Образец протокол собрания

НП «ЖКХ Контроль» сообщает, что с 5 марта вступили в силу новые требования к оформлению протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Соответствующий приказ был издан Минстроем России 28 января 2019 г. N 44.

Антикоррупционная экспертиза Генпрокуратуры установила коррупциогенный фактор в разнице оформления документации в зависимости от формы проведения собрания собственников многоквартирного дома. Так при проведении очно-заочного и заочного голосования к протоколу собрания обязательно прилагалось решение собственников. Решения собрания в форме очного голосования, отражалось только в протоколе.

Чтобы устранить «брешь» и обезопасить собственников Минстрой России утвердил новую редакцию «Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах». В соответствии с ними ко всем протоколам общих собраний собственников помещений, вне зависимости от формы проведения общего собрания, должны приобщаться подписанные собственниками решения.

Документ содержит обширный перечень поправок и уточнений. Остановимся на принципиальных моментах:

— уточнены сроки: календарные или рабочие. Раньше было просто указание на количество дней;

— появился термин «бюллетень»;

— в отношении председателя и секретаря собрания нужно теперь указывать номер их квартиры и реквизиты документа о праве собственности;

— все присутствующие, в том числе приглашенные, теперь оформляются списком, который обязательно прикладывается к протоколу;

— теперь в решении (бюллетене) необходимо указывать форму собственности (индивидуальная/совместная/долевая) каждого голосовавшего, а также площадь принадлежащего им помещения. Раньше было «количество голосов», что порождало много споров;

— вместо уведомлений собственников о собрании или размещение в месте, где решили собственники, теперь вводится формулировка «документы» вручения или размещения в местах, определенном собственниками. По сути, норма осталась прежней, но её формулировка теперь значительно проще к пониманию. И под документами можно понимать отправку в виде электронного письма и т.д.;

— еще очень важное уточнение в новом приказе: теперь четко прописано, что бюллетень должен содержать дату его заполнения. Раньше такой нормы не было, из-за чего возникали неопределенности и подлоги;

— установлены требования прошивать протокол со всеми приложениями;

— еще важное уточнение: если председатель собрания не избран (кандидатура отклонена), то протокол подписывает инициатор.

Протокол составляется секретарем собрания в сроки, установленные собранием, но не позднее чем через 10 дней после его проведения.

Уточняется запрет формулировки «Разное» в повестке собрания. Теперь запрещено включать вопросы с формулировкой «Разное», «Другое», «Прочее» или иные аналогичные по смыслу.

Обязательные реквизиты протокола — наименование документа; дата и регистрационный номер протокола; дата и место проведения собрания; заголовок к содержательной части; содержательная часть; место (адрес) хранения протоколов собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование; приложения к протоколу (в случае указания на них в содержательной части); подпись.

Обязательные приложения к протоколу — реестр собственников, сообщение о проведении собрания, реестр вручения собственникам сообщений, список присутствовавших собственников, документы, по которым принимались решения и др.

Реестр собственников может не содержать число голосов, но в нем обязательно нужно указать сведения о собственниках (ФИО физлиц, наименование и ОГРН юридического лица), номера принадлежащих им помещений, реквизиты документов, подтверждающих право собственности на эти помещения, сведения о площади каждого помещения в доме и о доле в праве собственности, принадлежащей каждому собственнику.

Тем же приказом утвержден Порядок передачи решений и протоколов собраний в региональные ГЖИ. За передачу отвечают управляющая организация, правление ТСЖ, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребкооператива. Если раньше передавали копии документов, то теперь только подлинники. Это нужно сделать в течение 5 дней с момента получения ими от инициатора собрания. Перед отправкой протокол необходимо пронумеровать, сшить и заверить подписью председателя собрания .

Параллельно скан-образцы решений и протокола ОСС следует разместить в системе Гис ЖКХ. Если орган госжилнадзора получит подлинники позднее, чем копии будут размещены в системе, то датой размещения будет считаться дата загрузки в систему.

Напомним — протокол собрания собственников помещений многоквартирного дома является официальным документом, и его подделка преследуется по закону.

Протокол совещания формируется на основании записей, сделанных во время совещания, предоставленных тезисов докладов и выступлений, заметок, проектов решений и других материалов.

Структура протокола совещания, как правило состоит из следующих частей:

1. Вводная часть, информация о присутствовавших, секретаре, председателе. Завершает вводную часть повестка дня, в которой указываются рассматриваемые вопросы. Если количество участников совещания превысило 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали:», «Выступили:», «Постановили: (или Решили:).»

Ключевое содержание докладов и выступлений включается в текст протокола либо прилагается к нему в виде отдельных документов. Решение в текст протокола совещания вносится в полном объеме, при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

Протокол совещания подписывается председателем заседания и секретарем. Датой протокола является дата совещания.

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Для чего нужен протокол проведения совещания
  2. Темы протокола совещания
  3. Основные типы совещаний
  4. 3 случая, когда прибегают к протоколированию
  5. Кто должен составлять протокол совещания
  6. Как оформить протокол совещания: план и организация
  7. Как вести протокол совещания: правила и нюансы
  8. Пример оформления протокола совещания
  9. Что собой представляет протокол оперативного совещания
  10. Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания
  11. Выводы о ведении протокола совещания

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию.

Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить. Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью.

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

  • Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
  • Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
  • Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

  • пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
  • цели стратегического развития;
  • методы антикризисного управления компанией;
  • варианты распределения доходов предприятия;
  • основные направления инвестирования свободных средств организации;
  • вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.

Основные типы совещаний

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться. Ответственность за это лежит на руководителе организации. В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:

  1. Обучающее. Его цель — повышение уровня профессиональной квалификации кадров.
  2. Информационное. Проводится для осведомления коллектива о важных вопросах в деятельности фирмы.
  3. Разъяснительное. На нем руководство поясняет персоналу пути решения определенных задач организации.
  4. Проблемное. Его организуют для того, чтобы коллективно разработать план преодоления кризисной ситуации на предприятии.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания. Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

  1. Совещание

    Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

    Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

    В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.

  2. Заседание

    Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

    Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

    Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

    Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

  3. Собрание

    Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

    Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

    Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Кто должен составлять протокол совещания

Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря. Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности.

Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.

Как оформить протокол совещания: план и организация

Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания. Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк. При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола (например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т. п.).

Протокол совещания содержит:

1. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола. Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года.

2. Состав участников собрания:

  • председатель комиссии;
  • секретарь, отвечающий за составление протокола;
  • прочие участники – указываются в конце документа.

3. Повестка дня – основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении. Их перечень составляется заранее (обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры).

4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, выдвинутые предложения).

5. Решения протокола совещания, которые были приняты в результате переговоров.

6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

7. Также к протоколу может быть оформлено приложение. Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы. В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование.

Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1. Правила проведения совещания следующие:

  • Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.
  • Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
  • Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.
  • Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников. Заполнять протокол также допустимо совместно.

До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

2. Нюансы заполнения протокола совещания

Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

  • В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.
  • Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
  • Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.
  • Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания.

Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника.

В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

  • Основные темы совещания.
  • Вопросы, вынесенные на обсуждение.
  • Принятые решения по проблемам.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно. Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании.

Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Пример оформления протокола совещания

Чтобы лучше понять, как составить протокол совещания, рассмотрим примеры и нюансы.

1. Содержание протокола

  • Наименование, дата и номер протокола

    Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Например, «Протокол заседания высшей аттестационной комиссии», «Протокол совещания экспертной комиссии» и т.д.

    Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания.

    Например: 12-15.01.2020.

    Номер протокола – порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления.

    В тексте данного документа указывают следующую информацию:

    Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

  • Преамбула

    В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Далее с нового абзаца прописывают подзаголовок «Присутствовали» и перечисляют фамилии и инициалы приглашенных сотрудников по алфавиту, а также их должности.

    Если собрание подразумевает участие в нем представителей других организаций и учреждений, то с новой строки указывают подзаголовок «Приглашенные» и перечисляют их, дополнительно уточнив место работы сторонних лиц.

    Также в преамбуле прописывают основную повестку дня.

    Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются с использованием предлогов «О» или «Об». Например, «Об утверждении учебных планов на 2020-2021 учебный год», «Об утверждении номенклатуры дел» и т. д.

    У выступавших сотрудников помимо имен уточняют и должности.

  • Основная часть протокола

    Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня.

    Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание.

    Протокол может быть кратким ( оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения). Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях.

    Другой тип протокола — полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров. Такой протокол позволяет дать полную картину совещания.

    Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле.

    В каждом разделе выделяют подразделы: «Слушали», «Выступили» и «Постановили», которые начинают с красной строки и печатают заглавными буквами. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным.

    В разделе «Слушали» записывают данные выступающих и тексты докладов. При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу.

    Тогда в приложении также указывают этот документ.

    В разделе «Выступили» указывают фамилию и инициалы сотрудников, задающих вопросы по докладам, если таковые были зафиксированы. После среднего тире указывается содержание самого вопроса.

    В разделе «Постановили» записывают решение, которое было принято по каждому обсуждаемому вопросу, при этом оно печатается в полном объеме.

    Оформление протокола необходимо делать с применением полуторного межстрочного интервала.

    Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь. Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю.

    Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа.

    Регистрируется протокол совещания в день сбора подписей.

2. Выписка из протокола

Выписка из протокола — это копия его части. Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании. В выписке указывают вводную часть протокола, вопрос, по которому он оформляется, и решение, принятое коллективом. Выписку готовит и подписывает только секретарь. Также на документе он ставит надпись «Верно», что подтверждает достоверность указанной в нем информации. Заверяется протокол от руки, при этом указывается должность, фамилия и инициалы, дата выписки, а также подпись заверяющего.

Иногда выписки из протоколов используют, чтобы довести до сведения персонала решения, принятые по тем или иным вопросам деятельности организации. Для этого секретарь в течение двух дней после совещания готовит выписки и рассылает их по соответствующим структурным подразделениям предприятия с целью осведомления ответственных исполнителей. Такие выписки также подписываются секретарем.

Если выписки направляются сторонним организациям, то помимо подписи на них ставят фирменную печать.

Подлинники протоколов секретарь подшивает в дела. Они сортируются в зависимости от типа совещаний. Например, выделяют «Протоколы общих собраний трудового коллектива», «Протоколы совещания собрания акционеров», «Протоколы заседания экспертной комиссии» и другие. Данные документы располагаются в хронологическом порядке в рамках одного календарного года.

Что представляет собой протокол оперативного совещания

Такие собрания имеют следующие особенности:

  • Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
  • Состав участников строго регламентирован.
  • Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.
  • Длительность небольшая.

Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше. Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально. Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству.

Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени. Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил:

1. На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания. Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания.

3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее. Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты. Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю.

За несколько дней до совещания следует:

  • составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;
  • собрать все материалы в электронном виде;
  • на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.

4. По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник.

5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц. Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку.

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

  1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
  2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
  3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
  4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
  5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

  • Тему совещания нужно определить заранее. Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.
  • Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.
  • До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.
  • Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом. Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.
  • Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Помещено в тему: Образцы протоколов

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько Секретарь – М.П. Ягодкина Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
    Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
    2. О …
    Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Евгения Полоса

К записи 31 комментарий

Иголка | 06 09 2011

Оказывается я оформляла протоколы бог знает как. Хорошо, что наткнулась на этот материал. Почему нет отзывов? неужели никому не понравилось?

Оберон | 18 04 2012

Ошибаетесь, понравилось. Немного переделаю и смогу использовать его как протокол собрания открытия общественного объединения. Спасибо автору!

Ирина | 04 11 2012

Спасибо Евгении, очень актуально. Главное «рыба», а под себя каждый сможет переделать по-своему.

Ольга | 10 11 2012

Огромное спасибо за помощь!Вы очень помогли,Евгения!

Наталья | 30 01 2013

С огромным уважением к Вашей отзывчивости! Спасибо перед итоговым совещанием золотая находка!

Галина | 08 04 2013

Спасибо, очень помогли!!!

Лия | 24 06 2013

большое спасибо!

Виктория | 10 07 2013

Евгения, огромное спасибо!!!

Нашла здесь образцы всех необходимых документов. А то уже подумывала на курсы секретарей идти…

Еще раз СПАСИБО!

ЮЛИЯ | 14 10 2013

СПАСИБО!

Людмила | 05 02 2014

Спасибо, очень кстати. Доходчиво и понятно.

Ольга | 05 03 2014

Здравствуйте, меня волнует такой момент: «Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года.» У нас есть протоколы на выделение дел к уничтожению, утверждение инструкции по делопроизводству (это еще только надо сделать), утверждение номенклатуры и описей на передачу дел пост.хранения в гор.архив. Получается это всё разные виды протоколов и все должны регистрироваться в разных журналах? А если их у нас от силы за год 2-3 шт., можно ли в один журнал их заносить? У нас очень маленький документооборот.

admin | 08 03 2014

Здравствуйте! Вы не правильно поняли приведенную цитату. Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п. Нельзя, например, регистрировать протоколы инвентаризационной комиссии вместе с протоколами экспертной комиссии (ЭК). В приведенных Вами примерах речь идет, очевидно, о протоколах заседаний ЭК. Все протоколы ЭК регистрируются в одном массиве с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года, независимо от рассматриваемых вопросов (документов).

Яна | 10 06 2014

Добрый день. Евгения, а существует порядок, в котором надо указывать присутствующих?

admin | 12 06 2014

Здравствуйте! Согласно ГОСТ 6.30-2003 в протоколах коллегиальных органов фамилии и инициалы членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей.

Светлана | 27 02 2020

Так и не нашла в ГОСТе 6.30-2003 (и в новом …2016 то же) про список в алфавитном порядке. Если не сложно, пожалуйста, «ткните меня носом» в этот текст (пункт), чтобы я тоже могла кого-нибудь ткнуть.

admin | 02 03 2020

Здравствуйте! Поскольку комментарий о порядке оформления протоколов давался в 2014 году, то в нем я ссылалась на ГОСТ Р 6.30-2003, а именно «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (М., 2005). П. 4.9. К ГОСТР 7.0.97-2016 тоже есть «Методические рекомендации по применению…» (М.,2018), однако в этих рекомендациях уже нет указания на то, что список присутствующих лиц составляется в алфавитном порядке.

Наталья | 20 10 2014

А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? Разве для того, чтобы уничтожить документы по акту ЭК, нужно обязательно совещаться? Скажем, постоянно действующая ЭК комиссия работу всю проделала, архивариус (или делопроизводитель) подготавливает проект приказа, а руководитель подписывает приказ об уничтожении документов. Разве эффект не один и тот же? Комиссии ведь для того и создаются, чтобы у них были полномочия решать.

admin | 21 10 2014

Здравствуйте! Согласно правилам акт о выделении к уничтожению документов утверждается руководителем организации, предварительно согласовывается экспертной комиссией (ЭК). ЭК – совещательный (коллегиальный) орган, а решения коллегиального органа принимаются на заседании, которые положено оформлять протоколом. Такова процедура. На практике само заседание можно не проводить, собрав подписи членов комиссии. Но протокол оформлять надо.

Ксения | 21 03 2017

Здравствуйте.

Подскажите, если заседание не проводится и протокол не оформляется. То можно ли в положении/регламенте о ЭК прописать, что решения ЭК принимаются заочно и протокол как документ ЭК не включать в регламент?

admin | 23 03 2017

Здравствуйте! Вы можете прописать всё, что угодно. Наш сайт дает рекомендации согласно правилам.

Татьяна Ивановна | 25 03 2015

Хотелось бы посмотреть образец оформления решения заседания какого-либо совещательного органа (научно-технического совета и пр.). Спасибо!

admin | 26 03 2015

Здравствуйте! Какого-то конкретного образца нет.

Елена | 21 05 2015

Евгения, не ответили на вопрос: у Вас написано «в алфавитном порядке», это имеется ввиду Ф.И.О.? а если мы указываем сначала должность, а после Ф.И.О., тогда как?

Например:

руководитель административной службы Ф.И.О.

зам. директора по персоналу Ф.И.О.

главный инженер Ф.И.О.

и т.д.

Меня также интересует данная информация. Если указываются должности в протоколе, в каком порядке размещать присутствующих? Относительно должности (по иерархии) или в алфавитном порядке по фИО?

admin | 24 05 2015

Здравствуйте! Список присутствующих на заседании составляется в алфавитном порядке (по фамилиям), также и в том случае, когда указываются должности.

Светлана | 09 09 2015

Здравствуйте! Следующая ситуация: Есть распоряжение «О создании комиссии по документальной проверке дебиторской задолженности ОАО «Морозко». По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Т.е. получается данная комиссия создавалась для решения конкретного вопроса. Также у нас есть протоколы заседаний аттестационной комиссии, ЭК. Но журналов регистрации данных протоколов у нас нет. Вопросы: в данном протоколе по вышеназванному распоряжению при регистрации ставить №1? и Заводить ли нам журналы регистрации протоколов если за год их 2-3 шт.?

admin | 13 09 2015

Здравствуйте! Протоколы формируются и регистрируются в пределах каждой группы. Как правило, для регистрации протоколов журналы не заводятся, достаточно присвоение порядковых номеров.

Евгения | 17 11 2015

Добрый день! Подскажите, пожалуйста! У нас ведутся протоколы заседаний:

— аттестационной комиссии

— антикоррупционной комиссии

— комиссии по распределению премий.

По каждому виду протоколов ведем журнал их регистрации.

Вопрос: Нужно ли заносить эти журналы в номенклатуру дел и если нужно, то по какой статье, если в утвержденном перечне таких журналов нет.

admin | 18 11 2015

Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел. Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов. Если отдельной статьи для журнала нет, сошлитесь на статью со сроком хранения протоколов.

Людмила | 16 12 2015

Здравствуйте. В учебниках написано, что текст протокола начинается со слова «Председатель». У Вас в примере «Председательствующий».

Поясните, пожалуйста, почему Вы употребляется это слово в своем примере? И какие есть требования в употреблению слов «председатель» и «председательствующий»

admin | 20 12 2015

Здравствуйте! Наш сайт ориентируется не на учебники, а на последние нормативные документы по делопроизводству. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 21.12.2009 № 76, приводят образец оформления протокола именно со словом «Председательствующий…».