Лицо ответственное за оформление факта хозяйственной жизни

Ответственность за правильность оформления документов.

Выполнять обязан работник лишь то,что прописано в трудовом договоре и должностной инструкции. Что не прописано — не имеют право заставлять. Надо смотреть локальные акты, ст.8,57 ТК РФ.Вы имеете право не подписывать приказ. Задним числом приказ не имеют право делать и Вас с ним знакомить. Но имейте ввиду, что они вправе издать такой приказ реальной датой и,если Вы не подпишите, составить акт об отказе.

Нельзя сказать, что Ваша должность вообще не относится к должностям, на которые можно возложить такую обязанность. Обычно это и есть как раз бухгалтеры, завскладом, кассиры, механики и т.д.,которые расписываются в счетах-фактурах, накладных и т.д. И подтверждают своей подписью факты хозяйственной жизни.

Кроме того, Вы можете поссориться с руководством, если будете возражать, ведь в такой ситуации обычно все «шлифуют» документы, чтобы не было замечаний

Когда проверяют бухгалтерию, то требуют слишком много документов, разных приказов.

Если Вас назначат ответственным и будет Ваша вина — Вам грозит привлечение в дисциплинарной ответственности

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете»

Консультант Плюс: примечание.

С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов необязательны. Обязательными остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Статья 9. Первичные учетные документы

Консультант Плюс: примечание.

Формы первичных учетных документов, утвержденные Росстатом и Банком России см. в Справочной информации.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Подписи в УПД

Обновление: 29 июня 2017 г.

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

  1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
  2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
  3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
  4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
  5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

  1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
  2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
  3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

  1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
  2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

Скачать образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.

Закон о бухгалтерском учете продолжают совершенствовать

Елена Диркова, директор ООО «Инкубатор для бухгалтера»

Журнал «Документы и комментарии» № 2, январь 2014 г.

С 1 января 2014 года Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) действует в новой редакции. Изменения в него внес Федеральный закон от 21.12.13 № 357-ФЗ. Неожиданными для профессионального сообщества они не стали. Пожалуй, самая эффектная новость – это то, что в Законе № 402-ФЗ появились такие понятия, как мнимые и притворные объекты бухгалтерского учета. Их отражение в учете влечет умышленное искажение бухгалтерской отчетности. (Федеральный закон от 21.12.13 № 357-ФЗ)

Общие требования к ведению бухгалтерского учета

В первую очередь мы рассмотрим нововведения, затрагивающие повседневную работу бухгалтеров компаний.

Оформление первичных документов

Итак, изменен подпункт 6 пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Согласно прежней редакции, лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий.

Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Правильность больше не упоминается. Спрашивается: в чем разница?

Если вдуматься, то ответственность за правильность подразумевает отдельный контроль. А это функция службы внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 19 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-11/2013). Одновременно возникало впечатление, что в процесс создания документов должны вовлекаться лица, отвечающие за их оформление, то есть за содержание формы или шаблона, предназначенных для подписания. Между тем формы документов должен был утвердить руководитель компании. В итоге прежняя формулировка лишь запутывала документооборот.

Ответственность же за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов.

Документооборот

Дополнен пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. У лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен обеспечить своевременную передачу первичного документа для принятия его к учету. По сути, работник, подписавший документ, обязан принести его в бухгалтерию.

Требование своевременности раскрывается в графике документооборота. Со сроками, в нем установленными, работника нужно ознакомить под подпись. Их соблюдение относится к его трудовым обязанностям и может быть включено в должностную инструкцию.

Формы первичных документов

Внесены изменения в пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

До 1 января 2014 года руководитель компании утверждал формы первичных учетных документов. Теперь он формы не «утверждает», а «определяет».

Чем руководствовался законодатель в данном случае?

Дело в том, что действия по определению форм шире, чем действия по их утверждению. Ведь некоторые формы установлены подзаконными нормативными актами. Их соблюдение является общеобязательным, в локальном утверждении они не нуждаются. К этой категории относятся, в частности, кассовые документы, транспортные накладные при автомобильных и железнодорожных перевозках грузов, приемосдаточные акты на металлолом.

Кроме того, руководителю не имеет смысла утверждать формы, разработанные Госкомстатом России и утвержденные его постановлениями. Разумеется, если компания применяет эти формы без каких-либо отступлений.

То же самое относится и к форме универсального передаточного документа (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96).

Но по-прежнему утверждаются в составе учетной политики формы, разработанные компанией самостоятельно (п. 4 ПБУ 1/2008). Также требуют утверждения дополнения в общеобязательные формы. А вот исключать из них реквизиты, предусмотренные органами власти, недопустимо.

Наконец, если форма первичного учетного документа специально согласована договором, то речь идет скорее об определении формы руководителем, чем о ее утверждении (письмо Минфина России от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261).

Основа для составления отчетности

Дополнены пункт 3 статьи 10, пункт 1 статьи 13 Закона № 402-ФЗ.

Теперь четко установлено, что бухгалтерская отчетность должна формироваться на основании:

– данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;

– информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.

Что привнесла эта поправка?

По поводу ведения регистров законодатель уточнил: «Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета». Эта формулировка подразумевает недопустимость двойной бухгалтерии. Она была использована в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 (разд. «Счета бухгалтерского учета»). В частности, под нее подпадают неофициальные выплаты заработной платы.

Между тем на счетах не отражается и в регистры не заносится информация заведомо описательного характера. Например, об изменениях в учетной политике, условных обязательствах и условных активах. До утверждения федеральных и отраслевых стандартов нужно соблюдать требования к раскрытию информации, предусмотренные ПБУ (п. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ).

Введены понятия новых объектов

Законодатель ввел в нормативный обиход новые термины – мнимые и притворные объекты бухгалтерского учета. Отражение в регистрах таких объектов нарушает достоверность бухгалтерской отчетности.

Достоверность и ответственность

Дополнения внесены в пункты 1 и 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Достоверное представление финансового положения, финансовых результатов и движения денежных средств требует правдивого отображения последствий совершенных операций, других событий и условий в соответствии с определениями и критериями признания активов, обязательств, доходов и расходов. В общем случае можно выделить три источника недостоверности отчетности:

1) недостоверность первичных учетных документов, на основании которых внесены записи в регистры бухучета;

2) несоответствие показателей отчетности данным, содержащимся в регистрах;

3) ненадлежащая учетная политика.

Согласно поправкам, внесенным в Закон № 402-ФЗ, за достоверность данных, содержащихся в первичном документе, отвечает лицо, его подписавшее.

Лица, ведущие бухучет, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Действительно, документы, оформленные на не имевшие места факты хозяйственной жизни, не подлежат отражению в регистрах. Однако бухгалтер не всегда осведомлен, имели ли место факты хозяйственной жизни, отраженные в первичных документах.

Пример 1

В бухгалтерию представлены документы, удостоверяющие доходы от аренды станков. Однако по данным бухгалтерского учета такие станки в компании отсутствуют. Документы об их передаче арендатору в бухгалтерию не поступали, поэтому обязательная инвентаризация станков не проводилась.

Бухгалтер столкнулся с противоречивой информацией. Что делать в таких случаях – закон прямо не регламентирует. Но универсальный подход состоит в том, чтобы направить руководителю докладную записку и действовать согласно его письменному распоряжению (подп. 1 п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Мнимые и притворные объекты

Дополнения внесены в пункт 1 статьи 9, пункты 2 и 3 статьи 10 Закона № 402-ФЗ.

Финансовое ведомство уже предупреждало: не должны приниматься к учету документы, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С 1 января 2014 года эта формулировка включена в закон.

В Законе № 402-ФЗ появились определения мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета. Из этого не следует, что расширен перечень объектов бухгалтерского учета, установленный в статье 5 Закона № 402-ФЗ.

Речь идет все о тех же объектах, но реально не отвечающих установленным для них критериям.

«Узаконивание» мнимых и притворных объектов объясняется присоединением России в феврале 2012 года к Конвенции по борьбе с подкупом иностранных должностных лиц при осуществлении международных коммерческих сделок (Федеральный закон от 01.02.12 № 3-ФЗ).

Согласно Рекомендациям по применению Конвенции (разд. V»А»), страны-участницы должны:

– добиваться от компаний ведения точного учета полученных и израсходованных ими сумм с указанием того, по какому поводу происходит получение и расходование средств;

– ввести запрет на совершение компаниями скрытых сделок или ведение ими неучтенных счетов;

– применять адекватные санкции за пропуски, фальсификации и злоупотребления в сфере бухгалтерского учета.

Пример 2

Охранные услуги компании не оказывались, однако на основании документов была сделана учетная запись:

Дебет 26 Кредит 76.

В результате возникли мнимый расход (в отчете о финансовых результатах – по статье «Управленческие расходы») и мнимое обязательство (в балансе – по статье «Кредиторская задолженность»). В погашение последнего были перечислены денежные средства:

Дебет 76 Кредит 51.

На основании заключения службы внутреннего контроля первая проводка была сторнирована, а безналичный платеж квалифицирован как недостача денег.

Отметим, что перевод денежных средств по подложным документам на счета нерезидентов влечет уголовную ответственность (ст. 193.1 Уголовного кодекса РФ).

Мнимые и притворные объекты возникают не вследствие ошибки. Они порождены умыслом. Что касается мнимых и притворных сделок, то они ничтожны. Объекты бухучета возникают как последствия сделок. Но если последствия мнимых сделок компания вправе проигнорировать самостоятельно, то последствия притворных сделок может отменить только суд, да и то по иску не всякого лица (п. 3 и 4 ст. 166 ГК РФ). Эти нюансы нужно иметь в виду в отношении соответствующих (мнимых или притворных) объектов бухучета.

Примером притворных сделок может служить продажа объектов по заниженным ценам (постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.11 № А65-19357/2009).

А нельзя ли использовать для борьбы с последствиями притворных сделок требование приоритета содержания перед формой (п. 6 ПБУ 1/2008)?

На этот вопрос нужно ответить отрицательно. В развернутом виде указанное правило гласит: учетная политика должна обеспечивать отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования. Это требование можно применить на стадии оформления первичных документов.

Но самостоятельно пересматривать первичные документы, представленные для принятия фактов к учету, бухгалтер не вправе.

Обязательный аудит

Следующий блок нововведений касается компаний, отчетность за 2013 год которых подпадает под обязательный аудит (изменения внесены в п. 10 ст. 13 и п. 2–4 ст. 18 Закона № 402-ФЗ).

Напомним, что ранее Закон № 402-ФЗ обязывал компании представлять бухотчетность вместе с аудиторским заключением. Данная норма распространялась на все случаи представления – не только в орган государственной статистики, но и в налоговую инспекцию (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Причем это правило начало действовать с 1 сентября 2013 года, когда сроки подачи отчетности за 2012 год уже истекли.

С 1 января 2014 года законодатель свои требования смягчил.

Во-первых, аудиторское заключение необходимо представлять лишь в дополнение к обязательному экземпляру годовой отчетности. Как известно, обязательный экземпляр предназначен для органа статистики. В иные инстанции, в том числе в налоговую инспекцию, аудиторское заключение направлять не нужно.

Во-вторых, представлять аудиторское заключение одновременно с отчетностью необязательно. Для его подачи установлены специальные сроки: не позднее 10 рабочих дней со дня, следующего за датой аудиторского заключения, но не позднее 31 декабря года, следующего за отчетным.

Нелишним будет напомнить, что в бумажном варианте аудиторское заключение прошивается с той отчетностью, на которую оно выдано.

Итак, начиная с этого года обязательные аудиторские заключения входят в государственный информационный ресурс.

Разработка Федеральных стандартов

В 2014 году ожидается появление первых федеральных стандартов бухгалтерского учета. Надо признать, что процедура их принятия, первоначально прописанная законодателем, представляется весьма длительной и затратной. Теперь она отчасти упрощена (соответствующие изменения внесены в п. 2–4, 7 и 8 ст. 27 Закона № 402-ФЗ).

А именно: опубликования соответствующих материалов в печатном издании, определяемом Минфином России, не требуется. Достаточно их размещения на официальных сайтах главного финансового ведомства и разработчика.

Мотивы такого решения вполне очевидны.

Ведь пресса значительно уступает информационно-телекоммуникационной сети в оперативности и доступности.

Обязана ли организация проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов (в частности, товарные накладные)? Обязательно ли указывать в первичных документах реквизиты доверенностей или приказов?

28 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.

Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.

В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В п.п. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц).

Таким образом, подписи уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов.

Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации). Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров подтверждается наложением штампа на товаросопроводительные документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров (п.п. 2.1.2, 2.1.3 Методических рекомендаций).

В частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) (форма N 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), транспортной накладной (ТН) формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, железнодорожной накладной, коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Товарную накладную может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).

В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества — его руководитель (п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Как следует из п. 1 ст. 182 ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из п. 1 ст. 182 и ст. 402 ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абзаце втором п. 1 ст. 182 ГК РФ, не является исчерпывающим (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).

Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). В нем сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Однако не существует запрета на передачу права подписи путем издания отдельного приказа или оформления доверенности.

В случае, если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи).

О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в постановлениях Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N 13АП-22097/15, АС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/15 по делу N А19-5697/2014.

В постановлении АС Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или соответствующей доверенностью.

По своей правовой природе приказ руководителя организации — это локальный нормативный акт, который в силу ст. 8 ТК РФ является внутренним документом организации-работодателя, устанавливающим права и обязанности для работников организации.

Следовательно, можно заключить, что приказ о передаче полномочий — это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав и обязанностей (полномочия) одного работника передаются другому работнику. В частности, приказ может передавать право на подписание определенных документов.

Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации. В частности, такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а также в других формах накладных и УПД.

Нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных на полномочие лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.

Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание п. 1 ст. 182 ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 03.08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 (определением ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/16, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10).

Как указано в п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.

Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ст. 182 ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N 09АП-4524/16).

Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает (постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/16, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N 11АП-12963/16, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/16, от 28.04.2016 N 17АП-3514/16).

В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и указывать реквизиты доверенности в товаросопроводительных документах, например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.

Суды также отмечают, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей и печатей на первичных учетных документах. Должная степень осмотрительности при заключении договора с контрагентом была проявлена обществом путем получения от контрагентов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, приказов о назначении исполнительных органов (постановление АС Центрального округа от 24.08.2016 N Ф10-2890/16).

Заметим, что все сказанное выше относится и к подписанию счетов-фактур.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Иными словами, счет-фактура может быть подписан лицом, которому переданы соответствующие полномочия не только на основании гражданско-правовой доверенности, но и на основании полномочий, делегированных в рамках обычной внутренней деятельности организации (приказом).

Приходим к выводу, что действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.

Более того, отсутствует даже обязательное требование указывать реквизиты подобных доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.

Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание их работниками первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.

Предполагаем, что заданный нам вопрос возник в связи с периодически возникающими претензиями налоговых органов к налогоплательщикам в связи с возможной необоснованной налоговой выгодой, якобы получаемой налогоплательщиками ввиду отсутствия должной осмотрительности в отношениях с контрагентами.

Так, в письме от 31.10.2013 N СА-4-9/19592 «О направлении обзора практики рассмотрения жалоб налогоплательщиков и налоговых споров судами по вопросам необоснованной налоговой выгоды» в целях повышения качества проводимых мероприятий налогового контроля по вопросу получения необоснованной налоговой выгоды ФНС России среди обстоятельств, которые принимают во внимание арбитражные суды, указала на подписание первичных документов лицом, не указанным в Едином государственном реестре юридических лиц, как имеющего право подписи первичных документов от имени контрагента без доверенности при условии, что у налогоплательщика отсутствует доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.

Однако с 19.08.2017 вступил в силу Федеральный закон от 18.07.2017 N 163-ФЗ (далее — Закон N 163-ФЗ), который дополнил НК РФ ст. 54.1, устанавливающей пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов. Указанной статьей с налогоплательщика снимается бремя доказывания того, что он проявил должную осмотрительность и осторожность, вступая в отношения с контрагентом. Теперь для того, чтобы налоговая выгода была признана необоснованной, налоговый орган должен доказать, что налогоплательщик умышленно (целенаправленно) создает условия, направленные исключительно на получение налоговой выгоды, либо то, что основной целью совершения сделки (операции) является неуплата (неполная уплата), зачет (возврат) налога (сбора), либо то, что товар (работа, услуга) исходят от иного лица, а не от заявленного контрагента.

В п. 3 ст. 54.1 НК РФ прямо сказано: «Подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах, наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций) не могут рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным».

Это еще раз подтверждает обоснованность сделанного нами вывода.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;

— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю;

— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет реализации (выбытия) товаров;

— Энциклопедия решений. Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;

— Энциклопедия решений. Запрос у контрагента документов в целях минимизации налоговых рисков.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Ответ прошел контроль качества