Новую сотрудницу

Уважаемый коллега!

Мы рады приветствовать вас в ООО «Ромашка». Уверены, что уже в первые дни работы вы почувствуете, что ООО «Ромашка» — это команда единомышленников, которые любят свое дело и стараются делать его лучше других.

Обязательно!

Прежде чем приступить к работе вы должны ознакомиться в общей папке Exchange с содержанием документов, размещенных в папке «Локальные нормативные акты» (ЛНА), где на постоянной основе появляются вновь принятые ЛНА, а также в папке «Делопроизводство», где содержится полезная информация по делопроизводству, в том числе справочники по грамотному написанию делового письма, номенклатура дел и пр.

Данные папки необходимо просматривать регулярно.

1.Принятые правила работы

Сотрудникам устанавливается пятидневная 40-часовая рабочая неделя: на­чало работы — 9 часов 00 минут, окончание работы — 18 часов 00 минут.

Продолжительность перерыва на обед — с 12:00 до 13:00.

Сотрудникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (долж­ности) и среднего заработка, продолжительностью 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в компании. Отпуск за второй и последу­ющие годы работы может предоставляться в соответствии с графиком отпусков.

По вопросам, требующим решений руководства компании или его заместителей, работник должен обращаться к своему непосредственному руководителю. Все заявления и служебные записки необходимо первоначально визировать у своего непосредственного руководителя.

Работники компании должны при выполнении своих трудовых обязанностей носить офисную одежду. Не следует носить брюки и джинсы с низкой посадкой, мини-юбки; бесформенную, спортивную, пляжную одежду (топики, бриджи, сарафаны на бретель­ках), а также одежду из прозрачных тканей, с глубоким вырезом (открытой спиной, жи­вотом), кричащих расцветок, с крупными картинками или надписями.

2.Оплата труда

Заработная плата выплачивается Сотрудникам 2 раза в месяц, а именно: аванс – 20 числа в размере 40% от должностного оклада, окончательный расчет – 5 числа ме­сяца путем перечисления на зарплатную карту «Ак Барс Банк». По результатам ра­боты сотруднику ежемесячно выплачивается премия в размере до 40% от оклада.

Зарплатная карта оформляется в Департаменте бухгалтерского учета и отчетности после подписания приказа о приеме на работу. Самим в бухгалтерию ходить не надо, все необхо­димые документы предоставляет Департамент персонала. Как только карта будет готова, Департамент бухгалтерского учета и отчетности пригласит вас для ее получения.

Запрещается:

• уносить с места работы имущество, предметы или материалы, принадлежа­щие компании, без получения на то соответствующего разрешения;
• курить в местах, где в соответствии с требованиями техники безопасности и производственной санитарии установлен такой запрет;
• вести длительные личные телефонные разговоры;
• использовать Интернет, электронную почту и иные виды связи в непрофиль­ных целях;
• приносить с собой или употреблять алкогольные напитки, приходить в орга­низацию или находиться в ней в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

Важно:

Заказ канцелярских товаров, оформление электронного пропуска, офисной техники — отдел административно-хозяйственной деятельности (1 этаж, комната отдыха).

Создание электронной почты в Outlook – Системный администратор (тел.)

Оформление служебной записки на получение телефонов и офисной техники – занима­ется Ваш непосредственный руководитель.

Получение служебного телефона и офисной техники –(отдел техниче­ской поддержки)

Список телефонов сотрудников компании – предоставляет ваш непосредственный руко­водитель.

Оформление служебного удостоверения – необходимо предоставить в Департамент пер­сонала свою фотографию в электронном виде (в формате jpeg).

Оформление налогового вычета– необходимо предоставить в Департамент бухгалтерского учета и отчетности копию свидетельства о рождении на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

В CMG первый индакшн новичкам проводит HR, затем работу курирует ментор — более опытный сотрудник в проектной группе. Вместе с тем все ребята проходят курс тренингов, чтобы знать, как пользоваться рабочими программами, как брифовать дизайн-команду и девелоперов или как выкатывать проекты на лайв.

За 18 лет мы собрали внушительный массив знаний, но в какой-то момент стало очевидно, что ориентироваться в нем неудобно. Вместо того, чтобы читать короткие гайды, сотрудники мучают вопросами друг друга и не всегда дают точные ответы.

Летописные времена: ретроспектива

Сначала всю полезную информацию мы удобно устроили на Google Drive под ответственность конкретных сотрудников. Для сведения всех материалов мы завели табличку с категоризацией по разделам: для менеджеров, для специалистов, тренинги, процедуры и политики и так далее.

Количество разномастных документов росло, появлялось все больше папок, они начали дублировать друг друга на разных проектах. Это наша теория хаоса: таблички с разделами перестало хватать, логика категорий начала давать сбои, а ответственных стало слишком много. Мы просто не успевали погружать новичков вовремя или давали устаревшие ссылки. Посыпались досадные ошибки на пустом месте из-за простого незнания.

Иллюстрация: Convergent Media Group

Кстати — и это важно — «старички» тоже могут «обнуляться». Просто в один прекрасный день ты понимаешь, что забыл, как закрывать проекты во внутренней системе или оформлять отпуск.

Библиотека стала спасением — нашим маяком к сакральным знаниям.

Библиотека. Начало. Техническая реализация

Нужно было сделать все быстро, бюджетно и с минимальным привлечением специалистов, у которых и так большая загрузка на клиентских коммерческих проектах. Поэтому вопрос разработки своего решения сразу отпал, надо было найти что-то готовое, то, что можно легко адаптировать под нужды компании, поддерживать и обновлять.

Старый добрый WordPress с купленной темой для онлайн-школ и парой плагинов подошел отлично.

Почему WordPress?

Мы digital-компания и как никто другой умеем оптимизировать процессы и решения. Мы не должны изобретать велосипед.

• WordPress сам по себе прост, его легко кастомизировать и запустить — идеален для экономии сил и времени. Но главное, он решил нашу проблему — помог разложить документы на категории. Мы используем категории для разделов библиотеки и теги для конкретизации темы или команды. Поэтому один и тот же документ может быть как в разделе для онбординга, так и для аккаунт-менеджеров. И никакого хаоса и документов-потеряшек.
• Админка проста и интуитивно понятна любому сотруднику CMG. Есть полезный документ? Загружай и не забудь поделиться ссылкой с коллегами в чате.
• WordPress очень гибкий — на его базе можно создать Франкенштейна в любой комплектации. Мы сделали отдельные разделы для тренингов по конкретным клиентам (один из обязательных тренингов рассчитан на целых 1,5 месяца изучения в режиме full time), разделы для новых сотрудников и папку с нашими кейсами для внутреннего пользования. Все на своих местах.
• Если захочешь, в WordPress можно прикрутить собственный функционал. У нас, например, библиотека привязана к внутренним системам – можно войти с тем же логином-паролем.

Как все устроено

Библиотека играет несколько ролей.

• В первую очередь она единый источник актуальных знаний по работе в CMG. Здесь туториалы на все случаи жизни: от того, как оформить больничный, до того, как закрывать офис, — все можно найти здесь по тегу или через поиск.
• Библиотека — настольная книга для новичка. Для каждого подразделения и должности есть собрание материалов по основным аспектам работы: внутренние процедуры, информация по клиенту и типам проектов.

• Кроме того, библиотека — летопись компании с презентациями и историей проектов.
• Что еще? Записи внутренних тренингов: наши и чужие кейсы, обзоры новых технологий и интересных решений, инструктажи от финансов и многое другое. Здесь же интересные видео, записи вебинаров, которые мы находим или покупаем для прокачки кадров.
  В библиотеке есть отдельная книжная полка: книги по IT, менеджменту, дизайну и мотивации. Читай — не перечитай.

• И наконец, библиотека — отличное подспорье для нашего HR ассистента — чат-бота Семена. Этот малый работает в Slack 24/7, помогает онбордить и отвечает на самые популярные вопросы сотрудников. Как забукировать время на проект? Где заявление на отпуск? Когда ЗП? Какой пароль от Wi-Fi? Частенько для удобства и экономии времени он дает краткую информацию, а за подробным брифом отправляет в библиотеку. Идеальный тандем.

Недочеты и неудобства

Библиотека сильно упрощает работу, но и она не идеальна. Основное неудобство связано с тем, что многие материалы у нас так и хранятся на Google Drive, но они интегрированы в библиотеку с помощью плагина.

Плагин не всегда ведет себя хорошо и немного глючит: на Mac, например, не всегда отображается содержимое embed’a, поэтому мы добавляем ссылку на основной документ тоже. Кроме того, чтобы увидеть документы, а не пустую страницу, надо быть залогиненным в Google Drive с рабочей почты.

Иллюстрация: Convergent Media Group

Наконец, не все сотрудники, которые подгружают материалы, добросовестно прочитали инструкцию. Не всегда расставляют теги, оформление периодически страдает. Поэтому мы на время ограничили доступ к самостоятельному размещению, но если сотрудник приходит с идеей нового раздела и хочет поделиться мудростью с остальными, мы с радостью все загрузим и оформим.

Хотелки на будущее

Сейчас мы планируем превратить нашу библиотеку в настоящую лернинговую платформу, на которой можно в интерактивной и трансмедийной форме изучить даже сложные и нудные процедуры.

А еще — провести глобальный тренинг «Как правильно загружать файлы в библиотеку» для наших новых сотрудников, затем выложить его на библиотечную полку и шерить линк на тренинг через HR-бота, который, по сути, выступает PR-менеджером внутренней базы данных и помогает упростить поиск. Дальше — больше!