Как отправить трудовую по почте
В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей консультации.
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ, Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.
Также вам может пригодиться образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.
Пред. / След.
Скачать бланк заявления на отправку трудовой книжки по почте можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.
Стандарты трудовой книжки
Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.
| Нормативный акт | |
| Правительственное постановление РФ №225, редакция от 25.03.2013 | Формат документа и его вкладыша;
изготовление, ведение, хранение трудовых |
| Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003 | Правила заполнения (см. → «Как заполнить трудовую книжку?»);
формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним; формат приходно-расходной книги |
Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).
Не являются препятствием для выдачи следующие причины:
- отсутствует или не подписан обходной лист;
- не произведен расчет с сотрудником.
За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:
- грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
- приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).
Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?
На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:
- отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
- отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).
Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.
Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.
Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение
Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.
| Общая форма заявления | Что содержит? |
| Шапка | Наименование организации;
сведения о нанимателе, работнике |
| Формат | Заявление |
| Текстовая часть | Просьба уволенного сотрудника выслать посредством почты на указанный адрес |
| Заключительная часть | Дата написания; подпись заявителя |
Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.
Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?
Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.
| Последовательность действий нанимателя при пересылке | На что нужно обратить внимание? |
| Составление акта при отказе работника забрать документ | Подготавливает кадровик;
подписывают свидетели; копия акта отдается работнику под подпись (по возможности) |
| Оформление уведомления работнику | Составляется на фирменном бланке;
включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение |
| Отправление извещения с требованиями организации посредством почтового отделения | Документ высылается заказным письмом с описью вложения;
желательно заполнить бланк о вручении |
| Пересылка документа | Производится после получения письменного разрешения уволенного;
отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении |
| Заполнение книги учета (см. → «Книга учета трудовых книжек»). | После пересылки кадровики фиксируют в ней:
отправку по почте с указанием даты пересылки; реквизиты почтового извещения о получении работником документа |
До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.
Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения
Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.
Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.
Еще одна распространенная ошибка — когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.
Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению
Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:
- невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
- причину неявки;
- просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
- свой адрес для пересылки;
- дату увольнения и написания заявления.
Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.
Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение
Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.
Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.
Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа?
Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).
Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?
Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).
Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?
Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).
Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?
Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.
Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?
Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).
Здравствуйте!
в Вашем случае работодатель должен Вам выслать трудовую книжку в течение 3 дней после получения вашего заявления. Неполучение заявления по своей инициативе не освобождает его от ответственности.
Рекомендую написать жалобу в трудовую инспекцию, прокуратуру и в суд (о взыскании средней заработной платы за время вынужденного прогула).
ТК РФ, Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второйстатьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Можно ли отправить трудовую книжку по почте заказным письмом по заявлению работника?
По общему правилу, установленному ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.
При этом днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).
Действия работодателя по выдаче трудовой книжки при увольнении регламентированы, помимо ТК РФ, также Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Согласно п. 36 Правил в том случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом в получении документа на руки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, при этом со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Таким образом, из содержания нормативных актов следует, что направление трудовой книжки по почте связывается не с желанием (волеизъявлением) сторон трудового договора, а прежде всего с невозможностью выдачи документа непосредственно работнику в день увольнения (вследствие его отсутствия в этот день на рабочем месте или отказа от получения). Соответственно, при формальном подходе работодатель вправе выслать работнику трудовую книжку по почте (минуя при этом «стадию уведомления», так как имеется заявление работника) только в том случае, если данное заявление содержит указание на подобные обстоятельства (отсутствие в день увольнения или отказ от получения документа на руки).
С другой стороны, направление трудовой книжки по почте при наличии прямой просьбы со стороны работника в любом случае прав работника не нарушает, и возможность предъявления каких-либо претензий к работодателю в данном случае минимальна.
Трудовую книжку работнику следует направлять заказным письмом с описью вложения, чтобы в дальнейшем имелась возможность подтвердить факт направления работнику именно трудовой книжки, а не какого-либо иного документа.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь
Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим
Описание
Бланк «Трудовая книжка» производства МПФ Гознака, серия шестая (ТК-VI). Формат 88х125 мм. Имеет все необходимые элементы защиты. Бланк представляет собой книжку в цельнотканевом обрезном переплете, сшитый специальной защитной нитью.
Материалы:
— бумага для форзаца плотностью 165 г/кв.м специальная с содержанием 3-х видов защитных волокон;
— бумага для внутренних листов плотностью 75 г/кв.м с водяным знаком ТК с двумя видами защитных волокон, имеет защиту от воздействия химических реагентов;
— обложка бланка — из переплетного материала на тканевой основе, серого цвета.
Надпись и изображение государственного герба РФ на обложке выполнены тиснением фольгой золотистого цвета. Способ печати офсетный: внутренние листы и форзац — две нераппортные гильоширные сетки, одна из них с ирисом; текст — метамерные краски, на всех страницах печать бесцветной краской, светящейся в УФ-лучах. Номер семизначный выполнен высоким способом печати защитной краской красного цвета. В комплекте с трудовой книжкой идет защитная голограмма. Бланки подойдут для кадровой службы фирмы. По указанной цене можно купить мелкооптовую партию от 25 шт. Розничная цена будет несколько выше.
Куда наклеивать голограмму
В 2008 году Гознак в качестве эксперимента стал выпускать специальные голографические наклейки размером 3 см. х 1,5 см. для трудовых книжек. Такая голограмма (по замыслу ее создателей) призвана повысить степень защиты бланка трудовой книжки. При попытке отклеить голограмму происходит ее расслаивание (саморазрушение).
Наклеивать голограмму необходимо на титульную страницу трудовой книжки или вкладыша, а куда именно — тут по желанию: можно на подпись владельца трудовой книжки, на подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а можно и на печать организации, которая завела трудовую книжку на работника.
В общем и целом, голограмма — это необязательный реквизит трудовой книжки и поэтому ее отсутствие не является нарушением, то есть бланк трудовой книжки без голограммы также является действительным.
Какие трудовые книжки мы продаем
Мы продаем только официально зарегистрированы в качестве документа на территории Российской Федерации актуальной серии выпуска, соответствующей году выпуска. На сегодняшний день это ТК-VI. Мы не продаем трудовые книжки старого образца и прошлых лет. Все трудовые книжки произведены в текущем году на МПФ Гознак.
Обращаем ваше внимание, что год выпуска трудовой книжки нигде и никогда не указывался. Идентификация возможна только по указанной серии и поколению. Все бланки трудовых книжек сертифицированы, страницы защищены водяными знаками, печать выполняется только на особой бумаге для документов. Как отличить настоящий бланк трудовой книжки от поддельного, вы можете узнать из соответствующих статей на сайте Гознака: «Определение подлинности бланка Трудовой книжки» и «Сравнительная таблица (отличий между подделкой и оригиналом — прим. Макс-М)«. Покупая бланки трудовых книжек у нас, вы гарантированно защищаете себя от подделки. Ниже, для справки, приведены соответствия серий бланков и годов их выпуска.
Добавить комментарий