Как понять в электронном виде

Подача документов в электронном виде в налоговую

Обновление: 22 ноября 2019 г.

Если организация получила требование о представлении документов в ходе камеральной проверки или требование о представлении пояснений в электронной форме по ТКС, то в ответ она тоже может подать документы в электронном виде в налоговую. При этом действуют определенные правила передачи документов в налоговую в электронном виде.

Электронная подача документов в налоговую

Сразу скажем, что требование о представлении документов, которое налоговая инспекция отправила с нарушением установленного формата, не будет считаться полученным компанией (п. 14 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@). В частности, инспекция должна использовать тип электронного документооборота «Документ». На такое письмо необходимо выслать в ответ в течение 6 рабочих дней квитанцию о приеме. Иначе налоговики могут заблокировать банковский счет организации (п. 5.1 ст. 23, п. 3 ст. 76 НК РФ).

А далее в срок, указанный в требовании, нужно передать документы в налоговую в электронном виде или же представить их на бумаге непосредственно в ИФНС или по почте. Если документы составлены на бумаге, то подать их в налоговую в электронном виде можно в виде электронных образов документов (скан-образов) по утвержденным форматам. Документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Подача пояснений в налоговую в электронном виде

Если пояснения затребованы в рамках камеральной проверки любой декларации, кроме декларации по НДС, то пояснения можно представить:

  • на бумаге лично в ИФНС;
  • на бумаге по почте;
  • в электронном виде в произвольной форме.

А вот пояснения по декларации по НДС направляются в ИФНС исключительно в электронном виде. Отправка электронных документов в налоговую производится по телекоммуникационным каналам связи через оператора и обязательно в соответствии с утвержденным форматом (Приказ ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682@). Как правило, в программе нужно нажать кнопку «Ответить на требование» и заполнить предлагаемую форму.

Если подать пояснения к декларации по НДС на бумаге, они не будут считаться представленными (п. 3 ст. 88 НК РФ). И налоговая может оштрафовать организацию за непредставление пояснений.

Что касается формата документов для налоговой в электронном виде, то сами пояснения должны быть формализованными. Формализованным считается ответ, содержащий документы в формате xml. Пояснения оформляются по Форматам, утв. Приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682@.

А вот дополнительная информация к формализованным пояснениям могжет сдаваться не по формату. В частности, можно направить скан-образы в формате tif, jpg, pdf, pgn.

Такие разъяснения давала налоговая служба на своем сайте.

Электронная отправка документов на регистрацию в налоговую

ФНС на своем сайте предлагает два сервиса по регистрации юридических лиц и предпринимателей:

  • сервис по подготовке документов для государственной регистрации и направлению электронной заявки на регистрацию. При этом иметь электронную подпись не обязательно;
  • сервис по подаче в налоговую пакета документов для государственной регистрации юрлица или ИП в электронном виде. Для этого потребуется электронная подпись и установка специальной программы.

Технология подачи документов на государственную регистрацию в электронном виде

В целях подачи документов в электронном виде на государственную регистрацию через сеть Интернет необходимо подготовить транспортный контейнер, содержащий перечень документов, включающий соответствующее заявление, а также другие представляемые документы.

Подготовить заявление в электронном виде и транспортный контейнер можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения:

  • ПО «Подготовка документов для государственной регистрации» (ППДГР), в котором предоставляется возможность заполнить заявление, сохранить его и распечатать, а также сформировать Транспортный контейнер, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.
  • ПО «Подготовка пакета электронных документов для государственной регистрации» (ППЭДГР), в котором предоставляется возможность сформировать ТК на основе ранее созданного заявления, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.

Электронная отчетность

При представлении неформализованных документов в ФНС в электронном виде, часто возникает необходимость представления графических файлов изображений этих документов в различных форматах (jpeg, tiff, pdf и прочие). При этом ФНС установлены требования к формату представляемых графических файлов. Так в приказе ФНС России № ММВ-7-6/535@ от 09.11.2010 «Об утверждении унифицированного формата транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи» в пункте 3.3 унифицированного формата транспортного контейнера указано следующее:

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.

Однако не всегда файлы изображений соответствуют этим требованиям. Каким образом можно привести отправляемые файлы в соответствие с требованиями ФНС? Ряд специалистов рекомендуют для редактирования изображений воспользоваться бесплатной программой XnView.

Для редактирования параметров изображения после запуска программы XnView в подменю Файл нужно выбрать пункт Открыть.

После чего выбрать требуемый файл изображений в появившемся окне:

Для изменения глубины цвета нужно в подменю Изображение выбрать пункт Преобразовать в серое и затем выбрать подпункт 256 оттенков серого.

Для того, чтобы изменить разрешение необходимо в подменю Изображение выбрать пункт Задать кол-во точек/дюйм.

В открывшемся окне нужно ввести требуемое значение разрешения:

После чего сохранить файл с новыми параметрами (подменю Файл пункт Сохранить).

В результате будет получен файл, соответствующий требованиям ФНС.

Закреплено понятие электронного документа

Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года федеральных законов от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 478.

Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Напомним, что ЭЦП — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также убедиться в отсутствии искажения информации в электронном документе.

Поправки в законодательство внесены в рамках реализации Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65). Изначально она была рассчитана на период до 2010 года, но сейчас сроки ее реализации продлены на 2 года.

Как подать документы в электронном виде в налоговую инспекцию?

Несмотря на то, что компании уже достаточно давно пользуются возможностью подачи документов в электронном виде в налоговую инспекцию, на практике возникают вопросы по механизму отправки документов в тех или иных ситуациях.

Действующее законодательство позволяет заявителю направлять регистрационные документы в налоговый орган в электронном виде. Для того чтобы направить документы на государственную регистрацию юридического лица или ИП в электронном виде через сайт ФНС России необходимо иметь электронно-цифровую подпись (далее по тексту — ЭЦП).

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ

Важно! Возможность применения ЭЦП при совершении регистрационных действий в налоговой инспекции (регистрации ООО и ИП, изменении учредительных документов и сведений ЕГРЮЛ или ЕГРИП, закрытии ИП, ликвидации организации) предусмотрена ст.9 Федерального закона №129-ФЗ от 08.08.2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

Что представляет собой ЭЦП?

Напомним вкратце о том, что представляет собой ЭЦП. Вопросы получения и использования ЭЦП регламентируются Федеральным законом от 06.04.2011 г. №63 «Об электронной подписи» (далее по тексту – Закон №63-ФЗ). Этим же Законом определены виды ЭЦП.

ЭЦП — это информация в электронной форме, которая присоединена или связана с другой информацией, и используется для определения лица, подписывающего эту информацию (п.1 ст.2 Закона №63-ФЗ).

НАЛОГОВЫЙ АУДИТ


Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись (п.1 ст.5 Закона №63-ФЗ).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Алгоритм отправки в электронном виде документов на государственную регистрацию компании

Наиболее востребованный электронный формат общения возникает при электронной подаче документов в налоговую инспекцию в связи с государственной регистрацией компании.

Обозначим последовательность действий заявителя.

  • Зайти на сайт ФНС России www.nalog.ru, вкладка «Электронные сервисы – «Подача документов на государственную регистрацию юридических лиц и ИП».
  • Зайти во вкладку «Программа формирования документов, используемых при государственной регистрации».

Для формирования заявления (уведомления, сообщения) можно воспользоваться специализированным бесплатным программным обеспечением.

  • С помощью скаченной и установленной программы подготовки документов для государственной регистрации (ППДГР) заполняем соответствующую форму заявления (например, Р13001).

Программа «ППДГР» предназначена для автоматизированной подготовки документов, используемых при государственной регистрации, а также формирование контейнера для подачи заявления о государственной регистрации в электронном виде.

  • Сканируем необходимые документы отдельными файлами (заявление – в один файл, учредительные документы – во второй файл и т.д.).
  • С помощью программы «Подготовка пакета электронных документов для государственной регистрации» (ППЭДГР) прикрепляем отсканированные документы и подписываем.

Программа ППЭДГР предназначена для формирования пакета документов в электронном виде (для подготовки так называемого транспортного контейнера), направляемого ИП или организациями в регистрирующий орган с целью государственной регистрации.

  • После отправки документов в электронном виде, заявителю в режиме реального времени, а также на адрес электронной почты, указанный при направлении электронных документов в налоговый орган, направляется сообщение, содержащее уникальный номер, подтверждающий доставку электронных документов.

Важно! Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения электронных документов налоговым органом, заявителю по адресу электронной почты направляется транспортный контейнер, содержащий файл с распиской в получении электронных документов, файл с электронной подписью налогового органа

Документы, подготовленные налоговым органом в связи с внесением записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП (листы записи, свидетельства о регистрации), либо решение об отказе в государственной регистрации, сформированные в электронном виде и подписанные электронной подписью налогового органа, направляются заявителю по адресу электронной почты в транспортном контейнере.

Заявитель может получить документы на бумажном носителе способом доставки, указанном в заявлении (лично либо почтой).

НАЛОГОВАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

То есть для того, чтобы избежать похода в налоговую инспекцию, необходимо приобрести ЭЦП, скачать программу для формирования так называемого транспортного контейнера. Затем создается транспортный контейнер с необходимыми документами и отправляются документы в налоговую инспекцию. А получить готовые документы можно в личном кабинете на сайте ФНС РФ.

Для отправки заявления для регистрации компании или ИП можно воспользоваться сервисом https://service.nalog.ru/gosreg/. Но в таком случае весь остальной пакет документов необходимо оформить на бумажном носителе и лично отнести в налоговую инспекцию.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ФОРМАТ ДЛЯ ДАЧИ ПОЯСНЕНИЙ ПО НДС

Отдельные вопросы, возникающие при электронной подаче документов

При подаче документов в электронном виде возникают вопросы нотариального заверения их копий. Например, необходимо ли нотариально заверять копию паспорта при электронной отправке документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭЦП?

Важно! Согласно разъяснениям налоговиков, «свидетельствование верности копии паспорта в нотариальном порядке является избыточным и необязательным» (Письмо ФНС РФ №ГД-3-14/5011@ от 26.10.2016 г.). То есть достаточно подписать документы ЭЦП.

Как показывает практика, компании или ИП при подаче документов, распечатывают заполненные формы, подписывают заявления, затем сканируют их. Тем самым усложняется электронный документооборот.

В связи с этим возникает вопрос: должен ли заявитель в заявлении, уведомлении или сообщении вписать свои ФИО на листе заявителя и собственноручно подписаться, а затем сканировать документ для отправки документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭЦП?

АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ


Согласно п.1.2 ст.9 Федерального закона от 08.08.2001 г. №129-ФЗ собственноручное указание заявителем своих фамилии, имени, отчества (при наличии) и проставление своей подписи на заявлении (уведомлении, сообщении), предоставляемом при государственной регистрации юридических лиц и ИП, при направлении в регистрирующий орган документов для государственной регистрации в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя, не требуется. То есть распечатывать и подписывать документы нет необходимости.

Преимущества электронного формата общения с налоговыми органами

Направление документов в электронном виде освобождает компанию от посещения и затрат на услуги нотариуса, значительно экономит время на оформление документов, избавляет компанию или ИП от посещения налоговой инспекции.

ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ – ФАКТУРА

НУЛЕВАЯ ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ