Не разъездной характер работы

Компенсация работникам использования имущества может производиться двумя способами:
1) возмещение расходов при разъездном характере работы по документам;
2) установление надбавки за разъездной характер работы.
Поскольку компенсация за возмещение расходов не является оптимальным вариантом (с точки зрения нормирования расходов на ГСМ и невозможности избежать большого количества подтверждающих документов), а понятие «социальный пакет на использование личного транспорта», по нашему мнению, является слишком узким определением для выплаты, призванной покрывать расходы сотрудника, связанные с его выполнением служебных обязанностей вне основного места нахождения организации, наиболее оптимальным представляется второй возможный вариант, а именно: установление надбавки за разъездной характер работы.
Данный вариант применяется для упрощения документооборота, когда работодатель не возмещает работнику расходы, подтвержденные документально, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами.
Как правило, такой вариант используется, когда работник преимущественно разъезжает в пределах одной местности, в связи с чем у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, а транспортные расходы относительно невелики и размер их предсказуем. В этом случае работодатель вправе вместо возмещения расходов выплачивать работнику фиксированную надбавку за условия труда (ст. 129 ТК РФ).
Согласно письму Роструда от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ необходимо:
1) отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57 ТК РФ);
2) прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ);
3) утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах.
Как правило, такую надбавку начисляют в процентах от тарифной ставки сотрудника или его оклада. Ее размер действующим законодательством не установлен. В отношении некоторых отраслей действуют советские нормативные акты в части, не противоречащей ТК РФ.
Например, Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков» в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что работникам, работа которых имеет разъездной характер, надбавка выплачивается в размере 20% месячного должностного оклада (тарифной ставки).
Постановление Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве» при разъездном характере работы сотрудников в строительстве предписывает устанавливать надбавку 20%, если сотрудник находится в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15%, если находится в разъездах менее 12 дней в месяце.
Также необходимо проанализировать отраслевые и региональные соглашения. Если на работодателя распространяется действие какого-либо соглашения, то необходимо применять надбавку за разъездной характер, установленную им.
Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то работодатель вправе устанавливать любую надбавку, исходя из экономической целесообразности.
В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма компенсирует не только суточные, но и транспортные расходы и иные возможные затраты. Поэтому в данной ситуации работникам нет необходимости представлять какие-либо проездные или иные документы, подтверждающие расходы. Это значительно облегчает документооборот и не требует затрат времени работников на оформление документов.
Установление надбавок за разъездной характер работы является широко применимой практикой, что, соответственно, не будет вызывать у налоговых органов дополнительных вопросов.
В части налогообложения этот вопрос до сих пор является спорным по разным причинам, однако, по нашему мнению, более верной является позиция того, что надбавки за разъездной характер работы входят в систему оплаты труда, а кроме того, при отсутствии подтверждающих документов, не могут считаться компенсационными выплатами, и подлежат, таким образом, обложению НДФЛ и страховыми взносами.
В части расходов для целей исчисления налога на прибыль надбавки за разъездной характер работы к окладу учитываются в составе расходов на оплату труда ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 3 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?

Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.

Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.

Приведем примерную форму маршрутного листа.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

служебных поездок работника __________________________

(наименование предприятия)

на __________2019 года

Сотрудник: _______________________________________

Должность: _______________________________________

Руководитель подразделения Работник

Ф.И. О. _______________________Ф.И. О._______________________

Маршрутный лист получен «__»__________2019 года.

Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?

Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.

Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными.

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.

📌 Реклама

При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтрда РФ от 30.09.2014 № 174/В-462).

Эти компенсации освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т.п.

Вопрос: в какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?

Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.

Ранее в Указании № 3210У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.

Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.

При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.

* * *

Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.

В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, — то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т.д.

Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.

📌 Реклама