Нормы суточных в командировке

Что такое однодневная командировка

Однодневная командировка предполагает, что для выполнения служебного задания работника направляют в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать:

• насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
• характер работ, выполняемых сотрудником, в месте командировки;
• время, которое необходимо сотруднику для полноценного отдыха после командировки.

Оформление однодневной командировки

Организация может установить порядок направления работников в служебные командировки локальным нормативным актом, например, Положением о командировках (п. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если локального акта нет или в нем не прописан такой порядок, то применяют общие правила, установленные Положением о командировках.

Никаких отличий от многодневных командировок при оформлении командировки на один день нет.

В первую очередь фирма должна издать приказ или распоряжение о направлении работника в служебную командировку. В нем определяют место, срок и цель командировки.

Во вторую – выдать работнику аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках). Аванс можно:

• выдать работнику «наличкой» из кассы организации;
• перечислить как подотчет на его банковскую карту.

Способы выдачи аванса нужно закрепить в Положении о командировках или другом локальном акте компании.

Аванс командированному работнику

Читать далее…

Наконец, если Положение о командировках предусматривает ведение журнала учета командировок, то придется внести в них записи о прибывших и выбывших командированных работниках.

Командировочные расходы по однодневной командировке

При возмещении расходов по однодневной командировке действуют те же правила и гарантии, что и для многодневных (ст. 167, 168 ТК РФ). Но с некоторыми особенностями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возместят всегда. Разумеется, если он предоставит проездные документы. То же правило действует и при возмещении других расходов, понесенных с разрешения работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возместят только тогда, когда работник по окончании рабочего дня останется в месте командирования. Такой «ночлег» должен быть согласован с руководителем организации. И, конечно, подтвержден соответствующими документами — счетами и кассовыми чеками из гостиницы, договорами с собственниками жилья и т.п.

Что касается суточных, то при командировках на один день по России их не выплачивают. На то есть прямое указание в Положении о командировках (абз. 4 п. 11 Положения). Но если их все же выдали работнику, то всю сумму включают в его совокупный доход и облагают НДФЛ.

Как нормируют суточные

Читать далее…

А вот если речь идет об однодневной командировке за границу, то на суточные рассчитывать можно. Их выплачивают в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок. Эти нормы определяют локальным нормативным актом о командировках (п. 20 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Компенсация взамен суточных при однодневной командировке

Тем не менее, работодатель имеет возможность выплатить однодневным командированным аналог суточных расходов.

В Положении о командировках или приказе можно установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при однодневных командировках (ст. 168.1 ТК РФ). В этом случае командированные на один день работники получат те же суточные, но только под «другим соусом».

Совет:

Во избежание споров с проверяющими избегайте слова «суточные» в названии этой выплаты.

И вот почему.

Компания оплачивала суточные работникам в однодневных командировках с формулировкой «суточные». Не перечисляя при этом страховые взносы, в том числе на «травматизм». Контролеры из ФСС сочли это нарушением, указав, что выплата суточных при однодневных командировках не установлена законодательно. Поэтому от уплаты страховых взносов они не освобождены.

Однако судьи решили иначе. То, что суточные при однодневных командировках законодательством не предусмотрены – неоспоримый факт. Но если работники могут ежедневно возвращаться из командировки домой, и компания компенсирует им расходы, то такую компенсацию нельзя квалифицировать как суточные.

Кроме того, в Положении о командировках фирмы было установлено, что сотрудникам, которых направляют в однодневные командировки, выплачивают компенсацию. Ее размер является фиксированным.

В итоге суд пришел к следующему выводу.

Суммы, выплаченные работникам при однодневных командировках взамен суточных, суточными не являются. Это не что иное как возмещение работникам расходов, связанных с необходимостью трудиться вне места постоянной работы.

Значит, организация не включила расходы по оплате компенсации взамен суточных в базу для начисления страховых взносов законно (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24 января 2020 г. № А43-18056/2019).

Кроме того, компенсацию взамен суточных при однодневной командировке можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. Ее не облагают НДФЛ в пределах 700 рублей при однодневной командировке по России. А при зарубежной командировке — в пределах 2500 рублей (письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. № 03-15-06/33309).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Как оформить командировку

Авансовый отчет

Документы, подтверждающие фактический срок командировки

Расходы на командировку в бухучете

Расходы на командировку в налоговом учете

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

Получить издание

Опубликовано 03.09.2020 08:07 Administrator Просмотров: 566

Ох, и навели мы шумиху предыдущей статьей про отражение в РСВ командировочных расходов в пределах норм. Как показала статистика просмотров многие бухгалтеры об этом не знали. А иногда встречаются ситуации, когда сотруднику начисляются командировочные расходы сверх определенных норм, например, суточные. И встает вопрос: «Как в целях налогообложения правильно отразить их в учете?». Разберем этот вопрос далее.

При отправлении сотрудника в командировку, согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель оплачивает ему суточные. Размер суточных зависит от места командировки и определяется предприятием самостоятельно, закрепив в приказе.

Законодательством РФ установлены следующие нормы суточных в сутки:

• в пределах РФ – 700 руб.;

• за границей РФ – не более 2500 руб.

Суточные в пределах данной нормы не облагаются НДФЛ.

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230).

Страховыми взносами на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются в полной сумме (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Продолжим рассматривать наш пример.

Сотрудник Пастухов А.Ф. направлен в командировку на выставку оборудования «Прогресс» в г. Москва 27-28.08.2020 г. Суточные выплачиваются за 2 суток. Согласно положению о командировках, сотруднику Пастухову А.Ф. дополнительно выплачены суточные свыше нормы в размере 900 руб. за каждый день. Сумма суточных сверх нормы составила 1800 руб. (900 руб. * 2 суток). Отразим это в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.

Создадим новое начисление. Порядок действий такой же, как описано выше. Изменим некоторые настройки.

Шаг 1. Данные на закладке «Основное» заполняются аналогично начислению «Командировочные расходы в пределах нормы». Для удобства и наглядности назовем это начисление «Суточные сверх нормы» (вы же можете назвать «Командировочные расходы сверх нормы», делайте как вам удобно).

Шаг 2. На закладке «Налоги, взносы, бухучет» определяем параметры обложения суточных.

НДФЛ – облагается (код дохода 4800 – «Иные доходы»);

Страховые взносы – «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами…».

Выбор варианта обложения страховыми взносами зависит от того, прописаны ли суммы превышения нормы суточных в положении предприятия. Если нет, то выбирается первый вариант, если прописаны – второй вариант.

Сохраните начисление. Перейдем к вводу документа.

Шаг 3. Создайте документ «Доход в натуральной форме» в разделе «Зарплата» — «Натуральные доходы».

Укажите вид дохода – «Суточные сверх нормы», выберите сотрудника и введите сумму.

Программа автоматически установит «Код вычета» и рассчитает НДФЛ.

Проведите документ.

После данных манипуляций создайте начисление зарплаты и взносов. В этом документе рассчитаются взносы как с основной зарплаты сотрудника, так и с суточных сверх норм.

Посмотрим, как отразится это в расчете по страховым взносам.

Сформируем отчет в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».

Напомним, что оплата командировочных расходов в пределах норм и сверх норм (облагаемые страховыми взносами и НДФЛ) будут отражены по следующим строкам:

• 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;

• по строке 020 Приложения 2 к разделу 1;

• по строке 140 подраздела 3.2.1 раздела 3.

Откройте раздел 3 отчета.

В строке 140 3 раздела отражена общая сумма суточных, выплаченных сотруднику, а в строке 150 – сумма суточных, облагаемая страховыми взносами.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Вебинары в Контур.Школе Изменения законодательства. Практические ситуации Посмотреть расписание

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Предполагается, что командировка продлится не более дня в том случае, если пройдет она в местности, откуда сотрудник сможет легко добраться к месту своего проживания.

При направление работника в однодневную командировку руководство компании должно проанализировать несколько факторов. Помимо транспортной доступности, это еще и реальность выполнения задания за короткие сроки. Также важно наличие возможности вернуться домой достаточно рано, чтобы сотрудник смог полноценно отдохнуть – если предполагается, что уже на следующий день он должен снова быть на работе.

Нужно ли платить суточные при однодневной командировке

Согласно Положению о командировках, суточные при однодневных деловых поездках сотрудникам выплачивать не обязательно. Компания должна компенсировать сотруднику расходы, связанные с поездкой. Для этого работник должен получить разрешение на такие расходы, а затраты, например, на оплату проезда компенсируются при предоставлении подтверждающих документов.

Важно: для того, чтобы компания имела возможность возместить затраты, нужно заранее прописать порядок этой процедуры в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В случае однодневной поездки за границу, суточные платить нужно. Их размер составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны, прописанных в локальном нормативном акте компании.

В случае поездок по России, компания может установить компенсацию, которая будет заменять суточные. Ее размер может быть любым, но здесь важно помнить, что если он будет превышать 700 рублей, то возникнет необходимость уплаты НДФЛ.

Командировка на один день: как оформлять

Однодневные деловые поездки оформляются также, как и обычные командировки – в соответствии с законами страны и локальными актами компании.

Это значит, что нужно произвести ряд шагов:

• издать приказ о командировке;
• выдать работнику деньги на поездку (наличными или переводом на карту);
• после завершения поездки сотрудник должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

Вот и все, как видно, оформить однодневную командировку не сложнее обычной. Это не должно вызвать проблемы у специалиста по кадровому администрированию.

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчетСКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Что такое суточные

Суточные командировочные украина 2020 – это расходы, которые возмещаются работнику за дни командировки 2020 и не требующих специального документального подтверждения. Считается, что они направляются на его питание и финансирование других личных потребностей командированного работника.

Обращаем внимание, что суточные ≠ зарплата за день командировки. Суточные не входят в состав фонда оплаты труда (Инструкция№ 5). Это влияет на следующее:

• суточные не облагаются как зарплата;
• по ним не начисляется ЕСВ как на зарплату;
• работник кроме суточных за дни командировки еще и получает зарплату, правда она рассчитывается по несколько другим правилам, чем в обычные рабочие дни;
• суточные не подлежат индексации.

СУТОЧНЫЕ: таблица 2020

Это значит, что при составлении статистической отчетности, в которой есть показатель фонда оплаты труда, например, в Отчете по труду (форма №1-ПВ), суточные до такой суммы не включаются. Это же касается расходов на оплату труда в отчете о финансовых результатах. Суточные в нем – это строка «Прочие операционные расходы”.

Добавим, что данная консультация ориентирована на коммерческие предприятия, ФЛП и неприбыльные организации. Она не подходит бюджетным учреждениям и предприятиям, которые удерживаются из государственного бюджета (полностью или частично). Для таких действуют особые правила, которые выписаны в Инструкции о служебных командировках… приказ Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59).

Когда суточные командировки не выплачиваются

Выплачивать суточные– это обязанность работодателя. И выплачиваются они только в том случае, когда есть трудовые отношения. Начислять и выплачивать суточные физлицам, находящимся на договорах гражданско-правового характера (ГПХ), нельзя. Вообще в этих договорах следует избегать слова «суточные”, «командировки”, иначе такие отношения могут быть признаны трудовыми с соответствующими штрафными санкциями со стороны Гоструда.

Но есть еще 2 случая, когда суточные не начисляются и работникам предприятия, то есть лицам, которые состоят в трудовых отношениях:

• это работники, работа которых носит разъездной характер;
• работники, работающие на основе вахтового метода.

Они не являются командированными. Без сомнения, первые из них – разъездные работники – несут большие личные расходы, чем те, которые работают «на месте”. Если работодатель хочет урегулировать данный вопрос, то он должен прибегнуть к другим формам компенсации, например:

• начисление премии;
• оплаты труда по большему окладу по таким должностям;
• надбавки за разъездной характер работы.

Такие вопросы решаются на уровне трудового договора с работником.

Также отправлять нанятых работников в командировку имеют право физлица-предприниматели. И обязаны тогда платить суточные. Но отрядить «сам себя” предприниматель не может, а потому и выплачивать суточные также.

Тетяна Нижник Експерт МСFR Головбух Як діяти якщо все пішло не за планом: відрядження скасовують або подовжують, у поїздку направляють не лише своїх працівників… У бухгалтера голова піде обертом. Ми розклали по поличках усі правила документального оформлення нетипових відряджень — у консультації

Суточные на командировки: питание

Также суточные ≠ питание в день командировки. Если работник оплатил обед в стоимости счета отеля, то отнимать этот обед из суммы назначенных ему суточных не нужно. Расходы на питание в отеле не уменьшают сумму суточных – это для обычных предприятий (не бюджетников – у них другие правила). Успокаивающим аргументом здесь является абзац 2 пп. «а” пп. 170.9.1 НКУ.

Если же питание было не в отеле, то оно вообще не должно оплачиваться работнику. Если по приказу руководителя оно было все же оплачено, то, во-первых, его надо обложить налогом как дополнительное благо, во-вторых, суточные вновь остаются без изменений.

Внимание: по общему правилу сумма суточных остается без изменений при отдельной оплате питания

Однако, все это только для общего случая, то есть когда предприятие своими внутренними правилами не прописало другое – уменьшение суммы суточных при оплате питания в отеле. Об этой ситуации ниже.

СКАЧАТЬ Образец приказа на командировку

Максимальный и минимальный размер суточных 2020

Суточные для обычных предприятий законодательно не имеют минимального/максимального уровня. Но не все так просто. Они могут быть любыми, но не начислять их нельзя и делать их в 1 гривну тоже. Почему? Низкий уровень суточных будет означать, что нарушаются трудовые права работника, так как сумма должна давать ему возможность покрыть свои личные потребности в питании и другом. Гоструда суточные в 1 гривну могут и не понравиться.

Тогда где же та минимальная сумма, которая не будет вызывать ни у кого претензий? Рекомендуем ее взять из уже упомянутого нами учета суточных для бюджетников. У бюджетников минимальный размер суточных – 60 грн (Украина) и 25-50 евро (за границу, в зависимости от страны) (постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98, далее – Инструкция № 98). Установление суммы суточных меньше этой «бюджетной” нормы считается нарушением трудового законодательства в письме Минсоцполитики от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28, поэтому не советуем с этим спорить.

Относительно высокой оплаты суточных, то здесь тоже не все просто: есть норма суточных, которая признается НКУ. Это 10% минималки на 1 января (Украина) и 80 евро (за границу) (пп. «а” п. 170.9.1 НКУ). Предприятие может начислять больше, но тогда все что «сверху” подпадает под налогообложения как дополнительное благо работнику. Получается следующая ситуация:

Определяем размер суточных 2019
Командировка	Суточные, которые не облагаются налогом			Суточные с частичным налогообложение* * * (тоже можно, если нужно)
	Рекомендуемая минимальная сумма суточных	Сумма суточных в пределах налоговых норм	Необлагаемая норма за НКУ (2020 год)
по Украине	60 грн	более 60 до 472,30 грн	472,30 грн	более 472,30 грн
за границу	25-50 евро*	более 25 до 80 евро	80 евро**	более 80 евро
* по перечню стран из инструкции № 98; ** пересчитываются в гривну по официальному курсу НБУ за каждый день командировки (письмо ГНС от 30.07.2018 г. № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ ИНК); *** облагаются налогом в сверхурочном размере, то есть в сумме, превышающей данное ограничение.

Держпраці почало проводити перевірки за новими правилами. Тепер у інспекторів праці прав стало більше, у роботодавців — менше. Ми знаємо що змінилося, а які є підстави аби не допускати інспектора до перевірки.

Как установить размер суточных предприятию

Учитывая такую свободу определения размера суточных, которую нам дает законодательство, следует позаботиться о надлежащем документальном оформлении их размера. Каких-либо конкретных законодательных требований здесь нет, но и не сделать этого тоже нельзя. Чтобы ГНС не имела никаких претензий относительно обоснованности размера суточных за день командировки можно:

• утвердить внутренним приказом по предприятию Положение по командировки;
• или издать отдельный приказ об установлении размера суточных.

Первый вариант лучше тем, что можно урегулировать и другие вопросы командировок и использовать в качестве инструкции для работников, командируемых. Они тогда будут ставить подписи о том, что ознакомлены/проинструктированы. Второй же вариант проще.

Внимание: рекомендуем разработать и утвердить внутреннее Положение о командировках с указанной в нем суммой суточных или даже разных вариантов их назначения

Командировки за границу суточные 2019

Но это еще не все возможные варианты. В целом возможно утверждать суммы суточных в самом приказе о командировке. Однако, у такого подхода есть свои минусы:

• во-первых, утверждать суточные придется делать каждый раз в индивидуальном порядке;
• во-вторых, этот шаг, хотя и не запрещен, но не может быть рекомендован на постоянной основе. Почему? Если каждый раз суммы будут разными, то у проверяющих вполне может встать вопрос обоснованности их размеров. Почему в одном случае работнику хватает этих денег, а в другом нет.

Однако, не стоит вообще отбрасывать такой «ручной” подход, ведь им можно воспользоваться для командировок за границу, когда они не носят систематический характер и в некоторых командировок нужно подойти индивидуально, учитывая особенности страны или определенные нюансы среды, в котором будет находиться командирован работник.

Внимание: определить сумму суточных в самом приказе о командировке рекомендуется только для командировок за границу, которые не носят систематический характер

Суточные во внутреннем Положении о командировках

Разберем то, какие возможности открывает разработка внутреннего Положения о командировках об установлении сумм суточных. Идеальное положение должно учитывать специфику деятельности предприятия и куда и с какой целью чаще всего ездят его сотрудники. Можно утвердить, как одну единственную, «среднюю” сумму суточных за один день в командировке по Украине (например, 100 грн), так и создать целую систему, «сетку” суточных. Если с первым вариантом все понятно, то возможности второго покажем в таблице:

Возможные идеи для внутреннего Положения о командировках и суточных
Возможные варианты	Как реализовать	Для примера возможна сумма суточных
Базовый размер	Размер суточных для «дальних” командировок в пределах области и другие области Украины.	100 грн
Разные суммы суточных, зависят от региона или города командировки	Например, установить большие суммы суточных для командировок в города Киев, Львов, Одесса, Днепр, Днепропетровск, Харьков или прикурортные города, так как личные расходы работника в них будут выше (например, 130% от базовой суммы). Меньшие установить суточные расходы для командировок в пределах района (70% базовой суммы).	130 грн – города миллионники; 70 грн – в пределах района
50-60% базового размера за неполный день командировки, но не меньше 60 грн	Если работник находится в командировке только полдня, то почему бы не уменьшить сумму командировку?	60 грн если работник отправляется в командировку после 14:00. 60 грн, если работник прибывает из командировки до 14:00.
Уменьшить суточные, если было оплачено питание в счете отеля	Похожую норму содержит Инструкция № 59, то почему бы ее не позаимствовать у бюджетников? Да, можно оплачивать: 80% от рассчитанной суммы суточных, если было одноразовое питание в отеле; 55% от рассчитанной суммы суточных, если было двухразовое питание в отеле; 35% от рассчитанной суммы суточных, если было трехразовое питание в отеле.	Для командировки в другую область – это будет: 80 грн – если было одноразовое питание 55 грн – если было двухразовое питание 35 грн – если было трехразовое питание в отеле.
Для работников, которые несут представительские расходы	Для работников, которые должны понести определенные представительские расходы, например, питание в дорогих ресторанах при заключении хозяйственного договора и т. п., почему бы легально не увеличить необлагаемую сумму суточных? Например, установить им суточные: 200% базового размера при командировке в другую область; 300% базового размера при командировке в г. Киев и другие города-миллионники.	Суточные для” представительных » работников: 200 грн (область) и 300 грн (г. Киев) за один день.

По командировкам за границу, то можно применить что-то похожее, – здесь все зависит от специфики стран, в которых командируются работники, а также на сколько часто происходят такие командировки.

Еще один нюанс: устанавливать разные суммы суточных в зависимости от должности работников не рекомендуем, так как базовые потребности в питании у всех людей одинаковы независимо от должности. Лучше воспользоваться идеей о «представительских» расходах.

Если повысили размер суточных в НКУ, то нормы Положения можно просмотреть.

При составлении приказа о командировке работника в дальнейшем можно ссылаться на положение о командировке (” выплатить суточные согласно п. 2 Положения о командировке » и т. п.).

Суточные и документальное подтверждение

То, что суточные являются расходами, которые не требуют документального подтверждения, — не совсем правда. Однако, в определении в начале статьи было добавлено: специального документального подтверждения. А это значит, что отсутствует специальный документ, который подтверждал бы суточные. Если по другим расходам на командировки все понятно, есть специальные документы: гостиница– счет гостиницы, проезд– транспортный билет, то здесь такого документа нет. Но на практике они все же есть и не один. Начисление суточных подтверждают:

• приказ руководителя о командировке, в котором определяются период командировки, с какого дня по какой;
• билеты на проезд, предоставленные работником, которые косвенно свидетельствуют о том, в какой день он фактически выбыл в командировку и вернулся из командировки;
• документы, подтверждающие выполнение работником определенной задачи, связанной с хозяйственной деятельностью предприятия, например, заключенный договор, привезенный товар и тому подобное.

В законодательстве для «не для бюджетников” об этом ни слова. Но, у бюджетников это словосочетание – специальное документальное подтверждение – можно встретить аж в двух документах: п. 15 раздела І Инструкции № 59 и в Инструкции по командировкам для военнослужащих и СБУ (приказ СБУ от 03.10.2017 № 548). И, как и в случае минимального размера суточных, рекомендуем обратить внимание на это всем, ведь именно такого мнения придерживается и ГНС, – им здесь все равно «бюджетник” вы или нет (например, письмо налоговой от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516).

Внимание: суточные все же на практике должны иметь определенное документальное подтверждение, ведь этого хотят налоговики.

Налогообложение суточных расходов

Суточные расходы в обычной ситуации, когда они начислены в пределах налоговой нормы, не считаются доходом работника, а потому не облагаются налогом. Ни НДФЛ, ни военного сбора, ни ЕСВ. Не отображаются они вообще и в форме 1ДФ.

Сверхнормативные суточные. Но суточные попадают под налогообложение в ситуациях, когда:

• суточные начислены сверх суточной нормы пп. «а” п. 170.9.1 НКУ, то есть для 2020 года составили более 472,30 грн/ день (Украина) или 80 евро (за границу);
• суточные начисленные по день, когда командировка работника по налоговым правилам не признается. Например, в ситуации, когда работник задержался на день- два или больше в командировке без согласования этого с руководителем, то есть это дни, которые не покрываются приказу о командировке и на них не был издан приказ о продлении командировки. Сюда же относится случай, когда день начала командировки и дата «выездного” билета не совпали (то же самое по завершению командировки);
• работник не представил авансовый отчет после возвращения из командировки в определенные сроки. Тогда вся сумма суточных становится сверхурочной;
• командировки не можно связать с хозяйственной деятельностью предприятия. Это уже случай «придирчивой» проверки ГНС (о документальном оформлении суточных см. выше).

В таких ситуациях суточные рассматриваются как дополнительное благо, получил работник и в такой сверхнормативной сумме подлежат налогообложению. Например, суточные были назначены 500 грн для поездки в Киев. Тогда 472,30 грн не облагаются налогом, а 27,70 грн за каждый день должны быть обложены налогом и отражены в форме 1ДФ. Это же касается оплаты «самовольных» или не отчитавшихся дней командировки.

Как же тогда облагаются суточные? Так, как и для любого дополнительного блага:

• определяем базу начисления НДФЛ путем умножения на натуральный коэффициент (= 1/(1-0, 18) = 1,21951);
• НДФЛ считаем по предварительно определенной базы по ставке 18%;
• военный сбор считаем из самой суммы сверхурочных суточных по ставке 1,5%.

Однако, в форме 1 ДФ, обращаем внимание, такие сверхнормативные расходы по командировке идут не под кодом дополнительного блага «126”, а под кодом «118”. ГНС формально их не рассматривает как «дополнительное благо”, так как налогообложение базируется на п. 170.9 НКУ, а не п. 164.2 НКУ, как всех дополнительных благ. Однако, суть и налогообложение у них одинаковые.

Внимание: «118» — код сверхурочных суточных в форме № 1ДФ

Уплатить такой НДФЛ и ВС нужно в день погашения задолженности перед работником по командировке, но не позднее 30-го числа месяца, следующего за последним днем месяца, в котором были такие сверхурочные суточные и утвержден авансовый отчет (пп. 168.1.2 НКУ, пп. 168.1.5 НКУ).

Внимание: налогообложение сверхурочных суточных:

• НДФЛ = (суточные – 472,30)×1,21951×0,18.
• ВС = (суточные – 472,30)×1,5%;
• ЕСВ отсутствует

ЕСВ на сверхнормативные суточные не начисляется в отличие от других дополнительных благ. Причина здесь не в том, что они не входят в фонд оплаты труда, а больше из-за того, что суточные (в полном объеме) упоминаются в Перечне видов выплат, которые не облагаются ЕСВ с постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170. Последним документом и руководствуется ГНС.

Расчет суточных на командировку 2020

Для расчета суточных пользуемся следующими правилами:

• количество дней командировки считаем по приказу по командировке. Однако, проверяем, чтобы дни начала и окончания командировки совпадали с датами соответствующих транспортных билетов. Приоритет имеют именно транспортные билеты. Если командировка происходит на служебном автомобиле, то данная проблема снимается;
• для разделения дней командировки пользуемся правилом «24: 00”. Если по транспортным билетом выбытия в командировку произошло в 23: 57 28 марта, то именно 28 марта считается началом командировки, хотя всего на этот день пришлось 3 минуты. Так же и при прибытии;
• минимальное количество дней командировки– один день. Даже если работник был в нем всего лишь час, засчитывается вся эпоха;
• выходные, праздничные, нерабочие дни, если они выпали на день командировки по приказу, – тоже считаются и по ним начисляются суточные;
• если работник задержался в командировке вне срока, определенный приказом, то либо издается приказ на продление командировки, или по таким дням суточные вообще не начисляются;
• если день прибытия из командировки совпадает с днем выбытия в новую командировку(накладка), то такой день числится только один раз и суточные начисляются один раз, а не дважды. К какому из командировок– прошлого или нового– отнести такой день уже дело бухгалтера. Если до прошлого, то продолжительность новой командировки надо уменьшить на один день и наоборот. Разъяснения есть в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/ 854.

Расчет суточных на командировку за границу

Расчет суточных по командировкам имеет следующие особенности:

• время проезда по территории Украины считается по нормам внутриукраинских суточных;
• время проезда по территории за рубежом– по нормам пребывания на территории страны;
• при зарубежной командировке вследствие колебаний курса валюты сумма аванса может оказаться больше, чем сумма суточных расходов за каждый день по курсу НБУ.

Например, работник получил 800 евро на 10 дней перед выездом как суточные (курс 33 грн/евро). Однако, курс евро упал на 2 грн с 7-го дня командировки до 31 грн/доллар. За 4 дня это будет 2×80×4 = 640 грн. Эту сумму надо или получить от него обратно в гривны при составлении авансового отчета, или обложить налогом как дополнительное благо, так как получается, что работник:

• за последние 4 дня получил 9920 грн (4× 80× 31);
• отчитывается только за 9280 грн (4× 80× 29).

Однако, что считать этим временем и с какого момента включаются «зарубежные” суточные расходы? ГНС в своем разъяснении в 103.17 ВИР снова вспоминает «бюджетную” Инструкцию№ 59, требуя пользоваться ею всем. Правила здесь такие:

• «заграничный» размер суточных включается с момента посадки на транспортное средство, которое ввез работника в иностранное государство;
• «внутриукраинский” размер суточных включается, когда происходит первая пересадка на транспортное средство (или остановка в гостинице) на территории Украины;
• если пересадка и выбытия (прибытия) происходят в один день, то тоже работает «заграничный” размер суточных.

Итак, если пересадок (остановок) на территории Украины не было, то полностью все командировки оплачивается за зарубежными нормами.

Пример 1 (пересадка и выбытие в один день). Работник едет из г. Чернигова в г. Варшава (Польша). Он выбыл 02.03.2020 г. с м. Чернигова и в этот же день пересел на автобус в г. Киеве, который доставил его на территорию Польши 04.03.2020 г. Все 3 дня (02.03 – 04.03) считаются за заграничными суточными.

Пример 2 (день пересадки и день выбытия разные). Работник был направлен из г. Чернигова в г. Варшава (Польша). Он выбыл 02.03.2020 г. с м. Чернигова и в этот же день пересел на поезд в г. Киеве, который доставил его к м. Львова уже на следующий день – 03.03.2020 г. Во Львове пересадка на автобус, направлявшийся на территорию Польши, куда он прибыл 04.03.2020 г. В такой ситуации:

• 1 день (02.03.2020 г.) считается по украинской норме (472,30 грн);
• 2 дня (03.03– 04.03) считается по зарубежной норме (80 евро).

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух»