Никаких госпошлин платить не нужно.

5. Банковские карты.

Зарплатную банковскую карту вы можете поменять, обратившись к работодателю. Остальные карточки — в отделениях банков, где вы их получали. При себе необходимо иметь паспорт, свидетельство о браке и старую карту. Банк поменяет фамилию в базе данных и выдаст новую карточку.

6. Водительские документы.

Если вы водите автомобиль, то сразу после замены российского паспорта нужно заменить водительское удостоверение. Для этого обратитесь в любое регистрационное подразделение Госавтоинспекции по месту вашего нахождения.

После того, как вы получили новое водительское удостоверение, нужно внести изменения в полис ОСАГО в отделении страховой компании, которая выдала вам полис. При переоформлении полиса обратите внимание, какой документ на автомобиль указан в нем в качестве основного. Если это СТС, то вам придется обратиться в страховую компанию дважды — сначала, чтобы внести новый номер водительского удостоверения, затем — чтобы внести новый номер СТС. А если в качестве основного документа транспортного средства при переоформлении полиса вы укажете ПТС, тогда второй раз идти в страховую не придется. В этом случае после внесения изменений в полис ОСАГО обратитесь в Госавтоинспекцию, чтобы внести информацию о смене фамилии в ПТС и получить новое СТС.

До замены документов обязательно возите с собой свидетельство о браке или его копию.

Что менять не нужно

• Документы, связанные с наличием имущественных прав, например свидетельство о праве собственности на недвижимость.
• ИНН (но необходимо получить новое Свидетельство о постановке на налоговый учет).
• Документы о получении образования.
• Трудовую книжку (в нее работодатель просто внесет соответствующую запись о смене фамилии).

Чаще всего смена фамилии происходит в связи со вступлением в брак или его расторжением. Однако поменять ее возможно и при других обстоятельствах. При этом вы имеете право требовать внесения за свой счет изменений в документы, оформленные на прежнюю фамилию <1>. Некоторые документы подлежат замене или корректировке в обязательном порядке. Разберемся, что это могут быть за документы.

Паспорт

Паспорт удостоверяет личность гражданина. Его необходимо заменить при смене фамилии. Сделать это следует в течение одного месяца со дня регистрации перемены фамилии в ЗАГСе. К примеру, при заключении брака этим днем будет являться день его регистрации. По истечении этого срока паспорт на старую фамилию станет недействительным и может быть изъят уполномоченным должностным лицом <2>.

Обратите внимание!
Использование недействительного паспорта может повлечь административную ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере до 4 БВ. <3>

Справочная информация
Размер базовой величины составляет 23 бел. руб. <4>

Для замены паспорта вам необходимо представить следующие документы <5>:

— заявление;

— старый паспорт;

— 4 цветные фотографии размером 40×50 мм, соответствующие возрасту (одним листом);

— свидетельство о рождении ребенка, не достигшего 18-летнего возраста;

— ваше свидетельство о рождении;

— свидетельство о заключении брака, если вы в нем состоите;

— свидетельство или копия решения суда о расторжении брака, если брак расторгнут;

— свидетельство о перемене фамилии;

— документ, подтверждающий уплату госпошлины.

На заметку
При уплате госпошлины через ЕРИП представлять платежный документ не требуется. Достаточно сообщить учетный номер операции <6>.

По общему правилу госпошлина за замену паспорта в общем порядке составляет 1 БВ, а срок его изготовления — в течение месяца со дня подачи заявления. Чтобы паспорт был готов в течение 15 дней (ускоренный порядок), дополнительно необходимо уплатить еще 1 БВ, а в течение 7 дней (срочный порядок) — 2 БВ.

Указанные документы нужно представить в территориальное подразделение по гражданству и миграции ОВД (паспортный стол) по месту регистрации. Также документы может принять паспортист жилищно-строительного (жилищного) кооператива, товарищества собственников, сельского, поселкового исполнительного комитета и пр. <7>

На заметку
Изготовить паспорт в срочном порядке можно только через паспортные столы, расположенные в г. Минске и областных центрах.

Документы на автомобиль

При смене фамилии следует обменять водительское удостоверение и талон к нему <8>. Вместе с тем законодательство не предусматривает срок такой замены и ответственность за незамену указанных документов. Также законодательство не устанавливает недействительность водительских документов на старую фамилию. В связи с этим полагаем, что до момента замены водительских прав можно пользоваться правами на старую фамилию. При этом целесообразно возить с собой документ, доказывающий перемену фамилии. Например, свидетельство о заключении брака.

Для замены водительского удостоверения и талона к нему можно обратиться в любое экзаменационное подразделение ГАИ на территории нашей страны вне зависимости от места регистрации. По общему правилу граждане, постоянно проживающие в Республике Беларусь, представляют следующие документы <9>:

— заявление;

— паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства;

— старое водительское удостоверение;

— медсправку;

— документы об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины составляет:

— 2 БВ — за выдачу новых прав;

— 0,08 БВ — оформление заявления;

— 0,04 БВ — компьютерные услуги.

Новые права с талоном будут готовы в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления.

Если на ваше имя зарегистрирован автомобиль, при изменении фамилии в регистрационные документы следует внести соответствующие изменения. В течение 10 дней после замены паспорта вам необходимо обратиться в регистрационное подразделение ГАИ по месту жительства. По общему правилу следует представить следующие документы <10>:

— заявление;

— паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства;

— свидетельство о регистрации автомобиля (техпаспорт);

— документы об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины составляет:

— 1 БВ — за выдачу свидетельства о регистрации автомобиля (техпаспорта);

— 0,5 БВ — выдачу документа (сертификата) о прохождении техосмотра;

— 0,08 БВ — оформление заявления;

— 0,04 БВ — компьютерные услуги.

Срок выдачи измененных документов — 10 рабочих дней со дня подачи заявления.

На заметку
По желанию владельца транспортного средства договор страхования гражданской ответственности может быть переоформлен в связи со сменой фамилии. Для этого в страховую организацию необходимо представить заявление с приложением страховки и копии документа о смене фамилии. В течение 3 рабочих дней после подачи документов взамен прежней страховки будет выдана новая <11>.

Работа и бизнес

Если вы работаете по найму, важно уведомить нанимателя о смене фамилии и представить ему документы, свидетельствующие об этом. Это необходимо для того, чтобы наниматель:

1) внес изменения в вашу трудовую книжку. Они могут вноситься на основании любого документа, свидетельствующего о смене фамилии: нового паспорта, свидетельств о заключении, расторжении брака и пр. <12> Законодательством не установлен срок подачи нанимателю документов для внесения изменений в трудовую книжку. Однако такой срок может быть прописан в вашем трудовом договоре или локальных документах организации;

2) заменил ваше свидетельство государственного социального страхования. Для этого вам следует в течение месяца со дня получения нового паспорта предъявить его работодателю. Старое страховое свидетельство также необходимо отдать работодателю для возврата в органы соцзащиты <13>.

Обратите внимание!
Если вы не работаете по найму и уплачиваете взносы на социальное страхование самостоятельно, вы обязаны сами подать в органы соцзащиты форму ПУ-1 (тип формы — изменение анкетных данных). Сделать это следует в течение месяца со дня получения паспорта на новую фамилию. При этом страховое свидетельство подлежит замене. В течение месяца со дня приема органом соцзащиты формы ПУ-1 вы получите новое страховое свидетельство, а старое необходимо сдать в органы соцзащиты <14>.

Индивидуальный предприниматель обязан обратиться за внесением изменений в свидетельство о госрегистрации в местный исполнительный орган по месту жительства, в котором он зарегистрирован в качестве ИП. Это следует сделать в месячный срок после смены фамилии, представив следующие документы <15>:

— заявление;

— оригинал свидетельства о госрегистрации на старую фамилию;

— фотографию;

— оригинал либо копию платежного документа об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины равен 0,25 БВ. Новое свидетельство о госрегистрации будет готово не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи документов <16>.

Обратите внимание!
Непредставление или несвоевременное представление в регистрирующий орган документов для внесения изменений в свидетельство о госрегистрации индивидуального предпринимателя влечет штраф до 20 БВ <17>.

Военный билет

Если вы военнообязаны, не следует забывать о военном билете. Этот документ подлежит замене в связи с изменением фамилии на основании заявления установленной формы и нового паспорта в районном военном комиссариате <18>>.

Обратите внимание!
Гражданин, состоящий на воинском учете, обязан сообщить о смене своей фамилии в соответствующий орган воинского учета по месту жительства. Сделать это необходимо в недельный срок после смены фамилии <19>.

Договорные отношения

Гражданин обязан принять все необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о смене фамилии <20>. Это необходимо, чтобы должники и кредиторы могли беспрепятственно исполнять свои обязанности или реализовывать свои права.

Во многих договорах (с банками, страховыми организациями и пр.) предусмотрено условие об обязательном уведомлении второй стороны договора об изменении фамилии. Если это условие не выполнить, договором могут быть предусмотрены различные штрафные санкции и иные неблагоприятные последствия. Поэтому рекомендуем тщательно ознакомиться с условиями всех ваших договоров и своевременно уведомить заинтересованных лиц о смене фамилии.