Нарушения при проведении инвентаризации

В процессе проведения инвентаризации членами комиссии могут быть допущены различного вида ошибки, вследствие которых результаты проведенной проверки могут быть поставлены под сомнение или вовсе, в исключительных случаях могут быть признаны недействительными.

Среди причин, из-за которых результаты инвентаризации могут быть поставлены под сомнение, можно выделить следующие нарушения:

— отсутствие основания для проведения инвентаризации вследствие того, что приказом руководителя о проведении инвентаризации не был утвержден состав проверяющей комиссии;

— отсутствие при проведении проверки одного из членов инвентаризационной комиссии может быть документально подтверждено, вследствие чего результаты проведенной инвентаризации могут, признаны недействительными;

— неверное заполнение приказа о проведении инвентаризации, например не указаны виды имущества, подлежащие проверки;

— при проведении проверки фактического наличия имущества, проведения пересчета, взвешивания материальных ценностей материально ответственное лицо, вследствие различного вида причин не присутствовало;

— с материально-ответственного лица не взята расписка о предоставлении всех приходных и расходных документов в бухгалтерию, при выявлении фактов недостачи или излишков ценностей им могут быть предоставлены ложные приходные или расходные документы;

— в помещения, где храниться инвентаризационные описи не был ограничен доступ посторонних лиц, не было произведено опечатывание, как следствие возможность посторонними лицами внести изменения в инвентаризационные описи;

— нарушение правил оформления инвентаризационных описей, составление их в одном экземпляре;

— внесение членами инвентаризационной комиссии в описи заведомо ложных сведений о фактическом наличии материальных ценностей на складах предприятия с целью сокрытия фактов недостач и хищения имущества, приводит к тому, что все результаты, полученные в ходе проверки членами комиссии, будут считаться недействительными.

Наиболее распространенными ошибками являются:

— порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятии не регламентированы учетной политикой, не утверждены члены инвентаризационной и рабочей комиссий — как следствие, нет основания для проведения инвентаризации, нет внутреннего документа регулирующего порядок проведения проверки, нет людей ответственных за проведение проверки;

— неверное заполнение приказа на проведение инвентаризации — также является основанием для того, что бы результаты инвентаризации были оспорены;

— отсутствие хотя бы одного из заявленных членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации — также является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;

— нарушение требований, предъявляемых к заполнению инвентаризационных описей, таких как отсутствие указания прописью числа порядковых номеров материальных ценностей, их общего итога в натуральных показателях, неверное исправление ошибок, либо исправление ошибок только в одном экземпляре, наличие незаполненных строк; составление описи в единственном экземпляре;

— у материально-ответственных лиц не были взяты расписки перед началом проведения инвентаризации о том что все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;

— грубые нарушения при проведении подсчета, взвешивания, измерения, исказившие результаты инвентаризации;

— не проведение операций по подсчету, взвешиванию, измерению материальных ценностей, занесений данных о наличии ценностей со слов материально ответственных лиц;

— нарушение порядка доступа в помещение склада, торгового зала и т.д. при проведении инвентаризации различных ценностей.

Все эти, и многие другие, нарушения могут привести к тому, что результаты, полученные при проведении инвентаризации будут не признаны или могут быть оспорены.

Ошибки при проведении инвентаризации и их последствия

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 17

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто его нарушают.

Хотя бы одно из нижеследующих нарушений приводит к ситуации, когда проведенная инвентаризация считается недействительной:

— Состав инвентаризационной комиссии не утвержден ру­ководителем. Нет основания для проведения инвентари­зации.

— Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентариза­ции. Результаты инвентаризации недействительны.

— В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основа­ния для начала проведения инвентаризации.

-Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризаци­онные описи. Внесение исправлений, искажающих ре­зультаты инвентаризации.

— При невозможности остановки хозяйственной деятельно­сти, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии. Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.

— У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.

— Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. Имеется возмож­ность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета.

— Инвентаризационная опись составлена в одном экземп­ляре. Результаты инвентаризации недействительны.

— Итоги должны быть выверены на каждой странице: число прописью, количество номеров и сумма материальных цен­ностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.

— На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентари­зационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.

— Ошибки и исправления не подписаны и не заверены чле­нами комиссии. Исправления считаются недействитель­ными.

— Инвентаризационная опись после утверждения результа­тов содержит незаполненные строки. Имеется возмож­ность внесения дополнительных данных.

— На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к, членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имуще­ство на ответственное хранение. Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответствен­ному лицу при выявлении недостач.

Отражение результатов инвентаризации в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а если инвента­ризация проводилась за год, то в годовом бухгалтерском отчете.

Отражение в учете излишков имущества, выявленных в про­цессе инвентаризации. Выявленные излишки имущества нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвента­ризации.

Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационно­го дохода надо заплатить налог на прибыль. (Внереализацион­ными доходами налогоплательщика в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ признаются доходы в виде стоимости излишков товарно материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.)

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», суб­счет 1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В конце года организация проводила ежегодную инвентаризацию, в результате которой были выявлены излишки материа­лов. Рыночная стоимость этих материалов равна

2 000 руб.

На основании решения инвентаризационной комиссии, отра­женного в протоколе по результатам инвентаризации, делают следующую проводку:

Дт 10 Кт 91-1 2000 руб. – оприходован излишек материалов, выявленный в результате инвентаризации.

Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвен­таризации.

Излишки на предприятии — довольно редкое явление, а вот с недостачами дело обстоит иначе.

Недостачапредставляет собой установленное при инвента­ризации, ревизии или проверке несоответствие по товарно-мате­риальным ценностям или денежным средствам данным бухгал­терского учета.

Данные расхождения могут возникать по следу­ющим причинам:

— естественным;

— из-за неточностей при приемке и отпуске товарно-мате­риальных ценностей;

— из-за арифметических ошибок, допущенных в учете;

— ввиду хищений;

-ввиду стихийных бедствий;

-при смене материально ответственных лиц.

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете опреде­лен п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.

В соответствии с этими пунктами недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи и его порчи списы­ваются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.

Если в процессе заготовления, хранения и продажи матери­альных и иных ценностей будет выявлена недостача, то первона­чально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если в организации возникла недостача по причине стихийного бедствия (наводнения, урагана), то в этом случае недо­стача относится на счет 99 .»Прибыли и убытки» как убытки отчетного года.

В результате естественных физико-химических процессов (выветривания, усушки, распыления, крошения, вымораживания, утечки и т. д.) масса товара или продукции во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процес­се транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности или других свойств. Принято считать, что пе­речисленные процессы приводят к естественной убыли товаров.

Под нормами естественной убыли следует понимать пре­дельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

К естественной убыли не следует относить технологичес­кие потери и потери от брака, при ремонте, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспор­тировке, вызванные нарушением требований стандартов, тех­нических и технологических условий, правил технической экс­плуатации, повреждением тары, несовершенством средств за щиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94, в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Представители налоговых органов придерживаются такой позиции, что суммы НДС по недостающему товару подлежат восстановлению, если они ранее были предъявлены к вычету (на сновании п. 2 ст. 171 НК РФ). Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи материалов. Но только ели эта сумма соответствует нормам естественной убыли, утвержденным Правительством РФ.

Пример 2. Организация провела в ноябре инвентаризацию и выявила недостачу аммиачной селитры в размере 70 кг. Всего на складе, но учетным данным, должно находиться 1 000 кг этого вида ми­неральных удобрений по 85 руб. за кг (без учета НДС). Норма естественной убыли при хранении аммиачной селитры составляет 0,1% от ее массы, то есть недостача в пределах норм естественной убыли составит 1 кг (1 000 х 0,1%). Остальная недостача в 69 кг (70 — 1) является сверхнормативной.

В бухгалтерском учете организации необходимо сделать сле­дующие записи:

Корреспонденция счетов Сумма, руб.
Дебет Кредит
(85 руб. х 70 кг) Выявлена недостача аммиачной селитры
(5950 руб. х 18%) Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету из бюджета
(85 руб. х 1 кг) Списана на затраты недостача аммиачной селитры в пределах норм естественной убыли
15,3 (85 руб. х 18%) Списан на расходы НДС, ранее принятый к вычету из бюджета и относящийся к недостающим товарам в пределах норм естественной убыли

Принимая на работу физическое лицо, работодатель заклю­чает с ним трудовой договор, и отношения, которые возникают между работником и работодателем, регламентируются Трудо­вым кодексом (ТК) РФ.

Одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определенном ТК РФ (ст. 232 ТК РФ) и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия). Работник обязан возместить только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение налично­го имущества работодателя или ухудшение состояния указанно­го имущества, а также необходимость для работодателя произве­сти затраты либо излишние выплаты на приобретение или вос­становление имущества.

Распоряжение руководителя о взыскании должно быть сде­лано не позднее одного месяца со дня окончательного установле­ния организацией размера причиненного ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласился доб­ровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, пре­вышает его средний месячный заработок, то организация должна обратиться в судебные органы.

За причиненный ущерб работник может нести материальную ответственность в размере, не превышающем его среднемесяч­ный заработок (ст. 241 ТК РФ). Этот вид материальной ответ­ственности (ограниченная материальная ответственность) применяется во всех случаях, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими законами.

Пример 3.

В результате неосторожных действий работника было испор­чено оборудование, остаточная стоимость которого составляет 3 400 руб.

Среднемесячный заработок работника — 3150 руб.

В этом случае организация может взыскать с работника только 3 150 руб.

Материальная ответственность в полном размере причи­ненного ущерба возлагается на работника в следующих случа­ях (ст. 243 ТК РФ):

• когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными за­конами на работника возложена материальная ответствен­ность в полном размере за ущерб, причиненный работодате­лю при исполнении работником трудовых обязанностей;

• недостачи ценностей, вверенных ему на основании спе­циального письменного договора или полученных им по разовому документу;

• умышленного причинения ущерба;

• причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркоти­ческого или токсического опьянения;

• причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

• причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим го­сударственным органом;

• разглашения сведений, составляющих охраняемую зако­ном тайну, в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Введение коллективной материальной ответственности предусмотрено ст. 245 ТК РФ в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинения ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

При удержании из заработной платы работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными ценами. Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50% заработной платы.

Ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоро­вью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

С точки зрения налоговых органов, когда имущество списы­вается в результате порчи или недостачи, НДС, уплаченный по­ставщикам и предъявленный к возмещению, должен быть восста­новлен и уплачен в бюджет. Причем если речь идет о материаль­но-производственных запасах, то в полной сумме, если речь идет об основном средстве — то в доле, приходящейся на остаточную стоимость основного средства.

Пример 4.

В организации по результатам инвентаризации выявлена не­достача покупных материалов учетной стоимостью 14 700 руб.

По распоряжению руководителя организации рыночная сто­имость материалов взыскивается с материально ответственного лица, с которым заключён письменный договор о полной матери­альной ответственности.

Рыночная стоимость данных материалов — 19 500 руб. Сум­ма НДС по недостающим материалам в размере 2 646 руб. ранее принята к вычету.

В учете должны быть сделаны следующие проводки:

Корреспонденция счетов Сумма, руб.
Дебет Кредит
Отражена сумма недостачи по результатам инвентаризации
Восстановлена ранее принятая к вычету сумма НДС по недостающим материалам
73-2 (14700+2646) Отражено списание недостачи за счет виновного лица
73-2 (19500+17346) Отражена разница между суммой, подлежащей взысканию, учетной на счете 94
73-2 20% от суммы начисленной заработной платы Отражается удержание из зарплаты виновного лица части суммы недостачи

25. Учет пересортицы товаров

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассорти­мент товаров, встречаются ситуации, когда в результате инвента­ризации выявляется так называемая пересортица товаров. Пере­сортица — это появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

• отсутствие порядка приемки и хранения товаров на скла­де, а также порядка документооборота;

• недостаточный внутренний контроль движения товаров;

• халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен вза­имный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

• выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;

• излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

• излишки и недостача выявлены у товаров одного и того же наименования и равного количества.

Проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных недопустимо.

При выявлении пересортицы материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результа­те пересортицы принимает руководитель предприятия.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих цен­ностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излиш­ке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

  • отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
  • проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
  • неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
  • отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
  • неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
  • отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
  • отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
  • допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
  • и иные ошибки.

Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них. 📌 Реклама Отключить

Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица

Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.

Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.

📌 Реклама Отключить

Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.

Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.

📌 Реклама Отключить

Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.

Обратите внимание!

В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.

📌 Реклама Отключить

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

📌 Реклама Отключить

Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора

В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.

ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее.

📌 Реклама Отключить

Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета.

📌 Реклама Отключить

Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.

Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.

📌 Реклама Отключить

В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.

В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.

📌 Реклама Отключить

Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности

Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.

📌 Реклама Отключить

Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.

📌 Реклама Отключить

Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.

Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:

  • знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
  • для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
  • для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.

Нарушения при проведении инвентаризации

Что можно упустить

Инвентаризация подразумевает сопоставление имущества на предприятии с тем количеством, которое зафиксировано на счетах бухгалтерского учета. На предприятии проводится инвентаризация не только ТМЦ, но и имущества, финансов, прочих активов, дебиторской и кредиторской задолженности.

Чтобы после проведения проверки не возникали разногласия, необходимо правильно оформить документацию и соблюдать все требуемые нормы. Порядок проведения инвентаризации утвержден приказом Минфина № 49.

Основные причины, которые могут повлечь искажение результатов ревизии, могут быть следующими:

  • Оформление приказа о проведении инвентаризации произведено не должным образом (отсутствует утвержденный состав комиссии, информация о проверяемом имуществе).
  • Не все члены комиссии присутствовали при процессе (если документально подтвердится отсутствие хотя бы одного человека, результаты ревизии подвергнутся сомнению).
  • При подсчете фактического наличия ТМЦ отсутствовало материально-ответственное лицо.
  • Отсутствие расписки, которую должно оформить перед началом процесса лицо, несущее ответственность за проверяемое имущество.
  • Свободный доступ посторонних лиц в помещение, где хранятся документы по проведению инвентаризации.
  • Некачественное составление описей, отсутствие итогов на каждой странице или оформление их в единственном экземпляре.
  • Занесение в формы членами комиссии информации заведомо ложной, с целью покрытия хищения.
  • Несоблюдение сроков проведения инвентаризации, регламентируемых учетной политикой предприятия.
  • Занесение в описи данных о наличии ТМЦ со слов материально-ответственных лиц, без проведения подсчета, взвешивания, обмера.

По целому ряду причин результаты ревизии будут признаны недействительными и могут быть оспорены.

Следовательно, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий, необходимо придерживаться правил и норм, утвержденных законодательством и внутренними документами предприятия. Несмотря на то что судебная практика не рассматривает отсутствие инвентаризационных описей как грубое нарушение налогового законодательства, все же при их отсутствии неприятности с представителями служб могут возникнуть.

Предложения по усовершенствованию процедуры проведения инвентаризации

Систематизация типичных ошибок и нарушений при проведении инвентаризации

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто допускают различные нарушения при проведении инвентаризации.

Например, при документальной проверке довольно часто можно обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными.

Или, например, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица — их присутствие при ее проведении обязательно. Обнаружение факта оформления визирующей надписи другим лицом влечет за собой признание результатов инвентаризации (например, выявление недостачи) недействительными.

Анализируя основные упущения руководства, стоит отметить несоблюдение требований к ограничению доступа к инвентаризируемым материальным ценностям и описям. Инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности, и хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В действительности бывает так, что помещения не опечатываются и материально ответственное лицо имеет свободный доступ в них, члены инвентаризационной комиссии уносят сличительные ведомости и описи с собой, что противоречит требованиям нормативных актов, регулирующих процедуру инвентаризации, а сам процесс проведения контрольных мероприятий носит формальный характер. В этом случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов. Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

При инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом. Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Если инвентаризация носила формальный характер и материальные ценности были занесены в описи со слов материально ответственного лица, то ее результаты могут быть признаны недействительными, что, вполне вероятно, может засвидетельствовать материально ответственное лицо в той же объяснительной, например, по поводу выявленной недостачи.

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно . От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. В случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы.

В ходе проведенной инвентаризации в ГБОУ КГИС №1 не было выявлено излишков и недостач, что свидетельствует о высоком уровне организации бухгалтерского и налогового учета, достоверности бухгалтерского учета.

За годы существования бухгалтерской службы в ГБОУ КГИС №1 был наработан большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. На основе внутренних документов (инструкций и методик), а также анализа актов инвентаризации за прошлые отчетные периоды были формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации (табл. 5).

Таблица 5. Реестр типичных нарушений проведения инвентаризации и их последствия

Нарушение

Риски/последствия

1. Формы перв. учетных документов по инвентаризации имущества и финн. обязательств не соответствуют законодательно утвержденным

Результаты инвентаризации недействительны

2. Состав инвентаризац. комиссии не утвержден руководителем

Нет основания для проведения инвентаризации

3. Документально подтверждено отсутствие.

Результаты инвентаризации недействительны

4. В приказе не указаны сроки инвентаризации

Нет основания для начала проведения инвентаризации

5. Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи

Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации

6. При невозможности остановки хоз. деятельности приходно-расходные документы не зав. председателем инвен. комиссии

Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы

7. У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию

При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвент.

8. Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот

Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета

9. Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре

Результаты инвентаризации недействительны

10. Итоги должны быть выверены на каждой странице — число прописью, кол. номеров и сумма мат. ценностей, а также общий.

Имеется возможность несанкционированных исправлений

11. На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица

Инвентариз. опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам

12. Ошибки и исп. не подписаны и не заверены членами комиссии

Исправления считаются недействительными.

13. Инвент. опись после утв. рез. содержит незаполненные строки

Имеется возможность внесения дополнительных данных

14. На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица.

Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

Таким образом, предлагается использовать таблицу ошибок как вопросник для самоконтроля в работе инвентаризационной комиссии в целях предотвращения нарушений при проведении инвентаризации.